Уничтожение испорченных или вышедших из обращения бланков строгой отчетности, трудовых книжек, служебных удостоверений и иных документов строгой отчетности (БСО) — это обязательная процедура, требующая строгого документального оформления. Основным документом, подтверждающим факт уничтожения, является Акт об уничтожении. В данной статье мы подробно разберем правовую базу, порядок формирования комиссии, обязательные реквизиты акта, предоставим структуру образца заполнения для различных видов бланков и укажем на частые ошибки.

Нормативная правовая база

Порядок уничтожения бланков регулируется рядом нормативных актов, в зависимости от вида документа:

• Трудовые книжки и вкладыши: Постановление Министерства труда России от № 69 (п. 28, 43), Инструкция по ведению трудовых книжек, утвержденная данным Постановлением.
• Бланки строгой отчетности (БСО): Постановление Госкомстата РФ от № 88 «Об утверждении Положения о порядке печати, учета, хранения, реализации и уничтожения бланков строгой отчетности».
• Документы с определенной степенью защиты (гостайна): Постановление Правительства РФ от № 354 (п. 15, 16) и Приказ ФСБ России от № 306.
• Служебные удостоверения и ведомственные знаки: Ведомственные нормативные акты (приказы министерств, ведомств) и внутренние локальные акты организации.
• Архивные документы с истекшим сроком хранения: Приказ Росархива от № 77 (форма акта выделения на уничтожение), но акта физического уничтожения единой формы нет — разрабатывается самостоятельно.

Общие требования к оформлению акта

Несмотря на отсутствие единого утвержденного бланка для акта физического уничтожения (в отличие от акта выделения на уничтожение), документ должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Документы организаций. Общие требования к составу реквизитов».

Обязательные реквизиты акта:

1. Наименование документа: «Акт об уничтожении испорченных бланков…» / «Акт списания (уничтожения) бланков документов с определенной степенью защиты..;».
2. Дата составления (число, месяц, год словами и цифрами).
3. Место составления: Наименование организации, * (город/населенный пункт).
4. Основание: Номер и дата приказа (распоряжения) директора о создании комиссии по уничтожении.
5. Состав комиссии: Должность, Ф.И.О. (полностью) председателя и членов комиссии. Примечание: в итоговом акте фамилии членов комиссии маскируются как * для безопасности персональных данных при публикации образцов.
6. Способ уничтожения: Измельчение (шредером), сжигание, химическое разрушение, прессование с последующей утилизацией. Для БСО и гостайны допускаются только способы, исключающие восстановление.
7. Перечень уничтожаемых бланков: Табличная часть с указанием наименования, серии, номеров (начальный/конечный), количества.
8. Причина уничтожения: Испечение при заполнении, истечение срока действия, выход из обращения, повреждение (пожар, вода), изъятие у уволенных сотрудников (для удостоверений).
9. Подписи: Председателя и всех членов комиссии с расшифровкой подписей.
10. Печать организации (при наличии).

Порядок проведения процедуры уничтожения

1. Издать приказ (распоряжение) о создании комиссии (минимум 3 человека: председатель — руководитель или зам., члены — бухгалтер, кадровик, ответственный за БСО/трудовые книжки).
2. Составить инвентаризационную ведомость или список бланков, подлежащих уничтожению (приложение к акту).
3. Обеспечить присутствие всех членов комиссии в момент уничтожения. Отсутствие хотя бы одного члена делает акт недействительным.
4. Провести уничтожение выбранным способом (шредер класса безопасности не ниже P-4 для конфиденциальных документов).
5. Заполнить Акт в 2-3 экземплярах (один в архив/делопроизводство, один у ответственного за бланки, один — в бухгалтерию/налоговую при проверке).
6. Сдать остатки материала (макулатуру) на утилизацию с получением акта приема-передачи от организации-утилизатора (если объемы большие).

Особенности акта для разных видов бланков

Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей

Самый частый случай в HR-практике. Бланки считаются испорченными, если при заполнении допущены ошибки, исправления, помарки, либо они повреждены.

Ключевые моменты:

• Уничтожаются только пустые испорченные бланки. Заполненные (даже с ошибкой, но подписанные работником) — в архив.
• В акте обязательно указываются: Серия, Номер начальный, Номер конечный, Количество для трудовых книжек и отдельно для вкладышей.
• Основание: Приказ о комиссии + Журнал учета движения бланков трудовых книжек (графа «Списано/Уничтожено»).

Пример структуры табличной части (Трудовые книжки):

Акт об уничтожении бланков строгой отчетности (БСО)

Регулируется Постановлением № 88. Уничтожение производится комиссией в присутствии представителя налогового органа (по требованию) или по акту, который затем предъявляется при проверке.

• Уничтожаются: нереализованные бланки по истечении срока продажи, испорченные при печати/заполнении, изъятые у продавцов.
• Способ: только измельчение или сжигание. Передача на макулатуру без предварительного уничтожения запрещена.
• В акте указывается: Наименование БСО (чек, квитанция, билет и т.д.), Серия, Нумерация, Количество, Номер кассового аппарата (если применимо).

Акт об уничтожении документов с определенной степенью защиты (Гостайна)

Самый строгий режим. Действует Приказ ФСБ № 306.

