Областной архив органов регистрации актов гражданского состояния (ЗАГС) Пензенской области — это ключевое учреждение для хранения, учета и выдачи архивных справок и повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния. В данной статье мы подробно рассмотрим его функции, порядок обращения, предоставляемые услуги и важные нюансы, о которых стоит знать заранее.

Общая информация и статус учреждения

Архив ЗАГС является структурным подразделением органа исполнительной власти Пензенской области, осуществляющего функции по организации работы органов регистрации актов гражданского состояния. Главная задача архива — обеспечение сохранности фондов документов, составляющих Архивный фонд Пензенской области в части актов гражданского состояния, а также предоставление архивной информации гражданам и организациям.

• Полное наименование: Архив органов регистрации актов гражданского состояния Управления по вопросам архивного дела и регистрации актов гражданского состояния Пензенской области.
• Ведомственная подчиненность: Правительство Пензенской области.
• Тип фондов: Документы государственной регистрации рождения, заключения брака, развода, усыновления, установления отцовства, смены имени, смерти (начиная с 1917–1920 гг. по настоящее время).

Контактные данные и реквизиты (частично скрыты)

Для личного обращения или направления почтового запроса используйте следующие реквизиты. Обратите внимание: контактные телефоны и ФИО руководителей могут меняться, рекомендуется уточнять их на официальном сайте перед визитом.

Режим работы и прием граждан

Прием посетителей осуществляется в порядке живой очереди или по предварительной записи через портал «Госуслуги» / региональный портал Пензенской области. Важно: График может меняться в преддверии праздников.

Примерный график приема (уточняйте по телефону):

• Понедельник – Четверг: 09:00 – 17:00 (перерыв 13:00 – 14:00).
• Пятница: 09:00 – 16:00 (перерыв 13:00 – 14:00).
• Суббота, Воскресенье: Выходные дни.

День санитарной уборки: Последняя пятница каждого месяца (прием не осуществляется).

Основные предоставляемые услуги

Архив ЗАГС оказывает следующие основные услуги (перечень не исчерпывающий):

1. Выдача повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния (рождение, брак, развод, смерть, усыновление, смена имени) в случае утери, порчи или непригодности оригинала.
2. Выдача архивных справок (Справка формы № 7, № 9, № 10, № 15 и др.) для подтверждения факта регистрации акта, для судов, нотариусов, консульств, восстановления прав на жилье, получения пенсии и т.д.
3. Внесение изменений и исправлений в записи акта гражданского состояния (по основаниям, предусмотренным ФЗ № 143-ФЗ, ст. 35, 36 — через суд или в порядке статьи 36 при наличии оснований).
4. Восстановление утерянных записей акта (если запись не найдена в архиве, но есть подтверждающие документы).
5. Поисковые работы (геналогические запросы), предоставление информации о записях акта гражданского состояния родственникам для составления родословной (с соблюдением закона о персональных данных — срок закрытости 100 лет).
6. Выдача заверенных копий записей акта (для судов, зарубежных учреждений, граждан).

Порядок обращения: пошаговая инструкция

Способ 1: Личный визит (самый быстрый)

1. Подготовьте паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность).
2. Если действуете по доверенности — оригинал нотариальной доверенности с правом получения документов в ЗАГС/архивах.
3. Документы, подтверждающие родственные отношения (свидетельства о рождении/браке родителей, свои свидетельства), если запрашиваете чужую запись (в пределах 100-летнего срока закрытости).
4. Квитанция об оплате госпошлины (можно оплатить на месте через терминал или заранее через Госуслуги/банк).
5. Придите в часы приема, возьмите талон электронной очереди (если установлена система) или встаньте в живую очередь к окну приема заявлений.

Способ 2: Через портал «Госуслуги» (Электронный запрос)

Наиболее удобный способ для получения повторного свидетельства или справки.

