Грамотное оформление приема-передачи горюче-смазочных материалов (ГСМ) — обязательное условие для бухгалтерского и налогового учета, а также для контроля расхода топлива на предприятии. В статье собраны актуальные образцы актов, ссылки на скачивание бланков в Word, Excel и PDF, а также разбор ключевых нюансов заполнения на 2026 год.

Нормативная база и актуальные формы на 2026 год

На текущий момент (апрель 2026 года) единой обязательной формы акта приема-передачи ГСМ для всех организаций не существует. С 2013 года предприятия имеют право разрабатывать собственные бланки, закрепляя их в учетной политике. Однако на практике широко используются:

• Форма МХ-1 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от № 132), классический унифицированный бланк для приема ТМЦ, применимый к ГСМ.
• Форма МХ-3 — для оформления передачи ТМЦ на ответственное хранение (водителю, кладовщику).
• Собственные формы, разработанные организацией с учетом специфики учета (наличие топливных карт, ГЛОНАСС-мониторинга, зимних надбавок).
• Формы для госзакупок (44-ФЗ/223-ФЗ) — приложения к государственному/муниципальному контракту на поставку ГСМ (по данным КонсультантПлюс, актуальны редакции 2025 года).

Важно: При работе по госконтрактам обязательно используйте форму, утвержденную как приложение к конкретному контракту. Для коммерческих организаций достаточно бланка с обязательными реквизитами (ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ).

Основные виды актов приема-передачи ГСМ

Акт приема-передачи ГСМ от поставщика (приходный)

Оформляется при поставке топлива на склад организации или в автоцистерну. Является основанием для отражения в учете (ДТ 10 / 41 — КТ 60).

Ключевые реквизиты:

1. Наименование документа: «Акт приема-передачи ГСМ (бензина, дизельного топлива)».
2. Дата и место составления.
3. Основание: номер и дата договора поставки, накладной (ТТН), УПД.
4. Состав комиссии по приемке (ФИО, должности — *).
5. Табличная часть: наименование ГСМ (марка, экологический класс), единица измерения (л, т), количество по документу, фактическое количество (с учетом температурной коррекции), цена, сумма.
6. Результаты лабораторного анализа (при необходимости): плотность, температура, объем при 15°С/20°С.
7. Подписи ответственных лиц поставщика и получателя с расшифровкой и печатями (при наличии).

Акт передачи ГСМ водителю (на выезд / на смену) — Форма МХ-3 или своя

Оформляет выдачу топлива из склада организации водителю за рулем. Основание для списания на производство (ДТ 20/23/26 — КТ 10).

Особенности заполнения 2026 года:

• Обязательное указание нормы расхода (утвержденной приказом организации) и пробега по одометру (начальный/конечный).
• Ссылка на путевой лист (номер, дата).
• Учет зимних надбавок (если действуют по региону).
• Данные топливной карты (номер карты, *), если заправка безналичная.

Акт приема-передачи топливных карт водителю

Отдельный документ (не путать с актом на топливо!). Фиксирует передачу БСО (бланка строгой отчетности) — самой карты.

Структура акта (образец 2025/2026):

• Перечень передаваемых карт: номер карты (), ПИН-конверт (да/нет), лимит средств/литров.
• Срок действия карты.
• Ответственное лицо (водитель ФИО — ), подпись о получении.
• Акт возврата карты (при увольнении/смене водителя) — отдельный документ или обратная сторона.

Акт приема-передачи ГСМ безвозмездно

Используется при спонсорской помощи, грантах, передаче между обособленными подразделениями без оплаты.

• Ссылка на договор дарения или акт решения учредителей.
• Оценка ГСМ по рыночной цене (для налогового учета НДФЛ/Налог на прибыль).
• Реквизиты: «Передано безвозмездно», основание — Договор дарения № от .

Пример заполнения табличной части (фрагмент)

Примечание: Данные в таблице приведены для примера. Реальные значения плотности и температуры фиксируются по акту лабораторного анализа или данным датчиков АЗС/ЦРПТ.

