Акт приема-передачи медикаментов, это первичный учетный документ, который подтверждает факт передачи лекарственных средств от одной стороны к другой. Правильное оформление этого документа критически важно для соблюдения законодательства в области обращения лекарственных средств (ФЗ-61), налогового учета и внутреннего контроля. В данной статье мы подробно разберем структуру акта, обязательные реквизиты, особенности заполнения для разных ситуаций и предоставим универсальный образец.

Нормативная база и значение документа

Оформление акта регулируется следующими основными нормативными актами:

• Федеральный закон от № 61-ФЗ «Об обращении лекарственных средств» (ст. 54, 55, требования к документам, сопровождающим перемещение ЛС).
• Приказ Минфина России от № 291 «Об утверждении форм первичных учетных документов…» (форма № МХ-18 для внутриорганизационных перемещений, но для внешних договоров используется свободная форма).
• Налоговый кодекс РФ (ст. 254, 255) — для подтверждения расходов по налогу на прибыль.
• ФСБУ 27/2021 «Документы и документация в бухгалтерском учете» — требования к обязательным реквизитам.

Важно: Единой утвержденной государством формы акта приема-передачи медикаментов для внешних договоров (купля-продажи, поставки, хранения) не существует. Организации разрабатывают его самостоятельно в учетной политике. Для внутриорганизационных перемещений (между подразделениями, на склад) часто используют форму МХ-18 («Акт приема-передачи материальных ценностей»).

Обязательные реквизиты акта (по ФСБУ 27/2021)

Любой акт приема-передачи медикаментов должен содержать следующие сведения:

1. Наименование документа: «Акт приема-передачи медикаментов» (или «Акт приема-передачи лекарственных средств»).
2. Дата составления: День, месяц, год (обычно дата фактической передачи).
3. Место составления: Населенный пункт (город), где подписывается документ.
4. Наименование сторон: Полные официальные наименования передающей и принимающей сторон (ИП — ФИО, ООО — полное наименование). Указываются ИНН/КПП.
5. Основание для передачи: Номер и дата договора поставки, заказ-наряд, накладная, приказ о перемещении внутри организации.
6. Перечень передаваемых медикаментов: Табличная часть (подробнее ниже).
7. Количество и меры измерения: В натуральном выражении (упаковки, флаконы, ампулы, штуки).
8. Цена и сумма (если предусмотрено договором): Закупочная цена за единицу, общая сумма по позиции и итого по акту (с НДС и без).
9. Сведения о качестве и сроках годности: Номер партии, дата производства, срок годности, номер регистрационного удостоверения (Рег. №).
10. Подписи уполномоченных лиц: Должность, ФИО (расшифровка подписи), подпись передавшего и принявшего. При наличии — печати организаций.

Особенности табличной части: что проверяет Роспотребнадзор

При передаче лекарственных средств табличная часть акта должна быть максимально детализированной. Недостаточно указать только название. Обязательно заполняются следующие колонки:

Ключевые моменты:

• Номер партии: Обязателен для прослеживаемости. Должен совпадать с номером на упаковке и в накладной поставщика.
• Срок годности: Приемка ЛС с истекающим сроком годности (менее 6 месяцев для розницы, менее 12 месяцев для опта — по рекомендациям) требует составления отдельного акта о несоответствии или отказа от приемки.
• Условия хранения при перевозке: Если ЛС требуют холодовой цепи (2-8°C), в акте (или в приложении к нему) фиксируется показания термоиндикаторов / логгеров на момент передачи.
• Серийные номера (КИЗ): В системе «Честный ЗНАК» передача прав собственности фиксируется через ЭДО (УПД/УКД), но в бумажном акте рекомендуется указывать диапазоны кодов маркировки или ссылаться на приложение с реестром КИЗ.

Виды актов в зависимости от основания

Акт приема-передачи по договору поставки/купли-продажи (Внешний)

Составляется в двух экземплярах (по одному на каждую сторону). Является основанием для оплаты и принятия к учету. Часто объединяется с товарной накладной (ТОРГ-12) или Универсальным передаточным документом (УПД), но при строгом контроле качества (ГХП) подписывается отдельный акт приемки качества/количества.

Акт приема-передачи на ответственное хранение (Договор хранения)

Стороны: Хранитель (логистический оператор, аптечный склад) и Ходатай (владелец ЛС).

• В акте фиксируется: состояние упаковки (целостность пломб, коробок), температурный режим на складе хранителя на момент приемки.
• Указывается ответственное лицо от хранителя (ФИО, должность — *).

Акт внутриорганизационной перемещения (Форма МХ-18)

Используется для передачи ЛС:

• Со склада в аптечный пункт/отделение.
• Между структурными подразделениями (например, от центрального склада в филиал).
• На реализацию коммиссионерам.

В форме МХ-18 обязательны графы: «Код», «Наименование», «Ед. изм.», «Кол-во», «Цена», «Сумма», «Основание» (номер требования-накладной М-11).

