Любая организация‚ эксплуатирующая автотранспорт‚ рано или поздно сталкивается с необходимостью замены изношенных или вышедших из строя запасных частей. Чтобы корректно отразить эти операции в бухгалтерском и налоговом учёте‚ требуется правильно оформленный акт на списание запасных частей. Без этого документа налоговые органы могут не признать расходы‚ что приведёт к доначислению налога на прибыль и штрафным санкциям.

Когда составляется акт

Акт на списание запчастей оформляется в следующих случаях:

• замена изношенных деталей при плановом техническом обслуживании;
• ремонт автомобиля после поломки или дорожно-транспортного происшествия;
• списание запчастей‚ пришедших в негодность при хранении на складе (истечение срока годности‚ коррозия‚ механические повреждения);
• установка деталей‚ не подлежащих восстановлению и дальнейшему использованию.

Кто участвует в составлении акта

Документ составляет специально созданная комиссия‚ назначаемая приказом руководителя. В её состав обычно входят:

• председатель комиссии — заместитель директора по АХЧ Петров И.* С.;
• механик по автотранспорту Сидоров А. В.;
• водитель‚ закреплённый за автомобилем‚ Кузнецов Д. М.;
• бухгалтер материального стола Иванова О. П.*.

Обязательные реквизиты акта

Унифицированной формы акта законодательство не устанавливает‚ поэтому организация разрабатывает её самостоятельно и закрепляет в учётной политике. При этом документ должен содержать:

1. наименование организации и её реквизиты (ИНН ‚ ОГРН ‚ адрес: г. ‚ ул. ‚ д. );
2. дату и место составления акта;
3. основание для списания (приказ руководителя № от «» 20 г.);
4. состав комиссии;
5. данные автомобиля: марка‚ модель‚ государственный номер (например‚ АВС 77)‚ VIN *;
6. перечень списываемых запчастей с указанием наименования‚ каталожного номера‚ количества‚ стоимости;
7. причину списания каждой позиции (износ‚ поломка‚ дефект);
8. итоговую сумму списания;
9. подписи всех членов комиссии и отметку об утверждении руководителем.

Пример заполнения акта

АКТ №
на списание запасных частей на автомобиль

г. «» 20 г.

Комиссия в составе: председатель — Петров И. С.‚ члены комиссии, Сидоров А. В.‚ Кузнецов Д. М.‚ назначенная приказом № * от «» 20 г.‚ составила настоящий акт о нижеследующем:

При проведении технического обслуживания автомобиля ГАЗ-‚ гос. номер АВС 77 выявлена необходимость замены следующих запасных частей:

• Колодки тормозные передние (арт. ) — 1 комплект‚ стоимость 3 руб., причина: предельный износ;
• Фильтр масляный (арт. ) — 1 шт.‚ стоимость руб. — плановая замена;
• Аккумуляторная батарея (арт. ) — 1 шт.‚ стоимость 8 руб. — потеря ёмкости‚ не подлежит восстановлению.

Подписи членов комиссии: __________ /Петров И.* С./ и др.

Утверждаю: Директор ООО «» __________ /Смирнов В.* Н.*/

Бухгалтерские проводки

На основании утверждённого акта бухгалтерия делает следующие записи:

• Дт 20 (23‚ 25‚ 26‚ 44) — Кт 10.5 — списана стоимость запчастей‚ израсходованных на ремонт;
• Дт 10.6 — Кт 91.1 — оприходованы детали‚ пригодные для дальнейшего использования (металлолом);
• при реализации металлолома — Дт 62 — Кт 91.1.

Рекомендации по оформлению

• Прикладывайте к акту подтверждающие документы: дефектную ведомость‚ заказ-наряд на ремонт‚ накладные на получение запчастей.
• Форму акта утвердите в учётной политике организации.
• Храните акты не менее 5 лет — они могут понадобиться при налоговой проверке.
• Для дорогостоящих агрегатов (двигатель‚ КПП) рекомендуется привлекать независимого эксперта или сервисный центр (контакты: тел. +7 () —).