Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Ситуация, когда в полученном почтовом отправлении (письме, бандероли, посылке) отсутствуют документы, указанные в описи или подразумеваемые по смыслу корреспонденции, — нередкость в деловой практике и судебном делопроизводстве․ Своевременное и грамотное составление акта об отсутствии вложений — единственный законный способ зафиксировать факт утери или ненаправления документов отправителем и защитить себя от необоснованных претензий․

В данной статье подробно разбираются правовые основания, порядок составления акта, различия между судебной и деловой формами, а также приведен актуальный образец заполнения на ․

Правовые основания составления акта

Нормативная база зависит от того, кто именно получает отправление: суд или коммерческая/некоммерческая организация (физическое лицо)․

Для судов: Утвержденная форма (Приказ Судебного департамента при ВС РФ)

Суды обязаны использовать строго установленную федеральным уровнем форму․ На данный момент актуальна форма, утвержденная Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 71 (с изменениями от № 193)․

Наименование формы: «Акт об отсутствии документов или других вложений в почтовых отправлениях (документов, поданных в электронном виде)»․
Применение: Обязательна для судов общей юрисдикции, арбитражных судов при вскрытии входящей корреспонденции․
Особенность: Предусматривает фиксацию не только бумажных, но и электронных вложений․

Для организаций и ИП: Произвольная форма (Свободная)

Законодательством (ГК РФ, ФЗ «О почтовой связи», ТК РФ) унифицированная форма для бизнес-структур не установлена․ Организации разрабатывают свой бланк самостоятельно, утверждают его локальным нормативным актом (Приказом директора, Положением о делопроизводстве) и прописывают обязательность использования в учетной политике или инструкции по работе с входящей почтой․

Ссылка на источник: КонсультантПлюс, Приказ Суддепа при ВС РФ № 71 (ред․ от № 193), Текст формы․

Когда и кем составляется акт

Ситуация	Кто составляет	Свидетели	Куда направляется экземпляр
Вскрытие в почтовом отделении (обнаружено несоответствие описи)	Почтовый сотрудник + получатель (или уполномоченное лицо)	Работники почтового отделения	1 экз․ — в почте, 1 экз․ — получателю, 1 экз․ — отправителю (по требованию)
Вскрытие в организации (курьерская доставка или самовывоз)	Ответственное лицо (секретарь, делопроизводитель) + комиссия	Сотрудники компании (минимум 2 человека), курьер (если есть)	1 экз․ — в делах получателя, 1 экз․, отправителю (обязательно!), 1 экз․ — курьеру/перевозчику
Электронные документы (ГАС «Правосудие», СБИС, Диадок и т․д․)	Судебный секретарь / Администратор ЭДО	Не требуются (фиксируется системой)	В материалы дела / Журнал регистрации ЭДО

Структура и обязательные реквизиты акта (для организаций)

Хотя единой формы нет, деловой оборот и судебная практика выработали стандартный набор реквизитов, отсутствие которых делает документ недействительным для защиты интересов компании:

Заголовок: «АКТ об отсутствии вложений в почтовом отправлении»․
Место составления: Наименование организации-получателя (полное/сокращенное)․
Дата и номер: Дата составления (дд․мм․гггг), регистрационный номер по журналу входящей корреспонденции․
Состав комиссии/лиц: Должности, ФИО (частично скрыты: Иванов И․И․, Петров П․П․), основание (приказ о комиссии № * от ․․2026 г․)․
Сведения об отправлении:
Сведения об описи (если есть): Номер описи, перечень заявленных вложений (например: «Договор № 123 от, 1 экз․, Счет на оплату № 456 — 1 л․»)․
Фактическое содержание: Перечень того, что фактически найдено внутри (например: «Конверт пуст», «Только обложка письма без подписи», «Наличность отсутствует»)․
Меры, принятые: «Один экземпляр акта направлен отправителю заказным письмом с уведомлением о вручении № от ․․2026 г․»․
Подписи: Всех членов комиссии с расшифровкой (ФИО)․ Печать организации (при наличии)․

