Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Передача книг, периодических изданий и иных документов в библиотечный фонд — это благородный и социально значимый процесс․ Однако для того чтобы дарение имело юридическую силу, а библиотека могла легально включить полученные экземпляры в свой учет, необходимо правильно оформить сопроводительную документацию․ Главным из таких документов является Акт приема-передачи (часто называемый «актом дарения»), который составляется в сопровождение Договора пожертвования․

Ниже представлена подробная статья, основанная на актуальных методических рекомендациях для библиотек (источник: методические материалы по приему даров в фонд библиотеки), с разбором правовых основ, структуры документа и типовым образцом․

Правовая основа приема даров библиотеками

Деятельность библиотек по формированию фондов за счет безвозмездных поступлений регулируется несколькими ключевыми нормативными актами:

Гражданский кодекс РФ (ГК РФ):
- Ст․ 574 — форма договора пожертвования․ Письменное оформление обязательно, если даритель — юридическое лицо и стоимость дара превышает 3000 рублей․ В остальных случаях (физические лица, сумма менее 3000 руб․) устная форма допустима, но для библиотек настоятельно рекомендуется письменная форма для учета․
- Ст․ 582 — пожертвование в общеполезных целях․ Библиотеки имеют право принимать пожертвования без специального разрешения․
Порядок учета документов в библиотеках (утв․ Минкультурой РФ): Пункт 4․1․2 устанавливает, что прием документов от юридических и физических лиц в виде дара оформляется договором пожертвования с приложением акта приема-передачи․
Налоговый кодекс РФ (ст․ 251, 270): Пожертвования, полученные библиотекой (бюджетным/автономным учреждением), не подлежат налогообложению по налогу на прибыль․

Важное различие: Договор vs Акт

Часто их путают, но это разные документы:

Договор пожертвования (Дарственный договор), фиксирует волю сторон: даритель дарит, библиотека принимает․ Определяет условия (целевое назначение, сроки)․
Акт приема-передачи — фиксирует фактический момент перехода вещей из рук в руки․ Именно по акту библиотекарь ставит отметки в инвентарных книгах и на экземплярах․

Структура и обязательные реквизиты Акта приема-передачи

Согласно делопроизводству и архивному делу, акт должен содержать следующие реквизиты (по ГОСТ Р 7․0․97-2016 и общепринятой практике):

Реквизит	Описание и требования к заполнению
Наименование документа	«Акт приема-передачи документов, переданных в дар» или «Акт приема-передажи имущества по Договору пожертвования № [Номер] от [Дата]»․
Дата и место составления	Дата фактической передачи (например, г․ * , «___» _________ 202_ г․)․
Ссылка на основание	Обязательная фраза: «Составили настоящий Акт по Договору пожертвования № * от * г․»․
Стороны (Комиссия/Представители)	От библиотеки: Должность, ФИО полностью (маска: * * ․), основание действия (приказ о назначении ответственного лица / устав)․ От дарителя: ФИО (маска: * ․), паспортные данные (маска: * , выдан ), адрес (маска: г․ , ул․ , д․ , кв․ )․ Если юрлицо — наименование, ИНН, ФИО представителя по доверенности № *․
Перечень передаваемых документов	Самая важная часть․ Оформляется таблицей (см․ образец ниже)․ Обязательные колонки: № п/п, Автор/Заглавие, Год издания, Издательство, Количество экз․, Состояние (новое/хорошее/удовлетворительное/требует ремонта), Примечание (подарок автографа, редкое издание и т․д․)․
Общее количество
Условия передачи	Фраза: «Документы передаются в собственность библиотеки безвозмездно, без каких-либо обременений и претензий со стороны третьих лиц․ Даритель гарантирует, что является законным владельцем»․
Подписи сторон	Расшифровка подписей (ФИО) и дата․ Печать библиотеки (если предусмотрена уставом/приказом) ставится над подписью руководителя или уполномоченного лица․

Типовой образец Акта приема-передачи (Шаблон)

