Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Правильное оформление акта об изъятии документов для уничтожения — это обязательная процедура для любого организации, ведущей делопроизводство в соответствии с законодательством РФ (ФЗ-125 «Об архивном деле в Российской Федерации», ФЗ-149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», а также типовыми инструкциями Росархива). Данный документ является основным юридическим основанием для списания дел из учета и их физического утилизации.

Ниже представлено подробное описание структуры акта, требований к его заполнению, порядка формирования экспертной комиссии и типичных ошибок. В качестве примера приведен типовой образец с маскировкой конфиденциальных данных.

Нормативная база и назначение документа

Акт об изъятии для уничтожения (часто обозначаемый как Форма № 15 по Приказу Росархива от № 236 или внутренней форме организации) подтверждает факт отбора дел с истекшими сроками хранения, не подлежащих передаче в архив.

Цель: Юридическое закрепление решения об уничтожении, фиксация состава комиссии, описание метода уничтожения.
Срок хранения акта: Внутри организации — постоянно (или 75 лет в архиве организации). Копия акта часто требуется при проверках контролирующих органов.
Основание для составления: Экспертиза стоимости и сроков хранения дел (Акт экспертизы, Форма № 14).

Порядок подготовки к составлению акта

До заполнения акта об изъятии необходимо выполнить последовательность действий:

Формирование экспертной комиссии. Приказом руководителя организации (Директора/Генерального директора) утверждается состав комиссии. В нее обязательно входит представитель архивного органа (для государственных учреждений) или квалифицированный архивист/делопроизводитель (для коммерческих структур).
Проведение экспертизы дел. Комиссия просматривает номенклатуру дел, устанавливает сроки хранения и стоимость (учетная, научная, практическая). Составляется Акт экспертизы (Форма № 14).
Формирование списка на уничтожение. На основании Акта экспертизы составляется перечень дел, подлежащих изъятию. Этот перечень становится приложением к Акту об изъятии.
Согласование (при необходимости). В госорганах и некоторых отраслях (банки, оборонка, медицина) список согласовывается с вышестоящим архивом или Росахивом.

Структура и реквизиты Акта об изъятии (Образец)

Документ оформляется на бланке организации или по утвержденной форме. Обязательные реквизиты (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016):

Наименование документа: АКТ об изъятии для уничтожения документов.
Дата составления (число, месяц прописью, год).
Место составления (город/населенный пункт).
Наименование организации-владельца документов.
Состав комиссии (ФИО, должности, основание — номер приказа).
Основание для изъятия (ссылка на Акт экспертизы №, дату).
Табличная часть с перечнем изымаемых дел.
Способ и место уничтожения.
Подписи членов комиссии с расшифровкой.
Печать организации (при наличии).

Пример заполнения табличной части (фрагмент)

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тема)	Даты документов (начало — конец)	Срок хранения (лет)	Кол-во л./т.	Примечание
1	*-/2018	Договоры поставки канцелярских товаров	—	5	15 л.	Срок истек
2	*-/2019	Первичная учетная документация (накладные, акты)	—	5	45 л.	Срок истек
3	-/2017	Корреспонденция с контрагентами (ИП *.)	—	5	8 л.	Срок истек

Примечание: В колонках «Индекс дела», «Заголовок» и «Примечание» скрыты (замаскированы *) конфиденциальные данные: номера структурных подразделений, ИНН/ОГРН контрагентов, ФИО ответственных лиц, персональные данные сотрудников.

Полный текстовый образец Акта (для копирования)

 <br/> АКТ об изъятии для уничтожения документов<br/> г. «___» _____________ 202_ г.<br/> Мы, нижеподписавшиеся члены экспертной комиссии по экспертизе стоимости и сроков хранения документов ООО «Ромашка» (наименование организации), созданной приказом № ─ от «___» _____________ 202_ г.», в составе: <p>Председатель: Иванов И.И. — Директор ООО «Ромашка»<br/> Члены:<br/> Петров П.П. — Главный бухгалтер ООО «Ромашка»<br/> Сидоров С.С. — Архивист/Делопроизводитель ООО «Ромашка»<br/> Козлов К.К. — Представитель архивного органа (для госорганов) / Юрисконсульт ООО «Ромашка»<br/> на основании Акта экспертизы № от «___» _____________ 202_ г., рассмотрели дела, сроки хранения которых истекли, и решили:</p> <p>Изъять для уничтожения следующие дела (перечень прилагаеться в Приложении № 1 к настоящему Акту, на л.):<br/> — Всего дел изъято: шт.<br/> — Объем изъятых документов: л. (листов) / т. (томов).</p> <p>Уничтожение произвести способом: механическим (измельчение на шредере класса безопасности P-4 / сжигание в печи / пульперирование).</p> <p>Место уничтожения: склад архива ООО «Ромашка», адрес: г. , ул. , д. , пом. / полигон по утилизации отходов ООО «ЭкоСервис», адрес: ».</p> <p>Дату уничтожения назначить: «___» _____________ 202_ г..</p> <p>Настоящий Акт составлен в 3 (три) экземплярах:<br/> — 1 экз. — в архив организации (хранится постоянно);<br/> — 1 экз., в бухгалтерию/отдел кадров (для списания с учета);<br/> — 1 экз. — в организацию, осуществляющую уничтожение (при передаче третьим лицам).</p> <p>Председатель комиссии: ________________ /Иванов И;И./<br/> Члены комиссии:<br/> ________________ /Петров П.П./<br/> ________________ /Сидоров С.С./<br/> ________________ /Козлов К.К./</p> <p>М.П. (Печать ООО «Ромашка»)<br/>  

