Исключение документов из библиотечного фонда — это регламентированная процедура, которая проводится при выбытии книг, журналов и иных изданий по различным причинам: физический износ, устаревание содержания, утрата читателями, дублетность и т․д․ Результатом этой процедуры является акт об исключении из библиотеки (библиотечного фонда)․ В бюджетных учреждениях применяется унифицированная форма по ОКУД 0504144 «Акт о списании исключённых объектов библиотечного фонда»․

Когда составляется акт

• при исключении ветхих и физически изношенных изданий;
• при исключении устаревшей по содержанию литературы;
• при утрате документов читателями;
• при выявлении недостачи в ходе инвентаризации;
• при списании учебников и учебных пособий в образовательных учреждениях;
• при исключении дублетных и непрофильных изданий․

Важно: акт формируется отдельно на каждую причину исключения․

Порядок проведения процедуры

1. I этап — отбор документов․ Осуществляется работниками библиотеки с участием членов фондовой комиссии (комиссии по сохранности фондов)․
2. II этап — составление акта․ Отобранные документы систематизируются, формируется список на исключение (приложение к акту)․
3. III этап — рассмотрение и утверждение․ Акт рассматривается на комиссии по сохранности фондов, утверждается руководителем учреждения․ Для объектов особо ценного движимого имущества дополнительно составляется технико-экономическое обоснование непригодности изданий․
4. IV этап — отражение в учёте․ Каждая партия выбывших книг после утверждения акта записывается в книгу суммарного учёта выбытия․

Образец акта об исключении из библиотечного фонда

Рассмотрено на комиссии по сохранности фондов
Протокол № * от «» 20* г․

УТВЕРЖДАЮ
Директор библиотеки
_____________ Иванов Ю․Д․ (*)
«» 20 г․

АКТ №
об исключении из библиотечного фонда
Центральной городской библиотеки им․ * (наименование библиотеки или её подразделения)

г․ * «» 20* г․

Настоящий акт составлен комиссией в составе:

• председатель комиссии, заведующая отделом обслуживания Березова И․К․ ();
• члены комиссии — ведущий библиотекарь Орлова Т․Ю․ (), библиограф Петрова А․С․ ()․

Комиссия произвела осмотр и отбор документов, подлежащих исключению из фонда, и установила:

Исключить из библиотечного фонда (прописью) экземпляров документов на общую сумму * руб․ коп․ по причине: ветхости и физического износа / устаревания содержания / утраты читателями (нужное указать)․

Приложение: список на исключение из библиотеки литературы на * листах․

Председатель комиссии: _____________ Березова И․К․ ()
Члены комиссии: _____________ Орлова Т․Ю․ ()
_____________ Петрова А․С․ (*)

Реквизиты формы 0504144 (для бюджетных учреждений)

В акте по форме ОКУД 0504144 указываются:

• дата составления;
• наименование учреждения, коды по ОКПО, ИНН, КПП;
• структурное подразделение;
• причина исключения;
• дебет счёта бухгалтерского учёта;
• данные председателя и членов комиссии (должность, подпись, расшифровка подписи);
• перечень исключаемых объектов с инвентарными номерами, годом издания и стоимостью․

Особенности для отдельных видов библиотек

• Сельские библиотеки составляют отдельные списки на документы, поступившие до 2015 года и после 2015 года․
• Библиотеки образовательных учреждений при списании учебников указывают в акте наименование, номер и дату документа, подтверждающего сдачу изданий в пункт вторичного сырья, либо акт об уничтожении․
• Утерянные читателями документы оформляются отдельным актом об исключении из фонда с приложением списка и, при необходимости, сведениями о замене равноценными изданиями․

Рекомендации по оформлению

1. Всегда указывайте конкретную причину списания, это требование контролирующих органов․
2. Прикладывайте к акту постраничный список исключаемых изданий․
3. Храните утверждённые акты в соответствии с установленными сроками архивного хранения․
4. Своевременно вносите записи о выбытии в учётные документы библиотеки․

Примечание: фамилии, номера протоколов, суммы и иные персональные данные в образце частично скрыты под маской (*) и приведены исключительно в демонстрационных целях․