Акт отбора образцов проб пищевых продуктов — это первичный учетный документ, который фиксирует факт изъятия продукции для проведения лабораторных испытаний (экспертиз). Правильное оформление этого документа критически важно для юридической силы результатов анализа, будь то государственный надзор, добровольная сертификация или внутренний контроль качества на предприятии.
В данной статье подробно разобраны структура, обязательные реквизиты, порядок заполнения и правовые нюансы составления акта. Также представлен типовой образец с пояснениями.
Нормативная правовая база
Оформление акта регулируется совокупностью нормативных правовых актов. Основные из них:
- ФЗ № 29 «О качестве и безопасности пищевых продуктов» (ст. 19, 20) — базовые требования к отбору проб.
- ГОСТ Р 51515-2020 «Пищевые продукты. Методы отбора проб» — ключевой технический документ, регламентирующий процедуру отбора, упаковки, маркировки и транспортировки.
- Постановление Правительства РФ № 946 (для объектов государственного надзора), порядок проведения проверок и отбора проб контролирующими органами.
- Технические регламенты Таможенного союза (ТР ТС 021/2011, ТР ТС 022/2011 и др.) — требования к безопасности и маркировке, за соблюдением которых следит лаборатория.
- Внутренние документы предприятия (СОП, инструкции по отбору проб) — для внутреннего контроля и аудитов (ISO 22000, HACCP).
Основные назначения акта
- Юридическое закрепление факта отбора: подтверждает, что образцы взяты у конкретного владельца/хозяина продукции, в определенном месте и времени.
- Обеспечение прослеживаемости: связывает лабораторный протокол испытаний с конкретной партией продукции.
- Фиксация условий: записывает температуру, упаковку, внешний вид — факторы, влияющие на достоверность анализов.
- Распределение ответственности: подписи представителей сторон (отбирающего и лица, у которого отбирают) подтверждают отсутствие претензий к процедуре на момент проведения.
Обязательные реквизиты акта (согласно ГОСТ Р 51515 и делопроизводству)
Документ не имеет строго утвержденной государством формы (кроме случаев госнадзора), поэтому организации разрабатывают свои бланки. Однако набор реквизитов обязателен:
| Реквизит | Описание и требования к заполнению |
|---|---|
| Наименование документа | «Акт отбора образцов проб пищевых продуктов» |
| Номер и дата составления | Сквозная нумерация за год. Дата, фактическая дата отбора (не дата печати). |
| Место составления | Населенный пункт, наименование объекта (завод, склад, магазин), адрес: г. , ул. , д. *. |
| Основание для отбора | Номер и дата приказа/распоряжения, договора на испытания, плана проверки, заявки заказчика. |
| Состав комиссии / лицо, произвевшее отбор | ФИО, должность, название организации. При госнадзоре — предъявляется служебное удостоверение. Фамилия инспектора: Иванов И.И. (). |
| Представитель субъекта предпринимательства (владелец/хозяин продукции) | ФИО, должность, основание (доверенность № от *). Должен быть уведомлен о правах и обязанностях. |
| Сведения об отбираемой продукции | Наименование (по ТУ/ГОСТ), сорт/марка, номер партии, дата производства, срок годности, производитель (наименование, адрес: г. , ), документы на продукцию (ДС, СГР, ветеринарные сопроводительные); |
| Условия хранения и транспортировки на момент отбора | Температура воздуха/продукта (фактическая, по термометру), влажность, состояние упаковки (целостность, чистота, наличие пломб/маркировки). |
| Метод отбора (ссылка на ГОСТ/МУ) | Например: «Точечный отбор по ГОСТ Р 51515-2020, п. 6.3», «Отбор по диагонали партии», «Полный отбор (партия < 50 единиц)». |
| Количество и масса отобранных образцов | Количество единичных образцов, их масса (нетто/брутто), количество лабораторных проб (объединенных/средних), количество контрольных (арбитражных) проб. |
| Маркировка образцов | Уникальный код каждого образца (например: Акт № 123/2023 — Обр. 1, Обр. 2…). Обязательно указание на этикетке: дата, ФИО отбирающего, название продукта. |
| Упаковка и пломбирование | Тип тары (стерильная банка, пакет для проб, фольга), номер пломбы/пломб (например: Пломба № *), способ герметизации. |
| Назначение испытаний | Перечень показателей безопасности и качества (микробиология, токсикология, радиометрия, органолептика, фальсификация и т.д.). |
| Лаборатория-исполнитель | Полное наименование, адрес: г. , ул. , д. , телефон: +7 () *—, аккредитация (№ реестра), контактное лицо. |
| Подписи сторон | Отбирающего: подпись, расшифровка. Представителя бизнеса: подпись, расшифровка. При отказе от подписи — составляется соответствующее примечание/акт отказа. |
Пошаговая процедура заполнения (алгоритм действий)
Этап 1: Подготовка
- Получение основания (приказ, договор, план).
