Акт приема-передачи документов — это основной юридический документ, фиксирующий факт передачи деловых бумаг от одного лица к другому. Грамотное его оформление защищает интересы обеих сторон, исключает споры о комплектности, сохранности и сроках передачи. В данной статье подробно разобраны виды актов, обязательные реквизиты, типичные ошибки и приведены универсальные образцы для различных ситуаций.
Зачем нужен акт приема-передачи документов?
Согласно ФЗ-125 «Об архивном деле в Российской Федерации» и ГОСТ Р 7.0.97-2016, передача документов (в т.ч. в архив, при смене ответственного лица, при реорганизации юрлица) обязательно должна оформляться актом. Отсутствие акта может привести к:
- Невозможности доказать факт передачи конкретного документа в суде.
- Штрафным санкциям со стороны контролирующих органов (Росархив, налоговая инспекция).
- Утере документов без возможности выявления виновного.
- Проблемам при сдаче отчетности или проверках контрагентов.
Основные виды актов передачи документов
Выбор формы акта зависит от основания передачи:
Акт приема-передачи документов в архив (внутренний или государственный)
Оформляется по форме № Акт-1 (утв. Приказом Росархива от № 236) или самостоятельной формой, разработанной в организации и закрепленной в локальном нормативном акте (Политике архива). Сдаются дела с истекшими сроками хранения.
Акт при смене материально ответственного лица (МОЛ) / секретаря / архивариуса
Составляется в двух экземплярах. Обязательна наличие подписи уволившегося (или переведенного) сотрудника и принимающего. Часто совмещается с инвентаризационной описью.
Акт при реорганизации или ликвидации юридического лица
Специфичный документ, передающий архив фонд преемнику (при слиянии, присоединении) или в государственный архив (при ликвидации без преемников). Требует согласования с органом архивного дела.
Акт передачи документов контрагенту / клиенту (договорные отношения)
При передаче первичной документации (накладных, УПД, актов выполненных работ) по заключенным договорам. Оформляется в свободной форме, но с соблюдением требований ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» (подписи, дата, перечень передаваемого).
Акт передачи электронных документов
С развитием ЭДО (Электронный документооборот) акты оформляются в виде XML-файлов или PDF с ЭЦП (усиленной квалифицированной электронной подписью). Регламентируется ФЗ-63 «Об электронной подписи» и порядком обмена, согласованным сторонами.
Обязательные реквизиты акта (по ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ст. 9 ФЗ-402)
Любой акт, чтобы иметь юридическую силу, должен содержать:
- Наименование документа: «Акт приема-передачи документов».
- Дата составления: День, месяц, год (прописью и цифрами).
- Место составления: Населенный пункт (город, село).
- Основание: Номер и дата приказа, распоряжения, договора, инвентаризационной описи.
- Состав комиссии (лиц): ФИО, должности передающего и принимающего лиц, членов комиссии (если таковая создана). Примечание: ФИО в примерах ниже замаскированы как *.
- Перечень передаваемых документов: В виде таблицы (номер дела/документа, заглавие, даты крайних записей, количество листов, срок хранения, категория ценности).
- Комплектность и состояние: Заметка о наличии/отсутствии повреждений, потерь, сортности.
- Количество экземпляров: Обычно 2 (передающему, принимающему) или 3 (если нужен третий для архива/бухгалтерии).
- Подписи: Передавшего, принявшего, членов комиссии с расшифровкой (ФИО). Печать организации (если предусмотрена уставом/Политикой).
Образец универсального акта приема-передачи документов (Внутренний)
Данный образец подходит для передачи дел от секретаря к архивариусу, при смене МОЛ, при внутренней пересортице.
АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ
г. «___» _____________ 202_ г.
