Передача документов в архив — это обязательная процедура для любой организации, которая завершила дело по конкретным делам или прекратила свою деятельность․ Правильное оформление акта приема-передачи гарантирует законность передачи, сохранность ценностей и защиту интересов сдающей стороны․ В данной статье мы подробно разберем порядок составления документа, обязательные реквизиты, предоставим образец заполнения и ответим на частые вопросы․
Нормативная база и правовое значение акта
Единого утвержденного государством бланка (унифицированной формы) для акта приема-передачи дел в архив организации не существует․ Это подтверждается информацией из открытых источников и практикой делопроизводства․ Организации имеют право:
- Самостоятельно разработать свой шаблон акта и утвердить его локальным нормативным актом (например, Положением об архиве или Инструкцией по подготовке и передаче дел)․
- Оформлять документ в свободной письменной форме с соблюдением обязательных реквизитов․
- Использовать рекомендательные формы, предложенные архивными ведомствами (например, Приложение 35 к методическим рекомендациям Росархива)․
Основные нормативные акты, регулирующие процесс:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»․
- Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов․․․» (Перечень № 2019)․ Согласно ст․ 44 Перечня-2019, срок хранения самого акта приема-передачи составляет 15 лет․
- ГОСТ Р 7․0․97-2016 «Национальная система стандартизации․ Архивное дело․ Акт приема-передачи архивных документов․ Общие требования к составлению»․
- Приказ Росархива от № 55 (утв․ Инструкцию по организации архивных работ в государственных архивах) — для понимания требований госархивов при сдаче документов на государственное хранение․
Когда составляется акт приема-передачи?
Документ оформляется в следующих основных случаях:
- Ежегодная сдача дел в архив организации по истечении сроков хранения в структурных подразделениях (текущем делопроизводстве)․
- Реорганизация или ликвидация организации — передача всего архива правопреемнику или в государственный архив․
- Передача на депозитарное хранение в специализированные коммерческие архивы или архивы вышестоящих организаций․
- Сдача документов в государственный архив (например, архивный фонд организации, подлежащий передаче в госфонд РФ по истечении установленных сроков)․
Обязательные реквизиты акта (согласно ГОСТ Р 7․0․97-2016)
Независимо от выбранной формы, в акте должны присутствовать следующие элементы:
| Реквизит | Описание и требования |
|---|---|
| Наименование документа | «Акт приема-передачи дел на архивное хранение» или «Акт приема-передачи архивных документов»․ |
| Дата и место составления | Дата (число, месяц прописью, год) и наименование населенного пункта․ |
| Стороны (Комиссия) | Полные наименования организаций (сдающей и принимающей)․ ФИО, должности членов комиссии по приему-передаче (представители сдающей стороны, архивиста/руководителя архива принимающей стороны)․ Основание полномочий (приказ о создании комиссии)․ |
| Основание для передачи | Ссылка на приказ (распоряжение) директора о сдаче дел в архив, номер и дату приказа․ |
| Перечень передаваемых дел (Сдаточная опись) | Ссылка на приложение — Сдаточную опись (формы № 11 или своя форма), которая является неотъемлемым приложением к акту․ В акте указывается: количество описей, общее количество дел, период охвата дат (например, «за 2023 год»)․ |
| Состояние дел | Заявление о том, что дела подготовлены в соответствии с требованиями (сшиты, пронумерованы, озаглавлены, без металлических скоб, в папках/коробках)․ Указание на выявленные дефекты (если есть) или фразу «Дефектов не выявлено»․ |
| Количество экземпляров | Обычно составляется в 2-х экземплярах (один у сдающей стороны, второй, в архиве/у принимающей стороны)․ При сдаче в госархив, в 3-х экземплярах․ |
| Подписи сторон | Подписи всех членов комиссии с расшифровкой (ФИО)․ Печать организации (при наличии) ставится на акте сдающей стороны․ |
Структура акта: пошаговый разбор
Шапка документа
В правом верхнем углу указывается:
- Наименование сдающей организации (полное и сокращенное)․
- Наименование принимающей организации (архива)․
- Документ, утверждающий форму (если форма утверждена локальным актом): «УТВЕРЖДЕНО Приказом директора ООО «Ромашка» от *․;202 № »․
Вводная часть
Город «___» _________ 202* г․
Мы, нижеподписавшиеся:
Со стороны сдающей организации (ООО «Ромашка»):
Председатель комиссии — директор ООО «Ромашка» Иванов И․И․ (ФИО, должность), действующий на основании Устава,
Член комиссии, главный бухгалтер Петрова П․П․,
Член комиссии — архивист/делопроизводитель Сидоров С․С․,
Со стороны принимающей стороны (Архив ООО «Ромашка» / ГА области):
Руководитель архива Козлов К․К․,
Старший архивист Смирнова С․С․,
составили настоящий Акт о том, что․․․
Основная часть (Суть передачи)
