Оформление увольнения — процесс строго регламентированный Трудовым кодексом РФ (ТК РФ). Одной из ключевых обязанностей работодателя в день прекращения трудового договора является выдача трудовой книжки работнику на руки (ст. 84.1 ТК РФ). Однако на практике часто возникают ситуации, когда сотрудник отказывается получать документ или не явился на рабочее место. В таких случаях кадровый специалист обязан составить Акт об отказе работника от получения трудовой книжки.

В данной статье мы подробно разберем правовые основы, порядок составления, обязательные реквизиты и предоставим актуальные образцы актов на 2026 год.

Правовые основы составления акта

Единой утвержденной государством формы акта об отказе получения трудовой книжки не существует. Это подтверждается судебной практикой и разъяснениями Роструда. Работодатель имеет право разработать собственный бланк, утвердить его локальным нормативным актом (ЛНА) — например, Положением о документообороте или Приказом о введении форм первичной учетной документации.

Ключевые нормативные акты:

• Ст. 84.1 ТК РФ — порядок выдачи трудовой книжки при увольнении.
• Постановление Минтруда РФ от № 69, Правила ведения и хранения трудовых книжек (п. 34: в случае отказа работника получать ТК составляется акт).
• ФЗ-402 «Об учете» (ст. 9) — требования к реквизитам первичных учетных документов.
• Письмо Роструда от № 526-ТЗ — разъяснения по оформлению отказа.

Когда составляется акт?

Акт готовится в двух основных сценариях:

1. Прямой отказ: Работник явился в день увольнения, ознакомился с записью, но отказался подписываться за получение и забрать книгу.
2. Неявка работника: Сотрудник не пришел на рабочее место в день увольнения для получения документа (отпуск, болезнь, прогул, личные причины).

Обязательные реквизиты акта (согласно ст. 9 ФЗ-402)

Для юридической силы документа в нем обязательно должны присутствовать:

• Наименование документа: «Акт об отказе работника от получения трудовой книжки».
• Дата составления (день, месяц, год) и место составления (наименование организации/ИП).
• Наименование организации (полное и сокращенное) или ФИО ИП.
• Состав комиссии (не менее 2-х лиц: председатель — обычно директор или уполномоченное лицо, члены — кадровый специалист, бухгалтер, представитель профсоюза/свидетели).
• ФИО работника, табельный номер, должность, структурное подразделение.
• Основание для составления: номер и дата приказа об увольнении.
• Суть факта: описание обстоятельств (работник явился/не явился, уведомлен/не уведомлен, отказал устно/письменно).
• Мотивы отказа (если работник их озвучил).
• ФИО свидетелей (при их привлечении) с указанием паспортных данных (серия/номер — , кем выдан, ).
• Подписи членов комиссии с расшифровкой.
• Подпись работника (если он явился и отказал), в графе «Отказ подтверждаю». Если не явился, прочерк или надпись «Не явился».

Порядок действий HR-специалиста: пошаговая инструкция

Шаг 1. Уведомление работника (если он не явился)

Перед составлением акта работодатель обязан уведомить уволенного сотрудника о необходимости получить трудовую книжку. Лучше сделать это заказным письмом с вложением и описью на адрес регистрации (адрес: г. , ул. , д. , кв. );

Важно: В уведомлении указывается срок, в течение которого книга будет храниться у работодателя, и предупреждается о направлении по почте при отсутствии реакции.

Шаг 2. Создание комиссии

Издается приказ (распоряжение) о создании комиссии для составления акта. Состав: председатель (руководитель/заместитель), секретарь (кадровик), члены (бухгалтер, свидетели — не менее 2-х лиц, не заинтересованных в исходе).

Шаг 3. Составление акта

Документ заполняется в 2-х экземплярах (один остается в организации, второй, направляется работнику почтой или хранится в деле). Заполнение производится ручкой (синяя/черная паста) или на компьютере с последующей печатью.

Шаг 4. Направление трудовой книжки почтой

Сразу после составления акта трудовая книжка отправляется заказным почтовым отправлением с вложением и уведомлением о вручении на адрес работника. Стоимость отправки оплачивает работодатель.

Актуальные образцы актов на 2026 год

Ниже приведены типовые варианты бланков. Обратите внимание: перед использованием адаптируйте их под ЛНА вашей организации.

