Внутренний финансовый контроль (ВФК) — это неотъемлемая часть системы управления организацией, направленная на обеспечение достоверности отчетности, сохранность имущества и соблюдение законодательства. Ключевым документом, фиксирующим результаты такой проверки, является Акт о проведении внутреннего финансового контроля. В данной статье мы подробно разберем структуру этого документа, правовые основы его составления, порядок проведения проверки и предоставим универсальный образец акта с пояснениями.
Правовая основа и назначение акта
Хотя единой утвержденной государством формы акта внутреннего финансового контроля для коммерческих организаций не существует (в отличие от форм для госсектора, например, формы № 0504833 для кассовых проверок), организации обязаны разработать и утвердить свою форму внутренним локальным нормативным актом (ЛНА) (Положением о ВФК, Учетной политикой или приказом руководителя).
- Статья 19 ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» — обязывает руководителя организации обеспечить внутренний контроль.
- Приказ Минфина РФ от № 217н (для госсектора) — регламентирует порядок проведения внутреннего финансового контроля в бюджетных/автономных учреждениях.
- Внутренние документы организации — Положение о внутреннем финансовом контроле, Положение о ревизионной комиссии (аудиторе), график проверок.
Основные цели акта:
- Юридическое закрепление факта проведения проверки.
- Фиксация выявленных нарушений, недостач, излишков или подтверждения правильности учета.
- Основание для принятия управленческих решений (взыскание ущерба, привлечение к дисциплинарной ответственности, корректировка учета).
- Доказательная база для внешних аудиторов и контролирующих органов (налоговая, СЧ, прокуратура).
Этапы подготовки и проведения проверки (контекст акта)
Акт не возникает в вакууме. Он является финалом процедуры, включающей:
Планирование и назначение проверки
Издается Приказ (Распоряжение) руководителя о проведении плановой или внеплановой проверки. В приказе указываются:
- Сроки проведения (даты начала и окончания).
- Объект проверки (касса, банк, склад, закупки, зарплатный фонд и т.д.).
- Состав проверяющей комиссии (председатель, члены).
- Вопросы, подлежащие проверке.
Проведение инвентаризации и аудиторских процедур
Комиссия осуществляет пересчет наличности, сверку с банковскими выписками, анализ первичных документов, запрос объяснений у материально ответственных лиц (МОЛ). Все действия фиксируются в рабочих бумагах (оборотках, сверочных ведомостях, актах инвентаризации).
Составление акта
На основании собранных доказательств комиссия заполняет Акт. Он подписывается всеми членами комиссии и, обязательно, проверяемыми лицами (бухгалтером, кассиром, кладовщиком, финансовым директором). При несогласии проверяемое лицо имеет право написать «Не согласен» с указанием причин или приложить отдельное пояснительное.
Структура акта: обязательные реквизиты
Согласно ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ и делопроизводству (ГОСТ Р 7.0.97-2016), в акте должны быть:
| Реквизит | Описание и требования |
|---|---|
| Наименование документа | «Акт о проведении внутреннего финансового контроля» (или «Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности»). |
| Дата составления | День, месяц, год (обычно дата окончания проверки или дата подписания). |
| Место составления | Наименование населенного пункта (город/село). |
| Основание | Ссылка на Приказ № * от .. г., Годовой план ВФК, обращение учредителя/собственника. |
| Состав комиссии | ФИО, должности каждого члена. Председатель — первым. Маскируем персональные данные: Иванов И., Петров П.. |
| Объект и период проверки | Что проверялось (касса, расчеты с поставщиками) и за какой период (с .. по ..). |
| Ход проверки / Методы | Пересчет, сверка, анализ документов, запрос подтверждений у контрагентов (маскируем названия: ООО «*»), получение объяснений. |
| Результаты (Выявленные нарушения) | Самая важная часть. Таблица: № п/п, Суть нарушения, Норма права/ЛНА, Сумма ущерба/перерасхода, Виновное лицо (ФИО ), Меры по устранению; |
| Общий вывод: «Нарушений не выявлено» или «Выявлены нарушения на сумму руб.». | |
| Предложения/Рекомендации | Меры по предотвращению повторения, совершенствование внутреннего контроля. |
| Подписи | Председатель, члены комиссии, проверяемые лица (с расшифровкой ФИО *). |
Образец акта о проведении внутреннего финансового контроля (Шаблон)
Ниже приведен универсальный образец, адаптированный под требования коммерческих организаций и госсектора. Персональные данные и наименования третьих лиц замаскированы символами * в соответствии с требованиями конфиденциальности (152-ФЗ «О персональных данных»).
УТВЕРЖДЕН
Приказом Генерального директора ООО «»
от «___» __________ 202_ г. №
АКТ
о проведении внутреннего финансового контроля
г. «___» __________ 202_ г.
