Ситуация, когда у работника на руках нет трудовой книжки (ТК), встречается часто: документ утерян, поврежден, не был выдан предыдущим работодателем вовремя или сотрудник перешел на электронный формат. В 2026 году актуальны два параллельных режима ведения трудовой истории: бумажный (для тех, кто не отказался до 2021 года) и электронный (ЭТК — по умолчанию для всех новичков и перешедших).
Ниже представлен подробный разбор оснований, процедур и готовых образцов заявлений для всех жизненных ситуаций, основанный на ТК РФ, Постановлении Правительства № 225 и актуальной практике.
Правовые основания: когда и зачем пишется заявление
Согласно ч. 5 ст. 65 ТК РФ и п. 9.13 Инструкции по ведению ТК (Постановление Минтруда № 225), работодатель обязан оформить документ в следующих случаях:
- Прием на работу: у лица нет ТК по причине утраты, порчи или первичного трудоустройства (выдается новая ТК).
- Утеря/порча у текущего работодателя: работник пишет заявление на выдачу дубликата ТК (восстанавливается стаж до момента потери).
- Электронная трудовая книжка (ЭТК): заявления нужны для перехода на ЭТК, получения выписки (СТД-Р) или исправления ошибок.
Заявление на оформление НОВОЙ трудовой книжки (при приеме на работу)
Ситуация
Соискатель приходит на работу. Бумажной ТК нет: потеряна годами ранее, сгорела, никогда не заводилась (первая работа до 2021 г.) или работник ранее выбрал ЭТК, а теперь хочет вернуть бумажный носитель (требует согласия работодателя и оформления дубликата у СФР/последнего работодателя).
Образец заявления
К генеральному директору ООО «» от гражданина Иванова Ивана Ивановича проживающего по адресу: г. , ул. , д. , кв. * Телефон: +7 () --** ЗАЯВЛЕНИЕ об оформлении трудовой книжки Прошу оформить мне трудовую книжку в связи с приемом на работу на должность _______________ (название должности) по трудовому договору от «___» ________ 20__ г. № ___. Основание отсутствия трудовой книжки: [ВЫБРАТЬ НУЖНОЕ] □ утрата трудовой книжки (дата и обстоятельства потери: ____________________); □ порча трудовой книжки (непригодна к использованию); □ первичное трудоустройство (трудовая книжка ранее не заводилась); □ иная причина: ____________________________________________. Согласно ч. 5 ст. 65 ТК РФ, в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине, работодатель обязан по письменному заявлению этого лица оформить новую трудовую книжку. Прошу заполнить ьный лист трудовой книжки на основании моих документов: — Паспорт РФ серии * № , выдан .20* г., код подразделения -; — Документ об образовании: ____________________________; — СНИЛС № --* *; — Военный билет (при наличии): ____________________________. С правилами ведения трудовой книжки ознакомлен(а), подпись поставлю при получении. «___» _____________ 20__ г. _________________ /Иванов И.И./
Нюансы заполнения ьного листа новой ТК
- Дата заполнения — дата приема на работу (даты приема на предыдущие работы в новую ТК не переносятся).
- Сведения о профессии/специальности указываются по документу об образовании.
- Подпись работника и ответственного лица (Кадры) обязательны. Печать ставится по желанию организации (есть в уставе).
- Сведения о стаже до этого работодателя восстанавливаются только через дубликат у последнего работодателя, где была ТК, или через СФР (для ЭТК).
Заявление на выдачу ДУБЛИКАТА трудовой книжки
Трудовая книга была у работодателя (хранилась в архиве/кадрах) и утеряна/уничтожена по вине работодателя или вследствие стихийного бедствия. Выдается дубликат, в который переносятся все записи о стаже и награждениях за весь период работы до момента потери.
Срок: не позднее 15 календарных дней со дня обращения (п. 43 Инструкции № 225).
