Передача товарно-материальных ценностей (ТМЦ) между юридическими лицами — это стандартная бизнес-операция, требующая обязательного документального оформления․ Основным документом, фиксирующим факт перехода права владения и ответственности за имущество, является Акт приема-передачи материальных ценностей․ В данной статье мы подробно разберем, как правильно составить этот документ в 2026 году, какие формы использовать и на какие нюансы обратить внимание․

Нормативная база и правовые основы

Согласно ч․ 2 ст․ 9 Федерального закона от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», организации имеют право самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов (в т․ч․ акты приема-передачи), если для них не установлены обязательные унифицированные формы․

• Важно: Единой обязательной формы акта приема-передачи ТМЦ между организациями (в отличие от передачи на хранение или внутри компании) на текущий момент не существует (Информация Минфина ПЗ-10/2012)․
• Организация обязана утвердить используемую форму акта в качестве элемента учетной политики (п․ 4 ПБУ 1/2008, ст․ 9 № 402-ФЗ)․
• Документ должен содержать реквизиты, предусмотренные ст․ 9 № 402-ФЗ: наименование документа, дату составления, наименование организации, содержание хозяйственной операции (передача ТМЦ), измерение в натуральных и/или денежных показателях, должности и подписи лиц, совершивших операцию и ответственных за ее оформление․

Какие формы можно использовать?

Хотя строгой формы нет, на практике применяются три подхода:

Саморазработанная форма (наиболее частый вариант)

Компания разрабатывает свой бланк, включающий все обязательные реквизиты и удобные для учета табличные части․ Образец такого акта, созданный самостоятельно, должен быть утвержден приказом руководителя организации․

Адаптированная унифицированная форма ТОРГ-2

Многие организации используют форму ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей» (утв․ Постановлением Госкома Статистики РФ от № 132)․

• Ее удобно использовать, так как она детально прописывает табличную часть (код, наименование, единица измерения, количество по документу, фактическое количество, расхождения, цены, суммы)․
• Требование: перед использованием форму необходимо доработать с учетом требований п․ 2 ст․ 9 № 402-ФЗ (добавить недостающие реквизиты, убрать лишние колонки, изменить название на «Акт приема-передачи ТМЦ»)․

Форма МХ-1 (только для хранения!)

Не путайте! Унифицированная форма МХ-1 «Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение» (ОКУД 0335001, применяется с ) используется исключительно при передаче ценностей на ответственное хранение (складу, логистическому оператору), а не при купли-продаже или безвозмездной передаче между организациями․ Для межорганизационных расчетов (купля-продажа, бартер, вклад в уставный капитал) форма МХ-1 не подходит․

Структура и обязательные реквизиты акта (Образец заполнения)

Ниже приведена рекомендуемая структура акта приема-передачи ТМЦ между организациями (Поставщик — Получатель)․

Шапка документа

• Наименование документа: АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ
• Номер: * (сквозная нумерация за год)
• Дата составления: * (дата фактической передачи)
• Место составления: г․ , ул․ , д․ *

Сведения о сторонах (Реквизиты организаций)

Основание для передачи

Обязательно указывается документ-основание: Договор купли-продажи № от *, Договор поставки № *, Акт приема-передачи имущества в уставный капитал, Торг-12 (как основание для отгрузки) и т․д․

Табличная часть (Перечень ТМЦ)

Рекомендуемые колонки (можно взять за основу структуру ТОРГ-2):

1. № п/п
2. Код (артикул/номенклатура)
3. Наименование ТМЦ (полное, по спецификации)
4. Единица измерения (шт․, кг, м, упаковка)
5. Количество по документу-основанию (по накладной/спецификации)
6. Фактически принятое количество
7. Расхождение (излишки/недостача) — в натуральном выражении
8. Цена за единицу (без НДС / с НДС — указать условие)
9. Сумма (без НДС)
10. Сумма НДС
11. Сумма всего (с НДС)
12. Примечание (состояние: новое, б/у, брак, комплектность, партии, сроки годности)

Пример строки таблицы:

