Составление графика отпусков — обязательная ежегодная процедура для любого работодателя в соответствии со ст. 123 ТК РФ. Однако на практике часто возникают ситуации, когда работник отказывается знакомиться с графиком под роспись или отказывается подписывать его. В такой ситуации работодатель обязан зафиксировать факт отказа в установленной форме — Акте об отказе. Ниже подробно разбираем правовую базу, порядок действий и предоставляем готовый образец документа.

Правовые основания и значение графика отпусков

Согласно ч. 3 ст. 123 ТК РФ, график отпусков утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии) и доводится до сведения каждого работника под роспись не позднее чем за две недели до начала календарного года.

Важно: График отпусков является локальным нормативным актом (ЛНА). Отсутствие подписи работника не делает график недействительным, но создает риски для работодателя при проверках ГИТ или судебных спорах. Акт об отказе — это единственное законное доказательство того, что работодатель исполнил свою обязанность по доводке информации.

Основания для составления акта

Акт составляется в следующих случаях:

• Работник лично отказался подписать график отпусков при личном вручении.
• Работник уклоняется от получения экземпляра графика (не явился на работу, отказывается выходить к кадровому сотруднику/руководителю).
• Работник находится в отпуске/на больничном/в командировке на момент доводки, а сроки поджимают (в этом случае доводка производится по возвращении, но акту может потребоваться, если работник задерживает процесс).

Процедура оформления отказа: пошаговая инструкция

1. Подготовка документа. График отпусков на грядущий год утвержден приказом/распоряжением руководителя.
2. Попытка доводки. Уполномоченное лицо (HR-менеджер, секретарь, руководитель структурного подразделения) вручает работнику экземпляр графика (или предлагает ознакомиться с оригиналом) и просит поставить подпись, дату и расшифровку в журнале учета доводки ЛНА или во втором экземпляре приказа.
3. Фиксация отказа. При устном отказе («Я не буду подписывать», «Я не согласен с датами» и т.д.) уполномоченное лицо составляет Акт об отказе в присутствии не менее двух свидетелей (коллег, членов профсоюза, представителей администрации).
4. Подписание акта. Акт подписывают: лицо, вручавшее документ, свидетели. Графа работника остается пустой с пометкой «Отказался(ась) подписывать».
5. Прикрепление к делу. Акт пришивается (скрепляется) к экземпляру графика отпусков / приказу об его утверждении и хранится в организации в течение установленного срока (75 лет для документов по учету рабочего времени).

Состав комисции и требования к свидетелям

Закон не устанавливает строгого регламента состава комиссии, но судебная практика требует наличия хотя бы двух незаинтересованных свидетелей. Обычно в акт входят:

• Представитель работодателя (руководитель организации или уполномоченное лицо по приказу, напр., директор по кадрам Иванов И.И.).
• Свидетель 1 (например, старший инспектор отдела кадров Петрова А.В.).
• Свидетель 2 (например, председатель профкома Сидоров С.С.* или любой другой работник).

Примечание: Свидетели не должны быть заинтересованы в исходе спора (не могут быть подчиненными отказывающегося работника, если это возможно избежать).

Образец Акта об отказе подписывать график отпусков (2026 год)

Ниже приведен универсальный образец. Текст в квадратных скобках […] подлежит замене на ваши данные. Персональные данные, адреса и телефоны замаскированы в соответствии с требованиями безопасности (*).

Что делать после составления акта?

1. Направление работнику. Один экземпляр акта вручается работнику под роспись (если он отказывается принимать — составляется отдельный акт о не вручении акта об отказе, либо направляется почтой: ценным заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения на адрес регистрации/проживания [Адрес работника: г. , ул. , д. *, кв. *]).
2. Исполнение графика. Наличие акта об отказе дает работодателю право направлять работника в отпуск в соответствии с утвержденным графиком, даже без заявления работника (на основании приказа по графику).
3. Хранение. Второй экземпляр — в личном деле (раздел «Документы по труду»), третий — к приказу об утверждении графика.

Типичные ошибки работодателей (Чек-лист)

• Отсутствие свидетелей. Акт, подписанный только HR-ом, в суде может быть признан недоказательной базой.
• Неуказание конкретного документа. В акте обязательно должна быть ссылка на номер и дату приказа об утверждении графика.
• Смешение понятий. Отказ подписывать график и отказ уходить в отпуск, разные вещи. Акт оформляется на отказ подписывать график. Если работник подписал график, но потом отказался уходить в отпуск — это уже нарушение трудовой дисциплины (прогуль), оформляется другой акт/служебная записка.
• Просрочка доводки. Если график доводится за 3 дня до Нового года, а не за 2 недели, вина лежит на работодателе, акт об отказе не спасет от штрафа по ст. 5.27 КоАП РФ.

Электронный документооборот (ЭДО) и график отпусков

С 2023 года (ФЗ-377) допускается доводка ЛНА, включая график отпусков, в электронном виде через системы ЭДО (СБИС, Диадок, Контур и др.) с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) работника.

• Если у работника есть УКЭП и он настроен в системе — отказ поставить ЭП также фиксируется системой автоматически (лог событий).
• Если УКЭП нет — применяется бумажная процедура с Актом, описанной выше.
• Согласие на ЭДО должно быть получено от работника заранее (в письменной форме).

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Вопрос: Работник пишет на графике «Ознакомлен, но не согласен с датами». Это отказ?

Нет. Это ознакомление с замечанием. Подпись стоит. Работодатель должен рассмотреть замечание (переговорить, возможно скорректировать график доп. соглашением/приказом), но график считается доволенным. Акт об отказе составлять не нужно.

Вопрос: Можно ли уволить за отказ подписывать график?

Нет. Отказ подписывать ЛНА не является грубым нарушением трудовой дисциплины (ст. 81 ТК РФ). Увольнение за это будет незаконным. Однако систематический отказ подписывать любые документы (приказы, должностные инструкции, акты) может квалифицироваться как неисполнение трудовых обязанностей (п. «а» ч. 6 ст. 81 ТК РФ), но только при наличии системы зафиксированных нарушений и взысканий.

Вопрос: Работник в отпуске/на больничном на момент доводки. Ждать?

Лучше доводить за 2 недели до года. Если работник отсутствует по уважительной причине — доводка производится в первый рабочий день его выхода на работу. Составлять акт об отказе в его отсутствие (по факту неявки) — рискованно, суд может признать, что доводки не было. Действуйте по возвращении работника.

Грамотное оформление Акта об отказе подписывать график отпусков, это «страховка» работодателя от штрафов ГИТ (до 50-100 тыс. руб. для юрлиц по ст. 5.27 КоАП РФ) и проигрышей в судах по спорам об отпусках. Главные правила: сроки (за 2 недели), свидетели (минимум 2), конкретная ссылка на приказ, почтовое уведомление при невозможности личного вручения.

Используйте приведенный выше образец как базу, адаптируйте под структуру своей организации (ООО, ИП, госучреждение) и храните полный пакет документов (Приказ + График + Журнал доводки + Акт об отказе + Почтовые квитанции) в течение 75 лет.

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При сложных ситуациях рекомендуется обратиться к трудовому юристу. Актуально на .