- Подбор оборудования: стерильная тара, инструменты (ножи, лопатки, бура), термометры, пломбы, бланки актов, этикетки, маркеры, термоконтейнеры/холодильные сумки с холодователями.
- Идентификация партии: проверка сопроводительных документов, соответствие маркировки документам.
Этап 2: Проведение отбора (в присутствии представителя бизнеса)
- Осмотр партии: внешний вид, упаковка, температура (зафиксировать в акте).
- Определение схемы отбора (случайная, систематическая, выборочная) в зависимости от вида продукта и цели.
- Изъятие единичных образцов. Важно: использовать асептику для микробиологии, избегать загрязнения для химии.
- Формирование лабораторных проб (смешивание, квотирование) или передача единичных образцов в тару.
Этап 3: Упаковка, маркировка и пломбирование
- Каждая проба помещается в отдельную тару.
- Наклеивание этикетки с устойчивыми к влаге чернилами.
- Пломбирование тары или упаковки с пробами (пломба с уникальным номером). Номер пломбы прописывается в акте.
Этап 4: Заполнение акта и передача
- Заполнение акта в 3 экземплярах (минимум): 1 — отбирающему/лаборатории, 1, представителю бизнеса, 1 — в архив отбирающей организации.
- Подписание всеми участниками.
- Выдача представителю бизнеса контрольной (арбитражной) пробы (если предусмотрено основанием/договором) под роспись в акте.
- Передача проб в лабораторию в установленные сроки (обычно в сутки) с соблюдением температурного режима. Составляется Акт приема-передачи проб в лабораторию (отдельный документ или раздел в акте).
Типовой образец акта (Шаблон)
Ниже приведен пример заполнения бланка. Данные, подлежащие защите (персональные данные, коммерческая тайна), замаскированы символами *.
АКТ ОТБОРА ОБРАЗЦОВ ПРОБ ПИЩЕВЫХ ПРОДУКТОВ
№ 124-ОП от «15» октября 2023 г.
г. Москва
Основание: Договор на проведение испытаний № от «01» октября 2023 г., Заявка № .
Комиссия по отбору (или уполномоченное лицо):
- Петров Петр Петрович — старший инспектор Департамента * г. Москвы, удостоверение № (предъявлено).
- Сидорова Анна Сергеевна — лаборант ОТК ФБУЗ «ЦГСЭН № », удостоверение № .
Представитель субъекта предпринимательства (владелец/хозяин продукции):
- Смирнов Алексей Викторович — директор ООО «ПродуктСнаб», действующий на основании Устава / Доверенности № от «10» октября 2023 г. Телефон: +7 () —.
СВЕДЕНИЯ ОБ ОТБИРАЕМОЙ ПРОДУКЦИИ
| Параметр | Значение |
|---|---|
| Наименование продукта | Колбаса вареная высшего сорта «Докторская» |
| Нормативная документация | ГОСТ 31498-2012 |
| Производитель | АО «Мясной комбинат № », г. , ул. , д. |
| Номер партии / Дата выпуска | Партия № 4587 от |
| Срок годности | 45 суток (до ) |
| Документы на продукцию | Декларация о соответствии ЕАЭС № , Ветсопроводительная № , Накладная № * |
| Количество в партии | 500 кг (100 уп. по 5 кг) |
| Место хранения/реализации | Склад ООО «ПродуктСнаб», г. Москва, ул. , д. , склад № 3 |
УСЛОВИЯ ХРАНЕНИЯ НА МОМЕНТ ОТБОРА
- Температура в камере хранения (по термографу/термометру): +2.5 °C (норма: от 0 до +4 °C).