Сдающая сторона передала, а принимающая сторона приняла на архивное хранение дела постоянного / временного хранения за 202* год (период), в количестве единиц хранения (делов), по описям (сдаточным описям формы № 11), которые являются неотъемлемым приложением к настоящему Акту (Приложение № 1)․
Дела подготовлены в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7․0․97-2016 и Инструкции по подготовке и передаче дел в архив ООО «Ромашка»․ Дела прошиты, пронумерованы, озаглавлены, металлические скобы удалены․ Состояние дел — удовлетворительное, дефектов не выявлено․
Заключительная часть
Акт составлен в 2 (двух) экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу: один — у сдающей стороны, второй — в архиве․
Члены комиссии со стороны сдающей организации:
Председатель: _____________ / Иванов И․И․ /
Члены: _____________ / Петрова П․П․ /, _____________ / Сидоров С․С․ /
Члены комиссии со стороны принимающей стороны:
Руководитель архива: _____________ / Козлов К․К․ /
Старший архивист: _____________ / Смирнова С․С․* /
М․П․ (Место печати сдающей организации)
Сдаточная опись (Приложение к акту) — ключевой элемент
Акт без сдаточной описи недействителен․ Опись содержит детальную информацию о каждом деле․ Обычно используется форма № 11» (утв․ Росархивом) или собственная форма организации․
Колонки сдаточной описи:
- Порядковый номер дела․
- Индекс дела (шифр дела по номенклатуре)․
- дела (точно по корешку/переплету)․
- Даты начала и окончания дела (крайние даты документов внутри)․
- Срок хранения (например: «Постоянный», «10 лет», «5 лет», «До 2030 г․»)․
- Количество листов в деле․
- Примечания (наличие приложений, фото, дефектов, электронных носителей)․
Важно: Количество описей, указанное в Акте, должно строго соответствовать реальному количеству сшитых описей․ Каждая опись прошивается, нумеруется и подписывается членами комиссии․
Особенности передачи в разные виды архивов
Передача во внутренний архив организации
- Процедура регулируется локальными актами (Инструкцией по архивному делу)․
- Комиссия формируется приказом директора из сотрудников организации․
- Акт хранится в архиве организации (срок хранения акта — 15 лет по Перечню-2019)․
Передача в государственный архив (Госархив)
- Требуется предварительная экспертиза документов (акта экспертизы стоимости и сроков хранения)․
- Акт составляется по форме, согласованной с госархивом (часто Приложение 35 к Инструкции по организации архивных работ в госархивах)․
- В акте обязательно указывается: «Принято государственным архивом * дел страховых копий» (если применимо)․
- Акт составляется в 3 экземплярах (сдающая организация, госархив, вышестоящий архивный орган/Росархив)․
- Необходима гербовая печать госархива․
Передача в коммерческий архив (депозитарий) / на аутсорсинг
- Оформляется на основании Договора на архивное хранение․
- Акт приема-передачи является приложением к договору․
- В акте фиксируются условия хранения (температура, влажность, режим доступа), ответственность сторон за порчу/утерю․
- Часто применяется электронный документооборот (ЭДО) для подписания акта․
Электронные документы и Акт приема-передачи
С развитием электронного делопроизводства (СЭД, 1С:Документооборот, Диадок, СБИС) акты приема-передачи электронных архивных документов оформляются в виде электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП)․
- Сдаточная опись формируется автоматически из СЭД (реестр передаваемых дел)․
- Акт подписывается ответственными лицами обеих сторон через ЭДО․
- Правовая сила такого акта равна бумажному (ст․ 6 Закона об ЭЦП № 63-ФЗ)․
- Требования к метаданным и форматам файлов (PDF/A, XML) регламентируются Приказом Минцифры/Росархива и внутренними регламентами․
Типичные ошибки при заполнении (чек-лист для проверки)
- Отсутствие приказа о создании комиссии․ Подписи лиц, не входящих в комиссию, недействительны․
- Расхождения между Актом и Описью․ Разное количество дел, разные заголовки, несовпадение сроков хранения․
- Отсутствие сроков хранения в описи․ Без срока хранения дело невозможно учетно хранить и утилизировать вовремя․
- Неподготовленные дела․ Наличие металлических скоб, несшитые дела, отсутствие корешков, заголовки не по номенклатуре․
- Пропуск реквизитов «Основание» (номер приказа о сдаче)․
- Подписание акта до физической передачи дел․ Сначала приемка дел комиссией (пересчет, осмотр), потом подписание акта․
Образец заполнения (Текстовый шаблон для копирования)
Хранение и учет акта
После подписания:
- Один экземпляр акта (с оригиналом описи) остается в архиве (у принимающей стороны)․
- Второй экземпляр (ксерокопия описи) передается сдающему подразделению/организации для отчета перед руководством․
- В журнале учета передачи дел в архив (форма № 10 или свой журнал) вносится запись: номер акта, дата, количество дел, ФИО принявшего архивиста․
- Срок хранения акта: 15 лет (ст․ 44 Перечня № 2019, Приказ Росархива № 236)․ По истечении срока, подлежит экспертизе и уничтожению по акту экспертизы․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Можно ли сдавать дела в архив без акта, просто по описи?
