Реорганизация юридического лица (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) — это сложный правовой процесс, который неминуемо затрагивает кадровый архив. Согласно ст. 57, 58 ТК РФ и ФЗ-125 «Об архивном деле в РФ», при смене работодателя-правопреемника все кадровые документы подлежат обязательной передаче новому владельцу. Ключевым документом, фиксирующим этот процесс, является Акт передачи кадровых документов.
В статье разберем актуальные требования 2026 года, структуру акта, частые ошибки и предоставим готовый образец с комментариями.
Нормативная база и суть процедуры
Передача документов регулируется следующими актами:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 75, 57, 58), обязанность работодателя хранить и передавать документы.
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 16, 17) — правила передачи архивных фондов при реорганизации.
- Приказ Росархива от № 174 (утв. типовые акты передачи) — методические рекомендации по оформлению.
- Постановление Госкомитета по архивам РФ от № 1 — перечень документов с сроками хранения.
- Разъяснения Роструда (письма за 2024–2025 гг.) — акцент на передаче электронных копий и метаданных при ведении кадрового делопроизводства в ЭДО.
Важно: Отсутствие акта передачи или неполный состав документов ведет к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ — штрафы до 50–100 тыс. руб. для юрлиц) и рискам гражданско-правовых исков от сотрудников.
Кто и когда подписывает Акт?
Стороны процесса:
- Комиссия реорганизуемой организации (передающая сторона). Утверждается приказом директора «передающей» стороны. В состав входят: архивист/кадровый сотрудник, главный бухгалтер (для личных счетов), юрист, представитель профсоюза (если есть).
- Комиссия правопреемника (принимающая сторона). Утверждается приказом директора новой организации. Состав аналогичен.
Сроки:
Акт составляется в день государственной регистрации реорганизации (внесения записи в ЕГРЮЛ) или в день передачи дела в архив правопреемника, если реорганизация проходит в несколько этапов (например, при разделении). По новым разъяснениям Роструда (2025 г.), при электронном документообороте датой передачи считается момент передачи ключей ЭП/доступов к СЭД.
Структура Акта передачи (по Приказу Росархива № 174)
Документ состоит из трех обязательных частей:
Часть 1. Шапка и реквизиты
- Наименование документа: «Акт передачи кадровых документов при реорганизации».
- Место составления: г. .
- Дата составления: «___» _________ 202_ г..
- Основание: Приказ № от «___» _________ 202_ г. «Об утверждении комиссии по передаче/приемке кадровых документов при реорганизации ООО/АО «»».
- Ссылка на решение учредителей/протокол собрания о реорганизации (протокол № от «___» _________ 202_ г.).
- Ссылка на запись в ЕГРЮЛ (лист записи № * от «___» _________ 202_ г.).
Часть 2. Сведения о сторонах
| Реквизит | Передающая сторона (Реорганизуемая) | Принимающая сторона (Правопреемник) |
|---|---|---|
| Полное наименование | ООО «» | ООО «» |
| ИНН / КПП | * / | / |
| ОГРН | ||
| Адрес местонахождения | г. , ул. , д. , пом. | г. , ул. , д. , пом. |
| ФИО руководителя | ||
| ФИО лица, ответственного за архив | * |
Часть 3. Перечень передаваемых документов (Приложение № 1 к Акту)
Это самая важная часть. Перечень оформляется отдельным приложением (ведомостью), который неотъемлемая часть акта. В ведомости указываются:
- Номер дела по номенклатуре.
- Заголовок дела (например: «Личные дела работников. Отдел продаж. 2020–2023 гг.»).
- Даты начала и окончания дел (хронологические границы).
- Срок хранения (временный / постоянный).
- Количество томов/единиц хранения.
- Номер полки/ячейки в архиве (для бумажных) или путь в СЭД/хэш-сумма (для электронных).
- Примечания (например: «В деле отсутствует заказ о приеме И.И. *», «Электронная копия верифицирована ЭП»).
