Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Акт о непринятии товара — это первичный учетный документ, который фиксирует факт отказа покупателя (или получателя) принимать переданный товар из-за несоответствия условиям договора, спецификации или требованиям законодательства. Грамотное оформление этого документа является ключевым элементом защиты прав сторон в случае судебного разбирательства.

Правовое основание и назначение документа

Согласно ст. 507 ГК РФ (приемка товара покупателем) и ст. 475 ГК РФ (права покупателя при несоответствии товара требованиям), покупатель имеет право отказаться от принятия товара, если он не соответствует условиям договора. Акт о непринятии служит:

Доказательством факта передачи/непередачи товара.
Основанием для возврата аванса или отказа в оплате.
Основанием для выдвижения претензий (штрафы, неустойки, убытки).
Документом для списания/возврата товара на складе поставщика.

Важно: Законом не установлена строго утвержденная форма акта (кроме отраслевых стандартов), поэтому организации вправе разработать свой бланк, закрепив его в учетной политике (ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», ст. 9).

Обязательные реквизиты акта

Для того чтобы акт имел юридическую силу, в нем должны присутствовать следующие реквизиты (в соответствии со ст. 9 ФЗ-402 и деловой практикой):

Наименование документа: «Акт о непринятии товара» или «Акт о несоответствии товара».
Дата составления (день, месяц, год).
Место составления (город, населенный пункт).
Номер документа (сквозная нумерация или внутригодовая).
Наименование сторон: Полные наименования организации (ИП), Поставщика и Покупателя с указанием ИНН/КПП, юр. адресов (маскируем: г. , ул. , д. ).
Основание: Номер и дата договора поставки № от , спецификации № от , накладной/УПД № от .
Состав комиссии: ФИО, должности членов комиссии по приемке (ФИО маскируем: Иванов И.И. → И.И.).
Перечень не принятого товара: Табличная часть с наименованием, номенклатурой, количеством (в ед. изм.), ценой, суммой.
Причины непринятия: Подробное описание дефектов, несоответствий (брак, не тот ассортимент, нарушение упаковки, просрочка сроков годности, отсутствие сертификатов/деклараций).
Мнение сторон / Замечания: Позиция представителя поставщика (согласен/не согласен, свои замечания).
Резолюция / Решение: Что делать с товаром (возврат поставщику, утилизация, доп. сортировка, предоставление скидки).
Подписи: Подписи уполномоченных лиц обеих сторон с расшифровкой и печатями (если есть). Контактные телефоны маскируем: +7 () —.

Типовые ситуации и формулировки причин

Качество формулировки причины напрямую влияет на исход спора. Не пишите просто «Товар не подошел». Используйте конкретные юридические и технические термины:

Ситуация	Пример формулировки в акте	Норма права
Несоответствие ассортимента/наименованию	«По накладной №* заявлено: «Товар А» (артикул 123). Фактически поставлен: «Товар Б» (артикул 456). Ассортимент не соответствует Спецификации п. 1.2 Договора №».	ст. 465, 466 ГК РФ
Несоответствие количеству	«По накладной № указано 100 шт. Фактически по меже в коробах обнаружено 92 шт. Недостача 8 шт. Упаковка целовата, пломбы №* на месте».	ст. 466 ГК РФ
Скрытые/явные дефекты (брак)	«При внешнем осмотре и вскрытии упаковки выявлены механические повреждения корпуса (трещины, сколы) на 15 из 20 единиц. Товар не подлежит эксплуатации. Акт вскрытия упаковки прилагается».	ст. 475 ГК РФ
Нарушение условий упаковки/маркировки	«Товар поставлен в потребительской упаковке без маркировки на русском языке (отсутствует дата изготовления, срок годности, адрес изготовителя). Нарушен п. 3.1 Договора и ст. 10 Закона о защите прав потребителей».	ст. 468 ГК РФ, ЗоЗПП
Отсутствие сопроводительных документов	«К партии товара отсутствуют: Сертификат соответствия, Декларация о соответствии, Паспорт изделия, Инструкция на русском языке. Приемка невозможна до предоставления полного пакета документов».	ст. 468 ГК РФ, Техрегламенты ТС/ЕАЭС
Просрочка сроков годности/хранения	«Срок годности товара истек * (дата производства *). Остаточный срок годности составляет 0 дней при требовании Договора не менее 75%».	ст. 476 ГК РФ

Образец заполнения акта (Пример структуры)

Ниже приведен универсальный шаблон, который можно адаптировать под деятельность вашей организации.

