В трудовой практике ситуации, когда сотруднику срочно нужно отсутствовать на рабочем месте по личным обстоятельствам, возникают регулярно. Законодательство (ст. 128 ТК РФ) гарантирует право на так называемый «административный отпуск» или отпуск по собственному желанию. В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить заявление, какие существуют нюансы оформления и предоставим актуальные образцы на год.
Правовые основания: что говорит Трудовой кодекс РФ
Согласно статье 128 ТК РФ, работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет) следующим категориям работников:
- Участникам ВОВ, до 14 календарных дней в году;
- Трудовым ветеранам, до 14 календарных дней в году;
- Инвалидам — до 60 календарных дней в году;
- Родителям (супругам) погибших военнослужащих — до 14 календарных дней;
- Работающим пенсионерам по возрасту, до 14 календарных дней.
Для остальных категорий работников предоставление такого отпуска является правом работодателя, а не обязанностью. Основаниями могут быть: семейные обстоятельства, лечение, учеба, решение жилищных вопросов, уход за больным родственником и др. Отказ должен быть мотивированным.
Отпуск по делу vs Отгул vs Оплачиваемый отпуск: в чем разница?
Часто эти понятия путают. Ниже таблица для наглядности:
| Вид отсутствия | Оплата | Сроки | Основание | Согласие работодателя |
|---|---|---|---|---|
| Отпуск по делу (ст. 128 ТК РФ) | Не оплачивается | По соглашению сторон (для льготников — строго по норме) | Заявление работника | Обязательно (кроме льготных категорий) |
| Отгул | Не оплачивается | Обычно до 1 смены/дня (внутрисменный) | Устное/письменное уведомление | Обязательно |
| Ежегодный оплачиваемый отпуск | Оплачивается (средний заработок) | Минимум 28 кал. дней в год | График отпусков / Заявление | По графику — автоматически, вне графика — по согласованию |
| Отпуск за свой счет (доп. дни к основному) | Не оплачивается | Макс. 14 дней (может прибавляться к основному) | Заявление работника | По соглашению сторон |
Важно: Если работник просто не явился на работу без заявления и согласия — это прогул (основание для увольнения по п. «а» ч. 6 ст. 81 ТК РФ).
Порядок оформления: пошаговая инструкция
- Написание заявления. Свободной формы, но с обязательными реквизитами (см. ниже).
- Подача руководителю. Лично под роспись на втором экземпляре, через секретаря, по почте (ценным письмом с вложением) или через ЭДО/корпоративный портал.
- Рассмотрение. Руководитель ставит резолюцию: «Согласен; Предоставить отпуск с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГ. Подпись, дата».
- Издание приказа (распоряжения). По форме Т-6 (утв. Госкомстатом) или собственной форме организации. Основание — заявление.
- Ознакомление работника. Под роспись в приказе и личной карточке (Т-2).
- Внесение записи в табель; Код «ОД» (код 10) или «НН» (код 31) — в зависимости от учетной политики.
Обязательные реквизиты заявления (ГОСТ Р 7.0.97-2016)
Даже если в компании нет строгого бланка, документ должен содержать:
- Шапка: Кому (ФИО генерального директора/ИП, название ООО/АО), От кого (ФИО работника, должность, структурное подразделение).
- Название документа: «Заявление» (по центру).
- Текст: Просьба предоставить отпуск без сохранения заработной платы (по собственному желанию), конкретные даты (с «…» по «…»), общее количество календарных дней, основание (общего характера: «по семейным обстоятельствам», «по личным делам», детализировать не обязательно).
- Дата составления (слева) и подпись работника с расшифровкой (справа).
Совет: Указывайте даты включительно (например: «с 15 апреля по 20 апреля 2026 г. включительно — 6 календарных дней»). Это исключит споры о дне выхода на работу.
Готовые образцы заявлений (Шаблоны)
Ниже приведены три наиболее частых сценария. Персональные данные замаскированы в соответствии с политикой конфиденциальности.
