Под термином «заявление работодателя» обычно понимают два принципиально разных вида документов:
- Заявление от работника к работодателю (например, о приеме на работу, отпуске, увольнении) — это самый частый поисковый запрос, хотя юридически грамотнее называть его «заявление работнику».
- Заявления от лица работодателя к третьим сторонам, в налоговую (ФНС), Социальный фонд (СФР), миграционные органы, банки, в суд или к собственнику имущества.
В данной статье мы подробно разберем оба аспекта, опираясь на актуальное законодательство (ТК РФ, ФЗ-129, ФЗ-27, ФЗ-79, ФЗ-25) и практику делопроизводства на .
Заявление о приеме на работу: обязательно ли оно в 2026 году?
Это документ, который пишет претендент на вакансию адресату — руководителю организации. Несмотря на привычную практику, Трудовой кодекс РФ не включает его в обязательный перечень документов при приеме на работу (ч. 1 ст. 65 ТК РФ).
Коммерческие организации: не обязательно, но практикуется
Согласно ст. 65 ТК РФ, работник предъявляет паспорт, трудовую книжку (или СТР), СНИЛС, документы об образовании/квалификации (если требуются) и военный учет. Заявления в этом списке нет.
- Риск для работодателя: Отказ в приеме из-за отсутствия заявления — нарушение ст. 64 ТК РФ (дискриминация/незаконный отказ).
- Почему всё равно просят: Фиксация даты фактического согласия работника на условия труда, подтверждение воли к заключению ТД, удобство для кадрового учета (приказ о приеме пишется «на основании заявления»).
- Легализация требования: Работодатель вправе включить обязательность заявления во локальный нормативный акт (ЛНА) (Положение о приеме, Правила внутреннего распорядка), принятый с учетом мнения выборного органа профсоюза (ст. 8, 372 ТК РФ). Без ЛНА требовать заявление нельзя.
Госслужба и муниципальная служба: строго обязательно
Здесь заявление — обязательный реквизит поступления на службу:
- Госслужащие (ФЗ № 79-ФЗ от ): ч. 2 ст. 26 — заявление на имя руководителя госоргана.
- Муниципальные служащие (ФЗ № 25-ФЗ от ): ч. 3 ст. 16 — заявление на имя главы МО/руководителя органа местного самоуправления.
Без заявления прием на гос-/муниципальную службу невозможен.
Образец заявления о приеме на работу (универсальный)
Документ пишется от руки или печатается. Небходимые реквизиты (ГОСТ Р 7.0.97-2016):
От кого: Иванова Ивана Ивановича
Паспорт: 45 *, выдан * 20 г., код подразделения -*
Проживание: г. , ул. , д. , кв.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу принять меня на работу в ООО «*» на должность менеджера по продажам (отдела продаж) с ..2026 г. по неопределенное время (с испытательным сроком 3 месяца / без испытательного срока) на условиях полной рабочей недели (40 часов в неделю) с заработной платой 000 руб. в месяц.
С условиями труда, внутренним распорядком и локальными актами организации ознакомлен(а), подпись по ознакомлению поставлю при заключении трудового договора.
..2026 г. _____________ /Иванов И.И./
Важно: Главный документ, порождающий трудовые права и обязанности — Трудовой договор (ст. 56, 67 ТК РФ). Он должен быть подписан в течение 3 рабочих дней со дня фактического допуска к работе. Заявление не заменяет ТД.
Заявления от работодателя к государственным органам (ФНС, СФР, МВД)
Это исходящая корреспонденция юрлица или ИП. Оформляются на бланке организации (с логотипом, ОГРН/ОГРНИП, ИНН/КПП, адресом). Подписывает руководитель или уполномоченное лицо (по доверенности/приказу).
В Федеральную налоговую службу (ФНС)
| Ситуация | Форма / Основание | Ключевые реквизиты |
|---|---|---|
| Регистрация юрлица/ИП | Форма Р11001 / Р21001 | Решение учредителя, устав, оплата госпошлины (для юрлиц), адрес * |
| Изменения в ЕГРЮЛ/ЕГРИП (адрес, директор, вид деятельности) | Форма Р13014 / Р14001 | Протокол/Решение, новый устав/изменения, нотариальное заверение подписи директора (если подает не он) |
| Ликвидация / Прекращение деятельности ИП | Форма Р15016 / Р26001 | Решение учредителей, баланс ликвидатора, уведомление кредиторов |
| Переход на УСН / Патент / АУСН | Форма № 26.2-1 / Уведомление о переходе на АУСН | Сроки: до 31 дек текущего года (УСН) / за 10 дней до начала (Патент) |
| Уведомление об открытии/закрытии отделенений | Форма Р14002 / Р13002 | Адрес отделения: *, срок действия |
Совет 2026: Почти все формы сдаются только в электронном виде через личный кабинет налогоплательщика (ЛК ИЮЛ/ИП) или операторов ЭДО (КЭДО). Бумажные формы принимаются только при подаче через МФЦ или нотариуса (для заверения подписи). Подпись — только КЭП (квалифицированная электронная подпись) руководителя.