К генеральному директору ООО «*» от работника Иванова Ивана Ивановича должность: _______________ Телефон: +7 () --** ЗАЯВЛЕНИЕ о выдаче дубликата трудовой книжки Прошу выдать мне дубликат трудовой книжки серии ** № в связи с ее утратой (порчей). Обстоятельства утраты (порчи): Трудовая книжка хранилась у работодателя (в кадровой службе / у ответственного лица ____________). Дата обнаружения отсутствия: «___» ________ 20__ г. Причина: [УКАЗАТЬ] (утеря при переезде архива / пожар / наводнение / хищение / иная: ____________). На основании п. 9.13 Инструкции по порядку ведения и хранения трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от № 69 (в ред. от 2023 г.), прошу оформить дубликат трудовой книжки со всеми записями о трудовой деятельности, содержавшимися в утерянной книжке. Готов(а) предоставить подтверждающие документы (копии приказов, сводки стажа из СФР, свидетельские показания) для восстановления записей. «___» _____________ 20__ г. _________________ /Иванов И.И./
Процедура восстановления записей в дубликате (п. 44 Инструкции № 225)
- Основание: приказы (распоряжения) о приеме, переводе, увольнении — копии из архива организации или архивных учреждений.
- Если приказов нет: справки из архивов, выписки из личных дел, сводки страхового стажа из СФР (формы СТД-Р / СЗВ-ТД).
- Если документов нет: допрос свидетелей (коллег) с составлением протокола (минимум 2 человека).
- Записи в дубликате делаются одной записью за каждый период работы: «Принят на работу… Уволен… Основание: приказ №…».
- На ьном листе дубликата ставится отметка: «Дубликат выдан взамен утерянной (испорченной) трудовой книжки серии ** № ».
Заявления, связанные с Электронной трудовой книжкой (ЭТК)
С 2020 года (ФЗ-439) основной формат — электронный. Бумажная ТК ведется только по заявлению работника, поданному до (или при приеме на первую работу до этой даты).
Заявление о переходе на ЭТК (отказ от бумажной)
Можно подать в любое время. Работодатель уведомляет СФР (формы СЗВ-ТД / ЕДВ-1). Бумажная ТК выдается работнику на руки под роспись.
ЗАЯВЛЕНИЕ о выборе ведения трудовой книжки в электронном виде Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде (ЭТК). Бумажную трудовую книжку серии ** № прошу выдать мне на руки. С последствиями перехода на ЭТК (невозможность возврата к бумажному ведению у текущего работодателя, получение сведений только через СФР/Госуслуги/работодателя) ознакомлен(а). «___» _____________ 20__ г. _________________ /Подпись/
Заявление на получение сведений из ЭТК (Выписка СТД-Р)
Работник имеет право получить информацию о своем стаже в любое время (ст. 66.1 ТК РФ). Работодатель выдает в течение 3 рабочих дней.
ЗАЯВЛЕНИЕ на предоставление сведений из электронной трудовой книжки (формы СТД-Р) Прошу предоставить мне сведения из электронной трудовой книжки в форме СТД-Р (полная выписка / за период с «___» по «___») для целей: [предъявления в иную организацию / получения пенсии / личного пользования / иные]. Способ получения: □ На руки под роспись в кадровой службе; □ По почте (адрес: _____________________________); □ В электронном виде (на email: @.** / через личный кабинет на Госуслугах). «___» _____________ 20__ г. _________________ /Подпись/
Заявление об исправлении неточных сведений в ЭТК
Если в СФР попали ошибки (ФИО, дата рождения, запись о приеме/увольнении). Работодатель подает корректирующую СЗВ-ТД.
ЗАЯВЛЕНИЕ об исправлении сведений в электронной трудовой книжке Прошу внести исправления в сведения электронной трудовой книжки, содержащиеся в СФР: Ошибка: _________________________________________ (например: неверно указана дата приема на работу / ФИО / основание увольнения). Правильные сведения: ______________________________. Основание для исправления: приказ № ___ от «___» ________ 20__ г. / решение суда / акт Госуслуг / иное: ____________. Копию подтверждающего документа прилагаю. «___» _____________ 20__ г. _________________ /Подпись/
Специфические ситуации и образцы
Работник не забрал ТК при увольнении (просрочил срок)
Работодатель не имеет права хранить ТК бессрочно. Действия:
- Направить заказное уведомление с извещением на адрес регистрации работника (п. 41 Инструкции № 225).
- Если работник не явился в течение 3 лет — передать в архив организации.
- Заявление от работника при получении задержанной ТК:
ЗАЯВЛЕНИЕ о получении трудовой книжки Прошу выдать мне трудовую книжку серии * № (вкладыш серии * № **), которая хранилась у работодателя с «___» ________ 20__ г. (дата увольнения по приказу № ___). С получением трудовой книжки (вкладыша) ознакомлен(а), претензий к срокам выдачи не имею. «___» _____________ 20__ г. _________________ /Подпись/
Заявление о выдаче ТК для предъявления в иную организацию (во время работы)
Сотрудник работает, но ТК нужна для банка, визы, вступления в СРО и т.д. Работодатель выдает под роспись в журнале учета движения ТК (п. 39 Инструкции № 225).