Образец №1: Стандартный (для работников без льгот)
Генеральному директору ООО «Ромашка» Иванову И.И. от менеджера отдела продаж Петрова П.П. ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы (по собственному желанию) по семейным обстоятельствам с по включительно (5 календарных дней). Подпись: * /Петров П.П./
Образец №2: Для льготной категории (обязательное предоставление)
Директору филиала ПАО «СтройМаш» г. , ул. , д. * Сидорову С.С. от инженера ПТО Смирнова С.С. ЗАЯВЛЕНИЕ На основании ч. 1 ст. 128 ТК РФ (в качестве работающего пенсионера по возрасту) прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 14 (четырнадцать) календарных дней с по включительно. Приложение: Копия удостоверения пенсионера. Подпись: * /Смирнов С.С./ Тел.: +7 () --
Образец №3: С прикреплением к основному ежегодному отпуску
Начальнику кадра № * ИП * (ЕГРИП *) Козлову К.К. от бухгалтера Волковой В.В. ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск за 2025 рабочий год продолжительностью 28 календарных дней с по и присоединить к нему отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет) продолжительностью 7 календарных дней с по включительно. Подпись: * /Волкова В.В./
Образец приказа (распоряжения) по результатам рассмотрения
После согласия руководителя кадровый сотрудник готовит приказ. Пример заполнения формы Т-6 (или свободной формы):
ПРИКАЗ № 45-к ООО «Ромашка» г; * 10 апреля 2026 г. О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы На основании заявления менеджера отдела продаж Петрова П.П. от № * ПРИКАЗЫВАЮ: Предоставить Петрову П.П. отпуск без сохранения заработной платы по семейным обстоятельствам с по включительно (5 календарных дней). Контроль за исполнением приказа возлагаю на начальника отдела кадров Соколову *. Генеральный директор Иванов И.И. /Подпись/ С приказом ознакомлен(а): Петров П.П. /Подпись/ «11» 04 2026 г.
Частые ошибки и риски (Чек-лист для HR и работников)
- Отсутствие дат. Фраза «на неделю» или «на несколько дней» недопустима. Нужны конкретные календарные даты.
- Подача заведомо ложных оснований. Если работник пишет «на лечение», а едет на дачу — это не основание для увольнения, но подрывает доверие. Лучше писать нейтрально: «по личным делам» или «по семейным обстоятельствам»;
- Игнорирование внутреннего распорядка. Если в ЛНА (локальном нормативном акте) установлен порядок согласования с непосредственным руководителем — его нужно соблюдать перед подачей к генеральному.
- Превышение лимита для льготников. Неиспользованные дни за текущий год не переносятся на следующий (пояснения Роструда).
- Неоформление приказа. Устное согласие директора не имеет юридической силы. Без приказа в табеле будет код «Я» (явка/прогул), а не «ОД».
- Влияние на стаж. Период отпуска по делу включается в страховой стаж (п. 2 ст. 11 ФЗ-400), но не включается в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, если превышает 14 дней в году (ч. 2 ст. 121 ТК РФ).
Электронный документооборот (ЭДО) и удаленная работа
В 2026 году подача заявления через корпоративный портал (1С:ЗУП, Bitrix24, MySklad, Контур.Экстерн и др.) равносильна бумажному варианту при условии:
- Использования усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) или простой ЭП по соглашению сторон (ст. 6, 9 ФЗ-63).
- Наличия в ЛНА положения об использовании ЭДО для кадровых документов.
В таком случае печать заявления для личного дела не требуется, достаточно хранить электронный оригинал в системе.
Ответы на популярные вопросы (FAQ)
- Может ли работодатель отказать простому работнику?
- Да, может. Статья 128 ТК РФ для общих категорий использует формулировку «может быть предоставлен». Отказ не требует письменного объяснения, но рекомендуеться зафиксировать мотивы во внутренней служебной записке.
- Можно ли прервать отпуск по делу?
- Да, по соглашению сторон. Работник пишет заявление о досрочном выходе, издается новый приказ. Работодатель не может принудительно вызвать с отпуска по делу (в отличие от ежегодного оплачиваемого).
- Считаются ли эти дни за стаж для следующего отпуска?
- Если сумма таких дней в рабочем году не превышает 14 календарных дней, да, считаются. Если больше — лишние дни «сгорают» для расчета стажа оплачиваемого отпуска (ст. 121 ТК РФ).
- Нужно ли оплачивать НДФЛ и взносы?
- Поскольку заработная плата не начисляется — налог и страховые взносы не удерживаются и не начисляются. В расчете СЗВ-ТД стаж фиксируется, но суммы нулевые.
- Можно ли взять отпуск по делу в период испытательного срока?
- Закон не запрещает. Но работодатель вправе отказать, так как это не льготная категория. На практике часто идут навстречу на 1-3 дня.
Резюме
Оформление отпуска по делу — процедура простая, но требующая соблюдения формы. Ключевые моменты:
- Пишите заявление заранее (желательно за 3-5 дней).
- Обязательно указывайте конкретные календарные даты и количество дней.
- Для льготных категорий (пенсионеры, инвалиды, ветераны) — ссылайтесь на ст. 128 ТК РФ, отказ недопустим.
- Требуйте издания приказа и ознакомления с ним под роспись.
- Храните второй экземпляр заявления с резолюцией руководителя у себя.
Используйте приведенные выше образцы как базу, адаптируя их под название своей организации (), ФИО руководителя () и свои данные. Грамотное оформление сэкономит нервы и обоих сторон и защитит от трудовых споров.
Статья подготовлена на основании ТК РФ, Постановлений Пленума ВС РФ и практики применения трудового права актуальной на . Данная информация носит справочный характер. В сложных случаях рекомендуется консультация с трудовой инспекцией или юристом по трудовому праву. Контактный телефон для справок: +7 () —.