• 00125 / Ноутбук Dell Latitude 5520 / шт․ / 10 / 10 / 0 / 85 000,00 / 850 000,00 / 170 000,00 / 1 020 000,00 / Новые, в заводской упаковке, СН: , ,

• Условия приемки: «Товар принят в полном соответствии с договором», «Выявлено расхождение: недостача 2 шт․ по позиции 5 (составлен отдельный Акт расхождений ТОРГ-2)», «Упаковка повреждена, составлен Акт осмотра упаковки»․
• Количество экземпляров: Акт составлен в * экземплярах (обычно 2: для поставщика и получателя), имеющих равную юридическую силу․
• Подписи:
  • Передающая сторона: Должность _____________ /Подпись/ * / Расшифровка подписи / М․П․ (при наличии печати)
  • Принимающая сторона: Должность _____________ /Подпись/ * / Расшифровка подписи / М․П․ (при наличии печати)
• Приложения: Фото ТМЦ, Акт осмотра упаковки, Акт расхождений (ТОРГ-2), Спецификация к договору, Копии доверенностей․

Особенности оформления в 2025–2026 годах

Электронный документооборот (ЭДО)

С 2025–2026 гг․ подавляющее большинство B2B-передач оформляется через операторов ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С-ЭДО и др․)․

• Акт приема-передачи формируется в формате XML (Формализованный акт приема-передачи по формату ФНС — Функция АКТПРИЕМ или неформализованный PDF с ЭП)․
• Подписи ставится квалифицированной электронной подписью (КЭП) уполномоченных лиц․
• В ЭДО часто используется унифицированный формат «Универсальный передаточный документ» (УПД) или «Универсальный корректировочный документ» (УКД), которые объединяют счет-фактуру и первичный документ (акт/накладную)․

Маркировка «Честный ЗНАК»

Если передаваемые ТМЦ подлежат обязательной маркировке (обувь, одежда, лекарства, шины, фотоаппараты, молочка, вода и др․), в акте (или в приложении к нему / XML-файле ЭДО) обязательно указываются коды маркировки (КИЗ/КМ) для каждой единицы товара․ Без передачи кодов маркировки получатель не сможет внести товар в оборот и получить входящий НДС․

ЕГАИС (для алкоголя)

При передаче алкогольной продукции акт оформляется в системе ЕГАИС (ТТН/Акт приема), бумажный вариант является лишь сопроводительным․

Процедура приемки и составление акта: пошаговая инструкция

1. Подготовка: Менеджер/Кладовщик готовит товар по накладной/спецификации․ Распечатывает бланк акта (2 экз․) или создает черновик в ЭДО/1С․
2. Встреча сторон: В назначенное время и место (склад * / ТЦ *) встречаются уполномоченные представители (по доверенностям № *)․
3. Внешний осмотр: Проверка целостности упаковки, соответствия маркировки, комплектности, отсутствия видимых дефектов․
4. Пересчет/Взвешивание: Приемка по количеству (штучно, по весу, по объему)․ При больших объемах допускается приемка по упаковочным местам с последующей приемкой поштучно в установленные договором сроки (обычно 3–5 рабочих дней)․
5. Проверка качества: Выборочный или полный контроль качества (вскрытие упаковки, тестирование оборудования)․
6. Фиксация расхождений: Если найдены недостачи, излишки, брак, несоответствие ассортимента — составляется Акт расхождений (ТОРГ-2) или в самом акте прописываются расхождения с ссылкой на отдельный акт․
7. Подписание: Обе стороны подписывают акт․ Дата подписания = Дата перехода риска и права собственности (если иное не предусмотрено договором)․
8. Распределение экземпляров: Один экземпляр остаеться у поставщика (основание для списания и выставления счета-фактуры), второй — у получателя (основание для оприходования и вычета НДС)․