Мы, нижеподписавшиеся:
- Председатель комиссии: Иванов Иван Иванович , должность: Главный бухгалтер ООО «», действующий на основании Приказа № от ..;
- Член комиссии: Петров Петр Петрович , должность: Финансовый директор ООО «»;
- Член комиссии: Сидорова Анна Сергеевна , должность: Начальник отдела внутреннего аудита ООО «»;
составили настоящий Акт о том, что в период с .. г. по .. г. по поручению Генерального директора ООО «» (Приказ № от .. г.) провели внутренний финансовый контроль за период с .. г. по .. г.
Объект и цели проверки
Объект: Движение денежных средств через расчетные счета в банках (АО «* Банк», ПАО «»), кассу организации, а также оформление и оплата закупок товаров/услуг у поставщиков (ООО «», ИП ).
Цели: проверка соблюдения кассовой дисциплины, правильности отражения операций в бухгалтерском и налоговом учете, соответствия расходов нормам ст. 252 НК РФ, сохранности материальных ценностей на складе № (адрес: г. , ул. , д. , пом. ).
Методы и ход проверки
- Полная инвентаризация кассовых наличных на момент .. г. (Акт инвентаризации № * от .. г.).
- Сверка остатков по банковским счетам с выписками за период (Сверочные ведомости № , ).
- Выборочная проверка первичных документов (платежные поручения № , накладные № , акты приема-передачи № ) за квартал 202_ г.
- Анализ договоров с поставщиками (Договор № * от ;. г., Договор № * от .. г.) на предмет соответствия условий оплаты и поставки.
- Получение письменных объяснений от материально ответственных лиц: кассира Смирновой С., менеджера закупок Козлова К., кладовщика Волкова В.*.
Результаты проверки (Выявленные нарушения)
По итогам проверки выявлены следующие нарушения финансовой дисциплины и учетной политики:
| № | Суть нарушения / Недостача | Нормативный акт / ЛНА | Сумма (руб.) | Виновное лицо | Документ-основание |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Превышение лимита кассового остатка на конец дня … Фактический остаток: руб., установленный лимит: руб. | ПП РФ № 404, Положение о кассе ООО «» п. 3.2 | Смирнова С.* (кассир) | Акт инв. № | |
| 2 | Отсутствие первичных документов (УПД/счета-фактуры) на оплату поставщику ООО «» по Договору № . Оплачено руб., документы не получены в срок. | ст. 252 НК РФ, Приказ Минфина № 107н, Учетная политика п. 4.5 | Козлов К. (менеджер) | Платежка № | |
| 3 | Несвоевременная сдача авансовых отчетов сотрудником (срок превышен на * кал. дней). Сумма неотчетованных авансов: * руб. | Положение об авансовых отчетах ООО «» п. 5.1 | Сотрудник | Реестр авансов | |
| 4 | Расхождение при инвентаризации ТМЦ на складе № . Выявлена недостача товара «» (арт. ) в количестве * шт. на сумму * руб. | ФЗ № 402-ФЗ ст. 11, Приказ Минфина № 49, Положение об инв. ООО «» | Волков В.* (кладовщик) | Акт инв. № |
В ходе внутреннего финансового контроля установлено, что учет финансово-хозяйственных операций в ООО «» ведется с нарушениями, указанными в п. 3 настоящего Акта. Общая сумма выявленных нарушений (недостач, необоснованных расходов, рисков налоговых претензий) составляет * (*) рублей 00 копеек.
Действия виновных лиц содержат признаки грубого нарушения трудовых обязанностей (ст. 81 ТК РФ) и причинения материального ущерба организации.
Предложения и рекомендации
- Взыскать сумму недостачи (* руб.) с кладовщика Волкова В.* в порядке ст. 238 ТК РФ (в пределах среднемесячного заработка) или через суд (при отказе).
- Применить к кассиру Сминовой С.* меру дисциплинарного взыскания, выговор за превышение кассового лимита.
- Менеджеру закупок Козлову К.* выдать служебную записку с требованием обеспечить своевременное получение УПД/СФ от поставщиков для подтверждения расходов по налогу на прибыль и НДС.
- Бухгалтерии (Главному бухгалтеру Иванову И.*) до «___» __________ 202_ г.:
- Сформировать комиссию для расследования причин недостачи на складе.
- Отразить в учете суммы неуплаченного НДС/налога на прибыль, связанные с отсутствием документов от ООО «*».
- Внести корректировки в Положение о кассе и Положение о закупках для ужесточения контроля сроков документооборота.
- Руководителю отдела безопасности (если имеется) провести служебное расследование в отношении действий кладовщика Волкова В..
