Акт осмотра товарно-материальных ценностей (ТМЦ) — это первичный учетный документ, фиксирующий фактический статус имущества организации на момент проверки. Несмотря на отмену обязательности унифицированных форм (постановлением Госкома статистики от 2013 года), правильное оформление акта критически важно для бухгалтерского учета, налогового контроля и разрешения спорных ситуаций. В данной статье подробно разберем виды актов, их структуру, правила заполнения и предоставим актуальные образцы на 2026 год.

Нормативно-правовая база и общие принципы

Согласно ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», организации самостоятельно разрабатывают формы первичных учетных документов, утверждая их в учетной политике. Ключевыми требованиями к акту осмотра ТМЦ являются:

• Наличие обязательных реквизитов (наименование документа, дата составления, наименование организации, содержание хозяйственной операции, физические и натуральные показатели, должности лиц, составивших документ, их подписи с расшифровкой).
• Свободная форма, не существует единого утвержденного бланка (как было ранее у формы МБ-7 или ОС-1), однако на практике используются устоявшиеся шаблоны.
• Комиссионный характер, осмотр должен проводиться специально созданной комиссией (минимум 2–3 человека) для обеспечения объективности.

Важно: По данным справочно-правовых систем (КонсультантПлюс, Гарант) на 2026 год, единой формы акта технического осмотра объектов несуществует. Документ создается в свободной форме или на основании образца, утвержденного приказом руководителя компании.

Основные виды актов осмотра ТМЦ

В зависимости от цели проведения инвентаризации или проверки, выделяют следующие основные типы актов:

Акт осмотра ТМЦ при инвентаризации (плановой/внеплановой)

Самый распространенный вид; Составляется по результатам сверки фактического наличия ценностей с учетными данными. Является основанием для выявления излишков, недостач или порчи.

Акт осмотра ТМЦ для списания (пришедших в негодность)

Оформляется, когда материалы, товары или основные средства потеряли потребительские свойства (испортились, устарели, повредились). На основании этого акта выпускается Акт на списание ТМЦ (часто формируется единый документ: «Акт осмотра и списания»).

Практика 2025 года: При больших объемах для удобства контроля рекомендуется составлять раздельные акты по причинам выбытия (порча, нормативная естественная убыль, моральное устаревание). В поле «Примечание» детализируют особенности списывания каждой категории.

Акт технического осмотра (оборудования, ТС, зданий)

Проводится для оценки технического состояния основных средств (ОС), транспортных средств (ТС), зданий и сооружений. Цель, определить пригодность к дальнейшей эксплуатации, необходимость капитального ремонта или модернизации.

Акт осмотра при передаче-приемке (сдаче-приемке)

Оформляется при сдаче материалов в аренду, безвозмездное пользование, при смене материально ответственного лица (МОЛ) или при приемке товаров от поставщика при обнаружении скрытых дефектов.

Акт осмотра после ЧС / стихийных бедствий

Специфический вид, фиксирующий ущерб от пожара, затопления, аварии. Пример из практики: «Комиссия… произвела осмотр следующих товарно-материальных ценностей на складе строительных материалов после аварии (протечки трубы центрального отопления)».

Структура и обязательные реквизиты акта осмотра ТМЦ

Независимо от вида, любой грамотно составленный акт должен содержать следующие блоки:

1. Шапка документа:
   • Наименование организации (полное/сокращенное).
   • Наименование документа: «Акт осмотра ТМЦ» (с указанием основания: «по итогам инвентаризации», «для списания» и т.д.).
   • Номер и дата составления (место составления — город/населенный пункт).
2. Основание проведения: Ссылка на приказ (распоряжение) директора о проведении инвентаризации/осмотре с номером и датой (например, Приказ № * от ..202* г.).
3. Состав комиссии: Таблица с ФИО, должностями членов комиссии (председатель, члены, секретарь). Персональные данные частично скрыты: Председатель — Бов И;В. (начальник отдела снабжения); Члены: Ова П.А. (специалист отдела снабжения), Цв М.П. (прораб), Шн В.М. (бухгалтер).
4. Присутствующие лица: ФИО материально ответственного лица (кладовщика, хранителя). Пример: Л*в Р.Т. (кладовщик склада).
5. Табличная часть (описание объектов осмотра):
   • № п/п.
   • Наименование ТМЦ (полное, по номенклатуре).
   • Единица измерения (шт., кг, м, м² и т.д.).
   • Номенклатурный номер / Код.
   • Учетное количество (по данным учета).
   • Фактическое количество (по результатам осмотра/подсчета).
   • Отклонение (излишки/недостача).
   • Состояние / Качество: Новое, Б/У, Требует ремонта, Пришло в негодность, Бракованное.
   • Примечание (описание дефектов, причин порчи, ссылка на фотофиксацию).
6. Подписи: Всех членов комиссии и МОЛ (с расшифровкой подписей). Подпись МОЛ подтверждает ознакомление, но не обязательно означает согласие (МОЛ может зафиксировать несогласие в акте или приложении).

Пошаговая инструкция по заполнению (на примере акта на списание/осмотр)

Шаг 1: Издание приказа о создании комиссии

До начала осмотра руководитель издает приказ. В нем указываются: состав комиссии, сроки проведения, перечень объектов/складов, цель (инвентаризация, подготовка к списанию, технический аудит).

Шаг 2: Проведение непосредственного осмотра

Комиссия в присутствии МОЛ производит визуальный осмотр, подсчет, взвешивание, замер. Важно: Нельзя ограничиваться только визуальным осмотром без зафиксирования результатов в акте. Фиксируются: целостность упаковки, наличие коррозии, трещин, следов влаги, соответствия маркировке/техпаспорту.

