Списание офисной мебели, это обязательная процедура для любой организации, когда предметы хозяйственного назначения становятся непригодными для дальнейшего использования. Грамотное оформление акта списания — залог правильного налогового и бухгалтерского учета, а также защиты интересов компании при проверках. В данной статье мы подробно разберем структуру документа, правовую базу, процедуру создания комиссии и предоставим актуальный образец акта на 2026 год.
Правовая основа и нормативные документы
Оформление акта на списание основных средств (ОС) и материальных ценностей (МЦ), к которым относится офисная мебель, регулируется следующими нормативными актами:
- ГК РФ (ст. 257, 268) — определение основных средств и порядок формирования расходов на их приобретение/списание.
- ФСБУ 6/2020 «Основные средства» (заменяет ПБУ 6/01), правила признания, оценки и списания ОС.
- ФСБУ 26/2020 «Капитальные вложения» — если мебель модернизировалась перед списанием.
- Приказ Минфина РФ от № 104н (в ред. от 2023 г.) — утверждение форм первичной учетной документации, включая Форму № ОС-4 (Акт о списании основных средств) и Форму № ОС-4а (Ведомость о списании основных средств).
- Приказ Госкомстата от № 7, единые формы первичной учетной документации по основным средствам (форма ОС-4, ОС-4а).
- ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» (ст; 9) — обязательность оформления первичного документа при совершении хозяйственной операции.
Важно: С 2023 года организации имеют право разрабатывать собственные формы первичных документов (в т.ч. акта списания), закрепив их в учетной политике. Однако большинство компаний продолжают использовать унифицированные формы ОС-4 и ОС-4а, так как они признаны контролирующими органами и удобны для аудита.
Основные основания для списания офисной мебели
Прежде чем составлять акт, комиссия должна зафиксировать юридически значимое основание. К наиболее частым причинам относятся:
- Физический износ / полная амортизация: мебель выработала свой ресурс, ремонт нецелесообразен или невозможен.
- Моральное устаревание: мебель не соответствует современным эргономическим или эстетическим требованиям (например, при ребрендинге офиса).
- Непригодность к эксплуатации (брак, поломка): механические повреждения каркасов, механизмов трансформации, сколы, трещины, делающие использование небезопасным (ТР ТС 025/2012 «Безопасность мебели»).
- Утрата / хищение: установлено по результатам инвентаризации.
- Передача безвозмездно / продажа / обмен: оформляется отдельными договорами, но акт списания с баланса все равно нужен.
- Ликвидация / реорганизация организации.
Процедура списания: пошаговый алгоритм
Шаг 1. Инициация и осмотр
Ответственное лицо (кладовщик, администратор, Facility-менеджер) пишет служебную записку руководителю с просьбой списать конкретные позиции. Приложение: фотофиксация дефектов, заключение мастера (если был ремонт).
Шаг 2. Приказ о создании комиссии
Руководитель издает приказ (распоряжение) о создании комиссии по списанию. Состав: председатель (обычно зам. директора или гл. бухгалтер), члены (бухгалтер, МОЛ, специалист по ОС, представитель профсоюза — при наличии). Приказ нумеруется, датируется, подписывается руководителем.
Шаг 3. Работа комиссии и заполнение акта (Форма ОС-4)
Комиссия проводит осмотр, сверяет инвентарные номера, серийные номера (если есть), состояние. Заполняется Акт ОС-4 в 2-х экземплярах (один — в бухгалтерии, второй — у МОЛ/в архиве комиссии).
Шаг 4. Утверждение акта
Акт подписывается всеми членами комиссии и обязательно утверждается руководителем организации (подпись с расшифровкой, дата, печать — если используется).
Шаг 5. Бухгалтерские проводки
На основании утвержденного акта бухгалтер делает проводки по списанию стоимости (если не амортизирована полностью) и НДС (если применимо).
Шаг 6. Фактическая утилизация / реализация
После списания с баланса мебель утилизируется (акт утилизации), сдается на вторсырье (акт приема-передачи) или передается сотрудникам (договор дарения/продажи). Списание с баланса и физическое уничтожение — разные этапы.
Структура и правила заполнения Акта ОС-4 (Образец)
Ниже приведен подробный разбор полей унифицированной формы ОС-4 с пояснениями. Конфиденциальные данные в примере замаскированы.