• Зайдите в раздел «Документы» -> «Получение свидетельства о регистрации акта гражданского состояния (повторно)» или «Получение справки из архива ЗАГС».
• Заполните заявление, выбрав территориальный орган — «Архив ЗАГС Пензенской области».
• Оплатите пошлину со скидкой 30% (для электронного заявления).
• Дождитесь уведомления о готовности и придите за документом в удобное время (или выберите доставку почтой, если доступно).

Способ 3: Почтовый запрос (для иногородних/зарубежных)

1. Напишите заявление в свободной форме (ФИО, дата рождения, адрес регистрации, контактный телефон, что именно запрашиваете: свидетельство или справка, реквизиты записи — том, номер, год, если известны).
2. Заверьте подпись на заявлении у нотариуса (или в консульстве РФ за границей).
3. Приложите нотариально заверенную копию паспорта (развороты с фото и пропиской).
4. Приложите копии документов, подтверждающих родство (если запрашиваете не свою запись).
5. Приложите квитанцию об оплате госпошлины (реквизиты для оплаты уточняйте на сайте или по телефону).
6. Приложите конверт с обратным адресом и оплаченными почтовыми марками (заказное письмо с вложением/ценностью).
7. Отправьте на почтовый адрес архива (см. раздел 2).

Госпошлины и оплата (актуальные базовые ставки)

Стоимость может меняться в соответствии с Налоговым кодексом РФ (ст. 333.26). Ниже приведены ориентировочные базовые ставки.

• Выдача повторного свидетельства (рождение, брак, развод, смерть, усыновление, смена имени): 350 руб. (электронно — 245 руб.).
• Выдача архивной справки (любой формы): 200 руб. (электронно — 140 руб.).
• Выдача заверенной копии записи акта: 200 руб.
• Внесение изменений/исправлений (ст. 36 ЗАГС): 350 руб. (электронно — 245 руб.).
• Восстановление записи акта: 350 руб.

Внимание: Льготные категории граждан (ветераны, инвалиды ВОВ, ликвидаторы ЧАЭС и др.) могут быть освобождены от оплаты пошлины при предъявлении соответствующего удостоверения.

Сроки выполнения запросов

Согласно ст. 45 ФЗ № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» и административному регламенту Пензенской области:

• Выдача повторного свидетельства / справки: до 30 календарных дней с момента подачи заявления (обычно готовят быстрее — 3–10 рабочих дней, если запись легко находится).
• Сложные поисковые запросы / восстановление записей: до 1 месяца (с возможностью продления до 3 месяцев при сложностях).
• Внесение исправлений (ст. 36): в день обращения (при наличии полного пакета документов).

Особенности поиска записей (Что нужно знать)

Успех и скорость поиска зависят от полноты предоставленных вами данных. В идеале нужно знать:

• Точное ФИО лица (на момент регистрации акта).
• Дата события (рождения, брака, смерти) — день, месяц, год.
• Место события (название ЗАГСа, района, города, села на момент регистрации). Важно: границы районов и названия населенных пунктов менялись. Архивариусы помогают определить компетентный ЗАГС, но ваши данные ускоряют процесс.
• Реквизиты записи (номер записи, том, год) — если есть старые свидетельства или справки.

Проблематичные случаи:

1. Расхождение данных: В старых документах (до 90-х) часто встречаются ошибки в ФИО, датах, местах. Исправление требует судебного порядка (ст. 35 ФЗ) или административного (ст. 36), если ошибка очевидна и есть подтверждающие документы.
2. Отсутствие записи: Если запись не найдена в архиве ЗАГС, возможно, она хранится в Государственном архиве Пензенской области (ГАПО) (фонды до 1917 г. — метрические книги, ревизские сказки) или утеряна. Тогда нужен суд о восстановлении записи (ст. 35 ФЗ).
3. Срок закрытости 100 лет: Информация о записях акта гражданского состояния является конфиденциальной в течение 100 лет со дня составления записи. Получить справку/свидетельство о другом лице (даже родителе/деде) в этот период можно только при наличии нотариальной доверенности от самого лица или документа, подтверждающего его смерть, либо по решению суда.

