С введением единого электронного реестра воинского учета и ужесточением требований законодательства (ФЗ № 53-ФЗ, 61-ФЗ, Постановление Правительства РФ № 719, Приказ Минобороны РФ № 400) ответственность работодателей за сохранность и своевременное представление документов значительно выросла. Отсутствие ответственного лица (воинского учета, кадрового сотрудника) на рабочем месте из-за отпуска не освобождает организацию от обязанностей по взаимодействию с военкоматом (ТЦК).
В данной статье подробно разбирается процедура оформления акта передачи документов по воинскому учету на время отпуска, приводятся рекомендации по составу комиссии, перечню передаваемых документов и образец заполнения акта с учетом актуальных норм на .
Нормативная база: почему нужен акт?
Согласно п. 10 Положения о воинском учете (утв. Постановлением Правительства РФ от № 1916) и Методическим рекомендациям по ведению воинского учета (утв. Приказом Минобороны РФ от № 400), работодатель обязан обеспечить непрерывность ведения воинского учета.
- Статья 11 ФЗ № 53-ФЗ — обязанности работодателей по учету военнообязанных.
- Постановление Правительства РФ № 719 — правила ведения воинского учета организациями.
- Приказ Минобороны № 400 — методические рекомендации, детализирующие состав документов и порядок их хранения.
- ТК РФ (ст. 125, 126) — гарантии прав работников в отпуске; передача обязанностей требует оформления (доп. соглашение, приказ, акт).
Подготовительный этап: что сделать до оформления акта
Издание приказа (распоряжения)
Основанием для передачи служит приказ руководителя организации. В нем должны быть указаны:
- ФИО передающего лица (уходящего в отпуск) и принимающего лица (исполняющего обязанности).
- Период действия полномочий (даты начала и окончания отпуска).
- Состав комиссии по приему-передаче (председатель — руководитель или зам. руководителя, члены — бухгалтер, юрист, специалист по охране труда/СБ).
- Ссылку на акт как на приложение к приказу.
Формирование комиссии
Комиссия создается для объективной фиксации факта наличия/отсутствия документов и их состояния. Минимальный состав — 3 человека. Проводится инвентаризация дел.
Состав передаваемых документов (перечень для приложения к акту)
Перечень формируется индивидуально, но базовый минимум (по Приказу № 400 и Постановлению № 719) включает:
| № | Наименование документа/журнала | Кол-во экз./томов | Примечание (состояние, сроки) |
|---|---|---|---|
| 1 | Журнал учета военнообязанных (ф. № 10 или электронный аналог из ЕРВУ) | 1 | Проверить актуальность данных на дату передачи |
| 2 | Журнал учета призывников (ф. № 9) | 1 | Если есть призывники в штате |
| 3 | Журнал регистрации повесток и документов от военкомата | 1 | Обязателен для бумажного документооборота |
| 4 | Личные карточки военнообязанных (ф. № 11) / Распечатки из ЕРВУ | По штату | Сортированы по алфавиту/подразделениям |
| 5 | Копии повесток, под роспись полученные/врученные | Пачка | Сверены с журналом регистрации |
| 6 | Отчеты о выполнении плановых мероприятий (ежеквартальные, ежегодные) | 1 комплект | За прошедшие периоды |
| 7 | План по воинскому учету на текущий год | 1 | С отметками об исполнении |
| 8 | Ключи ЭЦП / доступы к ЛК ЕРВУ (токены, пароли в запечатанном конверте) | 1 комплект | Критически важно! Оформляется отдельной описью |
| 9 | Документы по резервированию (если применимо) | 1 папка | Согласованные списки, переписка с Минобороны/профильными ведомствами |
| 10 | Входящая/исходящая корреспонденция с военкоматом (ТЦК) за текущий год | 1 папка | Хронологический порядок |
Примечание: Если организация ведет учет полностью в электронном виде (ЕРВУ), в акте фиксируется факт передачи средств электронной подписи (токенов) и предоставления доступа к личному кабинету. Бумажные журналы при этом могут отсутствовать, но акты сверки с военкоматом передаются обязательно.
Образец Акта приема-передачи документов по воинскому учету
Ниже приведен универсальный образец, соответствующий требованиям делопроизводства (ГОСТ Р 7.0.97-2016) и специфике воинского учета.
АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ ПО ВОИНСКОМУ УЧЕТУ НА ВРЕМЯ ОТПУСКА
г. «» 202 г.