Шаг 3: Заполнение табличной части

Данные вносятся по каждой единице номенклатуры или партии. Если ТМЦ пришло в негодность, обязательно указывается причина (естественный износ, нарушение условий хранения, авария, срок годности истек) и рыночная/остаточная стоимость для налогового учета (НДФЛ, налог на имущество).

Шаг 4: Формулировка заключения

Текст заключения должен быть юридически выверен. Пример: «Комиссия установила, что ТМЦ по перечню ниже пришли в негодность вследствие длительного хранения в условиях повышенной влажности (протечка кровли), восстановлению не подлежат, подлежат списанию за счет финансовых результатов организации».

Шаг 5: Подписание и регистрация

Акт подписывается всеми членами комиссии. Один экземпляр остается в бухгалтерии (для списания — основание для проводки Дт 91.2 / 76 Кт 10/41), второй — у МОЛ, третий, в архиве/деле инвентаризации. Рекомендуется пронумеровать и прошить листы акта (последняя страница: «Всего прошито и пронумеровано ** листов»).

Особенности оформления акта технического осмотра оборудования и ТС

Для основных средств (ОС) и транспортных средств акту осмотра часто прилагаются дополнительные документы:

• Дефектная ведомость (перечень выявленных неисправностей).
• Фотографии повреждений (закрепляются к акту или хранятся в электронном архиве со ссылкой в акте).

Пример структуры акта технического осмотра ТС (актуально для 2025–2026 гг.):

• Марка, модель, год выпуска, VIN/кузов/шасси, гос. номер.
• Пробег/моточасы на момент осмотра.
• Состояние агрегатов (ДВС, КПП, ходовая, кузов, электрооборудование).
• Наличие/состояние спецоборудования (для спецтехники).

Типичные ошибки и риски при составлении

Хранение и сроки действия

Согласно Росархиву (Приказ от № 236), акты инвентаризации и акты осмотра ТМЦ (как основание для списания или корректировки учета) подлежат хранению в течение 5 лет после окончания года, в котором они составлены (для налоговых целей — минимум 5 лет по ст. 23 НК РФ, для бухгалтерских — по правилам архивирования). Акты осмотра основных средств (ОС) при списании хранятся 5 лет после списания.

Электронный документооборот (ЭДО) и акты осмотра

На 2026 год активно внедряется электронный документооборот. Акт осмотра ТМЦ может быть оформлен в виде электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью (КЭП) всех членов комиссии.

• Требования: соблюдение формата (XML/PDF), наличие КЭП, обеспечение целостности и читаемости на весь срок хранения.
• В системе ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С-ЭДО) существуют типовые шаблоны «Акта инвентаризации/осмотра», которые ускоряют процесс и исключают потерю бумажных носителей.

Пример структуры табличной части акта (шаблон для Word/Excel)

Ниже приведена рекомендуемая структура таблицы для копирования в редактор документов:

АКТ ОСМОТРА ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ № ___ от «___» ________ 20__ г.
г. _________________________

Основание: Приказ Генерального директора ООО «Наименование» № ___ от «___» ________ 20__ г.

КОМИССИЯ в составе:
Председатель: _________________ / _______________ / (Должность, ФИО, Подпись)
Член: _________________ / _______________ / (Должность, ФИО, Подпись)
Член: _________________ / _______________ / (Должность, ФИО, Подпись)
Член (бухгалтер): _________________ / _______________ / (Должность, ФИО, Подпись)

В присутствии МОЛ: _________________ / _______________ / (Должность, ФИО, Подпись)

Произвели осмотр ТМЦ на складе № __ (адрес: ________________________________).
Цель осмотра: [инвентаризация / выявление пригодности / подготовка к списанию / иное].

ТАБЛИЦА РЕЗУЛЬТАТОВ ОСМОТРА:

| № п/п | Наименование ТМЦ (характеристики, марка, модель) | Ед. изм. | Код/Номенклатура | Учетное кол-во | Фактическое кол-во | Отклонение (+/-) | Состояние (Новое/БУ/Брак/Негость) | Причина несоответствия / Дефекты | Примечание (фото, ссылка на протокол замеров) |
|-------|---------------------------------------------------|----------|------------------|----------------|--------------------|------------------|-----------------------------------|----------------------------------|---------------------------------------------|
| 1 | | | | | | | | | |
| 2 | | | | | | | | | |

По результатам осмотра установлено: _______________________________________________________
_________________________________________________________________________________________Решение: 1. Признать пригодными к дальнейшему использованию: _______________________________
 2. Признать пришедшими в негодность (подлежат списанию): ____________________________
 3. Пересортица / Перемещение: ____________________________________________________

Стоимость списываемых ТМЦ (остаточная/рыночная): _______________ руб. __ коп.

Всего прошито и пронумеровано ___ листов. Акт составлен в 3-х экземплярах.

ПОДПИСИ ЧЛЕНОВ КОМИССИИ:
Председатель: _____________ / _____________________ /
Член: _____________ / _____________________ /
Член: _____________ / _____________________ /
Бухгалтер: _____________ / _____________________ /

МОЛ (ознакомлен(а)): _____________ / _____________________ /

Грамотно оформленный акт осмотра ТМЦ — это не просто формальность, а юридический щит организации. Он защищает интересы компании при налоговых проверках, спорах с контрагентами и внутрикорпоративных конфликтах. Ключевые правила успеха: наличие приказа, независимая комиссия, детальное описание состояния каждого объекта, соблюдение сроков и правильное архивирование. Используйте приведенные выше образцы и структуру как основу для разработки собственных форм, закрепленных в учетной политике вашей организации на 2026 год.

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных бухгалтерских и юридических вопросов рекомендуется обратиться к профессиональным консультантам или использовать справочно-правовые системы (КонсультантПлюс, Гарант) для получения актуальных бланков и разъяснений.