- Температура продукта (пробным методом в центре бревна): +3.0 °C.
- Упаковка: полимерная обертка, вакуумная, целостность не нарушена, маркировка читаема.
- Органолептические показатели (визуально): цвет, консистенция, запах соответствуют требованиям ГОСТ.
ПРОЦЕДУРА ОТБОРА
- Метод: Выборочный отбор по ГОСТ Р 51515-2020 (п. 7.2.2). Партия разделена на 5 подпартий, из каждой отобрано по 2 уп. (всего 10 единичных образцов).
- Инструмент: Стерильные ножи, пинцеты, доска (протирание спиртом между отборами).
- Тара: Стерильные полиэтиленовые пакеты с застежкой «zip-lock», объем 2 л, пробирки стерильные 50 мл (для микробиологии).
ФОРМИРОВАНИЕ ЛАБОРАТОРНЫХ ПРОБ И МАРКИРОВКА
| Код пробы в акте | Тип пробы | Масса/Объем | Назначение анализа | № Пломбы / Тары |
|---|---|---|---|---|
| Обр. 1 (средняя) | Лабораторная (основная) | 1000 г | Микробиология (МАФАНМ, Е.коли, Сальмонелла, Листерия), Физико-химия (влага, белок, жир, соль, нитриты) | Пломба № А100500 |
| Обр. 2 (средняя) | Лабораторная (дубликат) | 1000 г | Арбитражная / Контрольная (передана представителю бизнеса) | Пломба № А100501 |
| Обр. 3 | Единичная (упаковка № 12) | 5 кг (целая уп.) | Органолептика, радиометрия (Цезий-137, Стронций-90) | Пломба № А100502 (на коробе) |
НАЗНАЧЕНИЕ ИСПЫТАНИЙ
Комплексная оценка соответствия требованиям ТР ТС 021/2011, ТР ТС 022/2011, ГОСТ 31498-2012 по перечню показателей согласно Приложению № 1 к Договору № .
ЛАБОРАТОРИЯ-ИСПОЛНИТЕЛЬ
ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в г. », Аккредитация Росаккредитации № .
Адрес: г. , ул. , д. . Тел.: +7 () —. E-mail: @;ru.
Контактное лицо: заведующий отделом микробиологии Козлова Е.В. (тел. +7 () —).
СРОКИ И УСЛОВИЯ ПЕРЕДАЧИ
Проба Обр. 1 передана в лабораторию «15» октября 2023 г. в 16:30 в термоконтейнере с холодователями (темп. при передаче +4.0 °C). Акт приема-передачи в лаборатории № * составилен отдельно.
Проба Обр. 2 (контрольная) передана представителю бизнеса Смирнову А.В. под роспись в акте.
ПОДПИСИ СТОРОН
Члены комиссии по отбору:
Петров П.П. _______________ / Петров П.П. () /
Сидорова А.С. _______________ / Сидорова А.С. () /
Представитель субъекта предпринимательства:
Смирнов А.В. _______________ / Смирнов А.В. () /
С ознакомлен, претензий к порядку отбора не имею. Контрольную пробу получил.
Документ составлен в 3-х экземплярах, имеющих равную юридическую силу. Экз. 1 — в отбирающем органе, Экз. 2 — в лаборатории, Экз. 3 — у субъекта предпринимательства.
Типичные ошибки и риски при оформлении
- Отсутствие ссылки на метод отбора (ГОСТ/МУ): делает результаты оспоримыми в суде/арбитраже.
- Неполные сведения о партии: нет номера партии, даты выпуска или данных производителя, невозможно идентифицировать объект испытаний.
- Нарушение цепочки хранения (Cold Chain): если в акте не зафиксирована температура продукта на момент отбора, лаборатория может отказать в приеме или результаты будут считаться недостоверными.
- Ошибки в маркировке/пломбировании: несовпадение номера пломбы в акте и на таре, отсутствие этикетки на пробе.
- Отказ представителя бизнеса подписывать акт: необходимо составить Акт отказа от подписания с указанием причины, пригласить свидетелей (2 лица), зафиксировать это в основном акте. Отказ не останавливает процедуру;
- Использование нестерильной тары для микробиологии: грубое нарушение, ведущее к ложноположительным результатам.
