Акт выполненных работ (оказанных услуг), это ключевой первичный учетный документ‚ подтверждающий факт совершения хозяйственной операции между заказчиком и исполнителем. Правильное оформление реквизитов акта критически важно для налогового учета (НДС‚ налог на прибыль)‚ бухгалтерского учета и защиты интересов сторон в суде. В статье разбираем обязательные реквизиты‚ изменения с (переход на УПД)‚ отличия для самозанятых и ИП‚ а также приводим структуру актуального образца.

Нормативная база: какие законы регулируют оформление

Согласно ФЗ от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 9)‚ каждый первичный документ должен содержать установленные законодательством обязательные реквизиты. Единой унифицированной формы акта для коммерческих организаций не существует (кроме госконтрактов и строительства)‚ поэтому компании разрабатывают свои бланки в учетной политике.

• Приказ Минфина от № 64н — утверждает программу разработки стандартов и состав обязательных реквизитов первичных документов.
• Постановление ГК РФ (судебная практика) — акты без реквизитов не признаются доказательством расходов.
• Приказ ФНС от № ЕД-7-26/970 (версия 5.03), утвердил формат электронного счета-фактуры и УПД (универсального передаточного документа)‚ обязательного с для большинства операций.

Обязательные реквизиты акта выполненных работ (чек-лист 2025–2026)

Независимо от формы (свой бланк‚ КС-2‚ УПД)‚ в акте обязательно должны присутствовать следующие сведения (п. 2 ст. 9 ФЗ-402‚ прил. к Приказу № 64н):

1. Наименование документа: «Акт выполненных работ» или «Акт оказанных услуг» / «Универсальный передаточный документ».
2. Дата составления: день‚ месяц‚ год (например‚ ).
3. Номер документа: сквозная нумерация за год.
4. Реквизиты сторон (Заказчик и Исполнитель):
   • Полное наименование (для ИП — ФИО полностью).
   • ИНН / КПП (для организаций).
   • Адрес регистрации / места нахождения: г. ‚ ул; ‚ д. ‚ офис .
   • Банковские реквизиты (БИК‚ к/с‚ р/с) — для расчетов.
5. Основание: ссылка на договор/контракт № * от * г. (наименование‚ дата).
6. Перечень работ/услуг: табличная часть с указанием:
   • Наименования (полное‚ по договору).
   • Единицы измерения (шт.‚ м²‚ час‚ компл.).
   • Объема/количества.
   • Цены за единицу.
   • Стоимости (суммы).
7. НДС: явное выделение суммы НДС (ставка 20%‚ 10%‚ 0% или «Без НДС»/«Не облагается»). С 2026 г. в УПД это отдельные реквизиты.
8. Сроки выполнения: период оказания услуг (с * по * 2026 г.) или дата сдачи-приемки.
9. Подписи уполномоченных лиц:
   • Должность‚ ФИО (расшифровка подписи).
   • Подпись (с печатью‚ если она есть у организации/ИП).
   • Дата подписания каждой стороной.

Особенности оформления в 2026 году: УПД вместо акта + СФ

С вступил в силу новый формат УПД (версия 5.03‚ Приказ ФНС № ЕД-7-26/970). Для плательщиков НДС классическая связка «Акт + Счет-фактура» заменяется на один документ — УПД со статусом «СЧФДОП» (Счет-фактура и Документ об оказании услуг/выполнении работ/передаче имущественных прав).

Ключевые изменения в реквизитах УПД 2026:

• Обязательное указание кода валюты (643 — рубль РФ).
• Реквизиты прослеживаемости (если товары/работы подлежат маркировке или мониторингу).
• Поле «Сведения о лице‚ ответственном за оформление документа» (ФИО‚ телефон: +7 () —).
• Разделы «Сведения о продавце/покупателе» расширены (добавлены коды страны по ОКСМ).

Образцы бланков (пустые) для загрузки:

• Образец УПД, пустой бланк (без реквизитов прослеживаемости) — PDF.
• Образец счета-фактуры — пустой бланк — PDF (для операций‚ где УПД не применяется).

Структура образца акта (для организаций на УСН/патенте или без НДС)

Если организация/ИП не платит НДС (УСН‚ патент‚ АУСН)‚ УПД не обязателен. Можно использовать свой бланк акта. Ниже — структура рекомендуемого образца.

Шапка документа

АКТ ВЫПОЛНЕННЫХ РАБОТ № * от "" ____________ 2026 г.
г. 

Заказчик: ООО "Ромашка" (ИНН ‚ КПП )
Адрес: г. ‚ ул. ‚ д. 
Р/с  в АО "Банк *" (БИК ‚ к/с )
Ген. директор Иванов И.И. (ФИО ) действующий на основании Устава

Исполнитель: ИП Петров П.П. (ИНН )
Адрес регистрации: г. ‚ ул. ‚ д. ‚ кв. 
Р/с  в ПАО "Банк *" (БИК ‚ к/с )

Табличная часть (суть работы)

Заключительная часть

Работы выполнены в срок с "" по "" 2026 г.‚ в полном объеме и надлежащем качестве.
Претензий по объему‚ качеству и срокам выполнения работ сторон не имеют.

Всего к оплате: 175 000 (Сто семьдесят пять тысяч) рублей 00 копеек.
ЗАКАЗЧИК ИСПОЛНИТЕЛЬ
____________ /Иванов И.И./ ____________ /Петров П.П./
М.П. (Подпись ИП)
"" ________ 2026 г. "" ________ 2026 г.