Образец заполнения акта (Бланк 2026 года)

Ниже приведен универсальный образец для коммерческой организации․ Текст в квадратных скобках [․․․] подлежит замене на реальные данные․ Конфиденциальные данные замаскированы символами *․

АКТ

об отсутствии вложений в почтовом отправлении

г․ [Город] «__» [Месяц] 20__ г․
№ [Рег․ номер]

Мы, нижеподписавшиеся: [Должность 1, Фамилия И․О․ — ] (Председатель комиссии) и [Должность 2, Фамилия И․О․, ] (Член комиссии / Свидетель), действующие на основании [Приказ № * от ․․2026 г․ / Положение о делопроизводстве], составили настоящий Акт о следующем․

«__» [Месяц] 20__ г․ в [Полное наименование организации-получателя, ИНН *] (далее, Организация) поступило почтовое отправление:

Вид отправления: [Заказное письмо / Бандероль / Посылка / EMS];
Номер отправления (трек-номер): *;
Дата вручения почтой / курьером: ․․2026 г․;
Отправитель: [Наименование/ФИО отправителя, адрес: *];
Наличие описи: [Есть / Нет] (если есть: № описи *, дата составления ․․2026 г․)․

В присутствии членов комиссии (свидетелей) отправление было вскрыто․ При вскрытии установлено, что в почтовом отправлении отсутствуют следующие вложения, указанные в описи / заявленные отправителем / подразумеваемые характером корреспонденции:

[Наименование документа 1, например: Договор поставки № 100 от г․ — 2 экз․]
[Наименование документа 2, например: Товарная накладная № 55, 1 экз․]
[Наименование документа 3, например: УПД № 88 с синей печатью, 1 экз․]

Фактическое содержимое отправления: [Конверт пуст / Внутри только обложка письма без вложений / Наличность отсутствует / Присутствуют только рекламные буклеты]․

Конверт (упаковка) отправления [имеет следы вскрытия / повреждений / цел, пломбы нет / пломба № * цела]․ Опись (при наличии) приложена к настоящему Акту․

Настоящий Акт составлен в 3 (трех) экземплярах: один — в делах Организации-получателя, второй, направлен отправителю заказным письмом с уведомлением о вручении № * от ․․2026 г․, третий — передан курьеру / оставлен в почтовом отделении / приложен к материалам проверки․

Члены комиссии (Свидетели):

Председатель:	____________________ / [Фамилия И․О․ — *]	(подпись / расшифровка)
Член комиссии:	____________________ / [Фамилия И;О․ — *]	(подпись / расшифровка)
Свидетель:	____________________ / [Фамилия И․О․ — *]	(подпись / расшифровка)

М․П․
(Печать Организации-получателя, при наличии)

Особенности оформления в судах (по Приказу Суддепа № 71)

Если вы оформляете акт в судебном органе, используйте строго форму из Приказа № 71․ Ее ключевые отличия:

Шапка: Полное наименование суда (например: * Районный суд г․ )․
Состав: «Работники суда (должности, фамилии, инициалы) свидетельствуют нижеследующее»․
Текст: «В суд поступило (письмо, бандероль, посылка, документ в электронном виде и т․п․) с (указывается документ: исковое заявление, жалоба, письмо, обращение с исходящим регистрационным № * от «__» ________ 20__ г․)»․
Ключевая фраза: «При вскрытии почтового отправления в нем не оказалось (при просмотре документов, поданных в суд в электронном виде) * (самого документа или материалов, каких именно, указанных в приложении)»․
Экземпляры: «Настоящий акт составлен в 2 экземплярах»․
Подписи: Только уполномоченных судебных работников (судебный секретарь, помощник судьи, секретарь судебного заседания)․

