Собеседование, ключевой этап подбора персонала, результаты которого важно фиксировать документально. Для этого в кадровой практике используется акт по собеседованию (также его называют актом оценки кандидата, бланком оценки соискателя или протоколом интервью). В данной статье мы подробно рассмотрим, что представляет собой этот документ, какова его структура и как правильно его заполнять.
Что такое акт по собеседованию и зачем он нужен
Акт по собеседованию — это внутренний документ организации, в котором фиксируются результаты интервью с кандидатом на вакантную должность. Он выполняет несколько важных функций:
- Объективизация оценки — позволяет сравнивать кандидатов по единым критериям, а не по субъективным впечатлениям;
- Документальное подтверждение — служит основанием для принятия решения о приёме на работу или отказе;
- Защита от претензий — при спорах о дискриминации документ подтверждает, что решение принято по деловым качествам;
- Кадровый резерв — акты по перспективным кандидатам сохраняются для будущих вакансий;
- Контроль работы рекрутёров — руководство может оценить качество проведённых интервью.
Структура акта по собеседованию
Унифицированной формы акта законодательством не установлено, поэтому каждая организация разрабатывает собственный бланк. Однако типовой документ включает следующие разделы:
Шапка документа
- Наименование организации;
- Название документа («Акт по результатам собеседования»);
- Дата и время проведения интервью;
- Место проведения (офис, онлайн-формат).
Сведения о кандидате
- Ф.И.О. кандидата: Иванов И* П;
- Вакантная должность;
- Контактные данные: тел. +7 (9) -*-, e-mail: iv*@mail.ru;
- Дата и время прихода кандидата (при опоздании указывается причина).
Сведения об интервьюере
- Ф.И.О. и должность лица, проводившего собеседование: Петрова А* С*, HR-менеджер;
- При коллегиальном интервью, состав комиссии.
Оценочная часть
Это основной блок документа. Как правило, он содержит таблицу соответствия кандидата требованиям вакансии:
- Образование и специализация;
- Опыт работы (стаж, профиль предыдущих компаний, занимаемые должности);
- Профессиональные знания и навыки;
- Владение оргтехникой и программными продуктами;
- Знание иностранных языков;
- Личностные и психологические качества (стрессоустойчивость, коммуникабельность, ответственность);
- Соответствие корпоративной культуре компании;
- Дополнительные требования (наличие водительских прав, готовность к командировкам и т.д.).
Балльная оценка
Многие компании используют шкалу от 1 до 5 по каждому критерию. Например, максимальный балл — 60, минимальный — 12. Оптимальным считается результат, при котором кандидат набрал не более трёх «троек» при остальных оценках 4 и 5.
Важно: при оценке внешнего вида учитывается аккуратность и опрятность, а не стоимость одежды; при оценке речи — темп, словарный запас, отсутствие дефектов звукопроизношения.
- Общее заключение интервьюера;
- Рекомендация: «принять», «отказать», «пригласить на второй этап», «включить в кадровый резерв»;
- Подпись лица, проводившего собеседование, с расшифровкой.
Пример заполненного акта (фрагмент)
АКТ № 12 по результатам собеседования
г. Москва «___» _________ 20___ г.
Мною, HR-менеджером ООО «» Петровой А С, проведено собеседование с кандидатом на должность менеджера по продажам Ивановым И П* (тел. +7 (9) —*).
По итогам интервью установлено: кандидат имеет высшее экономическое образование, опыт работы в продажах 4 года, уверенно владеет ПК и CRM-системами, английский язык — уровень Intermediate. Психологические качества соответствуют требованиям вакансии. Общий балл, 52 из 60.
Рекомендация: пригласить кандидата на второй этап собеседования с руководителем отдела продаж.
Подпись: ____________ /Петрова А.С./
Рекомендации по составлению и хранению
- Заполняйте акт непосредственно во время или сразу после интервью, пока впечатления свежи;
- Используйте объективные формулировки, избегайте оценочных суждений личного характера;
- Помните о требованиях законодательства о персональных данных — храните акты в защищённом доступе;
- Утвердите форму акта локальным нормативным актом организации;
- Срок хранения документов по кандидатам, которым отказано в приёме, — как правило, не менее 3 лет.
Грамотно составленный акт по собеседованию — это инструмент систематизации подбора персонала, который повышает качество найма, снижает риски трудовых споров и формирует кадровый резерв компании. Разработайте удобную форму документа под специфику вашей организации и используйте её на каждом интервью.