Специфика для разных категорий исполнителей

Самозанятые (НПД) и физические лица

Акт от самозанятого оформляется по тем же правилам‚ но с упрощением:

• Вместо печати — только подпись.
• Реквизиты: ФИО полностью‚ ИНН‚ адрес регистрации (г. ‚ ул. ‚ д. ‚ кв. )‚ телефон +7 () —.
• Обязательно: фраза «НДС не облагается» (самозанятые не платят НДС).
• Ссылка на чек в приложении «Мой налог» (номер чека‚ дата‚ время) — желательно для подтверждения факта приема оплаты.

Строительные организации (форма КС-2)

В строительстве часто применяется унифицированная форма КС-2 «Акт приема-сдачи выполненных работ» (постановление Госстата № 71а‚ хоть форма и не обязательна‚ но стандарт де-факто).

• Содержит расширенную таблицу: виды работ‚ единицы изм.‚ объемы по актам за период‚ накопленные объемы.
• Подписывается представителем заказчика‚ подрядчика и техническим надзором.
• Для бухучета в КС-2 также должны быть реквизиты ст. 9 ФЗ-402.

Акт приема-передачи (передаточный акт)

Если передается материал/оборудование/товар вместе с работой — оформляется Акт приема-передачи (или раздел в УПД «Сведения об имущественных правах»). Реквизиты аналогичны‚ но добавляются: наименование объекта передачи‚ номенклатурный номер‚ серийный номер‚ состояние (новое/б/у)‚ оценочная/балансовая стоимость.

Типичные ошибки при заполнении реквизитов (риски для бухучета и НДС)

1. Отсутствие ссылки на договор. Акт без номера/даты договора не подтверждает хозяйственную операцию (п. 1 ст. 252 НК РФ — расход недокументирован).
2. Несовпадение наименований работ в акте и договоре/спецификации. Риск отказа в вычете НДС и признании расходов.
3. Скрытые реквизиты (НДС). Фраза «в т.ч. НДС» без указания ставки и суммы, грубое нарушение (п. 5 ст. 169 НК РФ). Пишите: «НДС 20%, 29 166‚67 руб.» или «Без НДС».
4. Подпись не уполномоченного лица. Нет доверенности или порядок подписания не закреплен в учетной политике/локальном акте.
5. Использование старого формата УПД/СФ после . Документы в старом формате (версия 5.02 и ниже) не будут приняты системой ФНС‚ вычет НДС будет отменен;
6. Отсутствие даты подписания одной из сторон. Дата акта = дата последней подписи. Если заказчик подписал 10.04‚ а исполнитель 12.04 — дата акта 12.04.

Электронный документооборот (ЭДО) и УПД

С 2026 года подавляющее большинство УПД передается только в электронном виде через операторов ЭДО (СБИС‚ Диадок‚ Контур‚ 1С-ЭДО и др.).

• Подпись — КЭП (квалифицированная электронная подпись) уполномоченного лица.
• Реквизиты в XML-файле заполняются автоматически из карточек контрагентов (ИНН‚ КПП‚ адреса г. ‚ ул. ‚ д. *).
• В теле письма/обложке ЭДО дублируются ключевые данные: номер‚ дата‚ сумма‚ НДС.
• Для самозанятых: возможность генерации УПД/акта в приложении «Мой налог» и отправки заказчику по email/мессенджеру (PDF с QR-кодом).

Практический чек-лист перед подписанием акта

Перед тем как поставить подпись (или отправить в ЭДО)‚ бухгалтер/руководитель должен проверить:

• [ ] Наименование документа и номер/дата соответствуют нумерации в учетной политике.
• [ ] Реквизиты обоих сторон верны (ИНН/КПП проверены на сайте ФНС‚ адреса актуальны).
• [ ] Договор указан верно (№‚ дата)‚ приложения/спецификации сходятся.
• [ ] Перечень работ/услуг идентичен выполненным (проверка по КС-3‚ фотофиксации‚ журналам работ).
• [ ] Единицы измерения совпадают с договором и справочниками (ОКЕИ).
• [ ] НДС выделен корректно (ставка‚ сумма) или стоит отметка «Без НДС» с основанием (ст. 145‚ 149 НК РФ‚ УСН).
• [ ] Сумма прописью совпадает с цифрами.
• [ ] Подписи стоят у лиц‚ указанных в доверенностях/уставе/приказе о назначении.
• [ ] Печать поставлена (если организация использует печать; ИП/самозанятые — по желанию).
• [ ] Для УПД 2026: версия формата 5.03‚ корректные коды валют‚ страны‚ прослеживаемости.

Грамотное оформление реквизитов акта выполненных работ — это не бюрократия‚ а финансовая безопасность компании. В 2025–2026 годах главное внимание уделите:

1. Переходу на УПД версии 5.03 (для плательщиков НДС).
2. Четкому разделению «с НДС» / «без НДС» в строке налога.
3. Точному соответствию наименований работ договору.
4. Полноте реквизитов сторон (ИНН‚ адреса *‚ банки).

Используйте приведенный выше образец как базу для разработки собственного бланка в учетной политике. Для автоматизации и исключения ошибок рекомендуется внедрить ЭДО и интеграцию с 1С/МойСклад/Контур.Экстерн.