 АКТ О НЕПРИНЯТИИ ТОВАРА № 15/НП от 25 мая 2024 г.
 г. * Мы, нижеподписавшиеся:
 Представитель Покупателя: ООО «Ромашка», ИНН , КПП , юр.адрес: г. , ул. , д. *, в лице Генерального директора ова А.В., действующего на основании Устава, и
 Представитель Поставщика: ИП *ов П.П., ИНН , ОГРНИП *, в лице ова П.П., действующего на основании Устава,
составили настоящий Акт о следующем:
ОСНОВАНИЕ: Договор поставки № 105/Д от г., Спецификация № 1 к Договору, Товарная накладная № 555 от г., УПД № 555 от г.
МЕСТО И ВРЕМЯ ПРИЕМКИ: Склад Покупателя: г. , ул. Складская, д. 1, пом. 3. Дата приемки: г. (после 18:00) / г.
СОСТАВ КОМИССИИ ПО ПРИЕМКЕ:
 Председатель: Начальник ОТК ООО «Ромашка» ин С.П. (подпись ___________)
 Член: Кладовщик ООО «Ромашка» ов Д.К. (подпись ___________)
 Член: Менеджер по закупкам ООО «Ромашка» ова Е.М. (подпись ___________)
 (Представитель Поставщика на приемке не участвовал / участвовал: водитель-экспедитор *ов А.С., доверенность № 123 от г.)
ПЕРЕЧЕНЬ НЕ ПРИНЯТОГО ТОВАРА:
  № Наименование (по Спецификации) Артикул/Код Ед.изм. Кол-во по накл. Факт прим. Кол-во НЕ прим. Цена за ед., руб. Сумма не прим., руб. 
 1 Виджет механический тип А WGT-M-A шт 50 50 0 1 200,00 0,00 
 2 Гаджет электронный тип Б (Цвет: Синий) GDT-E-B-BLU шт 30 0 30 4 500,00 135 000,00 
 3 Комплект крепежа (в коробе) KIT-FAST компл 10 8 2 800,00 1 600,00 
ИТОГО К ВОЗВРАТУ / НЕ ОПЛАТЕ: 32 единицы / 2 позиции на сумму 136 600,00 руб. (Без НДС / В т.ч. НДС 20%: 22 766,67 руб.)
ПРИЧИНЫ НЕПРИНЯТИЯ (ОПИСАНИЕ НЕСООТВЕТСТВИЙ):
Позиция №2 (Гаджет электронный тип Б): По накладной и Спецификации должен быть поставлен товар цвета «Синий» (код BLU). Фактически поставлен товар цвета «Красный» (код RED), этикетки на коробах не соответствуют содержимому. Товар не соответствует ассортименту, заказанному Покупателем. Фотофиксация приложена (Приложение №1).
Позиция №3 (Комплект крепежа): По накладной 10 комплектов. Фактически по меже на складе получено 8 целых коробок. 2 коробки (№7, №9 по партии) имеют повреждения упаковки (вскрыты, скотч переклеен), внутри неполный комплект (не хватает болтов М8х40 — 50 шт. в каждой). Акт вскрытия поврежденной упаковки № 44 от г. прилагается.
ЗАМЕЧАНИЯ ПРЕДСТАВИТЕЛЯ ПОСТАВЩИКА (ВОДИТЕЛЯ):
 «С товаром на погрузке все было в порядке, цвет синий. Повреждения упаковки могли возникнуть в пути. Не согласен с претензией по ассортименту. По недокомплекту — прошу провести пересорт на моем складе». Подпись: ___________ / *ов А.С. / Тел: +7 () —
РЕШЕНИЕ КОМИССИИ (РЕЗОЛЮЦИЯ):
Товар по позиции №2 (30 шт., сумма 135 000 руб.) — ПОЛНОСТЬЮ ОТКАЗАТЬ В ПРИЕМКЕ. Подлежит возврату Поставщику за его счет в течение 5 рабочих дней со склада Покупателя (адрес: г. *, ул. Складская, д. 1).
Товар по позиции №3 (2 компл., сумма 1 600 руб.) — НЕ ПРИНЯТЬ до устранения несоответствия (докомплектации). Предоставить Поставщику срок 3 рабочих дня для подачи акта доп. комплектации или замены партии.
Товар по позиции №1 (50 шт.) — ПРИНЯТ без претензий.
Сумма к зачету/возврату: 136 600,00 руб. Корректировочный счет-фактура/УКД выставить в срок до г.
ПРИЛОЖЕНИЯ:
 Фотофиксация несоответствия цвета (3 л.) — Приложение №1.
 Акт вскрытия поврежденной упаковки №44 от г. (1 л.) — Приложение №2.
 Копия доверенности водителя-экспедитора (1 л.) — Приложение №3.
Акт составлен в 3-х экземплярах: 1 — Покупателю, 1 — Поставщику, 1 — В бухгалтерию Покупателя. Все экземпляры имеют равную юридическую силу.
ПОКУПАТЕЛЬ (ООО «Ромашка»)
 Подпись: _________________ / *ова А.В. / М.П.
 Тел: +7 () —
ПОСТАВЩИК (ИП *ов П.П.)
 Подпись: _________________ / *ов П.П. / М.П. (или отказ от подписания зафиксирован комиссией)
 Тел: +7 () — 