Ниже приведен универсальный шаблон, который можно адаптировать под конкретную ситуацию․ Текст в квадратных скобках [․․․] подлежит замене на реальные данные (в итоговом документе конфиденциальные данные замаскированы как *)․

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ, ПЕРЕДАННЫХ В ДАР

№ ___

г․ [Населенный пункт] «___» _____________ 202_ г․

Мы, нижеподписавшиеся:

От имени Муниципального бюджетного учреждения культуры «[Полное название библиотеки]» (далее — Библиотека), представляемое [Должность руководителя, напр․ Директор] [ФИО полностью], действующего на основании [Устава / Приказа о назначении № ___ от ___], с одной стороны,

Гражданин(ка) [ФИО дарителя полностью], паспорт: [Серия Номер], выдан [Кем выдан] [Дата выдачи], код подразделения [Код], проживающий(ая) по адресу: [Полный адрес регистрации], тел․: [Номер телефона] (далее — Даритель), с другой стороны,

составили настоящий Акт о том, что по Договору пожертвования № [Номер договора] от [Дата договора] Даритель безвозмездно передает, а Библиотека принимает в свой фонд следующие документы:

№ п/п	Автор, Заглавие, Выпускные данные (Год, Изд-во, Страницы)	Кол-во экз․	Состояние экземпляра	Примечание (подпись автора, дефект, редкость и т․д․)
1	Иванов И․И․ «Название книги»․, М․: Издательство «Пример», 2020․ — 300 с․	1	Хорошее	Автограф автора на титульном листе
2	Петров П․П․ «Сборник стихов»․ — СПб․: Питер, 2018․ — 150 с․	2	Удовлетворительное (помяты углы)	2 экземпляра
․․․
ВСЕГО наименований:		[Число]	[Число экз․]

Документы передаются в собственность Библиотеки безвозмездно, в общественно-полезных целях (пополнение библиотечного фонда), свободны от прав третьих лиц, не находяться в залоге, аресте или ином обременении․

Даритель подтверждает, что документы принадлежат ему(ей) на праве собственности и передача их не нарушает прав иных лиц․

Библиотека обязуется использовать полученные документы по назначению — для пополнения фонда и выдачи читателям․

Претензий по качеству, комплектности и внешнему виду переданных документов стороны не имеют․

Акт составлен в 2 (двух) экземплярах, имеющих равную юридическую силу: один — для Библиотеки, второй — для Дарителя․

ОТ БИБЛИОТЕКИ:

Должность: ___________________________

Подпись: ________________ / [ФИО] /

М․П․ (при наличии)

ОТ ДАРИТЕЛЯ:

Подпись: ________________ / [ФИО] /

Тел․ для связи: [Номер телефона]

Особенности заполнения табличной части (Инвентаризация «по акту»)

Качество заполнения таблицы определяет скорость ввода книг в электронный каталог и размещения на полках․ Библиотекарям и дарителям рекомендуется соблюдать следующие правила:

Библиографическое описание: Указывайте максимально полно: Фамилия автора, Заглавие, Ответственность (пер․ с англ․, под ред․), Место издания, Издательство, Год, Страницы․ ISBN, высоко желателен для быстрой каталогизации․
Состояние: Будьте честны․ «Новое» — только тиражи только что из типографии․ «Хорошее» — чистые листы, крепкий переплет․ «Удовлетворительное» — есть пометки карандашом, потертости обложки, пожелтение бумаги․ «Требует ремонта» — порванные листы, отваливающийся блок, битое переплетение․ Важно: Библиотека имеет право отказать в приеме документов в неудовлетворительном состоянии (п․ 4․1․2 Порядка учета), если ремонт нецелесообразен․
Многтомники: Если дарится набор (например, 10 томов собрание сочинений), укажите: «Т․ 1-10» в заглавии и «10» в колонке «Кол-во экз․»․ Если не хватает томов, обязательно укажите в примечании: «Неполный комплект: отсутствуют т․ 3, 7»․
Периодика: Журналы и газеты оформляются по годам/номерам: «Журнал «Наука и жизнь», 2023 г․, № 1-12 (полный год) — 12 экз․»․