Особое мнение (при наличии)
Член комиссии Петров П. особого мнения не имеет. / Имеет особое мнение: «Считаю, что недостача на складе может быть следствием ошибки учета при приемке, а не хищения. Прошу назначить повторную инвентаризацию с участием представителей бухгалтерии» (зачеркнуть ненужное).
Подписание акта
Акт составлен в 3 (трех) экземплярах: для Генерального директора, для Главного бухгалтера (архив ВФК), для проверяемого лица (МОЛ).
С текстом акта ознакомлены, права на дачу объяснений разъяснены:
| Председатель комиссии: | _________________ /Иванов И;/ | _________________ /Петров П./ | _________________ /Сидорова А./ |
| С текстом акта ознакомлен(а): Кассир | _________________ /Смирнова С./ | «___» __________ 202_ г. | |
| Менеджер закупок | _________________ /Козлов К.*/ | «___» __________ 202_ г. | |
| Кладовщик | _________________ /Волков В.*/ | «___» __________ 202_ г. | |
Типовые ошибки при оформлении акта
- Отсутствие ссылки на основание (Приказ). Акт без приказа — нелегитимный документ.
- Общие фразы вместо фактов. Плохо: «Нарушена кассовая дисциплина». Хорошо: «Превышен лимит кассового остатка на * руб. на конец дня ..».
- Отсутствие подписей проверяемых лиц. Если МОЛ отказался подписывать — составляется Акт об отказе от подписания с указанием причины (или «отказ без объяснения причин») и подписывается комиссией + 2 свидетеля.
- Несоответствие сумм в акте и в приложениях. Суммы в таблице акта должны идеально сходиться с актами инвентаризации, сверочными ведомостями, пояснительными записками.
- Игнорирование срока давности для взыскания ущерба. Согласно ст. 238 ТК РФ, взыскание возможно в течение года со дня обнаружения ущерба (но не позднее 3 лет со дня его причинения). Акт — это момент «обнаружения».
Последующие действия после подписания акта
Подписание акта — не конец процесса, а начало работ по устранению:
- Распоряжение/Приказ руководителя «О мерах по устранению выявленных нарушений и ответственности виновных» (срок исполнения обычно 5-10 рабочих дней).
- Контроль за исполнением — секретарь комиссии или ИА курят сроки.
- Бухгалтерская фиксация — списание недостач (Дт 94/91/73/76 — Кт 10/50/51/60), начисление сумм к взысканию с виновных (Дт 73.02, Кт 94/91).
- Налоговый учет — корректировка налоговой базы по налогу на прибыль (ст. 265 НК РФ — невозможность учета расходов без документов) и НДС (восстановление вычета).
- Архивирование — Акт, Приказ, приложения (сверки, объяснения, инвентаризации) сшиваются в один том дела ВФК. Срок хранения: минимум 5 лет (для первички) или 50/75 лет (если касается зарплаты/пенсий), согласно Перечню типовых управленческой документации.
Особенности для бюджетных и автономных учреждений (сектор 217н)
Если ваша организация относится к госсектора (казенное, бюджетное, автономное учреждение), действуют строгие требования Приказа Минфина № 217н:
- Проверка проводится ревизионной комиссией (создается учредителем) или внутренним аудитором (штатным или аутсорсингом).
- Акт составляеться по форме, утвержденной учредителем/ведомством (часто близка к форме № 0504833 для кассы, но расширенная).
- Обязательно направление копии акта в учредительское ведомство и орган финансового контроля (казначейство/управление финансов) в установленные сроки (обычно 5-10 дней после подписания).
- Проверяется не только финансовая сторона, но и целевое использование бюджетных средств, соблюдение закупочных процедур (223-ФЗ / 44-ФЗ).
Автоматизация и электронный документооборот (ЭДО)
В 2026 году большинство организаций переходит на безбумажный ВФК. Рекомендуется:
- Использовать системы ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С-Документооборот) для маршрутизации акта на подписание ЭП (усиленная/квалифицированная).
- Хранить сканы первички (объяснений, сверок) в привязке к карточке акта в СЭД.
- Настроить контроль сроков исполнения поручений из акта через задачи в СЭД/BPM-системе.
Грамотно составленный Акт о проведении внутреннего финансового контроля — это не просто формальность для «галочки», а мощный инструмент управления рисками. Он защищает организацию от штрафов налоговых органов, необоснованных списаний активов и злоупотреблений со стороны персонала. Используйте приведенный выше образец как базу, адаптируйте его под специфику вашего бизнеса (производство, торговля, стройка, госсектор) и обязательно закрепите форму акта во внутреннем Положении о ВФК.
Примечание: В данной статье все наименования организаций, ФИО физических лиц, адреса, номера телефонов, ИНН/КПП, номера счетов и договоров заменены на маску * в целях соблюдения конфиденциальности и требований 152-ФЗ «О персональных данных». При заполнении реального документа замените маски на актуальные данные.