Часть 4. Заключительная часть и подписи
- Фраза: «Документы приняты в надлежащем состоянии, претензий по составу и оформлению нет» (или с перечнем замечаний).
- Количество экземпляров акта (минимум 2: по одному на сторону + 1 в архив, если он выделяется отдельным структурным подразделением).
- Подписи всех членов комиссий с расшифровкой (ФИО, должность).
- Печати организаций (при их наличии).
Особенности 2026 года: Электронные документы и ЭДО
С учетом перехода на обязательное ведение трудовых функций в электронном виде (п. 4 ст. 66.1 ТК РФ, в ред. от 2023 г.) и разъяснений Роструда, Акт передачи должен отражать специфику гибридного архива:
- Передача доступов. В акте фиксируется передача логина/пароля от ЛК работодателя на портале ПФР/СФР, ключей ЭП ответственных лиц, доступов к СЭД (1С:ЗУП, Диадок, СБИС, Контур и др.).
- Верификация ЭП. Принимающая сторона должна проверить валидность электронных подписей на ключевых документах (приказы о приеме/увольнении, трудовые договоры в ЭДО). В акте ставится отметка: «ЭП проверены, сертификаты валидны на момент передачи».
- Метаданные. Передаются не только PDF-файлы, но и XML/JSON-метаданные (атрибуты: автор, дата создания, номер версии) для обеспечения юридической значимости.
- Облачные хранилища. Если архив хранится в облаке (например, Яндекс.Диск корпоративный, Облако МТС), передаются права администратора/владельца папки.
Типовые ошибки и риски
- Отсутствие ведомости (Приложения № 1). Акт без перечня дел юридически ничтожен — невозможно установить, что именно передано.
- Игнорирование «проблемных» дел; Дела с истекшими сроками хранения, но не утилизированные, дела с нарушениями оформления (нет нумерации, прошивки, подписей) передаются с отдельным приложением-замечанием. Правопреемник не имеет права отказать в приемке, но фиксирует дефекты.
- Непередача документов по уволенным. Личные дела (формы Т-2) и личные карточки учетного времени (Т-54) уволенных сотрудников передаются наравне с действующими. Срок хранения — 75 лет (до 2003 г.) или 50 лет (после 2003 г.).
- Потеря доступа к ЭДО. Если администратор СЭД уволен до передачи, а права не делегированы — правопреемник теряет доступ к истории кадровых процессов. Фиксируйте передачу прав «Суперадмина» в акте.
- Несвоевременная регистрация в ЕГРЮЛ. Передача до внесения записи в ЕГРЮЛ рискованна: если реорганизацию отменят, документы придется возвращать по акту обратной передачи.
Образец заполнения Акта (Текстовый шаблон)
АКТ ПЕРЕДАЧИ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ ПРИ РЕОРГАНИЗАЦИИ г. «___» _________ 202_ г. Мы, нижеподписавшиеся: ПРЕДСТАВИТЕЛИ ПЕРЕДАЮЩЕЙ СТОРОНЫ: Председатель комиссии: / * / (должность) Члены комиссии: * / * / (должность) действующие на основании Приказа № от «___» _________ 202_ г., и ПРЕДСТАВИТЕЛИ ПРИНИМАЮЩЕЙ СТОРОНЫ (ПРАВОПРЕЕМНИКА): Председатель комиссии: / * / (должность) Члены комиссии: * / * / (должность) действующие на основании Приказа № * от «___» _________ 202_ г., СОСТАВИЛИ НАСТОЯЩИЙ АКТ О СЛЕДУЮЩЕМ: ОСНОВАНИЕ ПЕРЕДАЧИ: Реорганизация Общества с ограниченной ответственностью «» (ИНН , ОГРН *) в форме ПРИСОЕДИНЕНИЯ к Обществу с ограниченной ответственностью «» (ИНН , ОГРН *); Решение единственного участника ООО «» № от «___» _________ 202_ г. Запись в ЕГРЮЛ № * от «___» _________ 202_ г. ПЕРЕЧЕНЬ ПЕРЕДАВАЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ: Перечень кадровых документов, подлежащих передаче, приведен в Приложении № 1 к настоящему Акту (в ___ листах, пронумерованных, прошитых, подписанных). Всего передано единиц хранения: * (в т.