Акт приема-передачи товара — это первичный учетный документ, который подтверждает факт передачи материальных ценностей от одной стороны (поставщика, продавца, грузоотправителя) другой стороне (покупателю, заказчику, грузополучателю). Без правильно оформленного акта невозможно списать товар у отправителя, принять его на баланс получателю, а также подтвердить расходы для налоговых целей. В данной статье мы подробно разберем, как составить документ, какие реквизиты обязательны, где найти надежный образец акта приема передачи товара образец в ворде и как избежать частых ошибок.

Нормативная база и необходимость документа

Согласно ст. 9 Федерального закона от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», каждый факт хозяйственной жизни должен быть зафиксирован первичным учетным документом в момент его совершения. Передача товара — это именно такой факт.

• Для поставщика: основание для списания товара (Дт 90/Кт 41), признания выручки и выставления счета-фактуры.
• Для покупателя: основание для принятия товара на учет (Дт 41/Кт 60), вычета «входного» НДС и оплаты по счету.
• Для логистики: подтверждение передачи груза перевозчику (если действует условие ФРА/EXW и т.д.).

Важно: с 2013 года (Постановление Госкомстата от № 88, признанное недействительным, но принципы сохранены в ФЗ-402) унифицированной формы бланка (ТОРГ-1, ТОРГ-12) не существует. Организации и ИП имеют право разработать свой бланк самостоятельно, утвердив его учетной политикой, либо использовать рекомендуемые отраслевые формы.

Обязательные реквизиты акта (чек-лист)

Согласно ст. 9 ФЗ-402, в любом первичном документе, включая акт приема-передачи, должны присутствовать следующие реквизиты. Их отсутствие делает документ недействительным для бухгалтерии и налоговой инспекции:

1. Наименование документа: «Акт приема-передачи товара», «Акт приемки-передачи ТМЦ» и т.п.
2. Дата составления: день, месяц, год (обычно дата фактической передачи).
3. Номер документа: сквозная нумерация за год или внутри серии.
4. Наименование организации/ФИО ИП сторон: Полные официальные названия (как в Уставе/ЕГРИП). Пример: ООО «Ромашка», ИП Иванов И.И. (данные скрыты: *).
5. Основание: Номер и дата договора поставки, заказа, накладной, счета на оплату.
6. Содержание операции (Табличная часть):
   • Наименование товара (полное, по номенклатуре).
   • Единица измерения (шт., кг, м, упаковка).
   • Количество (фактически переданное/принятое).
   • Цена за единицу (если требуется для расчета суммы).
   • Сумма (по позициям и итого).
   • НДС (ставка и сумма) — критично для вычета.
7. Должности и ФИО лиц, передающих и принимающих: С подписями и расшифровкой. (ФИО скрыты: *).
8. Печати сторон: Для юрлиц — печать (при наличии), для ИП — по желанию.

Виды актов и выбор формы

Форма ТОРГ-12 (Товарная накладная), классика жанра

Несмотря на отмену обязательности, форма ТОРГ-12 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от № 132) остается самым популярным стандартом де-факто. Она удобна, понятна контролерам ФНС и автоматизирована в любой 1С.

Особенность: ТОРГ-12 объединяет в себе и накладную (для отпуска со склада), и акт приемки (если подписывается получателем). Часто используется как единый документ на передачу.

Форма ТОРГ-1 (Акт приема-передачи материалов)

Используется чаще для внутренних перемещений, передачи на ответственное хранение, в переработку или при приемке от подрядчиков. Содержит графы для отметки о качестве, комплектации, упаковке.

Свободная форма (своя разработка)

Компании вправе разработать свой бланк, добавив специфичные колонки: «ГТД», «Срок годности», «Серийный номер», «Номер паллета», «Место хранения», «Результаты лабораторного анализа» и т.д. Такой бланк обязательно должен быть утвержден Приказом руководителя об учетной политике (приложение к учетной политике).

Акт приема-передачи по договору купли-продажи (ДКП)

Если договор предусматривает передачу товара в определенный срок, акт является обязательным приложением к ДКП (ст. 458 ГК РФ — обязательства продавца передать товар). В акте фиксируется: «Товар передан в полном объеме/частично, претензий по качеству/комплекту нет / есть (см. приложение)».

Пошаговая инструкция: как заполнить акт в Word

Ниже приведен алгоритм работы с типичным образцом акта приема передачи товара в Word, который можно скачать на нашем портале или сформировать в онлайн-конструкторе.

Шаг 1. Шапка документа

• Место составления: Город (например, г. *).
• Номер: № 123-от/2026.

Шаг 2. Стороны (Реквизиты)

Заполняются в два столбца или блоками: «Передал» (Поставщик/Продавец) и «Принял» (Покупатель/Заказчик).

Передал: ООО «Поставщик» (ИНН , КПП , адрес: )
Представитель: Директор  /подпись/ * (расшифровка)

Принял: ООО «Покупатель» (ИНН , КПП , адрес: )
Представитель: Кладовщик  /подпись/ * (расшифровка)

Шаг 3. Табличная часть (Спецификация)

Заполняйте строго по позициям счета-фактуры или накладной поставщика.

Шаг 4. Фиксация расхождений (Брак, недостача, пересорт)

Это критически важный блок. Если фактическое количество/качество не совпадает с документами поставщика:

1. В графе «Факт кол-во» ставится реальное число.
2. Внизу таблицы или в отдельном приложении пишут: «Недостача 2 уп. Гаджета Б-200 по сравнению с накладной № 45 от . Упаковка целой, пломбы нет. Составлен Акт расхождений (претензия) № 1 от ».
3. Подписи ставит только уполномоченное лицо получателя (кладовщик, приемщик). Подпись водителя/экспедитора на акте приемки товара (в отличие от ТТН) не заменяет подпись получателя.