Процедура приема дара в библиотеке: пошаговый алгоритм

На практике процесс выглядит так (основано на методических рекомендациях Минкультуры и коллегам):

Первичный контакт: Даритель обращается в библиотеку (лично, по телефону * * , через сайт/соцсети)․ Библиотекарь консультирует: что принимается (худ․ литратура последних 5-10 лет, научная, краеведческая, детская), что НЕ принимается (учебники старых образцов, сильно изношенные книги, пропаганда экстремизма, пиратские копии)․
Осмотр и отбор (Экспертиза): Ответственный библиотекарь (библиограф/фондовик) осматривает партию․ Составляет предварительный список (на бумаге или в Excel)․ Принимает решение о приеме всего объема или части․
Подготовка Договора пожертвования: Заполняется типовый бланк Договора (2 экз․)․ Если стоимость > 3000 руб․ и даритель — юрлицо, только письменная форма․ Для физлиц — по желанию, но библиотека требует для отчетности․
Подписание Акта приема-передачи: В день фактической передачи книг (или после экспертизы) подписывается Акт (образец выше)․ Один экземпляр Акта остается у дарителя․
Учет в библиотеке:
- Присвоение инвентарных номеров (ручной или автоматический в АБИС — Автоматизированной библиотечно-информационной системе: ИРБИС, АБИС «Мандрей», «РУСЛАН» и др․)․
- Оформление формуляров/карточек (если ведется бумажный учет)․
- Нанесение штампов/экслибрисов на экземпляры․
Благодарность и поощрение: Выдача благодарственного письма, грамоты, сувенирки, включение в «Книгу почета дарителей» (если ведется), пост в соцсетях (с согласия дарителя)․ Это критически важно для формирования базы постоянных дарителей․

Типичные ошибки и риски при оформлении

Ошибка	Последствия	Как избежать
Отсутствие Акта (только Договор или устная договоренность)	Невозможность инвентаризации книг, риск хищения, проблемы при ревизии/проверке Счетной палатой/Минкульта․	Всегда составляйте Акт при фактической передаче․ Даже если книги привезли в сумках у входа, оформите Акт сразу․
Неполные данные дарителя (нет паспорта, адреса, телефона)	Невозможность связаться для уточнения каталогизации, невозможность выслать благодарственную грамоту, правовые риски (п․ 5 ст․ 574 ГК РФ — идентификация сторон)․	В Акт обязательно вносите паспортные данные физлица (маскируйте в открытых отчетах как *) и контактный телефон․
Слишком общее описание: «Книги разные — 1 коробка»	Невозможность каталогизации, книги годами лежат на «свалке» в кладовке․	Требуйте/составляйте перечень по наименованиям․ Если книг много — оформляйте приложение к Акту на отдельных листах․
Прием книг с пометками «Не для продажи», «Образец», пиратских копий	Нарушение авторских прав, риск претензий правообладателей․	Проверяйте колофоны․ Не принимайте подозрительные издания․
Игнорирование условия «Целевое назначение»	Даритель хотел, чтобы книги пошли в детское отделение, а они ушли в макулатуру или в читальный зал взрослых․	В Договоре и Акте прописывайте: «Передаются для пополнения фонда [назв․ отделения/филиала]»․

Налоговые и отчетные аспекты (для библиотекарей-экономистов)

Хотя статья ориентирована на образец акта, важно знать финансовую сторону:

