Важно сразу прояснить терминологию: в действующем трудовом и социальном законодательстве РФ не существует единой формы «Акта о предоставлении больничного листа». Часто под этим термином работодатели или сотрудники понимают разные документы: сам листок нетрудоспособности (ЛН)‚ реестр листков нетрудоспособности для страхователя‚ журнал учета больничных листов или заявление работника о выплате пособия (в частности‚ при декретном отпуске).

Ниже мы подробно разберем‚ какие документы фактически выполняют функцию подтверждения факта предоставления и оплаты больничного‚ как их правильно оформить в 2025–2026 годах и где найти актуальные образцы заполнения.

Основной документ: Листок нетрудоспособности (ЛН)

С года основной формой является электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН). Бумажный бланк строгой отчетности используется только в исключительных случаях (технические сбои‚ отдельные категории врачей/организаций‚ отсутствие доступа к ЭЛН).

Электронный больничный (ЭЛН)

• Кто оформляет: Врач медицинской организации в информационной системе ФСС (СФР).
• Роль работодателя: Работодатель не «заполняет» ЭЛН. Он получает сведения об ЭЛН через личный кабинет страхователя на портале СФР (или через интегрированные системы: 1С‚ СБИС‚ Контур и др.) для расчета и выплаты пособия.
• Подтверждение факта: Сведения об ЭЛН в личном кабинете страхователя (статус «Выдан»‚ «Закрыт») и расчетный листок/ведомость на выплату являются доказательством предоставления и оплаты.

Бумажный больничный лист (исключительные случаи)

Если ЛН выдан на бумаге (форма 040/у или 040-1/у)‚ работодатель обязан заполнить раздел «Сведения о работодателе» (обратная сторона бланка).

Образец заполнения раздела работодателя (бумажный ЛН):

1. Наименование организации (ФИО ИП): ООО «» / ИП *
2. Адрес организации: г. ‚ ул. ‚ д. ‚ пом.
3. Регистрационный номер страхователя в СФР: ‑‑
4. Страховой стаж работника (гг. мм.): * г. * мес. (рассчитывается на дату начала нетрудоспособности).
5. Средний дневной заработок: руб. * коп. (рассчитывается за 2 календарных года‚ предшествующих случаю нетрудоспособности).
6. Сумма пособия‚ исчисленная за весь период нетрудоспособности: руб. * коп.
7. Сумма пособия‚ выплаченная за весь период нетрудоспособности: руб. * коп. (заполняеться после выплаты).
8. Дата выплаты пособия: …
9. Подпись руководителя / уполномоченного лица: / * * *
10. Печать организации (при наличии):

> Важно: Образец заполнения бумажного и электронного ЛН по полям идентичны‚ различается только способ передачи данных. Правила заполнения утверждены Приказом Минздрава и Минтруда РФ от № 388н/736н.

Реестр листков нетрудоспособности для страхователя (Форма № 182-1/у)

Это документ отчетности‚ который страхователь (работодатель) формирует и сдает в СФР. До 2023 года сдавался в ФСС. С 2023 года — в Социальный фонд России.

Назначение:

• Подтверждение сумм исчисленных и выплаченных пособий по нетрудоспособности.
• Основа для сверки расчетов со СФР.

Структура реестра (фрагмент для образца заполнения):

Актуальный образец заполнения Реестра (фрагмент) для 2025 года доступен в справочно-правовых системах (КонсультантПлюс‚ Гарант) и в личном кабинете СФР в разделе «Бланки и образцы».

Журнал учета больничных листов (Внутренний документ организации)

Единой обязательной формы для журнала учета нет (отменена приказом Минфина от 2013 года)‚ однако ведение учета обязательно для внутреннего контроля и архива. Организация утверждает форму самостоятельно в учетной политике или локальном нормативном акте.

Рекомендуемые колонки журнала (образец):

• Порядковый номер.
• Дата получения ЛН (ЭЛН) работодателем.
• Номер ЛН (идентификатор ЭЛН).
• ФИО работника (* * *).
• Табельный номер / Должность.
• Период нетрудоспособности (с по).
• Причина нетрудоспособности (код: 01 – болезнь‚ 02 – травма‚ 05 – декрет и т.д;).
• Страховой стаж (г/м).
• Средний дневной заработок.
• Сумма исчисленного пособия.
• Сумма выплаченного пособия.
• Дата выплаты / Номер платежного поручения.
• Подпись бухгалтера / расчетчика.
• Примечания (возврат в СФР‚ корректировка и т.д.).

Заявление работника: когда оно требуется?

Согласно ст. 14 ФЗ-255‚ заявление на оплату больничного не требуется в общем случае — пособие выплачивается на основании данных ЛН (ЭЛН). Исключения‚ когда нужно заявление (свободной формы‚ унифицированного бланка нет):

1. Замена лет расчетного периода (ст. 14 ФЗ-255): работник просит заменить один или оба расчетных года на более выгодные предыдущие.
2. Оплата отпуска по БИР (беременности и родов): сотрудница пишет заявление на предоставление декретного отпуска и выплату пособия. Это не просто «заявление на больничный»‚ а заявление на отпуск.
3. Прекращение деятельности нанимателя: если работодатель ликвидирован‚ а местонахождение неизвестно‚ работник обращается в СФР напрямую с заявлением.

