Передача кадровых дел, это ответственный процесс, регулируемый законодательством РФ (в частности, ФЗ-225 «Об архивном деле в Российской Федерации», ТК РФ, а также приказами Росархива). Главным документом, фиксирующим факт передачи и состояния дел, является Акт приема-передачи кадровых дел. От правильности его заполнения зависит юридическая защищенность как организации, так и сотрудников, чьи данные содержатся в архиве.

Зачем нужен акт и когда он составляется

Акт приема-передачи — это первичный учетный документ, который:

• Фиксирует перечень передаваемых дел (номенклатуру).
• Подтверждает состояние дел (целостность, наличие обложек, правильность скрепления, хронологический порядок).
• Определяет сроки хранения каждого дела.
• Перекладывает материальную ответственность за сохранность документов с передающей стороны на принимающую.

Основные ситуации, требующие составления акта:

1. Ежегодная передача дел в архив организации (по итогам года).
2. Ликвидация или реорганизация юридического лица (передача в государственный архив или правопреемника).
3. Смена ответственного за кадровый архив (кадрового офицера/архивариуса).
4. Переезд организации в другое помещение.
5. Передача дел на аутсорсинг в специализированную архивную компанию.

Нормативная база и требования к форме

Единой обязательной формы акта для коммерческих организаций на федеральном уровне не установлено (в отличие от бюджетных учреждений, где могут действовать ведомственные формы). Организация разрабатывает форму самостоятельно и утверждает её локальным нормативным актом (Приказом директора, Положением об архиве или Положением о кадровом учете).

Однако структура акта должна соответствовать требованиям ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» (обязательные реквизиты первичного документа) и методическим рекомендациям Росархива.

Обязательные реквизиты акта

Согласно ст. 9 ФЗ-402, в акте должны быть:

• Наименование документа («Акт приема-передачи кадровых дел»).
• Дата составления (день, месяц, год).
• Наименование организации (полное и/или сокращенное).
• Содержание хозяйственной операции (перечень дел, их количество, сроки хранения).
• Единицы измерения (количество дел в штуках, погонных метрах).
• Должности лиц, совершивших операцию (кто передает, кто принимает).
• Подписи ответственных лиц с расшифровкой (ФИО).
• Печать организации (если предусмотрена Уставом/локальным актом).

Структура акта: пошаговое описание

Шапка документа

Указывается полное наименование организации: ООО «Ромашка» (ИНН *, ОГРН ).

Наименование структурного подразделения (если есть): Кадровая служба / Архив.

Преамбула (вводная часть)

Пример текста:

«г. * «___» _________ 202_ г. Мы, нижеподписавшиеся: Иванов Иван Иванович (ФИО полностью), действующий на основании Приказа № от ..202_ г. в лице Директора ООО «Ромашка» Петрова П.П. (передающая сторона) и Сидорова Мария Александровна (ФИО полностью), действующая на основании Приказа № от ..202_ г. в лице Начальника отдела кадров/Архивариуса Козлова К.К. (принимающая сторона), составили настоящий Акт о приеме-передаче кадровых дел на хранение в архив организации».

Примечание: Фамилии, номера приказов, даты приказов и города в примере частично замаскированы () в соответствии с правилами конфиденциальности. В реальном документе указываются полные данные.

Табличная часть (Спецификация/Номенклатура) — самая важная секция

Рекомендуется оформить в виде таблицы. Обязательные колонки:

Важно: Наименование дел должно в точности соответствовать утвержденной Номенклатуре дел. Нельзя писать «Папка с приказами», нужно «Приказы по основной деятельности».

Под таблицей обязательно указываются суммарные данные:

• Всего дел передано: * шт. (в словах: ).
• Всего томов: шт.
• Общий объем: * пог. метров / листов.

Заключительная часть и подписи

Текст фиксирует отсутствие претензий (или их наличие):

«Дела приняты в установленном порядке, надлежащим образом оформлены, претензий по количеству и качеству не имею. Ответственность за сохранность переданных дел принимаю на себя».

Акт составлен в 2 (двух) экземплярах: один, у передающей стороны, второй — у принимающей стороны (в архиве).

