Оформление отпуска — обязательная процедура‚ регулируемая Трудовым кодексом РФ (ст. 123). Устное уведомление руководителя недостаточно: работодатель обязан хранить письменное заявление сотрудника. В этой статье разберем основные виды отпусков‚ правила написания заявлений и предоставим готовые образцы для разных жизненных ситуаций.
Общие правила составления заявления
Независимо от вида отпуска‚ заявление должно соответствовать деловому стилю и содержать обязательные реквизиты. Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016‚ в документе должны быть:
- Шапка: Кому (ФИО руководителя организации‚ должность‚ название организации) и От кого (ФИО сотрудника‚ должность‚ структурное подразделение).
- Название документа: «Заявление» (по центру строки).
- Текст: Суть просьбы (вид отпуска)‚ конкретные даты начала и окончания‚ общее количество календарных дней.
- Основание (при необходимости): Ссылка на статью ТК РФ‚ приказ‚ справку‚ семейные обстоятельства.
- Подпись и дата: Личная подпись сотрудника с расшифровкой и дата составления.
Важно: Заявление пишется от руки или на компьютере‚ но подпись должна быть только собственноручной. Дату написания ставят актуальную (обычно не ранее чем за 2 недели до начала отпуска‚ если иное не установлено локальными актами).
Основной ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 115 ТК РФ)
Это самый частый вид отпуска. Продолжительность, не менее 28 календарных дней. Может предоставляться частями (одна из частей не менее 14 дней)‚ но только по письменному заявлению сотрудника и согласии работодателя.
Образец 1: Стандартный (на 28 дней целиком)
К Генеральному директору ООО «Ромашка» Иванову И.И. от менеджера отдела продаж Петрова П.П. ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу предоставить мне ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 (двадцать восемь) календарных дней с по включительно (с выездом / без выезда).
Образец 2: На части (две части по 14 дней)
К Генеральному директору ООО «Ромашка» Иванову И.И. от менеджера отдела продаж Петрова П.П. ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу предоставить мне ежегодный основной оплачиваемый отпуск первой части продолжительностью 14 (четырнадцать) календарных дней за 2023 рабочий год с по . Вторую часть отпуска (14 календарных дней) прошу предоставить с по .
Примечание: Разделение отпуска требует согласия работодателя. В приказе об отпуске HR-специалист отразит предоставление частями.
Дополнительные виды отпусков
Помимо основного‚ ТК РФ и отраслевые соглашения предусматривают дополнительные оплачиваемые отпуска.
За вредные/опасные условия труда (ст. 117 ТК РФ)
Минимум 7 календарных дней. Требуется ссылка на результаты СОУТ (специальной оценки условий труда).
... ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу предоставить мне дополнительный ежегодный оплачиваемый отпуск за работу со вредными (опасными) условиями труда продолжительностью 7 (семь) календарных дней с по на основании заключения СОУТ от (протокол № *). ...
За нерегулированный рабочий день (ст. 119 ТК РФ)
Минимум 3 календарных дня. Должность должна быть включена в перечень‚ утвержденный приказом организации.
... ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу предоставить мне дополнительный ежегодный оплачиваемый отпуск за нерегулированный рабочий день продолжительностью 3 (три) календарных дня с по на основании приказа № * от о перечне должностей с нерегулированным рабочим днем. ...
За выслугу лет (бюджетники‚ военные‚ МВД и др.)
Порядок и сроки определяются специальными федеральными законами (например‚ ФЗ № 58‚ ФЗ № 76).
... ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу предоставить мне дополнительный ежегодный оплачиваемый отпуск за длину службы (выслугу лет) продолжительностью 10 (десять) календарных дней с по на основании ст. 18 ФЗ № 78-ФЗ. ...
Отпуск без сохранения заработной платы (до 14 дней и более)
Регулируется ст. 128 ТК РФ. Работодатель обязан предоставить такой отпуск определенным категориям граждан (ветераны‚ пенсионеры по возрасту‚ инвалиды‚ родители многочисленных семей и др.) на срок до 14 или 35/60 дней в год. Остальные категории — по соглашению сторон.
Образец 3: По семейным обстоятельствам (рождение ребенка‚ регистрация брака‚ похороны)
Срок до 5 дней (ст. 128 ТК РФ). Работодатель не имеет права отказать.
К Генеральному директору ООО «Ромашка» Иванову И.И. от бухгалтера Сидоровой С.С. ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 5 (пять) календарных дней с по в связи с регистрацией брака (ст. 128 ТК РФ). Копию свидетельства о регистрации брака прилагаю.
Образец 4: По инициативе сотрудника (по соглашению сторон)
Например‚ поездка за границу‚ ремонт‚ личные дела. Сроки согласовываются устно заранее.
... ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 10 (десять) календарных дней с по по семейным обстоятельствам (по соглашению с работодателем).
Образец 5: Для пенсионеров по возрасту (до 14 дней в год)
Право гарантировано ч. 2 ст. 128 ТК РФ. Отпуск можно прикрепить к основному или использовать отдельно.
... ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 14 (четырнадцать) календарных дней с по в соответствии с ч. 2 ст. 128 ТК РФ (пенсионер по возрасту). Копию пенсионного удостоверения прилагаю.
Специфические ситуации
Отпуск за счет будущего периода работы (до отработки 6 месяцев)
Общий правило: отпуск дается после 6 месяцев непрерывной работы. Исключения (ст. 122 ТК РФ): женщины перед декретным‚ несовершеннолетние‚ работники‚ принятые по переводам‚ и по соглашению сторон.
... ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу предоставить мне ежегодный основной оплачиваемый отпуск за 2024 рабочий год продолжительностью 28 (двадцать восемь) календарных дней с по за счет будущего периода работы (по соглашению с работодателем‚ я принят на работу ).