ЗАЯВЛЕНИЕ на временную выдачу трудовой книжки Прошу временно выдать мне трудовую книжку серии ** № для предъявления в _________________________ (название организации/цель) на срок до «___» ________ 20__ г. Обязуюсь вернуть трудовую книжку в указанный срок в надлежащем состоянии. «___» _____________ 20__ г. _________________ /Подпись/
Алгоритм действий HR-специалиста (Чек-лист)
| Ситуация | Документ-основание | Что оформляем | Срок | Куда девается оригинал заявления |
|---|---|---|---|---|
| Прием на работу, ТК нет (потеряна давно/первая работа) | Заявление на оформление ТК (ч. 5 ст. 65 ТК РФ) | Новая ТК (чистый бланк, запись только о текущем приеме) | День приема (до оформления приказа) | В личное дело (раздел «Трудовая книжка») |
| ТК утеряна у текущего работодателя | Заявление на дубликат + объяснение обстоятельств | Дубликат ТК (со всеми записями за прошлые годы) | Макс. 15 календарных дней | В личное дело + копия в дело по ТК |
| Переход на ЭТК | Заявление о выборе ЭТК | Сдача СЗВ-ТД с признаком «ЭТК», выдача бумажной ТК на руки | День подачи заявления (СЗВ-ТД — в срок сдачи отчетности) | В личное дело |
| Запрос выписки СТД-Р | Заявление работника | Выписка формы СТД-Р (на бланке или эл. виде) | 3 рабочих дня | В журнал выдач ТК/выписок |
| Исправление ошибки в ЭТК | Заявление + копия приказа/решения суда | Корректирующая СЗВ-ТД в СФР | В срок сдачи отчетности (или досрочно) | В личное дело |
Частые ошибки и риски (2026 год)
- Ошибка: Выдача «новой ТК» вместо дубликата при потере у работодателя.
Последствие: Потеря стажа работника, претензии прокуратуры/суда, штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (до 100 000 руб. для юрлиц). - Ошибка: Отказ в оформлении новой ТК при приеме, ссылаясь на «у вас должна быть ЭТК».
Правда: Если человек никогда не имел ТК (первая работа после 2020 г.) — ЭТК ведется автоматически, бумажная не оформляется. Если ТК была, но потеряна ДО приема к вам — оформляете НОВУЮ (ч. 5 ст. 65 ТК РФ). Стаж восстановит СФР/предыдущий работодатель. - Ошибка: Незаполнение ьного листа новой ТК «по правилам дубликата» (без записи стажа);
Правило: В новую ТК при приеме стаж не пишут. Пишут только в дубликат. - Риск: Хранение ТК уволенного работника более 3 лет без передачи в архив. Нарушение п. 41 Инструкции № 225.
Контакты и нормативная база для проверки
При подготовке документов рекомендуется сверяться с первоисточниками:
- ТК РФ: ст. 65 (прием на работу), ст. 66 (трудовые книжки), ст. 66.1 (ЭТК).
- Постановление Правительства РФ от № 2474 «О ведении электронных трудовых книжек».
- Приказ Минтруда России от № 69 (Инструкция по ведению и хранению ТК, вкладышей, бланков) — основной регламент для бумажки.
- Приказ Минтруда от № 514н — формы СЗВ-ТД, СТД-Р, порядок взаимодействия с СФР.
- Письмо Минтруда от № 14-6/В-1049 — разъяснения по оформлению новой ТК при приеме.
Контакты КонсультантПлюс (источник нормативной базы):
Адрес: , Москва, ул. Кржижановского,
Телефоны: +7 (**) —*, +7 (*) —**
Грамотное оформление заявлений об отсутствии трудовой книжки — залог правовой безопасности организации и сохранения пенсионных прав работника; Ключевой момент: четко разграничивайте «Новая ТК» (чистый лист, при приеме, стаж не восстанавливается) и «Дубликат» (восстановление истории, при потере у работодателя). В эпоху ЭТК большинство вопросов «отсутствия бумажки» решается получением выписки СТД-Р через работодателя или Госуслуги.
Статья подготовлена на основе актуального законодательства на г. Перед применением образцов рекомендуется проконсультироваться с кадровым юристом организации с учетом локальных нормативных актов.