Запрос предложений — один из ключевых документов в деловой практике, который используется как в коммерческих закупках, так и в государственных (по 44-ФЗ и 223-ФЗ). Правильно составленный запрос позволяет получить от поставщиков сопоставимые, полные и конкурентные предложения. В этой статье разберём виды запросов, их структуру, образцы и практические рекомендации по составлению.

Что такое запрос предложений и зачем он нужен

Запрос предложений (Request for Proposal, RFP) — это документ, в котором компания-заказчик сообщает потенциальным поставщикам цель, предмет закупки, технические требования и условия, а также просит представить коммерческое предложение, отвечающее заявленным пожеланиям.

Основные цели запроса:

• получение актуальных цен и условий поставки;
• сравнение нескольких поставщиков по единым критериям;
• обоснование выбора контрагента (особенно важно для госзакупок);
• документальное подтверждение рыночной цены товара или услуги.

Виды запросов: RFI, RFP, RFQ

В практике закупок выделяют три основных типа документов, которые часто путают между собой:

RFI — запрос информации (Request for Information)

Используется на самом раннем этапе, когда заказчик ещё не знает, какие решения существуют на рынке. Например: «Завод хочет внедрить систему учёта энергии, но не знает, какие технологии доступны» — и рассылает RFI с вопросом: «Какие решения вы предлагаете?»

RFP — запрос предложений (Request for Proposal)

Применяется, когда заказчик понимает задачу, но хочет получить от поставщиков комплексные предложения: решение, методику, сроки, команду и цену. Типичен для IT-проектов, консалтинга, строительства.

RFQ — запрос котировок / ценового предложения (Request for Quotation)

Используется, когда товар или услуга чётко определены, и заказчика интересует прежде всего цена. Например, закупка светильников с указанием марки, мощности, количества и назначения.

Важно: чем детальнее запрос, тем качественнее ответ. На запрос «купим светильники» вы получите объёмные общие прайс-листы, а на запрос с конкретными характеристиками — полноценное коммерческое предложение, пригодное для сравнения.

Структура документа «Запрос предложений»

Качественный запрос предложений должен содержать следующие разделы:

1. Шапка документа — наименование организации-заказчика, ИНН/КПП, адрес, исходящий номер и дата.
2. Адресат — наименование организации-поставщика или формулировка «Потенциальным поставщикам».
3. Предмет запроса, что именно закупается (товар, работы, услуги).
4. Техническое задание / спецификация, характеристики, количество, требования к качеству. Рекомендуется оформлять отдельным приложением.
5. Условия поставки, сроки, место поставки, условия оплаты, гарантии.
6. Требования к оформлению предложения — форма, состав сведений, валюта, НДС.
7. Срок и способ подачи предложения — дедлайн, электронная почта или площадка.
8. Критерии оценки, цена, сроки, опыт, гарантийные обязательства.
9. Контактное лицо, ФИО, должность, телефон, e-mail.

Образец запроса коммерческого предложения (универсальный)

Ниже приведён пример шаблона, который можно адаптировать под свои нужды:

ООО «Пример»
ИНН 77* 01, КПП 77 001
Адрес: 115, г. Москва, ул. Примерная, д; , оф.
Тел.: +7 (495) —, e-mail: zakup@primer.ru

Исх. № * от «___» ________ 20__ г.

ЗАПРОС КОММЕРЧЕСКОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ

Уважаемые партнёры!

ООО «Пример» планирует закупку [наименование товара/услуги] в соответствии со спецификацией (Приложение № 1). Просим направить коммерческое предложение с указанием:

• стоимости единицы и общей стоимости (с НДС / без НДС);
• сроков поставки и условий оплаты;
• гарантийных обязательств;
• срока действия предложения.

Предложения просим направить в срок до «___» ________ 20__ г. на адрес: zakup@primer.ru.

Контактное лицо: Иванов И. И., тел. +7 (495) —, доб. *.

Генеральный директор ООО «Пример» ____________ /Петров П. П./

Особенности запроса по 44-ФЗ и 223-ФЗ

При составлении образца запроса коммерческого предложения по 44-ФЗ необходимо помнить о следующих требованиях:

• запрос размещается в ЕИС (единой информационной системе), если используется для определения НМЦК;
• направляется не менее чем пяти возможным поставщикам;
• описание объекта закупки должно быть объективным, без указания конкретных товарных знаков (кроме случаев, предусмотренных законом);
• в запросе указывается, что предоставление предложения не создаёт обязательств по заключению контракта.

Для поставщика коммерческое предложение в рамках госзакупок является официальным документом, подтверждающим цену продукции или услуги согласно заявленным характеристикам, без обязательств по заключению контракта.

По 223-ФЗ требования мягче: порядок запроса предложений определяется Положением о закупках конкретной компании, однако общие принципы (прозрачность, сопоставимость предложений) сохраняются.

Практические рекомендации

1. Детализируйте техническое задание. Оформите спецификацию, техническое описание или задание на оборудование отдельным документом, при необходимости приложите схему.
2. Устанавливайте единую форму ответа. Так предложения поставщиков будет проще сравнивать.
3. Указывайте чёткий дедлайн и канал подачи предложений.
4. Используйте комбинацию RFI → RFP → RFQ для сложных закупок: сначала изучите рынок, затем соберите решения, затем — финальные цены.
5. Храните полученные предложения — они служат обоснованием выбора поставщика при проверках.
6. Автоматизируйте процесс. Существуют шаблоны для Jira и других систем, помогающие команде управлять процессом запроса предложений и их оценки.

Типичные ошибки при составлении запроса

• размытое описание предмета закупки, в ответ приходят несопоставимые предложения;
• отсутствие срока действия предложения — цены могут устареть до момента выбора;
• неуказание условий оплаты и поставки — сравнение «только по цене» искажает картину;
• отсутствие контактного лица — поставщики не могут задать уточняющие вопросы.

Грамотно составленный запрос предложений — это фундамент успешной закупки. Используйте приведённые образцы как основу, адаптируйте их под специфику своей отрасли и требования законодательства (44-ФЗ, 223-ФЗ), уделяйте максимум внимания техническому заданию — и вы получите от поставщиков качественные, сопоставимые и выгодные предложения.