ч. бумажных: , электронных: ). Общий объем электронного архива: * Гб. Хэш-сумма контрольного архива (SHA-256): . СОСТОЯНИЕ ДОКУМЕНТОВ: Документы переданы в надлежащем состоянии, оформлены в соответствии с Приказом Росархива № 236, номенклатурой дел ООО «» (утв. Приказом № * от «___» _________ 202_ г.). Выявленные замечания (при отсутствии — «Замечаний нет»): В деле № 15 (Личные дела отдела логистики 2021 г.) отсутствует личная карточка учетного времени Т-54 для работника * (приказ о приеме № * от ). Акт о расследовании утери № от * приложен. Доступ к СЭД «Диадок» (орг. ИД ) передан путем смены администратора на (логин: *). ЭП ключей проверены, валидны до «___» _________ 202_ г. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН: Принимающая сторона принимает на хранение и учет все переданные документы. Передающая сторона гарантирует подлинность и полноту переданных документов (за исключением оговоренных в п. 3 замечаний). Принимающая сторона обязуется обеспечить выдачу справок, выписок и копий документов заинтересованным лицам (работникам, пенсионным фондам, судам) в установленном законом порядке. Акт составлен в 3 (трех) экземплярах, имеющих равную юридическую силу: — 1 экз. — передающей стороне (ООО «»); — 1 экз. — принимающей стороне (ООО «»); — 1 экз. — в архив правопреемника (структурное подразделение «Архив»). ПОДПИСИ КОМИССИИ ПЕРЕДАЮЩЕЙ СТОРОНЫ: Председатель: _____________ / * / (расшифровка) Член: _____________ / * / (расшифровка) Член: _____________ / * / (расшифровка) М.П. (Печать ООО «») ПОДПИСИ КОМИССИИ ПРИНИМАЮЩЕЙ СТОРОНЫ: Председатель: _____________ / / (расшифровка) Член: _____________ / * / (расшифровка) Член: _____________ / * / (расшифровка) М.П. (Печать ООО «*»)
Образец Приложения № 1 (Ведомость передаваемых дел)
Оформляется в виде таблицы (Excel/Word), печатается, прошивается, нумеруется и подписывается председателями обеих комиссий на последнем листе.
| № п/п | Индекс дела (по номенклатуре) | Заголовок дела | Даты (начало-конец) | Срок хранения (г.) | Кол-во томов / ЕХ | Носитель / Местоположение | Примечания |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 01-01 | Приказы по основной деятельности (прием, перевод, увольнение) | – | 75 / 50 | 4 т. / 4 ЕХ | Бумага / Архив, стеллаж А, полка 1-4 | Пронумерованы, прошиты, закреплены |
| 2 | 02-05 | Личные дела работников (А–К) | 2015 – 2024 | 75 / 50 | 120 ЕХ | Бумага / Архив, стеллаж Б, полка 1-10 | Дело И.И. * (таб. № *) выдано в суд (копия в деле) |
| 3 | 03-12 | Личные карточки учетного рабочего времени (Т-54) за 2022 г. | – | 50 | 1 т. / 1 ЕХ | Бумага / Архив, стеллаж В, полка 3 | |
| 4 | ЭД-01 | Электронные трудовые договоры (СЭД «1С:ЗУП 3.1») | 2021 – 2024 | 75 / 50 | 1 БД / 3450 файлов | Электронный / Сервер 1С: * (IP: ) | Доступ передан админу . ЭП верифицирована. Выгрузка XML от *. |
| 5 | ЭД-02 | Скан-копии паспортов / СНИЛС / ВУ (папка «Кадры_Сканы») | 2018 – 2024 | Срок хранения дела | 12 Гб | Электронный / Облако Яндекс.Диск (папка: ) | Права «Владелец» переданы на логин . Локальный бэкап на HDD * (в сейфе). |
Примечание: В реальном документе строк будет от десятков до сотен в зависимости от штата и срока существования организации.
