Акт приема-передачи — это документ, который фиксирует факт передачи документов, материальных ценностей, оборудования или дел от одной стороны к другой. В трудовых отношениях такой акт чаще всего составляется между работодателем и сотрудником: при приеме на работу, переводе, увольнении, командировке или смене материально ответственного лица.
Когда составляется акт между работодателем и сотрудником
- передача трудовой книжки при увольнении или приеме на работу;
- передача служебного автомобиля работнику, направленному в командировку;
- выдача сотруднику материальных ценностей (ноутбука, телефона, инструмента, спецодежды);
- передача дел и документов при увольнении сотрудника или смене руководителя;
- передача ключей, пропусков, печатей и иного имущества компании.
Форма документа
Унифицированного стандартного образца акта приема-передачи между работодателем и сотрудником законодательством не установлено. Организация вправе:
- разработать собственный шаблон и закрепить его в локальных нормативных актах;
- составлять документ в свободной форме с соблюдением обязательных реквизитов.
Обязательные реквизиты акта
- наименование документа («Акт приема-передачи») и его номер;
- дата и место составления;
- реквизиты работодателя: наименование организации, ИНН, адрес;
- ФИО, должность и паспортные данные сотрудника;
- перечень передаваемых документов, ценностей или дел с указанием количества и состояния;
- подписи обеих сторон с расшифровкой;
- при необходимости — подписи свидетелей или членов комиссии.
Образец акта приема-передачи
АКТ № 12 приема-передачи документов и материальных ценностей
г. Москва «09» марта 2026 г.
Общество с ограниченной ответственностью «Пример» (ООО «Пример»), ИНН 7745, адрес: г. Москва, ул. Центральная, д. 1, в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны, и Петров Петр Петрович, паспорт серия 45 № *456, занимающий должность менеджера отдела продаж, именуемый в дальнейшем «Сотрудник», с другой стороны, составили настоящий акт о нижеследующем:
- Сотрудник передал, а Работодатель принял следующие документы и материальные ценности:
- трудовая книжка серия ТК-IV № 1289 — 1 экз.;
- ноутбук Lenovo ThinkPad, инв. № 005 — 1 шт., состояние рабочее;
- ключи от офисного помещения — 2 комплекта;
- пропуск № 03* — 1 шт.
- Переданные документы и ценности проверены, претензий по количеству и состоянию стороны не имеют.
- Акт составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из сторон.
Подписи сторон:
Передал: ____________ /Петров П.П./
Принял: ____________ /Иванов И.И./
М.П. (при наличии)
Особенности отдельных видов актов
Акт приема-передачи трудовой книжки
Составляется при увольнении сотрудника или при передаче книжки на хранение. В акте указываются серия и номер книжки, дата передачи, а также подтверждение отсутствия претензий. Рекомендуется вручать книжку под подпись в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ).
Акт передачи дел при увольнении
Оформляется, когда увольняющийся сотрудник передает текущие дела преемнику или руководителю. В акт перечисляются незавершенные задачи, документы, договоры, доступы к системам. Каждый работодатель проводит передачу дел по своему усмотрению с учетом сложившейся практики.
Акт передачи служебного автомобиля
Используется при направлении работника в командировку на служебном транспорте. Указываются марка и госномер автомобиля, показания одометра, комплектность, наличие повреждений.
Акт передачи ТМЦ сотруднику
При передаче товарно-материальных ценностей напрямую от работодателя сотруднику в шапке указывают реквизиты компании — наименование, адрес и ИНН, а также данные работника. Перечень ценностей оформляют таблицей с указанием количества и стоимости.
Практические рекомендации
- Составляйте акт в двух экземплярах — по одному для каждой стороны.
- Максимально подробно описывайте передаваемые предметы: серийные номера, состояние, комплектность.
- Фиксируйте выявленные недостатки — это защитит обе стороны от споров.
- Храните подписанные акты в личном деле сотрудника или в кадровом архиве.
- При передаче дел привлекайте комиссию или свидетелей, если объем передаваемого значителен.