Образец структуры заявления на замену лет расчетного периода:

К руководителю ООО «»
от работника:  * 
Должность: 
Подразделение: *
ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу заменить расчетный период для определения среднего дневного заработка
при расчете пособия по временной нетрудоспособности по листу нетрудоспособности
№  от .. года на следующие годы:
20 год вместо 20 года;
20 год вместо 20 года.
(Выгоднее‚ так как заработок был выше / не работал(а) и т.д.)

Приложение: копии документов‚ подтверждающих заработок за заменяемые годы
(справки 182н‚ 2-НДФЛ и т.д.).

..20 г. Подпись:  /  * *

Образец заявления на декретный отпуск (БИР):

К руководителю ООО «»
от работника:  * *
Должность: *

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне декретный отпуск по беременности и родам
на основании листа нетрудоспособности (ЭЛН) № 
с ..20 г. по ..20 г. (календарных дней: )

и произвести выплату пособия по нетрудоспособности.

..20 г. Подпись:  /  * *

Особенности оформления и оплаты в 2025–2026 годах

Расчетный период

Для случаев нетрудоспособности‚ возникших в 2025 году‚ расчетный период — 2023 и 2024 годы.
Для случаев 2026 года — 2024 и 2025 годы.

Предельные базы для расчета взносов (максимум среднего заработка)

• 2023 г.: 1 917 000 руб.
• 2024 г.: 2 225 000 руб.
• 2025 г.: 2 759 000 руб. (утверждено ФЗ от № 361-ФЗ).
• 2026 г.: Устанавливается ежегодно законом о бюджете СФР на соответствующий год.

Максимальное пособие в 2025 году (при стаже 8+ лет) составит: 5 673‚97 руб./день (на основании базы 2024 г. — 2 225 000 руб.);

Сроки выплаты

• Пособие выплачивается не позднее 10 календарных дней после получения работодателем сведений об ЭЛН (или бумажного ЛН).
• Выплата производится вместе с заработной платью за отработанное время (авансом или зарплатой).

Ответственность за ошибки

• Несвоевременная выплата, пени за каждый день просрочки (ст. 236 ТК РФ).
• Ошибки в Реестре — штрафы по ст. 126 НК РФ (поле 104‚ 105 и др.).
• Непредставление Реестра в СФР — штраф 500–1000 руб. за каждый пропущенный документ (ст. 126 НК РФ).

Как получить образцы и заполнить документы правильно

1. Личный кабинет СФР (lk.sfr.gov.ru): Раздел «Бланки и образцы» → «Листок нетрудоспособности»‚ «Реестр сведений о ЛН». Там всегда актуальные формы и правила заполнения на текущую дату.
2. Справочно-правовые системы: КонсультантПлюс‚ Гарант‚ Кодекс. В разделе «Формы» → «Кадровые документы» / «Бухгалтерский учет» → «Больничные листы» есть образцы заполнения 2025 года с комментариями экспертов.
3. Программы для учета (1С:ЗУП 8.3‚ СБИС‚ Контур.Экстерн): Имеют встроенные шаблоны журналов учета‚ реестров и печатных форм для бумажных ЛН‚ автоматически подтягивающие данные.
4. Сайт СФР (sfr.gov.ru): Раздел «Работодателям» → «Пособия по нетрудоспособности» — методические рекомендации и примеры.

Чек-лист для работодателя при получении сведений о больничном

• [ ] Получены сведения об ЭЛН в ЛК СФР / ЭДО / 1С (статус «Выдан» / «Закрыт»).
• [ ] Проверены ФИО‚ СНИЛС‚ период нетрудоспособности‚ диагноз (код причины);
• [ ] Рассчитан страховой стаж на дату начала ЛН.
• [ ] Определен расчетный период (2 предшествующих года).
• [ ] Проверено‚ нет ли заявления на замену лет расчетного периода;
• [ ] Рассчитан средний дневной заработок (с учетом предельных баз).
• [ ] Исчислена сумма пособия (с учетом % от стажа: до 5 лет — 60%‚ 5–8 лет, 80%‚ 8+ лет — 100%).
• [ ] Пособие выплачено в срок (не позднее 10 дней после получения сведений).
• [ ] Данные внесены в Журнал учета больничных листов (внутренний учет).
• [ ] Сформирован и сдан в СФР Реестр сведений о ЛН (квартально).

«Акта о предоставлении больничного листа» как отдельного документа не существует. Правовой основой для выплаты является Листок нетрудоспособности (в 99% случаев, электронный). Работодатель должен грамотно отразить факт получения ЭЛН во внутреннем журнале учета‚ правильно рассчитать пособие‚ выплатить его в срок и отразить данные в Реестре для СФР.

Используйте для работы только актуальные бланки из личного кабинета СФР или проверенных справочно-правовых систем (КонсультантПлюс‚ Гарант) на 2025–2026 годы‚ так как предельные базы и нюансы заполнения меняются ежегодно. При возникновении спорных ситуаций (замена лет‚ декрет‚ уход ухаживающего за больным ребенком) обязательно требуйте от работника письменное заявление в свободной форме.

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных вопросов по расчету и оформлению пособий рекомендуется обратиться к действующему законодательству (ФЗ-255‚ ТК РФ‚ Приказ 388н/736н) или консультироваться со специалистом по трудовому праву и бухгалтерскому учету.