Пошаговый алгоритм действий HR/Архивиста
- За 30 дней до реорганизации: Инициировать приказ об инвентаризации архива.
- За 14 дней: Провести инвентаризацию, составить Акт инвентаризации (форма № 0315002 или свободная). Выявить утерянные/поврежденные дела.
- За 7 дней: Восстановить утерянное (запросы в архивы, суды, нотариусы, дубликаты из ПФР/СФР). Оформить Акты о восстановлении.
- За 3 дня: Утвердить комиссии приказом передающей и принимающей сторон. Подготовить номенклатуру дел (если нет, срочно разработать и утвердить).
- День регистрации в ЕГРЮЛ (День Х): Составить Акт передачи (2–3 экз.) и Приложение № 1 (Ведомость). Провести приемку-передачу физически (подписание описей на каждом томе/папке) и электронно (передача доступов, ключей ЭП).
- В течение 3 дней после Дня Х: Зафиксировать в 1С/СЭД смену работодателя у действующих сотрудников (приказ о продолжении трудовой деятельности у правопреемника); Уведомить СФР (форма ЕДВ/СЗВ-ТД) о смене работодателя.
- Хранение: Один экземпляр Акта с ведомостью хранить в архиве правопреемника постоянно (как документ, подтверждающий законность владения архивом).
Ответы на частые вопросы (FAQ)
Нужно ли нотариальное заверение Акта?
Нет, законом не требуется. Юридическая сила возникает от подписей уполномоченных комиссий и печатей организаций. Нотариальное заверение имеет смысл только если стороны опасаются споров о подлинности подписей в будущем (редко).
Что делать, если правопреемник отказывается подписывать Акт из-за замечаний?
Составляется Акт разногласий (протокол расхождений). Передающая сторона направляет документы почтой с уведомлением о вручении (ценным письмом с вложением) или через нотариуса (протокол осмотра доказательств). Риск отказа в приемке ложится на правопреемника.
Как передать документы, если реорганизация в форме разделения (один архив делится на два)?
Документы делятся по признаку принадлежности к выделяемым подразделениям/сотрудникам. Составляется Акт разделения архива (не просто передачи). Каждая новая организация получает свою часть дел и копии общих приказов (о структуре, штатном расписании). Оригиналы общих приказов остаются у одной из сторон (обычно — у крупнейшей), вторая получает заверенные копии.
Обязательно ли указывать в Акте номера телефонов и email сотрудников?
В самом Акте — нет, достаточно ФИО и должности. В Приложении (Ведомости) — также нет. Контактные данные ответственных лиц хранятся во внутренних приказах об утверждении комиссий. В данной статье они скрыты маской * в соответствии с политикой конфиденциальности.
Грамотно составленный Акт передачи кадровых документов — это не просто формальность для налоговой или СФР, а главный инструмент защиты правопреемника от претензий сотрудников, проверяющих органов и судов. В 2026 году ключевым моментом становиться фиксация передачи электронных доступов и верификация ЭП.
Используйте приведенные выше образцы как базу, адаптируйте их под номенклатуру вашей организации и специфику реорганизации. Помните: архив — это память организации, и потеря документов при смене владельца необратима.
Статья подготовлена на основе законодательства РФ, актуального на . Данная информация носит справочный характер. Для оформления конкретных документов рекомендуется консультация с кадровым юристом или архивистом вашей организации. Персональные данные (ФИО, адреса, телефоны, ИНН, ОГРН) в образцах заменены на маску *.