Ответ: Нет․ Опись, это перечень, а Акт, это документ, фиксирующий факт передачи прав и ответственности․ Без акта нет доказательства того, что дела физически переданы и приняты в надлежащем состоянии․ При проверке (налоговая, Росархив, аудит) отсутствие акта будет грубым нарушением․
Вопрос: Кто подписывает акт со стороны сдающей организации, если архивиста нет в штате?
Ответ: Комиссию формирует приказом директора․ В нее могут войти: директор (председатель), главный бухгалтер (ответственный за бухгалтерию), секретарь/делопроизводитель, юрист․ Главное — в приказе о комиссии прописаны конкретные ФИО и должности․
Вопрос: Что делать, если при приемке найдены дефекты (порванные листы, нет заголовков)?
Ответ: В акте в разделе «Состояние дел» указывается: «Выявлены дефекты: в деле № 5 порвано 3 листа, в деле № 12 отсутствует корешок»․ Составляется отдельный Акт о выявленных дефектах (или ведомость дефектов)․ Дела с критическими дефектами на хранение не принимаются до устранения замечаний․ В акте приема-передачи указывается: «Принято за вычетом делов с дефектами (п․п․ 5, 12 описи № 1)»․
Вопрос: Нужен ли акт при передаче электронных документов в электронный архив (СЭД)?
Ответ: Да․ Формируется электронный акт (XML/PDF), подписываемый УКЭП ответственными лицами․ В качестве приложения выступает электронная сдаточная опись (реестр передаваемых ЭД)․ Требования к формату регламентируются Приказом Минцифры России и внутренними правилами СЭД․
Вопрос: Какой срок хранения у акта приема-передачи личных дел работников?
Ответ: Сам акт хранения — 15 лет (ст․ 44 Перечня-2019)․ Но личные дела работников (карточки личных счетов, личные карточки) хранятся 75 лет (п․ 595 Перечня-2019)․ Акт приема-передачи этих дел хранится дольше дела? Нет, акт хранится 15 лет, но информация о передаче дублируется в учетных документах архива (номенклатуре, описях), которые хранятся постоянно․
Грамотное оформление акта приема-передачи дел в архив — это не просто бюрократическая формальность, а единственный юридический способ зафиксировать переход ответственности за сохранность документов․ Использование разработанного на основе ГОСТ Р 7․0․97-2016 и Перечня-2019 шаблона, тщательная сверка с сдаточной описью и соблюдение процедуры работы комиссии сэкономит организации проблемы при проверках, судебных спорах или поиске критически важных документов через годы․
Рекомендация: Утвердите форму акта и порядок сдачи документов локальным нормативным актом (Инструкцией по архивному делу) прямо сейчас, чтобы не импровизировать каждый год в конце квартала․
Статья подготовлена на основе актуальной на информации (ФЗ-125, Приказ Росархива № 236, ГОСТ Р 7․0․97-2016)․ Данные о конкретных лицах (ФИО, телефоны, адреса) в примерах замаскированы (*) в соответствии с требованиями конфиденциальности․ Для получения готовых файлов бланков (․doc/․xls) рекомендуется обратиться к справочно-правовым системам (КонсультантПлюс, Гарант) или сайту Росархива․