Архивная справка — это официальный документ‚ выдаваемый архивным учреждением или структурным подразделением организации‚ подтверждающий факт наличия (или отсутствия) сведений в архивных фондах. Правильное оформление таких справок регламентируется законодательством РФ в области архивного дела‚ а также государственными стандартами (ГОСТ). В данной статье подробно разбираются актуальные требования к оформлению архивных справок на .
Нормативная правовая база
Основными документами‚ регулирующими форму и содержание архивных справок‚ являются:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 22‚ 37‚ 41).
- Приказ Росархива от № 100 «Об утверждении Административного регламента предоставления Росархивом государственной услуги по выдаче архивных справок…».
- ГОСТ Р 7.0.97–2016 «Система стандартов по информации‚ библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Архивная справка. Общие требования к составу и параметрам реквизитов».
- Локальные нормативные акты конкретного архива (Инструкция о порядке выдачи архивных справок).
Классификация архивных справок
В зависимости от цели запроса и содержания информации‚ выделяют основные виды справок:
- Архивная справка по личному составу (подтверждение стажа‚ заработной платы‚ наград‚ должности) — для пенсионного обеспечения‚ судебных споров‚ приема на работу.
- Архивная справка о наличии/отсутствии сведений, выдается по запросам судов‚ прокуратуры‚ следственных органов‚ нотариусов‚ граждан.
- Генеалогическая справка — содержит сведения о родственных связях на основании метрических книг‚ ревизских сказок‚ confesionalных росписей.
- Справка о деклассификации документов — подтверждает снятие грифа секретности с архивных дел.
- Справка-выписка из дела — дословное воспроизведение текста документа или его части.
Обязательные реквизиты архивной справки (согласно ГОСТ Р 7.0.97–2016)
Каждая архивная справка должна содержать полный комплект реквизитов. Отсутствие хотя бы одного обязательного реквизита делает документ недействительным.
Таблица обязательных реквизитов
| № | Реквизит | Описание и правила заполнения |
|---|---|---|
| 1 | Обозначение документа | Слово «СПРАВКА» (крупными буквами‚ по центру). |
| 2 | Код документа (УДК/ГРНТИ) | Ставится в левом верхнем углу (при необходимости). |
| 3 | Дата составления | День‚ месяц прописью‚ год цифрами (например‚ 09 апреля 2026 года); |
| 4 | Регистрационный номер | Номер по журналу учета исходящих справок (например‚ № -/2026). |
| 5 | Наименование организации-издателя | Полное официальное название архива (например‚ Государственный архив области или Архив ПАО «»). |
| 6 | Адрес организации | Юридический адрес архива (г. ‚ ул. ‚ д. ‚ офис ). |
| 7 | Контактные данные | Телефон справочного бюро: +7 (*) —*‚ e-mail: @*.ru. |
| 8 | Тема (заголовок) справки | Краткое содержание вопроса (например: «О стаже работы гражданина Иванова И.И.»). |
| 9 | Текст справки (основная часть) | Сведения из архивных документов с указанием фонда‚ описи‚ дела‚ листа (Ф. *‚ Оп. ‚ д. ‚ Л. *). |
| 10 | Основание для выдачи | Ссылка на запрос: входящий номер и дата письма заявителя (Вх. № -/2026 от .2026). |
| 11 | Подпись руководителя архива | Должность‚ подпись‚ расшифровка подписи (Фамилия И.О.)‚ дата подписания. |
| 12 | Печать организации | Круговая печать с полным наименованием и ОГРН/ИНН. Для гос. архивов — печать с изображением герба РФ/субъекта. |
| 13 | Отметка о выдаче | Подпись получателя‚ дата получения (на обратной стороне или в журнале выдачи). |
Образец структуры текста архивной справки (описание)
Ниже приведена типизовая структура текста справки. Конкретные данные (ФИО‚ даты‚ номера дел) в рабочем документе заполняются на основании архивных источников.
< b > № 123-45/2026 < /b > < b > г. ‚ 09 апреля 2026 года < /b >
< b > Государственный архив области < /b >
Адрес: г. *‚ ул. ‚ д.
Тел.: +7 () —* | E-mail: @.ru
< b > ТЕМА: О подтверждении трудового стажа гражданина Петрова Петра Петровича < /b >
< b > ОСНОВАНИЕ: < /b > Ваше заявление Вх. № 987-12/2026 от г.
< b > ТЕКСТ: < /b >
На основании материалов Фонда № < b > < /b > (Описание № < b > * < /b >‚ Дело № < b > * < /b >‚ Листы < b > * < /b >) — «Личные дела работников завода «» за 1985–1995 гг.»‚ а также Фонда № < b > < /b > (Оп. < b > * < /b >‚ Д. < b > * < /b >‚ Л. < b > * < /b >) — «Приказы по персоналу»‚
< b > ПОДТВЕРЖДАЕТСЯ: < /b >
Гражданин < b > Петров Петр Петрович < /b > (дата рождения: < b > .. < /b >) работал на заводе «» (г. ) в период с < b > < /b > по < b > < /b > на должности слесаря 5-го разряда (приказ № < b > * < /b > от < b > < /b >)‚ затем, старшего мастера цеха № < b > * < /b > (приказ № < b > * < /b > от < b > < /b >).