НДФЛ для дарителя (физлицо): Согласно п․ 18․1 ст․ 217 НК РФ, доход в виде имущества, полученного по договору дарения, не облагается НДФЛ, если даритель и получатель — не связанные лица (для библиотек это всегда так)․ Даритель не платит налог․
Налог на имущество для библиотеки: Поступившие книги учитываются как материальные ценности (ОС или МА, в зависимости от стоимости и срока полезного использования) и отражаются в балансе (счет 101/102/08/07)․ Акт — первичный документ для бухгалтерии (Дебет 08/07, Кредит 98 «Доходы будущих периодов» или 91․09 «Прочие доходы»)․
Отчетность Минкульта: Данные о количестве принятых в дар документов (наименований/экземпляров) включаются в ежегодную государственную статистическую отчетность (форма № 1-библ)․

Цифровизация: Электронный документооборот (ЭДО) и АБИС

Современные библиотеки переходят на бескागовый прием даров:

Электронный Договор/Акт: Подписание усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) через системы ЭДО (СБИС, Диадок, Контур․Экстерн) или Госуслуги (для физлиц — через Госключ)․ Юридическая сила равна бумажному․
Мобильные приложения/Виджеты на сайте: Даритель заполняет форму на сайте библиотеки (ФИО, контакты, предварительный список ISBN/названий)․ Библиотекарь получает заявку, согласовывает встречу, распечатывает Акт для подписи при встрече или отправляет на ЭЦП․
Интеграция с АБИС: Данные из Акта (CSV/Excel) импортируются в каталогизатор (ИРБИС, РУСЛАН, КОБИС), автоматически создавая заказ-наряд на каталогизацию;

Приложение: Рекомендуемый перечень литературы, которую библиотеки ОБЯЗАНЫ или РЕКОМЕНДУЕТСЯ принимать в дар

(Основано на типовых критериях отбора фондов)

Приоритетно (принимать почти всегда):

Краеведческая литература (любых лет, любое состояние — для архива/реставрации)․
Художественная литература последних 5–7 лет (бестселлеры, новинки)․
Детская и подростковая литература (новые издания, качественный полиграфический вид)․
Научная и учебная литература последних 3–5 лет (актуальные отрасли)․
Книги с автографами авторов, посвящениями, экслибрисами (ценность для фонда редких книг)․
Периодические издания (журналы «Наука и жизнь», «Вокруг света», «Наш современник» и др․) за последние 3–5 лет полными годами․

Принимать с осторожностью / после экспертизы:

Советская художественная литература (только если в идеальном состоянии и востребована читателями)․
Энциклопедии и справочники старше 10 лет (информация устарела)․
Учебники (только актуальные ФГОС, без пометок)․

Не рекомендуется принимать (отказ обосновывается вежливо):

Книги в неудовлетворительном состоянии (плесень, вода, грызуны, отсутствие обложек/листов)․
Пиратские издания, самиздат без ISBN/ББК/УДК․
Идеологически устаревшая литература (партийная, атеистическая 70-80-х гг․, если нет краеведческой ценности)․
Массовые журналы/газеты поштучно (только полные годовые комплекты)․
Книги, противоречащие законодательству РФ (экстремизм, ЛГБТ-пропаганда и т․д․ — проверяются по Единому федеральному списку экстремистских материалов)․

Грамотно оформленный Акт приема-передачи — это гарантия того, что доброе дело дарителя не превратится в головную боль для библиотекаря․ Он защищает интересы обеих сторон: даритель получает подтверждение безвозмездной передачи (важно для налоговой и личного архива), а библиотека — законное основание для внесения книг в фонд, их каталогизации и выдачи читателям․

Используйте приведенный выше образец как базу, адаптируйте его под локальные приказы вашего учреждения и особенности вашей АБИС․ Помните, что работа с дарителями, это не только документооборот, но и PR-инструмент: своевременная благодарность (письмо, пост, медаль «Друг библиотеки») превращает разового дарителя в постоянного партнера и адвоката библиотеки в обществе․

Данная статья подготовлена на основе открытых методических материалов профильных ведомств (Минкультуры РФ, РГБ, РДБ) и Гражданского кодекса РФ․ Актуальность нормативной базы проверена на ․ Перед использованием образца в работе рекомендуется согласовать его с юристом вашей организации․