В Социальный фонд России (СФР / бывший ПФР + ФСС)
- Регистрация страхователя: Форма ЕД-7 (ранее СЗВ-СТАЖ) — в течение 30 дней с момента возникновения обязательства (первый сотрудник). Подача, через ЛК СФР или ЭДО.
- Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД): Ежемесячно до 15-го числа след. месяца. Форма утверждена приказом СФР.
- Ежемесячное исчисление страховых взносов (ЕФС-1 / ДАМ): Сдается до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом (для взносов) / ежемесячно по зарплате.
- Уведомление о заключении/расторжении ГПХ (для начисления взносов): Форма СЗВ-НП (ежемесячно) или разовый уведомление о договоре (в течение 5 рабочих дней).
Адреса территориальных органов СФР для бумажной подачи (если ЭДО недоступно): г. , ул. , д. * (уточняйте на сайте sfr.gov.ru по вашему региону).
В миграционные органы (МВД / ГУВМ МВД) — для иностранных работников
- Уведомление о заключении трудового/ГПХ договора с иностраним гражданином / лицом без гражданства: В течение 3 рабочих дней со дня заключения договора. Форма утверждена Приказом МВД. Подача — через ЛК «Работодатель» на Госуслугах или почтой (ценным письмом с описью вложения) по адресу: *.
- Уведомление о расторжении договора: В течение 3 рабочих дней.
- Заявление на получение разрешения на работу (для ВНЖ/вид на жительство не требуется, но для патентов — да): Подается работодателем от имени ИН. Срок рассмотрения — 10 рабочих дней. Госпошлина оплачивается работодателем.
- Заявление на уведомление о приеме на работу высококвалифицированного специалиста (ВКС): Срок — до 30 дней до начала работы. Квоты, зарплата не ниже 167 000 руб. (актуализируется ежегодно).
Заявления работодателя к работникам (внутренние HR-документы)
Хотя закон часто говорит об «уведомлении» или «предупреждении», на практике это оформляются заявлениями/письмами от имени директора.
Основные виды
- Приглашение на работу (Offer): Не обязателен по ТК РФ, но полезен для фиксации условий до подписания ТД. Содержит: должность, зарплата, дата вступления, срок действия оффера.
- Уведомление об испытательном сроке: Не позднее 3 дней до окончания срока (ч. 4 ст. 70 ТК РФ). Лучше оформить письмом под роспись.
- Вызов с отпуска / Командировки: Только с письменного согласия работника (ст. 125, 167 ТК РФ). Оформляется актом согласия или заявлением работника «Прошу вызвать меня…», инициируемым работодателем.
- Предложение о переводе (в т.ч. на другую работу по медпоказаниям): Письменное предложение с указанием новой должности, зарплаты, срока. Ответ работника — заявление о согласии/отказе.
- Предупреждение о неполном выполнении трудовых обязанностей (для ст. 81 ТК РФ): Не путать с взысканием! Это фиксация факта (акт, служебная записка + уведомление работника под роспись).
- Уведомление об увольнении по соглашению сторон / сокращении штата / ликвидации: Сроки уведомления: 2 месяца (сокращение/ликвидация, ст. 180 ТК РФ), 3 дня (для уведомления СЗН о массовом увольнении).
Образец уведомления о сокращении штата (от работодателя к работнику)
ИНН КПП *
г. , ул. , д. *
УВЕДОМЛЕНИЕ
№ * от ..2026
Кому: Петрову Петру Петровичу
Должность: Главный бухгалтер
Уважаемый Петр Петрович!
Настоящим уведомляю Вас о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией должности «Главный бухгалтер» в результате изменения структуры и штатного расписания ООО «» (Приказ № от ..2026).
Дата предстоящего увольнения: ..2026 (не ранее чем через 2 месяца от даты вручения данного уведомления).
В соответствии со ст. 180 ТК РФ, Вам предлагаются все имеющиеся на ..2026 вакантные должности, соответствующие Вашей квалификации, а также низкооплачиваемые должности (перечень во вложении).