Мы, нижеподписавшиеся:
Передающее лицо: (ФИО полностью), должность , действующее на основании (приказ/должностная инструкция), с одной стороны,
Принимающее лицо: * (ФИО полностью), должность , действующее на основании , с другой стороны,
составили настоящий Акт о том, что передающее лицо передало, а принимающее лицо приняло следующие документы:
| № п/п | Индекс дела / Рег. номер | Заглавие дела / документа | Даты крайних записей | Кол-во листов | Срок хранения / Категория | Примечание (состояние) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Договор № от * г. с ООО «*» | 2023 ⎼ 2024 | 15 | 10 лет / Временная | Хорошее | |
| 2 | * | Приказы по основной деятельности за 2023 г. | 2023 | 50 | 50 лет / Долговременная | Хорошее |
| 3 | * | Книга учета входящей/исходящей корреспонденции | 2022 ⎼ 2024 | 1 шт; (200 л.) | 75 лет / Долговременная | Обложка потерта |
Всего передано дел/документов: ___ () шт., всего листов: ___ () шт.
Документы приняты в установленном порядке, комплектность и состояние соответствуют описи / перечню выше. Претензий по комплектности и сохранности не имею.
Акт составлен в 2 (двух) экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу: один — у передающего лица, второй — у принимающего лица.
| ПЕРЕДАЛ: Подпись _____________ / * М.П. (при наличии) | ПРИНЯЛ: Подпись _____________ / * М.П. (при наличии) |
| Члены комиссии (при наличии): Подпись _____________ / Подпись _____________ / | |
Образец акта для передачи документов в архив организации (Форма Акт-1 / По ГОСТ)
Используется при сдаче дел в архив организации по истечении сроков хранения в структурных подразделениях. Отличается наличием графы «Срок хранения» и «Годность к использованию».
АКТ
приема-передачи документов в архив организации
№ ______ от «___» _____________ 202_ г.
Комиссия в составе:
- Председатель: (ФИО, должность)
- Члены: , *
проверила подготовку к сдаче в архив и приняла следующие дела:
| № | Индекс дела | Заглавие дела | Даты | Число листов | Срок хранения (лет) | Годность (Да/Нет) | Номер полки/ячейки |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | * | Бухгалтерия: Журналы учета хозяйственных операций | 2020 | 300 | 5 | Да | |
| 2 | Кадры: Личные дела уволенных сотрудников (срок 75 лет) | 2015-2018 | 1200 | 75 | Да |
Дела подготовлены в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016, нумерованы, переплетены, заглавия составили. Инвентарь описей приложен (в ___ экз.).
Председатель комиссии: _____________ /
Архивариус (принявший): _____________ /
Ответственное лицо отдела (сдавший): _____________ / *
Образец акта передачи первичных документов контрагенту (Бухгалтерия/ЭДО)
Используется при передаче оригиналов УПД, накладных, ТОРГ-12, актов ВР в бухгалтерию клиента или при передаче документов в аутсорсинговую бухгалтерию.
АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Основание: Договор № от «___» _____________ 202_ г.
Передает (Поставщик/Исполнитель): ООО «», ИНН , КПП , vertretenное Директором на основании Устава.
Принимает (Покупатель/Заказчик/Бухгалтерия): ООО «», ИНН , vertretenное Главным бухгалтером на основании Приказа № .
| № | Вид документа | Номер документа | Дата документа | Сумма (руб.) | Кол-во экз./листов | Форма (Бумага/ЭДО/PDF) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | УПД (Универсальный передаточный документ) | № | «___» _____________ 202_ г. | 2 экз. | Бумага + ЭДО | |
| 2 | Акт приема-передачи выполненных работ | № | «___» _____________ 202_ г. | 2 экз. | Бумага | |
| 3 | Товарная накладная ТОРГ-12 | № | «___» _____________ 202_ г. | 1 экз. | Бумага |
Всего передано документов: ___ () наименований, ___ () листов/экземпляров.
Документы переданы в надлежащем состоянии, подписи и печати (при наличии) расставлены в соответствии с законодательством. Получатель проверил соответствие перечню и качество печатных форм/ЭЦП.
| ПЕРЕДАЛ: Должность: Подпись: _____________ Расшифровка: Печать: [М.П.] | ПРИНЯЛ: Должность: Подпись: _____________ Расшифровка: Печать: [М.П.] |
Особенности оформления акта для электронных документов (ЭДО)
При передаче документов в электронном виде через оператора ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С-ЭДО и др.) акт оформляется как структурированный XML-файл (формат АктПриемки или АктПриемаПередачи в зависимости от формата ФНС/ЭДО-оператора).