№	Наименование (по Спецификации)	Артикул/Код	Ед.изм.	Кол-во по накл.	Факт прим.	Кол-во НЕ прим.	Цена за ед., руб.	Сумма не прим., руб.
1	Виджет механический тип А	WGT-M-A	шт	50	50	0	1 200,00	0,00
2	Гаджет электронный тип Б (Цвет: Синий)	GDT-E-B-BLU	шт	30	0	30	4 500,00	135 000,00
3	Комплект крепежа (в коробе)	KIT-FAST	компл	10	8	2	800,00	1 600,00

Процедура составления: пошаговая инструкция

Обнаружение несоответствия. Приемка проводится в сроки, установленные договором (или разумные сроки по ст. 507 ГК РФ). Обязательно проверяйте: комплектность, ассортимент, качество (выборочно или 100%), упаковку, маркировку, наличие документов.
Фиксация доказательств. Сфотографируйте/сняйте на видео: транспортное средство с номером, пломбы, упаковку, этикетки, дефекты, весы (при взвешивании). Сохраните метаданные фото (дата, время, геолокация).
Вызов представителя поставщика. Уведомите поставщика о приемке (письменно: почта, ЭДО, мессенджеры со скриншотами доставки). Если представитель не явился, акт составляется комиссией покупателя, в тексте указывается: «Представитель поставщика уведомлен заказным письмом №* от *, на приемке не явился».
Заполнение бланка. Заполните все реквизиты (см. раздел 2). Табличную часть заполняйте строго по позициям накладной.
Подписание. Идеально — подписывают обе стороны. Если поставщик отказывается подписывать — члены комиссии делают отметку: «Представитель поставщика *ов А.С. отказ(а)ся подписывать акт, отказ зафиксирован членами комиссии». Это не лишает акт юридической силы (п. 2 ст. 162 ГК РФ, судебная практика).
Передача экземпляра поставщику. Вручите под роспись (второму экземпляру акта) или направьте заказным письмом с вложением/ЭДО в течение 1-2 дней.
Бухгалтерское оформление. На основании акта бухгалтерия оформляет: возврат товара поставщику (торг-12/УПД на возврат), корректировку НДС, списание/возврат аванса.

Частые ошибки, которые стоят денег

Отсутствие ссылки на договор/накладную. Акт «висит в воздухе», его сложно привязать к конкретной сделке.
Размытые формулировки. «Качество плохое», «Не то привезли». Суд не примет. Нужно: «Не соответствует ГОСТу/ТУ/Образцу по параметру X».
Игнорирование сроков приемки. Если вы промолчали и не составили акт в разумный срок — товар считается принятым (п. 2 ст. 507 ГК РФ).
Отсутствие фото/видеофиксации. Слово против слова. Доказательная база слабая.
Несоответствие подписанта. Акт подписал кладовщик без доверенности или водитель без доверенности на получение претензий. Подпись может быть оспорена. Проверяйте доверенности (МЧД — машиночитаемые доверенности в ЭДО).
Утилизация товара до решения спора. Нельзя утилизировать или продать неприятый товар без согласия поставщика или решения суда — это самоуправство (ст. 330 УК РФ риск, ст. 304 ГК РФ).

Электронный документооборот (ЭДО) и Акт о непринятии

В современном деловом обороте акты о непринятии все чаще оформляют в формате УКД (Универсальный корректировочный документ) или неформализованного файла (XML/PDF) через операторов ЭДО (Диадок, СБИС, Контур, 1С-ЭДО и др.).

