С 1 января 2026 года процедура оформления и выплаты пособий по временной нетрудоспособности продолжает трансформироваться в сторону полной цифровизации․ Главное изменение, которое должны знать бухгалтеры и кадровые специалисты: классическое заявление на оплату больничного листа от работника в большинстве случаев больше не требуется․ Социальный фонд России (СФР) назначает пособие автоматически на основании электронного листа нетрудоспособности (ЭЛН)․

Однако существуют важные исключения, когда заявление от сотрудника обязательно, а также новые унифицированные формы для перерасчетов․ В этой статье подробно разберем, когда какие документы нужны, по каким бланкам их заполнять и в какие сроки сдавать в СФР, чтобы избежать штрафов․

Когда заявление от работника НЕ нужно

Согласно актуальным разъяснениям СФР (в т․ч․ рекомендациям, согласованным с Фондом), стандартное заявление на назначение и выплату пособия по временной нетрудоспособности оформлять не требуется․

• Основание: Электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН), сформированный медицинской организацией․
• Процесс: СФР самостоятельно назначает пособие на основании данных ЭЛН․
• Действия работодателя: Работодатель получает в личном кабинете застрахованного лица (ЛКЗ) на портале Госуслуг / СФР предзаполненные сведения для оплаты пособия․ Бухгалтеру остается только проверить корректность начисления и выплатить средства сотруднику в день зарплаты (аванса)․

Важно: Работодатель обязан направить в СФР сведения для расчета пособия (расчетный период, заработок) в течение 3 рабочих дней со дня получения сведений об ЭЛН (п․ 7 Правил, утв․ Постановлением Правительства РФ от № 2010)․

Когда заявление от работника ОБЯЗАТЕЛЬНО

Несмотря на автоматический режим, есть ситуации, когда без письменного заявления сотрудника не обойтись․

Заявление о выплате заработка вместо пособия (редкий случай)

Если сотрудник является внешним совместителем или по иным основаниям не подлежит обязательному страхованию в СФР за данного работодателя, пособие ему не назначается․ В этом случае работник пишет заявление в произвольной форме о выплате ему среднего заработка за дни нетрудоспособности за счет средств работодателя (ст․ 183 ТК РФ)․

Заявление о замене календарных лет в расчетном периоде (перерасчет)

Это самый частый случай, требующий оформления заявления по строгой форме в 2026 году․

• Суть: Работник имеет право заменить один или два календарных года расчетного периода на более выгодные (с большим заработком), если он застрахован в СФР в эти годы․
• Форма: Унифицированная форма заявления о замене календарных лет (календарного года) в расчетном периоде, утвержденная Приказом СФР от № 643․
• Срок сдачи в СФР: 5 рабочих дней со дня получения заявления от работника (п․ 14 Правил № 2010)․ Это исключение из общего 3-дневного правила․

Внимание! Раньше заявление о перерасчете составляли в произвольной форме и прикладывали справки о заработке․ Теперь работает только бланк Приказа № 643․ Справки о заработке (форма 182н) прикладывать не нужно — СФР сам запросит данные из ФНС/персонифицированного учета․

Актуальные бланки 2026 года: Приказ СФР № 643

С 2026 года нельзя использовать формы из приказа ФСС от № 119, он утратил силу․ Пересдавать ранее направленные сведения не нужно, если они актуальны, но новые документы оформляем только по новому приказу․

В Приказе СФР № 643 всего 8 бланков․ Из них 5 проходят через работодателя:

1. Заявление о замене календарных лет (календарного года) в расчетном периоде (ключевой для нетрудоспособности)․
2. Сведения о заработке (заменяет справку 182н для целей СФР)․
3. Заявление на назначение пособия по беременности и родам (если ЭЛН не оформлен/не дошел)․
4. Заявление на назначение пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет (если ЭЛН не оформлен)․
5. Заявление на назначение пособия лицу, усыновившему ребенка (если ЭЛН не оформлен)․

Остальные 3 бланка (на назначение пособия по временной нетрудоспособности, на перерасчет пособия — старый бланк, и др․) исключены из перечня, проходящего через работодателя, так как процессы автоматизированы․

Образец заполнения: Заявление о замене календарных лет

Ниже приведена структура заполнения унифицированного бланка (Приложение к Приказу СФР № 643)․ Конфиденциальные данные замаскированы․