Взаимодействие с Госархивом Пензенской области (ГАПО)

Не путать Архив ЗАГС и Государственный архив Пензенской области (ГАПО, г. Пенза, ул. Красная, д. ).

• Архив ЗАГС: Документы с 1917/1920 года по настоящее время (акты гражданского состояния).
• ГАПО: Документы до 1917 года (метрические книги приходов, мечетей, синагог, ревизские сказки, описи дворов, деловые бумаги уездных управлений).

Если вы ищете предков дореволюционного времени — обращайтесь в ГАПО (читальный зал, заказ дел по описям). Если событие после 1917 г. — в Архив ЗАГС.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли заказать справку за другого человека, не являясь родственником?

Нет. Закон (143-ФЗ, ст. 41) строго ограничивает круг лиц, имеющих право на получение информации: само лицо, родители, дети, супруг(а), усыновители/усыновленные, опекуны, нотариусы/суды (по запросам). Остальные — только с нотариальной доверенности от указанных лиц или после истечения 100 лет.

Что делать, если в архиве сказали «Записи нет»?

Попросите официальный письменный отказ (Справку об отсутствии записи). С этим отказом обращайтесь в суд по месту жительства или месту регистрации акта с иском о восстановлении записи акта гражданского состояния (ст. 35 ФЗ). К иску приложите все имеющиеся косвенные доказательства (паспорт, военный билет, трудовая книжка, медицинские карты, свидетельства соседей/родственников, в суде могут допрашиваться как свидетели).

Нужно ли платить за поиск, если запись не найдена?

Госпошлина взимается за выдачу документа (свидетельства или справки). Если запись не найдена и документ не выдан — пошлина за выдачу не взимаеться. Однако, если вы подали заявление через Госуслуги и оплатили пошлину заранее — возврат средств потребует отдельного заявления в налоговую или ЗАГС (лучше оплачивать после подтверждения готовности или на месте).

Можно ли получить справку для консульства/апостиля?

Да. Закажите «Заверенную копию записи акта» или «Свидетельство международного образца» (многоязычное, по Конвенции ЦИЭС 1976 г., если страна-участник) или обычное повторное свидетельство + апостиль (апостиль ставит Управление юстиции Пензенской области / МФЦ). Уточните требования конкретного консульства.

Полезные советы перед обращением

• Проверьте Госуслуги: Часто запись уже оцифрована. Зайдите в профиль -> «Документы» -> «Сведения о регистрации актов ЗАГС». Если запись есть — можно сразу заказать повторное свидетельство электронно, не ездя в архив.
• Собирайте «доссие»: Даже если не знаете точной даты, соберите все известные варианты ФИО (девичьи фамилии, опечатки), годы, названия деревень/районов. Архивариусы ищут по фонетамке и диапазонам лет.
• Доверенность: Если едете за родственником — доверенность должна быть именно на «получение документов в органах ЗАГС / архивах». Общая доверенность на получение почты/пенсии может не подойти.
• Телефон консультанта: Перед поездкой обязательно позвоните по телефону +7 (8412) *- , чтобы уточнить: работает ли окно приема сегодня, нужна ли предзапись, не изменился ли адрес приема (иногда прием ведется в МФЦ «Мои Документы» на ул. *)

Областной архив ЗАГС Пензенской области — это надежный хранилище истории семей региона. Современные электронные сервисы («Госуслуги», портал региона) значительно упростили процесс получения документов, однако для сложных поисковых запросов, восстановления утерянных записей или работы с документами до 1920-х годов личный контакт с архивариусами (или обращение в ГАПО) остается необходимым. Заранее подготовленные документы, знание реквизитов записи и понимание правовых основ (143-ФЗ, закон о персональных данных) сэкономят ваше время и нервы.

Данная статья носит информационный характер. Реквизиты, график работы и размеры пошлин могут изменяться. Официальную информацию подтверждайте на сайте penza.gov.ru или по телефону справочной службы.