Образец №1: Акт при личном отказе работника (явился, но не взял)

Образец №2: Акт при неявке работника (увольнение в отсутствие)

Образец №3: Акт об отказе от подписи в книге учета движения ТК (дополнительно)

Часто работник забирает книгу, но отказывается ставить подпись в Книге учета движения трудовых книжек (ф. Т-3). В этом случае составляется отдельный акт или делается отметка в самом журнале (столбец «Подпись получившего») с подписями комиссии. Образец акта:

Типичные ошибки и риски для работодателя

• Отсутствие уведомления. Если работник не явился, а вы не отправили заказное уведомление — суд может признать увольнение незаконным или срок выдачи ТК нарушенным (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ: для должностных лиц 1 000–5 000 руб., для юрлиц 30 000–50 000 руб.).
• Составление акта «про форма» без комиссии. Акт, подписанный только кадровиком, не имеет юридической силы. Нужен минимум 3 лица (председатель + 2 члена/свидетеля).
• Неуказание мотивов отказа. Даже если работник говорит «не хочу», это нужно зафиксировать: «Мотивы отказа не сообщал».
• Задержка отправки почтой. После составления акта ТК должна быть отправлена в ближайшее время (судебная практика: 1–3 рабочих дня). Хранение книги месяцами без отправки, грубое нарушение.
• Использование старых бланков с печатью. С 2021 года печати у организаций не обязательны, но если она есть — ставьте. У ИП печати нет, достаточно подписи.

Электронный трудовы стаж (ЭТС) и бумажная ТК в 2026 году

Напоминаем: с введен Электронный трудовой стаж. Работники, нанятые после этой даты, могут не заводить бумажную ТК. Однако если у сотрудника есть бумажная книжка (заведена до 2020 г. или по желанию), выдача её при увольнении обязательна, независимо от ведения ЭТС.

В акте обязательно указывайте: «Работник имеет бумажную трудовую книжку № … серии …, выданную …», чтобы исключить споры о том, что документ выдавать не следовало.

Хранение и учет документов

1. Один экземпляр акта складывается в личное дело работника (ф. Т-2) или в дело по увольнению.
2. Второй экземпляр (или копия) направляется работнику заказным письмом вместе с ТК (или отдельно, если ТК отправляется позже).
3. В Книге учета движения трудовых книжек (ф; Т-3) в строке данного работника в столбце «Дата выдачи» ставится дата составления акта, в столбце «Подпись получившего» — отметка «Акт от № __ от __.__.202__» с подписями комиссии.
4. Срок хранения акта, 75 лет (как документ, относящийся к учету труда, согласно Перечню типовых управленческой документации).

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Вопрос: Нужно ли нотариально заверять акт?

Нет. Закон не требует нотариального заверения. Достаточно подписей комиссии и свидетелей.

Вопрос: Можно ли передать ТК по доверенности?

Да. Работник может выдать нотариальную доверенность третьему лицу. В акте указывается: «Работник уведомлен о праве получить ТК через представителя по доверенности». Если доверенность предоставлена — ТК выдается представителю, в акте фиксируется передача доверенному лицу (ФИО, паспорт * № *, номер доверенности).

Вопрос: Что делать, если работник умер до получения ТК?

ТК выдается наследникам или лицам, имеющим право на пенсию по случаю потери кормильца, на основании свидетельства о смерти и документа, подтверждающего право (свидетельство о праве на наследство, судебное решение). Акт в таком случае не составляется, оформляется выдача в журнале Т-3 с подписью получателя.

Вопрос: Можно ли не составлять акт, а просто отправить ТК почтой?

Нет. Направление почтой без предварительного акта (фиксирующего факт отказа/неявки) является нарушением п. 34 Правил № 69. Акт, это доказательство добросовестности работодателя для суда и ГИТ.

Грамотное оформление акта об отказе получения трудовой книжки, это главный способ защитить организацию от штрафов ГИТ и исков со стороны бывших сотрудников. Главные принципы 2026 года:

• Используйте свои утвержденные бланки (в ЛНА).
• Всегда создавайте комиссию не менее 3-х человек.
• Обязательно уведомляйте работника заказным письмом (сохраняйте почтовые квитанции, описи вложения, уведомления о вручении/возврате).
• Направляйте ТК почтой сразу после составления акта.
• Маскируйте персональные данные (адреса, паспорта, телефоны) в публичных образцах, используйте .

Скачайте приведенные выше образцы, адаптируйте под структуру своей организации (название: ООО «», ИНН , директор ), утвердите приказом и используйте при необходимости. Это сэкономит время и нервы при проверках.

---

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ на . Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому юристу.