Особенности для разных целей отбора
А. Государственный надзор (Роспотребнадзор, Россельхознадзор)
- Строго по Постановлению № 946 (плановые/внеплановые проверки);
- Обязательное наличие двух свидетелей (если представитель бизнеса отсутствует или отказывается).
- Обязательное изготовление контрольной пробы (передается бизнесмену).
- Акт составляется по установленной форме ведомства (если есть) или свободной с обязательными реквизитами.
Б. Добровольная сертификация / Декларирование
- По договору с органом по сертификации (ОС) или испытательной лабораторией (ИЛ).
- Отбор производит представитель ИЛ (аккредитованной в системе Росаккредитации).
- Акт является основанием для регистрации протокола испытаний в реестре Росаккредитации.
В. Внутренний контроль (HACCP / ISO 22000)
- Оформляется по внутренней инструкции предприятия (СОП).
- Может быть упрощен (без пломб, свидетелей), но должен обеспечивать прослеживаемость: уникальный ID пробы, ссылка на заказ-наряд/журнал отбора.
- Часто ведется в электронном виде (LIMS, 1C, MES-системы) с электронной подписью.
Г. Арбитражная / Экспертная экспертиза
- Отбор производится только по решению суда/арбитра или соглашению сторон.
- Присутствие сторон (истеца, ответчика) и их экспертов обязательно.
- Проба делится на 3 части: для суда, для истца, для ответчика. Все пломбируются и подписываются всеми участниками.
Электронный документооборот (ЭДО) и акты отбора
С 2021–2023 гг. активно внедряется электронное оформление актов отбора (в частности, в системе «Меркурий» Ветеринарного департамента — ВСД, в ФГИС «Сатурн»/«Церерус» для зерна, в системах Росспотребнадзора).
- Акт формируется в личном кабинете инспектора/лаборатории.
- Подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) отбирающего и представителя бизнеса (если у него есть ЭЦП).
- Данные автоматически попадают в Федеральную государственную информационную систему (ФГИС) и реестры протоколов.
- Распечатка такого акта с указанием «Подписано УКЭП» имеет полную юридическую силу.
Хранение акта
- Срок хранения: не менее срока годности продукции + 1 год (для первичной документации), для объектов надзора — согласно архивным правилам ведомства (обычно 5–10 лет).
- Форма хранения: бумажный оригинал (при ручном заполнении) или электронный оригинал (в ЭДО/СЭД). Копии передаются в лабораторию и заказчику.
Чек-лист для проверки акта перед подписанием (для бизнеса)
Если вы представитель компании, у которой отбирают пробы, проверьте в акте:
- Правильность наименования продукта, номера партии, дат.
- Соответствие номера пломбы на таре номеру в акте.
- Наличие контрольной пробы у вас на руках (если предусмотрено);
- Зафиксирована ли температура продукта/среды (критично для скоропортящихся).
- Указаны ли конкретные показатели испытаний (не просто «на безопасность», а перечень).
- Правильность ФИО отбирающего, номера его удостоверения/доверенности.
- Адрес и аккредитация лаборатории-получателя.
- Сроки передачи в лабораторию (не позднее суток, если иное не установлено методикой).
Акт отбора образцов проб — это не просто бюрократическая формальность, а ключевой документ, обеспечивающий достоверность и правоприменимость результатов лабораторных испытаний. Грамотное заполнение всех реквизитов, соблюдение процедуры отбора по ГОСТ Р 51515, правильная маркировка, пломбирование и поддержание цепочки холода гарантируют, что протокол испытаний будет принят контролирующими органами, органами по сертификации и судами без замечаний.
Рекомендуется использовать единые бланки, утвержденные локальными нормативными актами организации, и регулярно обучать ответственных лиц (качественников, кладовщиков, логистов) правилам взаимодействия с инспекторами и лабораториями при отборе проб.
Данная статья носит информационный характер. При оформлении конкретных документов необходимо руководствоваться действующим на момент отбора законодательством и локальными актами организации. Персональные данные и коммерческая тайна в примерах замаскированы (*).