Акт приема-передачи при сдаче-приемке смены (Аптечный пункт)

Оформляется по форме, утвержденной приказом руководителя аптечной организации. Включает:

• Остатки по кассе и товару (ЛС).
• Наличие рецептурных бланков (строгой отчетности).
• Состояние холодильников (температура).
• Подписи сдающего и принимающего провизоров (*).

Акт приема-передачи ЛС списанных/бракованных/просроченных

Оформляется комиссией. В акте указывается основание списания (просрочка, повреждение упаковки, отзыв Роспотребнадзором). Обязательно наличие подписей всех членов комиссии (председатель, члены — не менее 3-х лиц); После акта ЛС направляются на утилизацию с оформлением Акта утилизации.

Пошаговая инструкция по заполнению

1. Шапка документа: Заполните наименование организации-передающей и организации-принимающей. Укажите ИНН, КПП, адреса ().
2. Основание: Сошлитесь на Договор № от г. или Накладную № .
3. Таблица: Перенесите данные из накладной поставщика/учетной системы. Проверьте каждое наименование по физической упаковке.
4. Приемка количества: Пересчитайте упаковки. При расхождении, составьте Акт расхождений (претензию).
5. Приемка качества (визуальный осмотр): Проверьте целостность упаковки, наличие бланка инструкции, читаемость штрих-кода/КИЗ, соответствие партии и сроков годности накордку.
6. Холодовая цепь: Если применимо, зафиксируйте температуру в термоконтейнере/машине на момент открытия.
7. Маркировка «Честный ЗНАК»: Отсканируйте коды приемки (если используется ЭДО) или приложите реестр отсканированных КИЗ к акту.
8. Подписание: Передающее лицо (менеджер, кладовщик, водитель) и принимающее лицо (провизор, кладовщик, ответственный за ЛС) ставят подписи с расшифровкой. Ставятся печати (есть в организации).
9. Нумерация: Присвойте сквозной номер акта за год.

Типичные ошибки и риски

• Отсутствие номера партии и срока годности: Делает невозможным прослеживаемость и выявление подделок. Штрафы по ст. 14.43 КоАП РФ.
• Расхождения с УПД/Накладной: Если в акте другие количества/наименования, чем в УПД, проблемы с ВСД (вычетом НДС) и налоговой базой.
• Подпись не уполномоченного лица: Лицо должно быть внесено в доверенность или приказ о праве подписи. Иначе акт может быть признан недействительным судом.
• Игнорирование температурного режима: Приемка термолабильных ЛС без фиксации температуры — грубое нарушение ГХП (Good Distribution Practice), риск списания партии.
• Несвоевременное оформление: Акт должен быть подписан в момент фактической передачи. Составление «задним числом» недопустимо.

Образец заполнения акта (Текстовый шаблон)

Ниже приведен универсальный текстовый образец, который можно скопировать в Word/Excel и адаптировать под учетную политику вашей организации.

Электронный документооборот (ЭДО) и «Честный ЗНАК»

С 2020 года для лекарственных средств обязательна маркировка и учет в системе «Честный ЗНАК». Передача прав собственности происходит через ЭДО (операторы: СБИС, Диадок, Контур, Такском и др.) с использованием формата УПД (Универсальный передаточный документ) или УКД (Универсальный корректировочный документ) со статусом «СЧФДОП» (Счет-фактура и документ о передаче).

Как это связано с бумажным актом?

• УПД со статусом «СЧФДОП», подписанный ЭЦП обеих сторон, заменяет собой и счет-фактуру, и товарную накладную, и акт приема-передачи для налоговых целей (ст. 169 НК РФ).
• Однако для внутреннего контроля качества (ГХП), работы с Роспотребнадзором и при отсутствии ЭДО у одной из сторон (например, МЛП — малые лекарственные предприятия, аптеки на УСН) бумажный акт (или его распечатка с подписями) остается обязательным.
• В ЭДО в структуре УПД передаются массивы данных о КИЗ (кодах маркировки), партиях, сроках годности (тег AdditionalInformation), что исключает ручные ошибки.

Хранение акта

Срок хранения документов по обращению ЛС, не менее 5 лет после окончания срока годности последней упаковки партии (п. 5 ст. 54 ФЗ-61), но не менее срока хранения первичной документации по архивному делу (обычно 5 лет после окончания года составления). Рекомендуется хранить акты вместе с накладными, счетами-фактурами и актами отбора проб (если проводился экспертизу).

Грамотно оформленный акт приема-передачи медикаментов — это не просто формальность, а гарантия безопасности пациентов, защита от штрафов регуляторов (Роспотребнадзор, Прокуратура, Налоговая) и основа для чистого бухгалтерского учета. Используйте представленный образец как базу, доработайте его под специфику вашей деятельности (опт, розница, хранение, производство) и закрепите форму в Учетной политике организации.

Помните: Любые исправления в акте (зачеркивания, исправители) недопустимы. При ошибке составляется новый акт или оформляется Акт расхождений/Корректировка с подписями обеих сторон.

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Для решения конкретных спорных ситуаций обратитесь к юристу, специализирующемуся на фармацевтическом праве.