• Комиссия должна включать лицо, допущенное к гостайне (ответственного за секретность).
• Способы: сжигание в печах специального конструкции, измельчение на установках, гарантирующих невозможность восстановления (класс секретности определяет класс измельчителя).
• Акт составляется в 3 экземплярах. Один направляется в вышестоящую организацию/ФСБ в установленные сроки.
• Реквизит «Степень защиты» (Совершенно секретно / Секретно / Для служебного пользования) указывается обязательно.

Акт об уничтожении служебных удостоверений

Проводится при смене образца удостоверения, увольнении сотрудников, изъятии просроченных/испорченных.

• В акте фиксируются: Ф.И.О. владельца (внутри акта, не в открытую), Номер удостоверения, Дата выдачи, Причина изъятия.
• Уничтожение удостоверений с чипами/магнитными полосами требует физического разрушения носителя информации.

Пошаговая инструкция по заполнению акта (Образец текста)

Ниже приведен универсальный текст акта, адаптируемый под любой вид бланков. Конфиденциальные данные заменены на *.

Частые ошибки и риски

• Отсутствие приказа о создании комиссии. Акт без основания (приказа) не имеет юридической силы.
• Неполный состав комиссии. Меньше 3 человек или отсутствие ключевых ролей (бухгалтер для БСО, кадровик для ТК).
• Уничтожение заполненных документов. Испеченную при заполнении трудовую книжку, подписанную работником, уничтожать нельзя — она хранится 75 лет. Уничтожаются только пустые бланки.
• Несоответствие способа уничтожения уровню секретности. Использование офисного шредера (ленточной нарезки) для гостайны или БСО недопустимо (требуется кросс-шредер или сжигание).
• Отсутствие записей в журнале учета. Акт есть, а в журнале движения бланков (формы КМ-3, КМ-4, журнал ТК) списания нет — грубое нарушение.
• Пропуск реквизитов серии/номера. Фраза «пачка бланков» без номеров не принимается проверяющими органами.

Сроки хранения акта об уничтожении

Срок хранения акта определяется внутренним нормативным актом организации (Списком типовых управленческих архивных документов), но общие рекомендации:

• Для трудовых книжек и вкладышей: Не менее 75 лет (приравниваются к документам по кадрам) или до завершения проверки пенсионного фонда/профсоюза. Часто хранят постоянно.
• Для БСО: Не менее 5 лет после окончания года уничтожения (согласно рекомендациям налоговой и архивистике).
• Для гостайны: Срок устанавливается организацией, но не менее срока хранения соответствующей категории документов (обычно постоянно или 50-75 лет).
• Для служебных удостоверений: Не менее 5-10 лет (по решению организации).

Электронный документооборот и Акт

С 2026 года все активнее внедряется электронный документооборот (ЭДО).

• Акт может составляться в электронном виде с использованием КЭП (квалифицированной электронной подписи) всех членов комиссии.
• Такой акт имеет равную юридическую силу с бумажным (ст. 6, 11 ФЗ-63 «Об электронной подписи»).
• Хранение осуществляется в ЭАР (электронном архиве) организации с обеспечением неизменяемости и доступности.
• При проверке налоговой/профсоюза/росархива предоставляется распечатка с указанием «Подпись верна, сертификат действителен» или доступ к ЭАР.

Пример заполнения для конкретной ситуации (Кейс)

Ситуация: Испечатаны 3 бланка трудовых книжек (серия 77-АВ, № 123456–123458) и 3 вкладыша к ним при оформлении приема на работу новых сотрудников (ошибка в дате рождения).

1. Приказ № 15-од от «О создании комиссии по уничтожению испорченных бланков ТК». Председатель — Директор ; Члены: Начальник кадр. отдела , Главный бухгалтер .
2. Дата уничтожения: (текущая дата).
3. Способ: Измельчение кросс-шредером (модель ) до фрагментов не более 2х15 мм.
4. Заполнение акта: В таблицу вносятся 2 строки (ТК и Вкладыши) с указанием серии * и номеров .
5. Журнал учета ТК (стр. 15): Графа «Списано/Уничтожено» — «3 шт. по Акту № 1 от ». Подпись ответственного .
6. Хранение: Акт сшит в папку «Акты об уничтожении ТК за 2026 г.», хранящейся в архиве организации (ответственный *).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Грамотное оформление акта об уничтожении испорченных бланков — это не просто бюрократия, а защита организации от штрафов, претензий проверяющих органов (Налоговая, Профсоюз, Прокуратура, Росархив, ФСБ) и рисков утечки персональных данных. Главные правила: приказ о комиссии, полный состав комиссии, верный способ уничтожения, детальная опись серий/номеров, подписи всех членов, запись в журнал учета.

Используйте приведенные выше образцы и структуру для разработки собственного бланка акта, утвержденного локальным нормативным актом (Приказом о делопроизводстве или Положением об учете бланков) вашей организации. Это сэкономит время при проверках и исключит вопросы к формальностям.

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных вопросов в сфере архивного дела, кадровика или налогового учета рекомендуется обратиться к квалифицированному специалисту или юристу. Актуальность нормативной базы проверена на .