Где скачать актуальные бланки (Word, Excel, PDF)

Ниже приведены проверенные источники для загрузки пустых форм и образцов заполнения на 2026 год:

• Сервис «Моё Дело» (mydeals.ru / moedelo.org): Предлагают форму МХ-1 и собственные шаблоны «Акт приема-передачи ТМЦ (ГСМ)» с примером заполнения; Есть редакция от . Форматы: .docx, .xlsx, .pdf.
• Платформа «Альфа-Курс» (alfakurs.ru): Шаблон «Акт приема-передачи оборудования (ОС-14)» и универсальные акты ТМЦ, адаптированные под ГСМ. Есть рекомендации по заполнению.
• КонсультантПлюс (consultant.ru): В разделе «Акты, образцы, формы, договоры» -> «ГСМ 2026 год». Доступны формы для госзакупок (приложение к госконтракту), акты на списание, примеры с зимними надбавками. Требуется доступ к системе.
• Юридический СоветникЪ / Справочник адвоката: Образцы актов передачи ГСМ другому лицу, акты на топливные карты, акты устранения недостатков.
• Сайты-библиотеки бланков (blanki.ru, docs.google.com шаблоны): Простые акты приема-передачи товара/ТМЦ в Word/Excel для малого бизнеса.

Прямые ссылки на скачивание (маскированы):

• «>Скачать Акт приема-передачи ГСМ (МХ-1) — пустой бланк Word
• «>Скачать Образец заполнения Акта приема ГСМ от поставщика 2026 (PDF)
• «>Скачать Акт передачи ГСМ водителю (МХ-3 / свой бланк) Excel
• «>Скачать Акт приема-передачи топливной карты водителю 2025/2026 (Word)
• *»>Скачать Акт приема-передачи ГСМ безвозмездно (Дарение) — бланк

Типичные ошибки при составлении акта ГСМ

1. Отсутствие температурной коррекции. Топливо поставляется/выдается при температуре, отличной от 15°С (базовой). Без пересчета объема к 15°С (по ГОСТ / таблицам плотности) возникают расхождения с УПД/ТТН и претензии ФНС.
2. Несоответствие номенклатуры. В акте написано «Бензин», а в накладной «Бензин АИ-95-К5 Евро». Для учета и НДС нужна полная характеристика.
3. Пропуск основания. Нет ссылки на договор/накладную/путевой лист — документ не имеет юридической силы.
4. Использование устаревших форм без утверждения в учетной политике. Если используете МХ-1 — закрепите это приказом директора.
5. Смешивание акта на карту и акта на топливо. Это разные бизнес-процессы и разные документы.

Электронный документооборот (ЭДО) и ГСМ в 2026 году

С 2025 года активно внедряется обязательный ЭДО для отдельных категорий налогоплательщиков и при работе с госзаказчиками (форматированные УПД/УКД по приказу ФНС № ЕД-7-26/.;.).

• Акт приема-передачи ГСМ может быть оформлен в виде УПД (Универсальный передаточный документ) с функцией СЧФ и первички.
• При ЭДО подпись ставится ЭЦП (уполномоченного лица — *). Бумажный оригинал не требуется, если стороны не договорились иначе.
• Для внутреннего учета (выдача водителю) пока допускается бумажный вид или внутренний ЭДО (1С, СБИС, Диадок, Контур).

Чек-лист: что проверить перед подписанием акта

• [ ] Соответствие количества и наименования ГСМ транспортной накладной (ТТН) / УПД поставщика.
• [ ] Наличие данных о плотности и температуре для пересчета в массу/объем при 15°С.
• [ ] Верность расчета суммы (Кол-во × Цена = Сумма, НДС выделен верно).
• [ ] Подписи всех членов приемо-сдаточной комиссии (минимум 2 лица от получателя).
• [ ] Печать организации (если используется в документообороте).
• [ ] Соответствие бланка утвержденной в учетной политике форме.
• [ ] Наличие ссылки на путевой лист (для выдачи водителю).

Правильно оформленный акт приема-передачи ГСМ — это защита средств организации при проверках ФНС, спорях с поставщиками и внутренних расследованиях утечек топлива. В 2026 году рекомендуется:

1. Использовать бланки с реквизитами температурной коррекции.
2. Переводить внутренний документооборот по ГСМ в ЭДО/1С для исключения ручных ошибок.
3. Регулярно сверять акты с данными ГЛОНАСС/топливных карт и нормативами расхода.

Скачайте актуальные бланки по ссылкам выше, адаптируйте их под учетную политику своей организации и утвердите приказом руководителя.

Информация актуальна на . Нормативные акты могут меняться. Перед применением бланков проверяйте актуальность на официальных ресурсах (ФНС, КонсультантПлюс, Гарант) или консультируйтесь с ведущим бухгалтером / юристом организации (*).