Мы, нижеподписавшиеся:
Председатель комиссии: (Должность: , ФИО полностью)
Члены комиссии:
(Должность: )
(Должность: )
Передающее лицо: (Должность: Специалист по воинскому учету / Кадровый инспектор, ФИО полностью), действующее на основании Приказа № от «*» 202 г.
Принимающее лицо: (Должность: , ФИО полностью), назначаемое исполнять обязанности на период отпуска передающего лица с «» 202 г. по «» 202 г. (Приказ № *).
СОСТАВИЛИ НАСТОЯЩИЙ АКТ о том, что передающее лицо передало, а принимающее лицо приняло на ответственное хранение и ведение следующие документы по воинскому учету ООО/АО/ИП «» (ИНН , КПП ), расположенного по адресу: :
- Журнал учета военнообязанных (форма № 10 / выгрузка из ЕРВУ от ) — 1 экз. (состояние: удовлетворительное, последняя запись № от ).
- Журнал учета призывников (форма № 9) — 1 экз. (записей: ).
- Журнал регистрации повесток и уведомлений от ТЦК (военкомата) — 1 экз. (последний вх. № от ).
- Личные карточки военнообязанных (форма № 11) / Распечатки личных карточек из ЕРВУ — шт. (по перечню Приложение № 1 к акту).
- Папка с копиями врученных повесток (под роспись военнообязанных) — л.
- План по воинскому учету на 202* год (утв; Приказом № ) с отметками об исполнении — 1 экз.
- Отчет о выполнении плановых мероприятий по воинскому учету за квартал 202* г. — 1 экз.
- Средство электронной подписи (токен Рутокен/JaCarta № ) для доступа к Личному кабинету работодателя в ЕРВУ (портал ). Пароль от токена передан в запечатанном конверте № (Приложение № 2).
- Корреспонденция с ТЦК г. за 202* г. (вх./исх.) — 1 папка.
- Документы по резервированию военнообязанных (согласованные списки, письма Минобороны), 1 папка (при наличии).
ОСОБЫЕ ОТМЕТКИ (при наличии):
- Выявлены расхождения в нумерации повесток: вх. № не найден в журнале (принимающее лицо уведомлено о необходимости запроса дубликата у ТЦК).
- Личные карточки граждан (таб. № ) не содержат отметок о присвоении воинского звания (требуется уточнение при личном обращении).
- Срок действия ЭЦП на токене № истекает * (принимающее лицо обязано инициировать перевыпуск заранее).
Документы приняты в надлежащем состоянии, претензий по комплектности и оформлению нет (за исключением отмеченных выше).
Принимающее лицо ознакомлено с обязанностями по воинскому учету (Инструкция от *), имеет доступ к ЕРВУ, ознакомлено с планом мероприятий на период отпуска.
Настоящий акт составлен в 3 (трех) экземплярах: 1, передающему лицу, 2 — принимающему лицу, 3 — в архив организации (к приказу о передаче).
| Председатель комиссии Подпись: _____________ // Расшифровка: | Члены комиссии Подпись: _____________ // Подпись: _____________ // | Передающее лицо Подпись: _____________ /*/ |
| Принимающее лицо Подпись: _____________ /*/ | ||
Приложения:
Приложение № 1 — Перечень личных карточек военнообязанных (на * л.)
Приложение № 2, Акт передачи средств ЭЦП и конверта с паролем (на 1 л.)
Приложение № 3 — Выписка из Приказа о передаче обязанностей (на 1 л.)
Ключевые моменты, на которые обращает внимание военкомат (ТЦК) при проверке
Доступ к ЕРВУ (Единый реестр воинского учета)
С 2024–2025 гг. основной инструмент учета — электронный. В акте обязательно фиксируйте:
- Номер токена (серийный номер ключевого носителя).
- Факт передачи пароля (в запечатанном конверте с подписями комиссии по стыку).
- Наличие у принимающего лица действующей квалифицированной ЭЦП и доступа к ЛК работодателя;
Риск: Если токен не передан или пароль утерян — организация не сможет направлять сведения в срок (3 дня), что грозит штрафами по ст. 21.5 КоАП РФ (дл. должностных лиц до 20 000 руб., для юрлиц до 500 000 руб.).
Сверка с военкоматом перед уходом в отпуск
Рекомендуется (и в некоторых регионах — обязательно по требованию ТЦК) провести сверку списков военнообязанных за 2–3 дня до ухода основного специалиста. Результат сверки (акт сверки) приложите к акту передачи. Это снимет вопросы по «потерянным» призывникам за период отсутствия основного кадра.
Обязанности принимающего лица в период отпуска
В акте или в отдельном служебном записке (приложении) пропишите алгоритм действий для заменяющего:
- Ежедневная проверка ЛК ЕРВУ на предмет новых повесток/требований.
