Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Акт приема-передачи документов предприятия — это первичный учетный документ, который фиксирует факт передачи делопроизводства, учетной документации, уставных бумаг и иных материалов от одного лица к другому. Правильное оформление этого акта критически важно при смене руководителя, главного бухгалтера, реорганизации юрлица (слияние, присоединение, разделение), передаче дела в архив или при проверках контролирующих органов.

В данной статье мы подробно разберем структуру акта, обязательные реквизиты, нюансы составления инвентаризационной описи и предоставим универсальный образец акта приема-передачи документов предприятия, который можно адаптировать под любые нужды.

Правовая основа и назначение документа

Основанием для составления акта служат:

Федеральный закон от № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 9, 10) — требование документировать каждый факт хозяйственной жизни.
Приказ Росархива от № 236 (утв. типовые формы акта приема-передачи документов для хранения).
ГОСТ Р 7.0.8-2013 — правила составления описания к делу.
Внутренние локальные нормативные акты организации (Положение об архиве, Инструкция по делопроизводству, Учетная политика).

Основные цели акта:

Фиксация передачи ответственности за сохранность документов.
Подтверждение полноты и состояния переданного массива дел.
Юридическая защита интересов сторон в случае утери, порчи или неполной передачи документов.
Основа для списания документов с баланса передающей стороны и принятия на баланс принимающей.

Виды актов приема-передачи документов

В зависимости от ситуации выделяют несколько основных видов:

Акт при смене руководителя или главного бухгалтера

Самый частый сценарий. Составляется в двух экземплярах (для уходящего и входящего лица). Обязательно наличие подписи собственника/учредителя или уполномоченного органа.

Акт при реорганизации юридического лица

Оформляется на основании Передаточного акта (п. 2 ст. 58 ГК РФ). Присоединяются к разделяющему балансу или передаточному акту. Требует максимальной детализации (перечень дел по номенклатуре).

Акт передачи документов в архив (внутренний или государственный)

Регламентируется Приказом Росархива № 236. Требует обязательного составления описания дел (формы № 10 или № 11) и экспертной оценки ценности и сроков хранения.

Акт при передаче документов аудиторам / проверяющим органам

Оформляется по акту приема-передачи с указанием целей передачи и срока возврата. Часто используется форма КС-2 (для строительства) или свободная форма с обязательными реквизитами.

Обязательные реквизиты акта (согласно ст. 9 ФЗ-129)

Любой акт приема-передачи документов предприятия должен содержать следующие элементы:

Наименование документа: «Акт приема-передачи документов» (или «Приема-передачи делопроизводства»).
Дата составления: День, месяц, год (прописью и цифрами).
Место составления: Наименование населенного пункта (город, поселок).
Наименование организации: Полное и сокращенное наименование юрлица/ИП.
Основание для составления: Приказ № * от .. г., Устав, Договор, Решение учредителей.
Состав комиссии: ФИО, должности членов комиссии (председатель, члены, секретарь). Подписи с расшифровкой.
Стороны передачи:
- Передающая сторона: Должность, ФИО (например: Генеральный директор Иванов И.И.).
- Принимающая сторона: Должность, ФИО (например: Генеральный директор Петров П.П.).
Перечень передаваемых документов: Ссылка на приложение (Инвентаризационную опись / Номенклатуру дел).
Состояние документов: «В надлежащем состоянии», «Обнаружены повреждения: …», «Отсутствуют дела № …».
Количество экземпляров: Обычно 2 (для сторон) + 1 (в дело/архив).
Подписи сторон: С расшифровкой (ФИО) и датой. Печать организации (при наличии).

⚠ Важное замечание по персональным данным

В тексте акта и приложениях не рекомендуется указывать паспортные данные, адреса регистрации, номера телефонов и ИНН физических лиц (руководителей, бухгалтеров) без необходимости. Достаточно указать Должность и ФИО. Если данные требуются по внутренним правилам — маскируйте их в публичных копиях: Паспорт серия * № *, выдан * .. г.

