Объединенный архив Министерства образования Республики Мордовия является важным структурным подразделением, обеспечивающим сохранность, учет и использование документации, формируемой в системе образования региона. В статье собрана актуальная на момент публикации справочная информация о структуре, функциях, контактах и порядке обращения в архив.
Общие сведения и статус
Архив осуществляет свою деятельность в соответствии с законодательством РФ в области архивного дела (ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ), региональными нормативными правовыми актами и локальными актами Министерства образования Республики Мордовия.
Основные задачи:
- Прием на хранение архивных документов от структурных подразделений Министерства, подведомственных организаций и ликвидированных/реорганизованных образовательных учреждений.
- Обеспечение сохранности фондов, создание оптимальных условий хранения.
- Формирование справочно-поискового аппарата (описи, реестры, картотеки).
- Обеспечение доступа к архивным документам для граждан и организаций (выдача справок, копий, предоставление в читальный зал).
- Экспертиза документов на предмет исторической ценности и установления сроков хранения.
Адресное размещение и контактная информация
Согласно открытым источникам (данные на 2016 год, актуальность требует уточнения на официальном портале), архив размещается по следующему адресу:
Почтовый адрес: , Республика Мордовия, г. Саранск, ул. Транспортная, д. , каб. .
Телефон заведующей архивом / справочный: 8 () ⎯ (в источнике указано: 8…).
Официальный сайт Министерства образования РМ: mo.edurm.ru
Электронная почта Министерства (общая): *@morme-mordovia.ru (требует уточнения прямого контакта архива).
Важно: Указанные контактные данные основаны на сведениях . За последние годы адресация, нумерация кабинетов и телефонные коды могли измениться. Настоятельно рекомендуется перед визитом или направлением запроса уточнить реквизиты на официальном сайте Министерства (mo.edurm.ru) или по единому справочному телефону ведомства: 8 (8342) -9-18-37.
Руководство и структура
На момент последних доступных открытых данных (2016 г.) архивом управлял(а):
- Заведующий Объединенным архивом: Фамилия И.О. (*).
Структурно архив, как правило, включает сектора (группы) по учету и хранению дел разного профиля:
- Сектор документов центрального аппарата Министерства.
- Сектор документов подведомственных организаций и учреждений (школы, колледжи, дошкольные учреждения — по мере ликвидации/реорганизации).
- Сектор справочно-информационной работы и выдачи (работа с запросами граждан).
Состав фондов и типовые документы
Фонды Объединенного архива формируются за счет документов:
- Министерства образования Республики Мордовия (приказы, распоряжения, коллегиальные органы, отчетность, кадровые дела сотрудников аппарата).
- Ликвидированных и реорганизованных образовательных организаций (школ, гимназий, лицеев, СШИ, детских садов, профессиональных училищ/колледжей, перешедших в ведение Минобрнауки РФ или ликвидированных).
- Территориальных органов управления образованием (районных/городских отделов образования — исторические фонды).
Часто запрашиваемые категории документов:
| Категория | Типовые документы | Срок хранения (типовый) |
|---|---|---|
| Кадровые дела работников образования | Личные карточки (Т-2), служебные записки, приказы о приеме/увольнении, автобиографии | 75 лет (до 2002 г.) / 50 лет (после 2002 г.) |
| Документы об образовании (дубликаты/архивные копии) | Аттестаты, дипломы, свидетельства, приложения к ним (при ликвидации учебного заведения) | Постоянно / 50-75 лет |
| Учебные планы, журналы, ведомости | Учебные планы, журналы уроков, ведомости промежуточной/итоговой аттестации | От 5 до 50 лет в зависимости от вида |
| Нормативно-правовые акты ведомства | Приказы Министра, распоряжения, положения, инструкции | Постоянно |
Порядок обращения за архивной справкой или документом
Гражданам и организациям для получения архивных справок, копий документов или направления запросов доступны следующие способы:
Способ 1: Личный визит (Читальный зал)
- Предварительно связаться по телефону для уточнения режима работы и необходимости предварительной записи.
- Присесть по адресу: г. Саранск, ул. Транспортная, д. (каб. *).
- Иметь при себе: паспорт РФ (или документ, его заменяющий), документы, подтверждающие родственные связи (если запрос от имени родственника), доверенность (если представитель).
- Заполнить заявку на выдачу архивной справки/копии по установленному образцу.
Способ 2: Почтовый запрос (Почта России / Курьерская служба)
- Направить официальное письмо-запрос на имя Заведующего Объединенным архивом Министерства образования РМ.
- В запросе обязательно указать: ФИО полностью, дату и место рождения, период работы/обучения, название учреждения, цель запроса (пенсия, суд, восстановление прав и т.д.).