Общий непрерывный стаж работы на данном предприятии составил: < b > 6 лет 3 месяца 5 дней < /b >.
Награжден медалью «Ветеран труда» (приказ № < b > * < /b > от < b > < /b >).
Сведений о начислении заработной платы за период с < b > 01.1991 < /b > по < b > 06.1993 < /b > в архивных фондах не обнаружено (дела не поступили на хранение / утеряны).
< b > Начальник архива < /b >
< b > Подпись: _____________ /Иванов И.И./ < /b >
< b > М.П. < /b >
Особенности оформления отдельных элементов
Указание архивных кодов (Фонд‚ Опись‚ Дело‚ Лист)
Это критически важный элемент. Ссылка на источник должна быть точной и проверяемой.
- Формат: Ф. 123‚ Оп. 4‚ Д. 56‚ Л. 7–8 об.
- Если справка основана на нескольких делах‚ перечисляются все источники в хронологическом или системном порядке.
- При отсутствии нумерации листов в деле указывается: «Л. не пронумерованы» или «Л. по порядку счета».
Формулировки текста справки
Текст должен быть:
- Объективным: только факты из документов‚ без интерпретаций и юридических выводов (если это не требуется законом).
- Дословным или близким к тексту: при выписках — копирование текста документа; при справках — обобщение.
- Полным: если в деле есть сведения‚ противоречащие запросу‚ их также необходимо отразить (например: «В приказе о приеме на работу указана дата рождения ‚ в паспортных данных — »).
Оформление приложений
Если к справке прилагаются копии документов (ксерокопии‚ сканы)‚ в тексте справки ставится отметка: «К справке приложены копии документов (Ф; ‚ Оп. ‚ Д. *) на 5 (пяти) листах‚ заверенных печатью архива». Копии нумеруются‚ штучно прошиваются и заверяются печатью и подписью руководителя.
Порядок выдачи и сроки
- Подача запроса: Лично‚ по почте‚ через Госуслуги (для гос. архивов)‚ через ЭДО (для ведомственных/корпоративных архивов).
- Регистрация: В журнале входящей корреспонденции (Вх. № *).
- Поиск сведений: Срок поиска не должен превышать установленный законом или локальным актом (обычно до 30 календарных дней для гос. архивов‚ для сложных запросов, до 60 дней с уведомлением заявителя).
- Составление проекта справки: Архивариус-составитель готовит проект‚ сверяет с источниками.
- Утверждение и подписание: Проект проверяется старшим архивариусом/начальником отдела‚ подписывается директором (начальником) архива.
- Выдача: Лично под роспись в журнале выдачи (Журнал выдачи архивных справок‚ формы № *)‚ заказным почтовым отправлением с вложением и описью вложения‚ в электронном виде (с ЭЦП).
Типичные ошибки при оформлении (чек-лист для проверки)
- Отсутствие регистрационного исходящего номера.
- Сокращенное наименование архива без полного официального.
- Отсутствие точной архивной ссылки (Фонд/Опись/Дело/Лист) — справка теряет доказательную силу.
- Формулировка «Справка выдана для предъявления в *» — недопустимо‚ справка выдается по запросу‚ цель использования не ограничивается архивом.
- Подпись не уполномоченного лица (должность подписанта должна соответствовать Положению об архиве/Уставу организации).
- Отсутствие печати (для бумажного носителя) или неверной ЭЦП (для электронного).
- Исправления‚ зачеркивания в тексте справки без заверения («Исправлено верно‚ подпись‚ дата‚ печать»).
Электронный вид архивной справки
С 2021 года и в соответствии с Приказом Росархива № 100‚ архивные справки могут выдаватся в электронном виде.
Требования к электронной справке:
- Формат: PDF/A-1b или PDF/A-2b (для долгосрочного хранения).
- Подпись: Квалифицированная электронная подпись (КЭП) руководителя архива или уполномоченного лица.
- Наличие визуализации печати (образа печати) в теле PDF-документа.
- Направление: через ЕСИА/Госуслуги‚ официальный сайт архива‚ ЭДО (СБИС‚ Диадок‚ Контур.Экстерн) или на защищенном носителе при личном обращении.
Грамотное оформление архивной справки, залог ее юридической силы и принятия в пенсионных фондах‚ судах‚ нотариальных конторах и иных инстанциях. Строгое соблюдение реквизитов ГОСТ Р 7.0.97–2016‚ точность архивных ссылок (Ф. *‚ Оп. ‚ д. ‚ Л. *) и соблюдение процедуры подписания/печати исключают риск возврата документа на доработку. Архивариусам рекомендуется использовать утвержденные в организации шаблоны (бланки) с предустановленными реквизитами издателя для минимизации ошибок.
Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных правовых вопросов обратитесь к квалифицированному юристу или в архивную инстанцию по месту нахождения документов (г. ‚ ул; ‚ тел. +7 () —).