Структура приложения: Инвентаризационная опись (Номенклатура дел)

Акт без приложения не имеет юридической силы. Приложение — это перечень дел (номенклатура) с указанием сроков хранения. Оформляется по форме № 10 (Опись дел на хранение в архиве организации) или форме № 11 (Опись дел на хранение в государственном архиве).

Колонки описи (минимальный набор):

Порядковый номер дела.
Индекс дела (шифр по номенклатуре).
Заголовок дела (точно по обложке).
Даты начала и окончания дела (крайние даты документов внутри).
Количество листов в деле.
Срок хранения (временный / постоянный / до проверки).
Примечания (состояние, отсутствие листов, «ЭДО» и т.д.).

Пример заполнения строки описи:

№ п/п	Индекс	Заголовок дела	Даты	Кол-во листов	Срок хранения	Примечание
1	01-01	Устав ООО «Ромашка» в ред. от	2020	15	Постоянный	Оригинал, зашит, пронумерован
2	02-05	Книга учета заявлений участников ООО «Ромашка»	2018-2023	50	75 лет	Последняя запись от
3	15-01	Первичные учетные документы за 2023 г. (накладные, акты, счета-фактуры)	2023	1250	5 лет	Сортировано по месяцам, в 12 папках

Пошаговая процедура составления и подписания

Подготовка: Передающая сторона приводит документы в порядок: зашивает дела, нумерует листы, клеит обложки, составляет номенклатуру.
Образование комиссии: Приказом/Распоряжением утверждается комиссия (минимум 3 человека: председатель, 2 члена, секретарь). В состав обязательно входят представители передающей и принимающей сторон.
Инвентаризация (пересчет): Комиссия сверяет физическое наличие дел с номенклатурой. Открывают дела, проверяют нумерацию листов, наличие подписей на обложках.
Фиксация расхождений: Если найдены недостачи, повреждения или лишние дела — составляется отдельный Акт расхождений или вносится запись в колонку «Примечание» описи и в текст основного акта.
Подписание: Акт и опись подписываются всеми членами комиссии, передающей и принимающей сторонами. Каждая страница описи пронумерована, сшита и запечатана печатью организации (если есть) или подписями ответственных лиц на последней странице с указанием «Всего листов: , пронумерованы, сшиты, запечатаны».
Распределение экземпляров: 1 экз. — передающей стороне (с подписью принимающей), 1 экз. — принимающей стороне (с подписью передающей), 1 экз. — в архив/дело.

Типичные ошибки и риски

Отсутствие описи: Акт с фразой «Переданы все документы по списку» без приложения списка недействителен в суде.
Несоответствие заголовков: Заголовок на обложке дела отличается от заголовка в номенклатуре/описи.
Игнорирование ЭДО: Если документы ведутся в электронном виде (СБИС, Диадок, 1С), в акте обязательно фиксируется передача доступа к ЭДО, ключей ЭП (токенов), логинов/паролей (в запечатанном конверте) и реестра электронных документов.
Передача «как есть» без проверки: Принимающая сторона не проверяет полноту годов (например, нет налоговой отчетности за 2021 г.). Риск штрафов ложится на нового руководителя.
Несвоевременное оформление: Акт составлен задним числом (после проверки налоговой). Это грубое нарушение учетной политики.

Универсальный образец Акта приема-передачи документов предприятия

Ниже приведен рекомендуемый шаблон. Текст в квадратных скобках […] подлежит замене на ваши данные. Конфиденциальные данные (адреса, телефоны, паспорта) в рабочих копиях заполняются полностью, в публичных — маскируются (*)

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор
ООО «[Название организации]»
______________ / [ФИО Директора] * /
«___» _____________ 202_ г.

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ

г. [Город] «___» _____________ 202_ г.

