Каждая организация рано или поздно сталкивается с необходимостью избавиться от накопившихся бухгалтерских документов, срок хранения которых истёк. Процедура эта строго регламентирована: просто выбросить бумаги нельзя — необходимо провести экспертизу ценности, составить опись и оформить акт на списание (уничтожение) документов. В этой статье подробно разберём, как правильно составить такой акт, какие реквизиты он должен содержать, и приведём готовый образец.
Нормативная база
Порядок хранения и уничтожения бухгалтерских документов регулируется следующими документами:
- Федеральный закон от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (ст. 29 — сроки хранения документов не менее 5 лет);
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Приказ Росархива от № 236, перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения;
- Приказ Минфина России от № 61н — формы первичных учетных документов для государственных (муниципальных) учреждений (в т.ч. акт о списании материальных запасов по ОКУД 0510460, акт о списании бланков строгой отчётности по ОКУД 0510461).
Для коммерческих организаций унифицированная форма акта не установлена, компания разрабатывает её самостоятельно и закрепляет в приложении к учётной политике.
Этапы процедуры списания документов
- Создание экспертной комиссии. Приказом руководителя назначается комиссия (не менее 3 человек): председатель, члены комиссии. В неё включают главного бухгалтера, архивариуса, юриста.
- Отбор документов. Комиссия проверяет сроки хранения каждого дела и отбирает документы, подлежащие уничтожению. Важно: документы по лицевым счетам работников хранятся 75 лет, поэтому уничтожать их нельзя.
- Составление описи. Перечень уничтожаемых документов оформляется описью (может быть приложением к акту).
- Составление акта. По итогам работы комиссия подписывает акт, который утверждает руководитель.
- Уничтожение. Документы измельчаются шредером, сжигаются или передаются специализированной организации. Способ уничтожения фиксируется в акте.
Обязательные реквизиты акта
В соответствии со ст. 9 Закона № 402-ФЗ акт должен содержать:
- наименование документа («Акт о списании (уничтожении) бухгалтерских документов»);
- дату составления;
- наименование организации;
- содержание факта хозяйственной жизни (уничтожение документов с истекшим сроком хранения);
- перечень уничтожаемых документов (или ссылку на опись-приложение);
- способ уничтожения;
- должности, подписи и расшифровки членов комиссии;
- утверждающую подпись руководителя.
Образец акта
ООО «Вега-Строй»
ИНН 7745, КПП 771001
Адрес: 115, г. Москва, ул. Примерная, д. 1*, стр. 2
АКТ № 14
о списании (уничтожении) бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения
г. Москва &