М.П. (Место печати организации, если используется)

Типичные ошибки и как их избежать

1. Несоответствие номенклатуре. Названия дел в акте отличаются от утвержденной номенклатуры. Решение: Иметь на руках актуальную Номенклатуру при заполнении.
2. Отсутствие сведений о сроках хранения. Без этого архивариус не может сформировать график утилизации. Решение: Обязательно заполняйте колонку «Срок хранения / Категория».
3. Передача неоформленных дел. Дела без обложек, не прошитые, без нумерации листов. Решение: Провести предварительную экспертизу (внутренний осмотр) до составления акта. Недостатки фиксируются в колонке «Примечание» или отдельным Актом осмотра.
4. Один экземпляр акта. Должно быть минимум 2: у кадровика и у архива. При ликвидации — 3 (для госархива).
5. Подпись не уполномоченных лиц. Подписать может только лицо, указанное в Приказе о комиссии по приему-передаче или в Должностной инструкции.

Особенности передачи в разные ситуации

Ежегодная передача в архив организации

Проводится обычно в I квартале года, следующего за отчетным. Комиссия создается приказом. Акт хранится в архиве постоянно (срок хранения — постоянный/75 лет как часть архивного фонда).

Ликвидация организации (передача в госархив)

Регулируется Приказом Минкультуры РФ от № 558 (Порядок передачи архивных документов в государственные архивы).

• Требуется Опись дел (Форма № 25-А или собственная, согласованная с госархивом), которая является приложением к Акту.
• Акт подписывается представителем ликвидатора/конкурсного управляющего и уполномоченным сотрудником госархива.
• Один экземпляр остается в госархиве, второй — у ликвидатора (передается в налоговую/суд).

Передача на аутсорсинг (в коммерческий архив)

Оформляется Договором хранения. Акт приема-передачи является приложением к договору. В акте обязательно указываются:

• Условия хранения (температура, влажность, доступность).
• Порядок выдачи документов по запросу (сроки, форма запроса).
• Ответственность сторон за утерю/порчу (штрафные санкции).

Электронный документооборот (ЭДО) и акты

С 2022 года (ФЗ-377) допускается оформление первичных документов, в т.ч. актов приема-передачи, в электронном виде с использованием КЭП (квалифицированной электронной подписи).

• Акт формируется в ИС организации (1С, СБИС, Диадок, Контур и др.).
• Подписывается КЭП передающей и принимающей сторон.
• Имеет равную юридическую силу с бумажным.
• Требуется обеспечить долгосрочное хранение электронного акта (в т.ч. в рамках электронного архива организации).

Пример заполнения колонки «Примечание» (фиксация дефектов)

Если при осмотре выявлены нарушения, их нельзя скрывать. Фиксируйте честно:

• «Том 1: обложка порвана, требуется переобложка».
• «Дело № 5: отсутствует лишний лист инвентаризации (л. 15), составил справку о восстановлении № * от ..202_ г.».
• «Дела 2015 г.: скреплены металлическими скобами (коррозия), требуется перескрепление на нитку».

Наличие замечаний не делает акт недействительным, но снимает ответственность с принимающей стороны за предсуществующие дефекты.

Хранение самого акта

Акт приема-передачи — это учетный документ архива.

• Экземпляр принимающей стороны (архива) шьется в дело учета поступления документов (индекс номенклатуры обычно Индекс архива-01 или аналогичный) и хранится постоянно (или 75 лет).
• Экземпляр передающей стороны (кадровой службы) хранится по сроку хранения отчетности по кадровому учету (обычно 5 лет после составления, но лучше, до следующей передачи).

Чек-лист перед подписанием акта

Проверьте перед подписью:

• [ ] Соответствие перечня дел Номенклатуре.
• [ ] Наличие у всех дел обложек с заполненными реквизитами.
• [ ] Правильность скрепления (нить, прокладка, печать «Сшито, пронумеровано, запечатано»).
• [ ] Соответствие количества томов/листов данным в акте.
• [ ] Указаны сроки хранения для КАЖДОГО дела.
• [ ] Подписано уполномоченными лицами (есть Приказ о комиссии).
• [ ] Составлено в необходимом количестве экземпляров.
• [ ] Проставлена дата (фактическая дата передачи).

Резюме

Акт приема-передачи кадровых дел — это не формальность, а ключевой юридический инструмент защиты прав сотрудников и организации. Грамотно составленный акт с детальной спецификацией (номенклатурой), указанием сроков хранения и честной фиксацией состояния дел снимет с вас вопросы проверяющих органов (ГИТ, Роструд, налоговая, суды) и гарантирует сохранность ценнейшей информации. Используйте приведенную выше структуру как основу для разработки собственной формы, утвержденной приказом руководителя.

Дата актуализации статьи: . Информация носит справочный характер. Для решения конкретных юридических вопросов обратитесь к специалисту.