Ключевые отличия:
- Подпись: Только ЭЦП (КЭП) уполномоченных лиц. Рукописные подписи не ставятся.
- Идентификация: Используются ИД документов в системе (UUID), хэш-суммы файлов, номера версий.
- Перечень: Формируется автоматически на основе списка переданных файлов (вложений).
- Юридическая сила: Признана судами при наличии КЭП и соблюдении порядка обмена (соглашение сторон об ЭДО).
Пример структуры данных (упрощенно):
<АктПриемки>
<ИдФайл></ИдФайл>
<Дата>2026-04-09</Дата>
<Номер></Номер>
<Основание>Договор № * от </Основание>
<Передает>
<Орг>ООО ""</Орг>
<ИНН>*</ИНН>
<Подписант></Подписант>
</Передает>
<Принимает>
<Орг>ООО ""</Орг>
<ИНН>*</ИНН>
<Подписант></Подписант>
</Принимает>
<Документы>
<Документ Ид="" Тип="УПД" Номер="" Дата="" Хэш=""/>
<Документ Ид="" Тип="Акт" Номер="" Дата="" Хэш="*"/>
</Документы>
<Подписи>...КЭП передающего...</Подписи>
<Подписи>...КЭП принимающего...</Подписи>
</АктПриемки>
Типичные ошибки при составлении актов (Чек-лист)
- Отсутствие даты или места составления. Акт без даты не имеет юридической силы.
- Неполные ФИО и должности. Допускаются только полные ФИО (без сокращений) и точные должности по штатному расписанию.
- Ссылка на несуществующее основание. Номер приказа/договора должен быть реальным и действующим.
- Отсутствие перечня документов (таблицы). Фраза «пачка документов» или «архив за 2023 год» недопустима. Нужен поштучный перечень или ссылка на приложенную опись (Инвентаризационную опись дел).
- Игнорирование состояния документов; Если есть повреждения, потертости, отсутствующие листы — это ОБЯЗАТЕЛЬНО фиксируется в колонке «Примечание» или отдельным приложением.
- Подпись не уполномоченных лиц. Подписать может только лицо, указанное в приказе о создании комиссии или в должностной инструкции (МОЛ, архивариус, директор, главный бухгалтер).
- Несоответствие количества экземпляров. Если акт в 2 экз., но подписан только один — для второй стороны документ недействителен.
- Смешивание сроков хранения в одном акте без разделения. При сдаче в архив дела с разными сроками хранения (временные/долговременные) лучше оформлять отдельными актами или четко группировать в таблице.
Хранение и учет актов
- Срок хранения актов внутренней передачи: Обычно 5 лет (по номенклатуре дела управления архивом/делопроизводством), акты сдачи в архив — 75 лет (как архивные документы).
- Срок хранения актов передачи контрагентам: Не менее 5 лет (ст; 29 НК РФ, требования к хранению первички).
- Учет: Все акты регистрируются в журнале учета актов приема-передачи (форма свободная, закрепленная в Инструкции по делопроизводству).
Резюме: алгоритм правильного оформления
- Определить основание (приказ, договор, закон).
- Создать комиссию (приказ) или назначить ответственных лиц.
- Провести инвентаризацию/пересчет документов перед подписанием.
- Заполнить табличную часть акта максимально детально (индексы, заглавия, даты, листы, сроки).
- Зафиксировать состояние (повреждения, недостачи).
- Распечатать нужное количество экземпляров.
- Получить подписи всех участников с расшифровкой.
- Поставить печати (если предусмотрено уставом/Политикой).
- Распределить экземпляры: 1 — передавшему, 1 — принимающему, 1 — в архив/бухгалтерию (по необходимости).
- Зарегистрировать акт в журнале учета.
Важно: Приведенные выше образцы являются шаблонами. Перед использованием их необходимо адаптировать под локальные нормативные акты вашей организации (Политику архива, Инструкцию по делопроизводству, Положение об архиве) и специфику передаваемых документов. Для сложных случаев (ликвидация, реорганизация, передача в госархив) рекомендуется консультация с архивистом или юристом по документообороту.
Дата актуализации информации: . Нормативная база: ФЗ-125, ФЗ-402, ФЗ-63, ГОСТ Р 7.0.97-2016, Приказ Росархива № 236.