Ключевые нюансы заполнения (на что обратить внимание)

Состав комиссии и кворум

Комиссия должна быть коллегиальной (не менее 3 человек). Отсутствие подписи хотя бы одного члена комиссии делает акт недействительным. Если организация передает документы на уничтожение сторонней фирме (оператору по обращению с отходами), в комиссию желательно включить представителя этой фирмы или составить отдельный Акт приема-передачи документов на уничтожение.

Способы уничтожения и экология

Выбор способа зависит от грайны секретности/конфиденциальности:

Обычные документы (внутренние, публичные): Маккулатура (переработка в волокно). Требуется договор с лицензированной организацией по утилизации отходов класса опасности 5 (бумага).
Коммерческая тайна / Персональные данные / Налоговая тайна: Измельчение на шредере не ниже класса P-4 (перекрестная резка, частицы < 160 мм²) или сжигание в специализированных печах. Пульперирование (размолачивание в воде) допускается для больших объемов.
Государственная тайна: Только по специальным технологиям (ГОСТ Р 50739-95) с участием уполномоченных лиц и составлением отдельного акта гостайны.

Электронные документы

Если изъятие касается электронных носителей (HDD, SSD, флешки, ленты), в акте обязательно указываются: серийные номера носителей, инвентарные номера, метод уничтожения (демагнитирование, физическое разрушение кристалов/пластин, многократная перезапись по стандарту DoD 5220.22-M). Для носителей с ГТ — действуют требования ФСТЭК/ФСБ.

Типичные ошибки и риски

Отсутствие Акта экспертизы (Форма № 14). Акт об изъятии не может существовать без предшествующей экспертизы. Инспекторы Росархива или налоговой это проверяют в первую очередь.
Уничтожение до истечения срока. Даже если дело «бесполезно», уничтожить его до даты, указанной в номенклатуре/графике сроков хранения, нельзя. Это грубое нарушение ст. 13.20 КоАП РФ (штрафы на должностных лиц до 5000 руб., на юрлиц — до 50 000 руб.).
Уничтожение дел, подлежащих передаче в государственный архив. Дела с обозначением срока хранения «Постоянно» или «До 10/75 лет» с пометкой «Архив» подлежат передаче, а не уничтожению. Нарушение влечет уголовную ответственность (ст. 243 УК РФ — уничтожение документов, подлежащих передаче в архив).
Несвоевременное списание с учета. После подписания акта дела должны быть исключены из описи/номенклатуры и учетных систем (1С, ЭДО) в течение 3-5 рабочих дней.
Передача на макулатуру без акта приема-передачи. Если вы отдаете бумагу на переработку, у вас на руках должен быть документ от приемщика (Товарная накладная/УПД/Акт приема отходов) с указанием веса и даты, подтверждающий факт утилизации.

Электронный документооборот (ЭДО) и акты

При ведении делопроизводства в ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С-Документооборот) Акт об изъятии оформляется как электронный документ с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) всех членов комиссии.

Скан бумажного акта с «живыми» подписями и печатью также имеет юридическую силу, но оригинал на бумаге хранится в архиве.
В системе ЭДО часто используется функционал «Акт списания/уничтожения», который автоматически формирует реестр изъятых дел на основании номенклатуры.

Хранение и контроль актов

Исходные акты об изъятии (Форма № 15) хранятся в архиве организации постоянно (категория «Постоянно» в номенклатуре дел). Они являются единственным доказательством законности отсутствия тех или иных документов в случае проверок (налоговая, прокуратура, суд, аудит).

Рекомендуется вести Журнал регистрации актов об уничтожении (простая таблица: № акта, дата, кол-во дел, способ уничтожения, исполнитель) для оперативного поиска.

Грамотное оформление Акта об изъятии для уничтожения — это не просто бюрократия, а инструмент управления рисками. Он защищает организацию от штрафов, претензий контрагентов и проблем при аудите. Главное правило: сначала экспертиза (Акт № 14), потом решение комиссии (Акт № 15), потом физическое уничтожение с подтверждением факта (Акт приема-передачи/УПД). Любое нарушение этой цепочки делает процесс незаконным.