Особенности ЭДО:

Подпись КЭП: Квалифицированная электронная подпись обеих сторон приравнивается к ручной подписи и печати (ФЗ-63 «Об электронной подписи»).
Форматы: Для корректировки НДС и цены используется формат УКД (ФНС № ММВ-7-15/820@). Для фиксации факта возврата без ценовой корректировки, неформализованный документ (тип «Акт о непринятии» / «Акт расхождений»).
Процесс: Покупатель формирует документ -> Подписывает КЭП -> Отправляет Поставщику -> Поставщик подписывает КЭП (или отказывается/игнорирует). Статус «Подписан обеими сторонами» — идеальный вариант. Статус «Подписан отправителем» — тоже имеет силу, если доставка подтверждена оператором;
Приложения: Фото, акты вскрытия, экспертизы прикрепляются как вложения (attachments) к основному XML/PDF файлу.

Что делать, если поставщик не согласен с актом?

Переговоры. Попробуйте договориться о замене, доп. комплектации или скидке (дополнительное соглашение/доп. соглашение к договору).
Досудебная претензия. Обязательный этап перед судом (для арбитража — по договору или ст. 4 досудебного урегулирования). В претензии ссылайтесь на Акт о непринятии №* от *.

Бухгалтерские и налоговые последствия

Событие	Покупатель (Получатель)	Поставщик (Отправитель)
Товар не принят, возвращен поставщику	Не учитывает в закупках. Если аванс платился — требование к поставщику на возврат (Дт 76/62 ‒ Кт 51). НДС на аванс не вычитался.	Принимает возврат (Дт 41 ‒ Кт 62). Сторнирует выручку (Дт 90/9 ‒ Кт 62). Восстанавливает НДС (если был выставлен в УПД/СЧФ). Выставляет УКД/КСЧФ.
Товар не принят частично (согласована скидка/пересорт)	Учитывает принятую часть. По не принятой — см. выше. Если скидка — корректирует стоимость в учете (Дт 60 ― Кт 91/41).	Согласовывает корректировку цены/кол-ва. Выставляет УКД (корректировка выручки и НДС).
Спор (товар на складе покупателя, решение нет)	Учитывает на внебалансовых счетах (002/02 «Товары, принятые на хранение» или 002/03 «Товары у третьих лиц»). НДС не вычитает до решения спора.	Товар списан с продаж, но денег нет. Риск признания выручки к налогообложению по истечении сроков (п. 3 ст. 223 НК РФ — начисление по истечении 3 лет).

Чек-лист: Акт готов к подписанию/отправке?

[ ] Наименование, номер, дата, место указаны верно.
[ ] Полные реквизиты сторон (ИНН, КПП, адреса) совпадают с договором.
[ ] Ссылка на Договор, Спецификацию, Накладную/УПД (номера, даты) точная.
[ ] Состав комиссии: ФИО, должности, основание (приказ/доверенность).
[ ] Таблица: каждая позиция из накладной учтена (принято/не принято/кол-во).
[ ] Причины: конкретно, по фактам, со ссылками на нормы/ГОСТ/Договор.
[ ] Приложения: фото, акты вскрытия, экспертизы, копии доверенностей — пронумерованы и упомянуты в тексте.
[ ] Резолюция: четко — что делаем (возврат, замена, скидка, утилизация), сроки, за чей счет логистика.
[ ] Подписи уполномоченных лиц (свои + идеально поставщика) с расшифровкой.
[ ] Печати (если используются в документообороте).
[ ] Экземпляр поставщика передан (под роспись на нашем экземпляре / заказной почтой / ЭДО).
[ ] Копия передана в бухгалтерию и юр. отдел в день составления.

Акт о непринятии товара — это не просто формальность, а главный инструмент управления рисками при закупках. Его качество определяет, сможете ли вы вернуть деньги, избежать оплаты брака и выиграть суд. Используйте утвержденный в компании бланк, обучайте кладовщиков и менеджеров правилам приемки и фиксации нарушений, обязательно фотофиксируйте процесс и не упускайте сроки претензионной работы.

Помните: В суде побеждает не тот, кто прав, а тот, у кого лучше документы. Акт о непринятии — один из главных таких документов.

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. В сложных спорах рекомендуется обратиться к профессиональному юристу. Персональные данные в примерах замаскированы (*) в соответствии с требованиями безопасности.