Шапка документа
| Поле формы | Что указывать | Пример заполнения (маскировано) |
|---|---|---|
| Код формы (по ОКУД) | 0310404 (для ОС-4) | 0310404 |
| Дата составления | Дата проведения комиссией осмотра (не дата приказа!) | ..2026 |
| Номер документа | Сквозная нумерация за год по учетной политике | № |
| Наименование организации | Полное наименование по Уставу / ИП ФИО | ООО «» / ИП * * |
| Структурное подразделение | Филиал, склад, офис (если есть) | Офис № / г. , ул. , д. * |
Табличная часть (Сведения об списываемых объектах)
Заполняется по каждой единице учета (инвентарному номеру) отдельной строкой.
| Столбец | Наименование показателя | Пояснение / Пример |
|---|---|---|
| 1 | Инвентарный номер | * (соответствует этикетке на мебели и карточке ОС) |
| 2 | Код вида ОС (по ОКОФ / КФО) | Напр., 310.28.40.110 (Столы письменные) или код по КФО 2025 |
| 3 | Наименование объекта | Стул офисный компьютерный, модель *, цвет черный |
| 4 | Единица измерения | шт. |
| 5 | Количество | 1 (или партия, если одинаковая мебель под одним инв. №, не рекомендуется) |
| 6 | Первоначальная стоимость | * руб. коп. (по карточке учета ОС / инв. карточке) |
| 7 | Накопленная амортизация | * руб. коп. (на дату списания) |
| 8 | Остаточная (балансовая) стоимость | Ст. 6 минус Ст. 7. Если полностью амортизирована = 0. |
| 9 | Причина списания | Физический износ (полная амортизация), Механическое повреждение каркаса (акт осмотра от ..2026) |
| 10 | Основание (документ) | Приказ № * от ..2026, Служебная записка № * от ..2026 |
| 11 | Стоимость реализации (если продается) | руб. (если передается бесплатно/на утилизацию — прочерк или 0) |
Подписи и утверждение
- Председатель комиссии: Должность, Подпись, ФИО (расшифровка), * .
- Члены комиссии: Перечисляются все члены (МОЛ, бухгалтер, тех. специалист) с подписями и расшифровками — * .
- Утверждаю: Должность руководителя (Генеральный директор), Подпись, ФИО — * *, Дата ..2026, М.П. (при наличии печати).
Образец заполненного Акта ОС-4 (Текстовый вид для копирования)
АКТ О СПИСАНИИ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ Форма № ОС-4 (ОКУД 0310404) Дата составления "" _____________ 2026 г. № * Наименование организации: ООО "*" Структурное подразделение: Офис г. , ул. , д. *, пом. Комиссия в составе: Председатель: Зам. генерального директора по хозяйству * Члены: Гл. бухгалтер * МОЛ склада/офиса * Инженер по ОТ и ТБ * * проверила состояние основных средств, подлежащих списанию, и установила: ┌────┬──────────────┬────────┬──────────────────────────────┬─────┬────┬────────────────┬────────────────┬────────────────┬─────────────────────────────────────┬────────────────────────┬────────────┐ │ № │ Инв. номер │ Код ОКОФ│ Наименование │ Ед. │ Кол│ Первонач. стоимость│ Накопл. аморт. │ Остаточ. стоимость│ Причина списания │ Основание │ Реал. стоимость│ ├────┼──────────────┼────────┼──────────────────────────────┼─────┼────┼────────────────┼────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────────────┼────────────────────────┼────────────┤ │ 1 │ * │ 310.28;│ Стол офисный письменный │ шт. │ 1 │ * руб. 00 коп. │ * руб. 00 коп.│ 0 руб. 00 коп. │ Физический износ, полная амортизация│ Приказ № * от ..2026│ ― │ │ │ │ 40.110 │ модель "Стандарт", цвет дуб │ │ │ │ │ │ │ Служ. зап. № │ │ ├────┼──────────────┼────────┼──────────────────────────────┼─────┼────┼────────────────┼────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────────────┼────────────────────────┼────────────┤ │ 2 │ │ 310.28.│ Стул офисный вращающийся │ шт. │ 3 │ * руб. 00 коп. │ * руб. 00 коп.│ * руб. 00 коп. │ Механическое повреждение газлифта, │ Приказ № * от ..2026│ ― │ │ │ │ 40.120 │ модель "ErgoPro", черный │ │ │ │ │ │ трещины сиденья (небезопасно) │ Акт осмотра № * │ │ └────┴──────────────┴────────┴──────────────────────────────┴─────┴────┴────────────────┴────────────────┴────────────────┴─────────────────────────────────────┴────────────────────────┴────────────┘ ИТОГО по акту: Первоначальная стоимость: * руб. 00 коп. Накопленная амортизация: * руб. 00 коп. Остаточная стоимость: руб. 00 коп. Члены комиссии: Председатель: _____________ / * / Член: _____________ / * / Член: _____________ / * / Член: _____________ / * * / УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО "" _____________ / * * / "" _____________ 2026 г. М.П.
Особенности списания мебели как Материальных ценностей (МЦ), а не ОС
Если стоимость единицы мебели менее 40 000 руб. (порог с 2025 года по ФСБУ 6/2020, ранее 100 000 до 2022 г. и 40 000 с 2022 г.) и срок полезного использования до 12 месяцев, она учитывается как МЦ (запасы), а не ОС.