Прошу под роспись подтвердить получение данного уведомления и сообщить о согласии/отказе от предложенных вариантов перевода в течение 3 рабочих дней.
Руководитель ООО «*»
_____________ /Сидоров С.С./
М.П.
ПОДПИСЬ ПОЛУЧАТЕЛЯ: _____________ /Петров П.П./ «___» _________ 2026 г.
Заявления в банки и контрагентам
Частая практика — предоставление банку документов для открытия счета, зарплатного проекта, получения кредита/лизинга.
- Заявление на открытие расчетного счета: Форма банка. Подпись директора + печать (если есть) + КЭП (в онлайн-банке).
- Заявление на подключение зарплатного проекта: Реестр сотрудников (ФИО, № счета/карты, СНИЛС * *) + приказ о зарплатном проекте.
- Справка 2-НДФЛ / Справка о доходах (форма банка): Выдается по заявлению работника, но подписывается работодателем (бухгалтерией).
- Гарантийное письмо / Поручение к платежу: На бланке организации. «Прошу перевести сумму * руб. в пользу ООО «» (ИНН , счет № *) по основанию Договора № * от ..2026».
Общие правила оформления любых заявлений (ГОСТ Р 7.0.97-2016)
Независимо от адресата, деловой документ должен содержать:
- Шапку: Кому (должность, ФИО адресата, название орг.), От кого (должность, ФИО автора, ИНН/ОГРН если юрлицо).
- Наименование документа: «ЗАЯВЛЕНИЕ», «УВЕДОМЛЕНИЕ», «ПИСЬМО» (по центру, заглавными).
- Текст: Суть просьбы/сообщения, ссылки на статьи законов/договоров/приказов.
- Дата составления: ДД.ММ.ГГГГ (г. Населенный пункт).
- Подпись: Расшифровка (Фамилия И.О.) + печать (для юрлиц, если предусмотрено уставом). Для ЭДО — КЭП.
- Приложения: Перечень вложений (Копия паспорта, Доверенность № , Приказ № ).
Электронный документооборот (КЭДО/ЭДО) в 2026 году
Для взаимодействия с госорганами (ФНС, СФР, Росстат, МВД) и крупными контрагентами бумажный оборот практически ушел в прошлое.
- Операторы ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, Такском, * и др.) обеспечивают правовую силу документов, подписанных КЭП.
- Внутренние заявления (отпуск, командировка, объяснительная) удобно оформлять в HR-системах (1С:ЗУП, Bitrix24, MyRecruiter, *) с ЭЦП сотрудника.
- Срок хранения: Заявления о приеме — 75 лет (личные дела), к госорганам — по срокам хранения дел дела (обычно 5-10 лет для отчетности).
Чек-лист: как не ошибиться при подготовке заявления
| Этап | Действие | Риск при нарушении |
|---|---|---|
| Определение адресата | Точное наименование (Полное/Сокращенное), ИНН/КПП/ОГРН, адрес юр. лица * | Возврат документа, утеря сроков |
| Выбор формы | Установленная законом (ФНС, СФР, МВД) или свободная (внутренние, банки) | Отказ в приеме (для строгих форм) |
| Подписант | Руководитель или лицо по Доверенности № * / Приказу № * | Недействительность документа (ст. 183 ГК РФ) |
| Способ подачи | ЭДО (КЭП) / ЛК Госуслуг / Почта РФ (ценным с описью) / Лично под роспись | Невозможность доказать факт и срок подачи |
| Контроль срока | Календарный план / Напоминания в CRM/1С | Штрафы (ст. 11.1, 11.3, 11.5, 11.27 КоАП РФ), судебные споры |
В 2026 году ключевым трендом остается тотальная цифровизация. «Образец заявления» — это не просто текст в Word, а структурированные данные (XML/JSON), передаваемые через API операторов ЭДО в госсистемы (ФНС, СФР, ЕИС, ГИС МВД).
Для внутренних HR-процессов (прием, отпуск, увольнение) используйте типовые формы, закрепленные в ЛНА организации, и переводите их в электронный вид. Для внешних взаимодействий, всегда проверяйте актуальность форм на сайтах регуляторов (nalog.gov.ru, sfr.gov.ru, mvd.ru) на день подачи.
Помните: Любая ошибка в реквизитах (ИНН , КПП , адрес *, ФИО) стоит времени и денег. Проверяйте данные перед отправкой.
Статья подготовлена на основе законодательства РФ, актуального на . Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных юридических вопросов обратитесь к трудовому юристу или кадровику вашей организации. Контакты для связи: тел. , email: @*.ru