Ключевые моменты заполнения:

• Заявление пишется от руки или на компьютере, но подпись работника — обязательна (живая или ЭЦП при подаче через ЛК)․
• В пункте 5 нужно выбрать правильный код основания․ Чаще всего используются коды 1 (нет заработка) или 2 (заработок ниже)․
• Работодатель ставит дату получения — от этой даты идет 5-дневный срок отправки в СФР․

Сроки и ответственность: штрафы за просрочку

Соблюдение сроков, критически важный момент․ За нарушение сроков представления сведений в СФР предусмотрен штраф по ст; 5․27 КоАП РФ (для должностных лиц, от 1 000 до 5 000 руб․, для юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб․)․ В самих Правилах № 2010 также зафиксирован штраф 5 000 руб․ за просрочку направления сведений․

Важный нюанс: Сроки считаются в рабочих днях (с учетом производственного календаря)․ День получения заявления от работника в счет 5 дней не включается (общий порядок исчисления сроков ГК РФ)․

Алгоритм действий бухгалтера/кадровца при получении ЭЛН (Чек-лист)

1. Получить уведомление об ЭЛН в ЛК СФР / 1С / ЭДО․
2. Проверить: корректность ФИО, СНИЛС, дат нетрудоспособности, диагноза (код), признака «Пострадал на производстве» (если есть);
3. Спросить у работника: не хочет ли он заменить годы расчетного периода? (Если да — получить заявление по бланку № 643)․
4. Подготовить сведения для расчета (заработок за 2 года расчетного периода) и направить в СФР в течение 3 рабочих дней․
5. Если есть заявление на замену лет: направить его в СФР в течение 5 рабочих дней со дня получения от работника․
6. Получить из ЛК СФР предзаполненные сведения для оплаты (размер пособия, периоды)․
7. Начислить и выплатить пособие в следующий день зарплаты/аванса после получения сведений от СФР (ст․ 136 ТК РФ)․
8. Отразить в учете: Дт 70 / Кт 69 (пособие за счет СФР), Дт 44/20/26 / Кт 69 (страховые взносы с пособия — нет, взносы не удерживаются, но отражается в СЗВ-ТД/СЗВ-СТАЖ)․

Частые ошибки 2026 года

• Использование старых бланков (Приказ ФСС № 119)․ Это повод для отказа СФР в приеме сведений и риск пропуска сроков․
• Игнорирование заявления на замену лет․ Если работник принес заявление, а вы его «забыли» или сдали с опозданием — пособие будет рассчитано без замены, сотрудник потеряет деньги, а компания — риск претензий и штрафов․
• Требование справки 182н у работника для перерасчета․ Теперь СФР сам берет данные из ФНС․ Работодатель лишь отправляет заявление по форме № 643․
• Путаница со сроками: применение 3-дневного срока к заявлению на замену лет (нужно 5 дней) или наоборот․
• Отсутствие ЭДО с СФР․ С 2023 года электронное взаимодействие обязательно для всех работодателей, независимо от численности․ Бумажные бланки в отделение СФР не принимаются (кроме исключительных случаев технической невозможности)․

Резюме

В 2026 году papelwork по больничным сведен к минимуму:

1. Заявление на оплату больничного, НЕ НУЖНО (автоматика через ЭЛН)․
2. Заявление на замену лет расчетного периода — НУЖНО (строго по бланку Приказа СФР № 643, срок сдачи в СФР, 5 раб․ дней)․
3. Справки 182н для СФР — НЕ НУЖНЫ (данные берутся из персонифицированного учета/ФНС)․
4. Срок сдачи сведений по ЭЛН, 3 рабочих дня․

Главная задача работодателя — своевременно передать в СФР корректные сведения о заработке (расчетный период) и не упустить заявление работника на замену лет, если оно ему выгодно․ Используйте только актуальные бланки Приказа СФР № 643 и взаимодействуйте с Фондом исключительно в электронном виде․

Статья подготовлена на основании информации из открытых источников (Главбух, КонсультантПлюс, официальный сайт СФР) по состоянию на ․ Нормативная база может меняться, перед применением сверяйтесь с актуальными редакциями законов и приказов СФР․