Всего к оплате: Триста тридцать три тысячи шестьсот рублей 00 копеек. (В т.ч. НДС 20% — Пятьдесят тысяч шестьсот рублей 00 копеек).

Шаг 6. Подписи и печати

Документ подписывается уполномоченными лицами (по доверенности или штатному расписанию). Печать ставится, если она есть у организации (для ИП не обязательно).

Типичные ошибки при оформлении (на что обратит внимание проверяющий)

• Расхождение с счетом-фактурой: Наименования, цены, суммы НДС в акте и СФ должны совпадать байт-в-байт. Иначе — риск отказа в вычете НДС (ст. 169, 172 НК РФ).
• Отсутствие основания: Не указан номер/дата договора или счета на оплату.
• Подпись не уполномоченного лица: Подписал водитель, охранник или менеджер без доверенности на приемку.
• Стирание/подчистки: В первичке недопустимы исправители. Ошибку нужно перечеркнуть тонкой линией (текст читаем), написать верное, поставить подпись ответственного и дату исправления (п. 4.3 Методических рекомендаций по заполнению первичных учетных документов).
• Нет даты или номера: Документ неидентифицируем.

Электронный документооборот (ЭДО) и подпись ЭЦП

В 2026 году подавляющее большинство B2B-сделок проходит через операторов ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С-ЭДО и др.).

• Акт приема-передачи в ЭДО имеет ту же юридическую силу, что и бумажный (ст. 9 ФЗ-402, ст. 160 НК РФ).
• Формат файла для обмена — XML (универсальный передаточный формат ФНС или формализованный формат оператора).
• Подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя или уполномоченного лица.
• В Word/PDF такие акты обычно не хранят как оригинал (оригинал — XML), но для внутреннего удобства/архива часто генерируют PDF-печатную форму из ЭДО.

Где скачать проверенный бланк (Word / Excel / PDF)

Вы можете использовать наши готовые шаблоны, адаптированные под актуальное законодательство 2026 года:

• Универсальный бланк акта приема-передачи товара (Word, .docx) — чистый шаблон с таблицами и формулами сумм. Подходит для ДКП, поставки, перемещения.
• Образец заполнения акта (Word, .docx) — файл с примером данных (ООО «Альфа» -> ООО «Бета»), чтобы понять логику заполнения каждой графы.
• Форма ТОРГ-12 в Excel (.xlsx), с автоматическим расчетом сумм, НДС и итогов прописью (макрос/функция).
• Акт приема-передачи ТМЦ (простой, без цен) — для внутренних нужд или безвозмездной передачи.

Ссылки на скачивание файлов доступны в разделе «Файлы» на этой странице или через наш онлайн-конструктор документов, где вы можете заполнить реквизиты сторон один раз и генерировать акты за секунды.

Хранение и сроки

Согласно ст. 29 ФЗ-402 и Росархиву (Приказ от № 236):

• Срок хранения первичных учетных документов (актов, накладных) — не менее 5 лет после окончания отчетного года.
• Документы, связанные с налогами (НДС, налог на прибыль), рекомендуется хранить 6 лет (срок давности по НК РФ, 3 года, но проверки могут затрагивать более ранние периоды).
• Хранение допускается в электронном виде (сканы/PDF/XML) при обеспечении целостности, читаемости и возможности распечатки.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Обязательно ли ставить печать на акте в 2026 году?

Для юрлиц — если печать есть в уставе/реальности, ставить желательно (п. 2 ст. 160 НК РФ требует «иные реквизиты», печать подтверждает волю организации). Для ИП — печать не обязательна (ст. 160 НК РФ, письма ФНС).

Можно ли не составлять акт, если есть ТОРГ-12 (Накладная)?

Если в ТОРГ-12 есть подпись получателя (графа 17 «Получил») и все реквизиты акта — отдельный акт не нужен. ТОРГ-12 выполняет двойную функцию. Если получатель подписывает только ТТН (транспортную накладную), а ТОРГ-12 не подписывал — акт (или подписанная ТОРГ-12) обязателен.

Как оформить акт, если товар принят с браком?

Составляется Акт приема-передачи (где фиксируется факт передачи количества) + отдельно Акт о выявленных дефектах (браке) или Акт расхождений в качестве/комплектации. В акте приема пишут: «Товар принят с замечаниями по качеству, см. Акт о браке № 5 от ».

Нужен ли акт при безвозмездной передаче (дарение/спонсорская помощь)?

Да, обязательно. Основанием будет Договор дарения или Письмо о спонсорской помощи. В акте цена может быть нулевой или рыночной (для налогового учета доходов получателя), НДС исчисляется по рыночной стоимости (п. 1 ст. 154 НК РФ).

Грамотно оформленный акт приема-передачи товара, это ваша главная защита при камеральной или выездной проверке, при спорах с контрагентами о количестве/качестве и при подтверждении налоговых вычетов. Используйте проверенные шаблоны в формате Word, автоматизируйте заполнение через 1С или онлайн-сервисы, всегда сверяйте данные с счетом-фактурой и договором.

Совет: Внедрите в компании регламент приемки: кто подписывает, как проверяют комплектность/качество, сроки передачи документов в бухгалтерию (желательно в день приемки или на следующий рабочий день). Это снимет 90% проблем с первичкой.

Информация актуальна на . Статья носит информационный характер и не заменяет консультацию профессионального бухгалтера или юриста с учетом специфики вашей деятельности.