Трудовая книжка остается одним из главных документов, подтверждающих трудовой стаж работника. Несмотря на распространение электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажный вариант по-прежнему используется многими организациями. Ошибки в записях о приеме и увольнении могут привести к серьезным проблемам: отказу в назначении пенсии, спорам при трудоустройстве, штрафам для работодателя. В этой статье подробно разберем, как правильно оформлять записи, и приведем образцы для разных ситуаций.
Общие правила внесения записей
Все записи о приеме на работу, переводе и увольнении вносятся в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки. Основные правила:
- записи вносятся на основании приказа (распоряжения) работодателя;
- запись о приеме вносится не позднее недельного срока с даты издания приказа;
- запись об увольнении вносится в день увольнения;
- формулировки должны точно соответствовать тексту приказа и нормам Трудового кодекса РФ;
- сокращения (например, «пр.», «ст.») не допускаются;
- нумерация записей сквозная, в пределах каждого работодателя начинается с номера 1;
Структура записи: четыре графы
Раздел «Сведения о работе» состоит из четырех граф:
- Графа 1 — порядковый номер записи;
- Графа 2, дата (число, месяц, год) приема, перевода или увольнения;
- Графа 3 — сведения о приеме на работу, переводе, увольнении с указанием причины и ссылки на статью ТК РФ;
- Графа 4 — наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись (приказ).
Образец записи о приеме на работу
Перед первой записью о приеме в графе 3 указывается полное наименование организации (без номера записи и даты), например:
Общество с ограниченной ответственностью «Восход» (ООО «Восход»)
Далее вносится сама запись:
| № | Дата | Сведения | Основание |
|---|---|---|---|
| 1 | Принят в отдел продаж на должность менеджера по продажам | Приказ от № 12-к |
Образец записи о приеме в порядке перевода
| № | Дата | Сведения | Основание |
|---|---|---|---|
| 1 | Принят в порядке перевода из общества с ограниченной ответственностью «Меридиан» на должность главного бухгалтера | Приказ от № 5 |
Образцы записей об увольнении
Формулировка причины увольнения должна дословно повторять норму Трудового кодекса РФ. Рассмотрим самые распространенные варианты.
Увольнение по собственному желанию
| № | Дата | Сведения | Основание |
|---|---|---|---|
| 4 | Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации | Приказ от № 18-к |
Увольнение по соглашению сторон
| № | Дата | Сведения | Основание |
|---|---|---|---|
| 5 | Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации | Приказ от № 24-к |
Увольнение в связи с истечением срока трудового договора
| № | Дата | Сведения | Основание |
|---|---|---|---|
| 6 | Трудовой договор расторгнут в связи с истечением срока действия трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации | Приказ от № 31-к |
Увольнение в порядке перевода к другому работодателю
| № | Дата | Сведения | Основание |
|---|---|---|---|
| 7 | Трудовой договор расторгнут в связи с переводом работника по его просьбе в общество с ограниченной ответственностью «Альфа», пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации | Приказ от № 40-к |
Увольнение по сокращению штата
| № | Дата | Сведения | Основание |
|---|---|---|---|
| 8 | Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением численности работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации | Приказ от № 45-к |
Заверение записи об увольнении
После записи об увольнении работник знакомится с ней под подпись. Ниже записи ставятся:
- подпись работника, ответственного за ведение трудовых книжек (например, инспектора отдела кадров Ивановой А. П.*);
- печать работодателя (при ее наличии);
- подпись самого работника.
Типичные ошибки при заполнении
- использование сокращений («ст.», «п.», «ТК РФ» вместо полной формулировки);
- несоответствие формулировки тексту приказа;
- неверная ссылка на статью ТК РФ (например, указание статьи 80 вместо пункта 3 части 1 статьи 77);
- пропуск номера записи или нарушение нумерации;
- внесение записи об увольнении не в день увольнения.
Если ошибка обнаружена, исправление вносится отдельной записью: указывается новый порядковый номер, дата и текст «Запись за номером … недействительна», после чего вносится правильная формулировка со ссылкой на соответствующий приказ.
Полезные контакты
По вопросам ведения трудовых книжек можно обратиться:
- в Государственную инспекцию труда вашего региона — телефон горячей линии: 8-800-*—;
- в Пенсионный фонд РФ (Социальный фонд России) — единый номер: 8-800-*—;
- к специалистам отдела кадров вашей организации, например к начальнику отдела кадров Петровой М. С.* (кабинет 2, внутренний телефон -);
Правильное оформление записей о приеме и увольнении — обязанность работодателя и гарантия защиты прав работника. Используйте приведенные образцы, строго следуйте формулировкам Трудового кодекса РФ и вносите записи своевременно. Это избавит обе стороны от споров, штрафов и проблем с подтверждением страхового стажа в будущем.