Когда проводится инвентаризация

Обязательная инвентаризация проводится в следующих случаях:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• при пожаре, стихийном бедствии или иных чрезвычайных ситуациях;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в иных случаях, предусмотренных законодательством и учетной политикой․

Этапы проведения инвентаризации

1. Издание приказа руководителя о проведении инвентаризации с назначением инвентаризационной комиссии․
2. Подготовительный этап — получение расписок от материально ответственных лиц, подготовка описей․
3. Фактическая проверка — подсчет, взвешивание, обмер имущества, сверка с учетными данными․
4. Оформление инвентаризационных описей (ИНВ-1, ИНВ-3, ИНВ-5 и др․)․
5. Составление сличительных ведомостей при выявлении расхождений (ИНВ-18, ИНВ-19)․
6. Оформление акта о результатах инвентаризации и утверждение его руководителем․

Какие формы применяються

Для коммерческих организаций используются унифицированные формы (необязательны с 2013 года, но широко применяются):

• ИНВ-1 — инвентаризационная опись основных средств;
• ИНВ-3 — опись товарно-материальных ценностей;
• ИНВ-5 — опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение;
• ИНВ-18, ИНВ-19 — сличительные ведомости;
• ИНВ-26 — ведомость учета результатов инвентаризации․

Для государственных (муниципальных) учреждений применяется Акт о результатах инвентаризации (форма по ОКУД 0504835), утвержденная приказом Минфина России от № 52н, а также форма 0510463, утвержденная приказом Минфина России от № 61н․

Структура акта о проведении инвентаризации

Типовой акт должен содержать следующие разделы:

Шапка документа

• наименование организации (например, ООО «Аль*»);
• структурное подразделение;
• номер и дата документа;
• основание проведения (реквизиты приказа руководителя)․

Состав инвентаризационной комиссии

Указываются председатель и члены комиссии с должностями․ Персональные данные в открытых источниках следует маскировать, например:

• Председатель комиссии — главный бухгалтер Иванова А․ П․ (паспорт 45 № *456);
• Члены комиссии: заведующий складом Петров С․ И․ (тел․ +7 (9) *—12), экономист Сидорова Е․ В․

Сроки и объект проверки

Указываются даты начала и окончания инвентаризации, перечень проверяемого имущества (основные средства, материалы, денежные средства, расчеты)․

Результаты инвентаризации

Отражаются:

• итоговые суммы по данным учета и фактическому наличию;
• выявленные излишки и недостачи с указанием сумм;
• объяснения материально ответственных лиц;
• предложения комиссии по урегулированию расхождений (списание, взыскание с виновных лиц, оприходование излишков)․

Подписи

Акт подписывают все члены комиссии и материально ответственные лица, подтверждающие, что имущество проверено в их присутствии и претензий к комиссии не имеют․ Документ утверждает руководитель организации․

Пример формулировки итоговой части акта

«В результате инвентаризации, проведенной с по , установлено: недостача товарно-материальных ценностей на сумму 12 450 руб․ 00 коп․, излишки канцелярских товаров на сумму 1 300 руб․ 00 коп․ Недостача отнесена на материально ответственное лицо — Петрова С․ И․ (адрес регистрации: г․ Москва, ул․ Лен*, д․ , кв․ )․ Излишки подлежат оприходованию»․

Рекомендации по оформлению

• Акт составляется не менее чем в двух экземплярах․
• Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами комиссии․
• Пустые строки прочеркиваются․
• Документ хранится в архиве не менее 5 лет․
• Результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете того месяца, в котором она была завершена․

Правильно оформленный акт о проведении инвентаризации — это юридически значимый документ, который подтверждает достоверность учетных данных, защищает интересы организации при спорах и проверках, а также служит основанием для списания недостач и оприходования излишков․ Используйте унифицированные формы или разработайте собственный бланк, закрепив его в учетной политике организации․