Сроки хранения документов

Согласно ч․ 1 ст․ 29 № 402-ФЗ, срок хранения первичных учетных документов (акты приема-передачи) составляет не менее 5 лет после окончания отчетного года, в котором они составлены․ Для документов, связанных с налоговым учетом (вычет НДС), рекомендуется хранить дольше — до истечения срока действия налоговой тайны или завершения возможных камеральных/выездных проверок (обычно 3–4 года, но безопаснее, 5–6 лет)․

Типичные ошибки и риски

• Отсутствие акта: Риск отказа в вычете НДС (ст․ 171–172 НК РФ), невозможность подтвердить расходы по налогу на прибыль (ст․ 252 НК РФ), споры о переходе права собственности (ст․ 223 ГК РФ)․
• Неполные реквизиты: Нет даты, номера, основания (договора), подписей, печатей (если в уставе обязательна), ФИО представителей без доверенностей․
• Расхождения не зафиксированы: Получатель подписал акт «без претензий», а потом обнаружил брак․ Доказать обратное крайне сложно․ Всегда пишите: «Принято с расхождением по количеству/качеству, см․ Акт ТОРГ-2 №․․․»․
• Передача без доверенности: Если лицо, подписавшее акт, не числится в ЕГРЮЛ (не директор) и действует без доверенности (МЧД или нотариальной) — акт может быть признан недействительным судом․
• Несвоевременное оформление: Акт составлен «задним числом» за месяц до фактической передачи или после․ Дата акта должна соответствовать дате фактического события․

Пример простого текстового бланка (для копирования в Word/1С)

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ № ___
г․ _______________ «___» _____________ 20__ г․

Мы, нижеподписавшиеся:
От организации-Передающей стороны: ООО «», ИНН , КПП , адрес: 
в лице _________________________________________________________________ (ФИО, должность)
действующего на основании ______________________________________________ (Доверенность №, Устав)
и организации-Принимающей стороны: ООО «», ИНН , КПП , адрес: 
в лице _________________________________________________________________ (ФИО, должность)
действующего на основании ______________________________________________ (Доверенность №, Устав)

составили настоящий Акт о том, что Поставщик передал, а Получатель принял следующие материальные ценности
на основании Договора № ___ от ___ г․ (Счета на оплату № ___ от ___ г․):

__________________________________________________________________________________________________
| № | Наименование ТМЦ (характеристики, артикул, СН/КИЗ) | Ед․изм․ | Кол-во по док․ | Факт․ кол-во | Цена (руб․) | Сумма (руб․) |
|---|-----------------------------------------------------|---------|----------------|--------------|-------------|--------------|| 1 | | | | | | |
| 2 | | | | | | |
|․․․| | | | | | |
|___|_____________________________________________________|_________|________________|______________|_____________|______________|

ИТОГО: наименований ___ , единиц ___ , на сумму ___ (___________________________________) рублей․
В т․ч․ НДС (20%/10%/0%) — ___ руб․

Качество, комплектность, упаковка и маркировка ТМЦ соответствуют условиям Договора / НЕ соответствуют (составлен Акт расхождений ТОРГ-2 № ___)․
Упаковка: возвращается Поставщику / остается у Получателя / иная условность: ____________________․

Товар принял на хранение/реализацию/в использование: __________________________ /____________/ *
(Должность, Подпись, Расшифровка)

Товар передал: __________________________ /____________/ *
(Должность, Подпись, Расшифровка)

М․П․ М․П․
ООО «» ООО «»

Грамотно оформленный Акт приема-передачи материальных ценностей, это гарантия финансовой безопасности обеих сторон․ В 2026 году акцент смещается на электронный документооборот, учет кодов маркировки «Честный ЗНАК» и строгую привязку к учетной политике организации․ Используйте проверенные шаблоны (адаптированную ТОРГ-2 или самописную), обязательно фиксируйте расхождения отдельными актами и храните документы установленные сроки․ При работе с крупными объемами или сложными категориями товаров (алкоголь, лекарства, техника) рекомендуется согласовывать форму акта с юристами и бухгалтерией заранее, зафиксировав её во внутреннем локальном нормативном акте․

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией․ При оформлении конкретных сделок обращайтесь к специалистам․ Актуально на ․