Мы, нижеподписавшиеся:

Председатель комиссии: [Должность, ФИО полностью] , действующий на основании [Приказ № от .. г.],

Члены комиссии:

[Должность, ФИО полностью] * ,

Секретарь комиссии: [Должность, ФИО полностью] * ,

действующие на основании Приказа № [Номер] от [Дата] «О создании комиссии по приему-передаче документов», составили настоящий Акт о том, что:

Передающая сторона: [Должность, например: Генеральный директор] ООО «[Название]», [ФИО] * , именуемая в дальнейшем «Передающая сторона», с одной стороны, и

Принимающая сторона: [Должность, например: Генеральный директор] ООО «[Название]», [ФИО] * , именуемая в дальнейшем «Принимающая сторона», с другой стороны,

произвели прием-передачу документов предприятия (делопроизводства, бухгалтерской и налоговой отчетности, кадровых документов, договоров, уставной документации и иных материалов), перечень которых приведен в Приложении № 1 (Инвентаризационная опись дел / Номенклатура дел), являющемся неотъемлемой частью настоящего Акта.

ПОЛНОТА И СОСТОЯНИЕ ПЕРЕДАВАЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ

Комиссией установлено, что переданные документы соответствуют перечню, указанному в Приложении № 1, по количеству дел ([Количество] единиц хранения) и листов ([Количество] листов).

Состояние документов: [В надлежащем состоянии / Обнаружены следующие недостатки: дело № 5 (индекс 03-01) повреждено влагой, в деле № 12 отсутствуют листы 10-15 по акту расхождений от .. г.].

Сроки хранения документов установлены в соответствии с утвержденной Номенклатурой дел ООО «[Название]» и типовыми номенклатурами Росархива.

ОСОБЫЕ УСЛОВИЯ ПЕРЕДАЧИ

Передающая сторона гарантирует достоверность и полноту переданных документов на момент подписания акта.

Принимающая сторона подтверждает, что претензий к составу, оформлению и количеству переданных документов не имеет, за исключением отмеченных в п. 1.2.

Электронный документооборот: Переданы средства электронной подписи (токен Рутокен ЭЦП 2.0 № ), доступы к системам ЭДО (СБИС/Диадок/Контур.Экстерн) — логин: , пароль передан в запечатанном конверте № . Реестр активных сертификатов ЭП прилагается (Приложение № 2).

Ключи от помещений/сейфов: Переданы ключи от архивного помещения (каб. № ) и сейфа для хранения строгой отчетности (инв. № *).

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

Ответственность за сохранность и правильное использование переданных документов с момента подписания настоящего Акта несет Принимающая сторона.

Передающая сторона не несет ответственности за последствия использования документов после даты передачи, а также за последствия недостатков, не выявленных комиссией при приемке (скрытых дефектов).

ПОРЯДОК РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ЭКЗЕМПЛЯРОВ

Настоящий Акт составлен в 3 (трех) экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу:

1 экземпляр, Передающей стороне;
1 экземпляр — Принимающей стороне;
1 экземпляр — в архив организации (к делу приема-передачи).

ПОДПИСИ КОМИССИИ И СТОРОН

Председатель комиссии [Должность] ________________ / [ФИО] * /	Член комиссии [Должность] ________________ / [ФИО] * /	Член комиссии [Должность] ________________ / [ФИО] * /
Секретарь комиссии [Должность] ________________ / [ФИО] * /	М.П. (При наличии печати)

ПЕРЕДАЮЩАЯ СТОРОНА
[Должность]
________________ / [ФИО] * /
Тел.: *

ПРИНИМАЮЩАЯ СТОРОНА
[Должность]
________________ / [ФИО] * /
Тел.: *

Приложение № 1 к Акту приема-передачи от «_» ___________ 202_ г.