- Документ: Акт списания МЦ (свободная форма, закрепленная в учетной политике) или форма МБ-8 (Акт о списании материальных ценностей, утвержден Приказом Госкомстата № 132, не обязательна, но удобна).
- Комиссия: Тоже нужна, но состав может быть упрощен.
- Проводки: Дт 20 / 26 / 44 — Кт 10 (списание на расходы), НДС не восстанавливается, если мебель использовалась для облагаемых операций.
Налоговые риски и частые ошибки
⚠ На что обратить внимание инспекторам ФНС и аудиторам:
- Отсутствие приказа о комиссии. Акт, подписанный людьми без полномочий, недействителен.
- Расхождение инвентарных номеров. Номер в акте ≠ номер на этикетке мебели ≠ номер в карточке ОС (ф. ОС-6).
- Списание с остаточной стоимостью без подтверждения невозможности ремонта. Если мебель можно отремонтировать за адекватные деньги, списание может быть признано необоснованным для налоговых целей (ст. 252 НК РФ — расходы должны быть экономически обоснованными). Решение: приложить заключение мастера/сервисного центра о нецелесообразности ремонта (стоимость ремонта > остаточной стоимости или > рыночной стоимости аналогичной новой мебели).
- Игнорирование НДС. При списании ОС, по которому вычет НДС был принят ранее, восстановление НДС не требуется (п. 3 ст. 170 НК РФ, списание не является реализацией). Но если мебель продается/дарится — НДС исчисляется от рыночной стоимости.
- Физическое хранение после списания. Если списанная мебель стоит в офисе месяцами — риск доп. начислений по имущ. налогу/НДС. Нужно акты утилизации/передачи оформлять сразу.
Электронный документооборот (ЭДО) и 1С
В 2026 году большинство организаций ведут учет в 1С:ЗУП / 1С:ERP / 1С:Бухгалтерия 3.0 / КА.
- В 1С: Документ «Списание ОС» (раздел Основные средства) формирует печатную форму ОС-4 автоматически на основании данных карточки ОС.
- ЭЦП: При внутреннем ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С-ЭДО) акт подписывается усиленной квалифицированной ЭЦП (КЭП) председателя и утверждающего руководителя. Бумажный оригинал при этом может не печататься, если закреплено в УП (учетной политике).
- Архив: Срок хранения акта списания ОС — не менее 5 лет после года составления (для налогового учета — до окончания срока действия налогового периода, к которому относится расход, п. 1 ст. 23 НК РФ), для бухгалтерского — 5 лет (Росархив). Рекомендуется хранить 6-7 лет.
Приложения к акту (рекомендуемые)
Хотя форма ОС-4 их не предусматривает явно, для доказательной базы при проверках к акту прикладывают:
- Фотографии мебели (общий вид, дефекты, инвентарная этикетка в крупном плане).
- Копию приказа о создании комиссии.
- Служебную записку-инициатор.
- Акт инвентаризации (если списание по итогам инв.).
Чек-лист перед подписанием акта
- [ ] Приказ о комиссии есть, номера/даты совпадают с актом.
- [ ] Состав комиссии: есть МОЛ, бухгалтер, технический эксперт.
- [ ] Инвентарные номера в акте = этикеткам на мебели = карточкам ОС (ф. ОС-6).
- [ ] Первоначальная стоимость и накопленная амортизация совпадают с данными 1С/бух. учета на дату акта.
- [ ] Причина списана конкретная (не просто «износ», а «поломка механизма синхронизации спинки стула №*»).
- [ ] Есть основание (№ приказа, № служебной записки, № акта инв.).
- [ ] Подписаны все члены комиссии + УТВЕРЖДЕНО руководителем.
- [ ] Проводки в бухгалтерии сделаны в том же периоде (месяце), что и дата акта.
- [ ] Оформлен акт утилизации / передачи / реализации на физическое выведение.
Грамотно оформленный акт на списание офисной мебели (форма ОС-4) — это не просто формальность, а ключевой документ, легализующий расходы компании и снимающий баланс с неликвидов. Использование унифицированной формы, создание уполномоченной комиссии, фиксация реальных причин списания (с фото и заключениями) и своевременная утилизация — минимальный набор действий для безопасности бизнеса в 2026 году.
Совет: Автоматизируйте процесс в 1С: заведите номенклатуру с правильными кодами КФО/ОКОФ, ведите карточки ОС (ОС-6) актуально, используйте сканер штрих-кодов/QR-кодов на инвентарных этикетках для исключения ошибок при инвентаризации и списании.
Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. При оформлении документов рекомендуется обращаться к действующим версиям нормативных актов и консультироваться с ведущим бухгалтером или юристом организации. Данные актуальны на ..2026.