Передача образцов товара (продукции) между контрагентами — распространённая практика в деловом обороте. Она может осуществляться в рамках испытаний продукции, маркетинговых акций, предпродажной подготовки или научных исследований. Если передача образцов не была предусмотрена первоначальным договором, стороны оформляют дополнительное соглашение к основному договору. Рассмотрим, как правильно составить такой документ.
Что такое дополнительное соглашение на передачу образцов
Дополнительное соглашение — это документ, которым стороны изменяют или дополняют условия ранее заключённого договора (ст. 450 ГК РФ). В случае передачи образцов соглашение фиксирует:
- наименование и количество передаваемых образцов;
- цель передачи (испытания, тестирование, демонстрация, реклама);
- условия возврата или выкупа образцов;
- ответственность сторон за сохранность продукции;
- порядок отражения операции в бухгалтерском и налоговом учёте.
Как правило, передача образцов оформляется либо договором о проведении испытаний, либо соглашением о передаче опытных образцов. Если основной договор (поставки, оказания услуг) уже действует, достаточно дополнительного соглашения к нему.
Когда требуется такое соглашение
- Поставщик передаёт потенциальному покупателю образцы продукции для испытаний перед заключением крупного контракта.
- Производитель направляет опытные образцы в лабораторию для сертификации.
- Компания передаёт образцы для участия в выставке или рекламной кампании.
- Стороны договариваются о безвозмездной поставке образцов с правом последующего выкупа.
Структура и содержание документа
Типовое дополнительное соглашение включает следующие разделы:
Преамбула
Указываются наименования сторон, реквизиты основного договора (номер и дата), а также лица, подписывающие соглашение.
Предмет соглашения
Описывается, какие образцы передаются, в каком количестве и с какой целью. Рекомендуется оформить перечень образцов в виде приложения (спецификации).
Условия передачи и возврата
Фиксируются сроки передачи, порядок приёмки (по акту приёма-передачи), условия возврата неиспользованных образцов либо возможность их выкупа или продажи третьим лицам.
Ответственность сторон
Определяется ответственность за порчу, утрату образцов, а также за нарушение сроков возврата.
Заключительные положения
Указывается, что соглашение является неотъемлемой частью основного договора, вступает в силу с момента подписания и составлено в двух экземплярах.
Пример (образец) дополнительного соглашения
ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 1
к договору поставки от № 12-П
г. Москва «___» _________ 2026 г.
Общество с ограниченной ответственностью «ТехноПром», именуемое в дальнейшем «Поставщик», в лице генерального директора Иванова И. И., действующего на основании Устава, с одной стороны, и Общество с ограниченной ответственностью «Вектор», именуемое в дальнейшем «Покупатель», в лице директора Петрова П. П., действующего на основании Устава, с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящее Дополнительное соглашение о нижеследующем:
Поставщик передаёт, а Покупатель принимает образцы продукции согласно Спецификации (Приложение № 1 к настоящему Соглашению) для проведения испытаний.
Передача образцов осуществляется по адресу: г. Москва, ул. Примерная, д. 1*, стр. , в течение 5 (пяти) рабочих дней с момента подписания настоящего Соглашения. Факт передачи оформляется актом приёма-передачи.
Срок проведения испытаний, 30 (тридцать) календарных дней с даты подписания акта приёма-передачи.
По окончании испытаний Покупатель обязан возвратить неиспользованные образцы либо выкупить их по цене, согласованной Сторонами в Спецификации.
Покупатель несёт ответственность за сохранность переданных образцов с момента их получения до момента возврата.
Настоящее Соглашение является неотъемлемой частью Договора поставки от № 12-П и вступает в силу с момента подписания обеими Сторонами.
Соглашение составлено в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из Сторон.
Реквизиты и подписи сторон:
- Поставщик: ООО «ТехноПром», ИНН 77, КПП 77**, ОГРН 1, адрес: 123, г. Москва, ул. Примерная, д. 1*, р/с 40702810 в ПАО «Банк*», к/с 30101810, БИК 0445.
- Покупатель: ООО «Вектор», ИНН 77, КПП 77**, ОГРН 1, адрес: 117, г. Москва, ул. Образцовая, д. 2*, р/с 40702810 в ПАО «Банк*», к/с 30101810, БИК 0445.
Генеральный директор ООО «ТехноПром» ____________ /Иванов И. И.**/
Директор ООО «Вектор» ____________ /Петров П. П.**/
Налоговые и бухгалтерские нюансы
- Безвозмездная передача образцов признаётся реализацией для целей НДС (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ), если не доказана её рекламная направленность с расходами до 100 руб. на единицу (пп. 25 п. 3 ст. 149 НК РФ).
- Передача образцов на испытания с обязательством возврата реализацией не является, право собственности не переходит.
- В бухучёте переданные образцы отражаются на счёте 45 «Товары отгруженные» либо списываются на расходы на продажу (счёт 44) при безвозвратной передаче.
Практические рекомендации
- Всегда оформляйте передачу образцов актом приёма-передачи с подробной спецификацией.
- Чётко прописывайте, переходит ли право собственности на образцы и при каких условиях.
- Указывайте сроки возврата и ответственность за утрату или порчу.
- При передаче образцов для рекламных целей фиксируйте стоимость единицы — это важно для освобождения от НДС.
- Храните подписанное соглашение вместе с основным договором.
Дополнительное соглашение на передачу образцов — простой, но важный документ, который защищает интересы обеих сторон и позволяет корректно отразить операцию в учёте. Используйте приведённый образец как основу, адаптируя его под конкретные условия вашей сделки. При сложных условиях передачи (например, с правом продажи образцов третьим лицам) рекомендуется привлечь юриста для проверки документа.