Пошаговая инструкция: что делать, если вложений нет

Не утилизируйте конверт/упаковку․ Это материальное доказательство (следы вскрытия, отсутствие пломб, вес)․
Созовите комиссию/свидетелей․ Минимум 2 человека (для судов — по служебной инструкции)․ Для бизнеса — по Приказу о комиссии․
Проведите вскрытие (если еще не вскрыто) или осмотр в присутствии свидетелей․
Составьте Акт в 3 экземплярах (см․ образец выше)․
Сделайте фото/видеофиксацию конверта, описи (если есть), пустого внутреннего пространства․ Зафиксируйте дату/время на камере․
Зарегистрируйте Акт в журнале входящей корреспонденции (графа «Примечание» или отдельный журнал актов)․
Направьте экземпляр отправителю заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении (или через ЭДО/телеграмму с уведомлением)․ Это критически важно для пресечения срока исковой давности и доказательства добросовестности․
При необходимости — обратитесь в полицию/прокуратуру (если речь о краже ценностей, деньгах, гостайне) или в суд (для защиты прав)․

Последствия несвоевременного составления акта

Дисциплинарная ответственность (ст․ 193 ТК РФ): Секретарь/делопроизводитель, не составивший акт, может получить выговор или замечание;
Налоговые риски: ФНС может не принять расходы/вычеты по сделке, если нет доказательств того, что первичка (счета, УПД, накладные) не поступила․ Акт — главное доказательство для суда по ст․ 54․1 НК РФ (добросовестность)․
Процессуальные риски: Отправитель может заявить, что документы были вложены․ Без акта получатель не сможет опровергнуть это судебным путем․ Суд может признать документы полученными (п․ 2 ст․ 165 ГПК РФ, ст․ 113 АПК РФ)․
Финансовые потери: Невозможность взыскать убытки с перевозчика (Почты России / курьерской службы) без акта, составленного при вручении/вскрытии․

Частые ошибки и советы

⚠ Типичные ошибки:

Составление акта «завтра»․ Акт составляется сразу при обнаружении факта (в день вскрытия)․ Отсрочка лишает документ доказательной силы․
Отсутствие подписей свидетелей․ Подпись только секретаря не доказывает коллективность установления факта․
Неуказание трек-номера и данных описи․ Без идентификации отправления акт бесполезен․
Неотправка копии отправителю․ Это упущение позволяет отправителю утверждать, что он «не знал» о проблеме․
Использование судебной формы в бизнесе․ Это не запрещено, но излишне․ Лучше иметь свой утвержденный бланк с реквизитами организации․

Электронные отправления (ЭДО, ГАС «Правосудие»)

Для электронных документов акт оформляется иначе:

Фиксируется системным администратором или судебным секретарем․
В акте указывается: идентификатор сообщения (UUID), дата/время получения, наименование файла, заявленного во вложении, но отсутствующего в структуре сообщения (или поврежденного/непрочитанного)․
Подтверждается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) ответственного лица․
В судах — по форме Приказа № 71 (графа «документов, поданных в электронном виде»)․

Акт об отсутствии вложений — это не просто бюрократическая формальность, а ключевой инструмент правовой защиты․ Грамотно оформленный документ (с соблюдением всех реквизитов, подписей свидетелей, фотофиксации и обязательной отправки копии отправителю) позволяет:

Избежать налоговых начислений и штрафов по ст․ 122, 126 НК РФ․
Доказать добросовестность в суде (ст․ 54․1 НК РФ, ст․ 10, 309 ГПК РФ)․
Взыскать убытки с недобросовестного отправителя или перевозчика․
Защитить ответственных сотрудников от дисциплинарных взысканий․

Рекомендация: Утвердите свой бланк акта локальным нормативным актом организации прямо сейчас, не дожидаясь инцидента․ Обучите секретарей и кладовщиков алгоритму действий «за 5 минут»․ В 2026 году судебная практика по спорам о неполученных документах остается строгой к получателям, не зафиксировавшим факт отсутствия в срок․

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией․ При возникновении конкретного спора рекомендуется обратиться к квалифицированному юристу․ Актуальность нормативной базы проверена на ․