Перенос дат отпуска (изменение графика)
Пишется до выхода приказа об отпуске или до начала отпуска (если приказ уже вышел — нужно писать заявление на отмену/изменение приказа).
... ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу перенести начало моего ежегодного основного оплачиваемого отпуска‚ предоставленного приказом № * от ‚ с на (окончание ) в связи с производственной необходимостью (по соглашению с руководителем отдела).
Отзыв с отпуска (ст. 125 ТК РФ)
Только по письменному согласию сотрудника. Незаконно отзывать беременных‚ несовершеннолетних‚ работников на вредных производствах.
... ЗАЯВЛЕНИЕ Даю согласие на свой отзыв с ежегодного основного оплачиваемого отпуска (приказ № * от ) с по производственной необходимости. Прошу неиспользованную часть отпуска (5 календарных дней) присоединить к следующему ежегодному отпуску / предоставить в удобное для меня время / оплатить денежной компенсацией (подчеркнуть нужное).
Декретный отпуск и отпуск по уходу за ребенком
Оформляются на основании справок и медицинских документов. Заявление пишется свободной формой‚ но со ссылками на документы-основания;
Декретный отпуск (ст. 255 ТК РФ)
Срок: 140 дней (70 до родов‚ 70 после)‚ при осложненных родах, 156‚ при рождении двоих и более — 194 дня.
... ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу предоставить мне декретный отпуск в связи с беременностью и родами на 140 (сто сорок) календарных дней с по . Медицинский лист нетрудоспособности (свидетельство о беременности) серии * № * от прилагаю.
Отпуск по уходу за ребенком до 1‚5 или 3 лет (ст. 256 ТК РФ)
Может взять мать‚ отец‚ бабушка‚ дедушка или другой родственник‚ фактически ухаживающий за ребенком. Рабочее место (должность) сохраняется.
... ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу предоставить мне отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 1‚5 года (с по ) на основании ст. 256 ТК РФ. Копию свидетельства о рождении ребенка (серия * № *) прилагаю.
Образовательный отпуск (ст. 173‚ 174 ТК РФ)
Предоставляется работникам‚ обучающимся по очной или заочной форме в аккредитованных учебных заведениях. Оплачивается за счет работодателя (средний заработок).
- На сдачу вступительных экзаменов, до 15 дней (неоплачиваемый‚ если не поступил).
- На сдачу промежуточных аттестаций (экзаменов‚ зачетов), по расписанию сессии.
- На подготовку и сдачу государственных экзаменов / написание дипломной работы — до 4 месяцев (высшее) или 1 месяца (среднее проф.).
... ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу предоставить мне оплачиваемый образовательный отпуск на подготовку и сдачу государственных экзаменов по итогам обучения в ФГБОУ ВО «Университет » (договор № от ) продолжительностью 30 (тридцать) календарных дней с по на основании ст. 173 ТК РФ. Вызов из учебного заведения (справку) прилагаю.
Денежная компенсация за неиспользованный отпуск (ст. 127 ТК РФ)
Заменяется на деньги только часть отпуска‚ превышающая 28 дней (дополнительные отпуска). Основной 28 дней компенсируются только при увольнении. Нельзя компенсировать отпуск беременным‚ несовершеннолетним‚ работникам вредных производств.
... ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу заменить неиспользованную часть дополнительного ежегодного оплачиваемого отпуска за вредные условия труда за 2023 рабочий год (7 календарных дней) денежной компенсацией на основании ч. 2 ст. 126 ТК РФ.
Чек-лист перед сдачей заявления
- Проверьте даты: начало и конец отпуска‚ количество календарных дней (не рабочих!). Выходные и праздники входят в отпуск‚ но не оплачиваются отдельно (оплачиваются как дни отпуска).
- Убедитесь‚ что у вас накоплен опыт для основного отпуска (6 месяцев) или есть основание для досрочного.
- Согласуйте даты с графиком отпусков (если он утвержден в организации). Отклонение от графика требует согласия руководителя.
- Приложите подтверждающие документы (справки‚ вызовы‚ свидетельства‚ медицинские листы) — копии кладутся в личное дело.
- Сдайте заявление за 2-3 недели до предполагаемого начала отпуска (для расчета и выплаты отпускных за 3 дня до начала — ст. 136 ТК РФ).
- Получите входящий номер на своей копии заявления (или отметку в журнале регистрации) — это ваше доказательство подачи.
Частые ошибки
- Указание рабочих дней вместо календарных. В заявлении и приказе только календарные дни.
- Отсутствие ссылки на основание для дополнительных/образовательных/декретных отпусков.
- Подача заявления за 1 день. Бухгалтерия не успеет рассчитать и выплатить отпускные за 3 дня до начала (нарушение ст. 136 ТК РФ грозит штрафами организации).
- Попытка компенсировать основные 28 дней без увольнения (незаконно).
- Игнорирование графика отпусков. Работодатель имеет право отказать в датах‚ если они не совпадают с графиком‚ и нет согласия на перенос.
Резюме: Грамотно написанное заявление, залог своевременного получения отпуска и отпускных. Используйте приведенные выше образцы как базу‚ адаптируя их под свою ситуацию (вид отпуска‚ даты‚ основания). Всегда сохраняйте за собой вторую копию с отметкой о принятии. При сложных спорах (отказ в отпуске‚ неправильный расчет) обращайтесь в ГИТ (Государственную инспекцию труда) или в суд.
Примечание: В статье использованы маски (*) для скрытия персональных данных (номера документов‚ приказов‚ серий свидетельств) в соответствии с требованиями конфиденциальности.