ИНВЕНТАРИЗАЦИОННАЯ ОПИСЬ ДЕЛ (НОМЕНКЛАТУРА)

Организация: ООО «[Название]»

Подразделение: [Название отдела/архива]

Год: 202_

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Даты докум.	Кол-во листов	Срок хранения	Примечание (состояние, ЭЦП)
1	01-01	Устав ООО «[Название]» в действующей редакции	2020	12	Постоянный	Оригинал, зашит, пронумерован, печать
2	02-03	Протоколы общих собраний участников (с 2018 г.)	2018-2023	45	75 лет	Последний протокол от
3	05-01	Бухгалтерская отчетность за 2023 г. (годовая)	2023	35	5 лет	Сдана в налоговый орган ЭДО (№ пакета *)
4	10-05	Договоры поставщиков (активные на )	2021-2024	210	5 лет после истечения	В 3 папках, реестр договоров во вложении
5	15-01	Первичка: Приходные накладные, ТОРГ-12 за 2023 г.	2023	850	5 лет	Сортировка по хронологии, в коробке № 1
6	20-01	Личные дела сотрудников (увольненные до 2015 г.)	2005-2014	1200	75 лет	Переданы в Госархив г; [Город] по акту № * от ..
Всего дел: 6 единиц хранения. Всего листов: 2352.
Опись пронумерована, сшита, запечатана печатью организации (или подписями комиссии). Листов в описи: 2 (две). Подписи комиссии на последней странице описи.

СОСТАВИЛ ОПИСЬ: [Должность, ФИО] * / ________________ /

ПРОВЕРИЛ: [Должность, ФИО] * / ________________ /

Особенности передачи электронных документов и ключей ЭЦП

В современных реалиях передача «архива» немыслима без передачи доступа к информационным системам. В акте или отдельном приложении обязательно фиксируйте:

Перечень информационных систем (1С, СБИС, Диадок, Контур.Экстерн, Элба, банк-клиенты).
Логины администраторов/ответственных лиц.
Физические носители ключей ЭЦП (токены): модель, серийный номер (*), срок действия сертификата.
Пароли от контейнеров закрытых ключей (передаются в запечатанном конверте с подписью комиссии на клейме).
Доступы к почте домена, порталу Госуслуг организации, ЛК налогоплательщика.
Резервные копии баз данных (где хранятся, когда последнее копирование).

Рекомендация: Оформите отдельный «Акт приема-передачи доступа к информационным системам и ключам ЭЦП» как Приложение № 2 к основному акту.

Сроки хранения акта приема-передачи

Согласно типовым номенклатурам (Приказ Минкультуры РФ от № 558, п. 1.1.6), акты приема-передачи документов на хранение хранятся постоянно (в архиве организации до ликвидации, затем — в государственном архиве).

Акты приема-передачи при смене руководителя/бухгалтера (не связанные с передачей в архив) рекомендуется хранить не менее 5 лет (срок хранения первички) или до следующей передачи дел.

Грамотно составленный акт приема-передачи документов — это гарантия спокойствия и новой руководящей команды, и ушедшего руководителя, и безопасности организации при проверках. Используйте следующий чек-лист перед финальной подписью:

[ ] Наименование организации верное (как в Уставе/ЕГРЮЛ).
[ ] Дата и место составления указаны.
[ ] Основание (Приказ о комиссии) указано с номером и датой.
[ ] Состав комиссии полный (председатель, минимум 2 члена, секретарь), все подписались.
[ ] ФИО передающей и принимающей сторон указаны верно, должности соответствуют штатному расписанию.
[ ] Приложение № 1 (Опись) прилагается, пронумерована, сшита, запечатана/подписана на последней странице.
[ ] Количество дел и листов в акте совпадает с описью.
[ ] Состояние документов описано честно (повреждения, недостачи зафиксированы).
[ ] Отражена передача ЭЦП, доступов, ключей, паролей (в запечатанном конверте).
[ ] Количество экземпляров акта указано и соответствует действительности (обычно 3);
[ ] Подписи с расшифровкой, даты подписания стоят у всех лиц.
[ ] Печать организации поставлена (если организация использует печать).
[ ] Конфиденциальные данные (паспорта, телефоны, адреса) в рабочих копиях заполнены, в архивных копиях для сторонних — замаскированы (*).

Соблюдение данной процедуры исключит риски претензий со стороны налоговой инспекции, фондов, контрагентов и собственников бизнеса в будущем.

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При оформлении конкретных документов рекомендуется проконсультироваться с юристом или архивистом вашей организации с учетом отраслевой специфики и локальных нормативных актов.