- Приложить копию паспорта (разворот с фото и пропиской) и документов, подтверждающих смену фамилии (при наличии).
- Конверт пометить: «Архивный запрос. Ценность: архивные документы».
Способ 3: Электронное обращение (Госуслуги / Сайт Министерства)
- Через портал Госуслуги (ЕПГУ): раздел «Образование» → «Получение архивной справки» (если услуга подключена регионом).
- Через форму обратной связи на сайте mo.edurm.ru (раздел «Обращения граждан» / «Приемная»).
- На официальную электронную почту Министерства (с пометкой «Для Объединенного архива»).
Сроки исполнения запросов
Согласно ст. 22 ФЗ «Об архивном деле в РФ» и Административному регламенту Министерства:
- Стандартный срок: до 30 календарных дней со дня регистрации обращения.
- Продление: до 30 дней дополнительно (с уведомлением заявителя) в случае сложного поиска.
- Срочные запросы (суд, прокуратура, следствие): в установленные процессуальным законодательством сроки (обычно 3-10 дней).
Взаимосвязь с другими архивами Республики Мордовия
Важно не путать Объединенный архив Министерства образования с государственными архивами региона, которые входят в систему Министерства культуры, национальной политики и архивного дела РМ:
- Центральный государственный архив Республики Мордовия (ЦГА РМ), г. Саранск, ул. Московская, д. 31, к. 1. Хранит фонды дореволюционного, советского периода, фонды партийных и советских органов управления (в т.ч. обнаркомпрос/минпрос исторических периодов).
- Государственный архив документации по личному составу Республики Мордовия — специализированный архив для кадровых дел партийно-советских органов, КГБ, МВД и др.
Ключевое различие: Объединенный архив Министерства образования — это ведомственный архив (хранит документы конкретного министерства и его подведомственных школ/колледжей), тогда как ЦГА РМ — государственный архив (хранит документы органов государственной власти региона постоянного хранения). Если учебное заведение ликвидировано давно (до 1990-х), его дела могли быть переданы в ЦГА РМ.
Полезные ссылки и ресурсы для самостоятельного поиска
- Официальный портал органов власти РМ: mordovia.gov.ru (раздел «Министерства и ведомства» → «Министерство образования»).
- Сайт Министерства образования РМ: mo.edurm.ru (разделы: «Документы», «Обращения граждан», «Контакты»).
- Портал «Архивы России» (ГИС УИАД): archives.gov.ru — единая поисковая система по описям государственных архивов (в т.ч. ЦГА РМ).
- Путеводитель по фондам ЦГА РМ: доступен для скачивания на сайте ЦГА РМ или портале «Архивы России» (актуален на 2019 г.).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Где искать аттестат, если школа закрылась 20 лет назад?
Обратитесь в Объединенный архив Минобразования РМ (ул. Транспортная). Если дело не найдено там, запрашивайте справку в ЦГА РМ (ул. Московская, 31 к.1), так как старые фонды школьных учреждений часто передавались в государственный архив.
Вопрос: Можно ли заказать справку онлайн через Госуслуги?
Услуга «Предоставление архивных справок, копий документов» Министерством образования РМ может быть подключена к ЕПГУ; Проверьте раздел «Услуги» -> «Образование» на портале Госуслуг для Республики Мордовия. Если услуги нет, используйте почтовый или личный запрос.
Вопрос: Какие документы нужны для получения справки о стаже работы учителя?
Паспорт, трудовая книжка (оригинал/копия), документы о смене фамилии (свидетельство о браке/разводе), запрос Пенсионного фонда (СФР) — если справка для пенсии (форма запрашивается СФР напрямую).
Вопрос: Платна ли выдача архивных справок?
Для граждан — бесплатно (в пределах установленных нормами сроков и объемов). Для юридических лиц и в целях коммерческого использования, на платной основе согласно тарифам, утвержденным Министерством.
Резюме и рекомендации
Объединенный архив Министерства образования Республики Мордовия — ключевой ресурс для подтверждения трудового стажа педагогических работников, получения дубликатов документов об образовании из ликвидированных школ и колледжей, а также для изучения истории региональной системы образования.
Алгоритм действий на 2026 год:
- Заходите на mo.edurm.ru → раздел «Контакты» или «Обращения граждан».
- Звоните по телефону приемной Министерства 8 (8342) -9-18-37 и просите соединить с Объединенным архивом или уточнить актуальный телефон/адрес/режим работы.
- Подготовьте пакет документов (паспорт, подтверждающие бумаги).
- Выберите удобный способ: личный визит (быстрее для консультации), почта (для регионов) или Госуслуги (если доступно).