- Вручение повесток лично под роспись в течение 24 часов (ср. ст. 21.5 КоАП РФ).
- Направление сведений о движении военнообязанных (увольнение, прием, изменение данных) в течение 3 рабочих дней.
- Контактный телефон дежурного сотрудника ТЦК: (ФИО контактного лица в ТЦК: ).
- Порядок действий при получении повестки на имя уволенного/отсутствующего сотрудника.
Акт обратной передачи (по возвращении из отпуска)
По истечении срока отпуска оформляется Акт обратной приема-передачи. Форма аналогична, но в «Особых отметках» фиксируются:
- Количество врученных/не врученных повесток за период.
- Направленные сведения в ЕРВУ (ссылки на реестры/уведомления).
- Поступившая корреспонденция от ТЦК (вх. номера).
- События: уволенные военнообязанные, призывники, достигшие 18/27/30 лет.
- Состояние токена ЭЦП (действует/перевыпущен).
Комиссия в обратном приеме может быть упрощенной (председатель + передающее/принимающее лица), но наличие акта обязательно для закрытия периода ответственности замещающего лица.
Типичные ошибки и штрафные риски (2026 год)
| Ошибка | Последствие | Как избежать (через Акт) |
|---|---|---|
| Передача без приказа/распоряжения | Незаконное обращение с документами строгой отчетности/ГТД. Штраф ст. 19.7 КоАП РФ. | Ссылка на номер и дату приказа в шапке акта. |
| Отсутствие передачи токена ЭЦП / пароля | Невозможность отправки сведений в ЕРВУ. Штрафы ст. 21.5 КоАП РФ за каждый пропущенный срок. | Отдельный пункт в акте с номером токена и актом передачи конверта с паролем. |
| Принимающее лицо не имеет доступа к ЛК ЕРВУ | Простой работы, нарушение сроков. | Зарегистрировать представителя в ЛК заранее (администратор ЛК — руководитель орг.). |
| Нет акта обратной передачи | Размывание ответственности, претензии при проверке: «кто отвечал за июль?» | Обязательный пункт в приказе о передаче: «Составить акт обратной передачи в 1-й рабочий день после выхода». |
| Несверка списков с ТЦК перед уходом | Накопление расхождений за месяц отпуска. | Проводить сверку за 3 дня до отпуска, приложить акт сверки. |
Чек-лист для HR/Кадрового специалиста перед уходом в отпуск
- [ ] Издан приказ о передаче обязанностей и создании комиссии;
- [ ] Проведена инвентаризация дел (бумажных и электронных).
- [ ] Проведена сверка списков с ТЦК (акт сверки на руках).
- [ ] Подготовлен Акт приема-передачи (3 экз.).
- [ ] Передан токен ЭЦП, пароль в запечатанном конверте (отдельный акт/п. в основном акте).
- [ ] Принимающее лицо добавлено в ЛК ЕРВУ как уполномоченный представитель.
- [ ] Принимающее лицо ознакомлено с инструкцией и планом на период отпуска (под роспись).
- [ ] Переданы контакты куратора в ТЦК (ФИО, телефон *).
- [ ] Все подписи на акте расставлены (комиссия, передающее, принимающее).
- [ ] Один экземпляр акта сшит к приказу, второй у принимающего, третий у передающего.
Грамотное оформление акта передачи документов по воинскому учету на время отпуска — это не просто бюрократическая формальность, а единственный юридический способ разграничить зоны ответственности между основным специалистом и замещающим лицом. В условиях тотальной цифровизации (ЕРВУ) ключевым элементом акта становится фиксация передачи средств электронной подписи и доступов к личному кабинету работодателя.
Используйте приведенный выше образец как базу, адаптируйте перечень документов под структуру вашей организации (наличие резервирования, филиалов, удаленных сотрудников) и обязательно согласовывайте форму акта с юридическим отделом и, при возможности, с курирующим сотрудником ТЦК. Это сэкономит время и нервы при плановой или внеплановой проверке военкоматом.
Дисclaimer: Данная статья носит информационный характер. Нормативная база воинского учета динамично меняется (последние поправки ФЗ от 2023–2024 гг., вступающие в силу поэтапно до 2026 г.). Перед применением образца сверьтесь с актуальной редакцией 53-ФЗ, 61-ФЗ, Постановления № 719, Приказа № 400 и местными нормативными актами вашего субъекта РФ. Персональные данные (ФИО, адреса, телефоны, номера токенов) в рабочих документах подлежат защите в соответствии с 152-ФЗ.