Архивная служба ОАО «Российские железные дороги» (РЖД) представляет собой сложную иерархическую систему, обеспечивающую сохранение документации по всем аспектам деятельности железнодорожного транспорта. В Северо-Кавказском регионе, и в частности в Владикавказе, архивные фонды играют ключевую роль в правовом защите интересов предприятия, ветеранов труда и граждан, обращающихся за подтверждением стажа, зарплат или служебных подвигов.

Исторический контекст и значение архива

Железнодорожное сообщение пришло на территорию современной Северной Осетии-Алании в конце XIX века. С вводом в эксплуатацию участков Владикавказской железной дороги (ныне часть Северо-Кавказской железной дороги — СКЖД) началось систематическое накопление документации. Архив в Владикавказе формировался десятилетиями, поглощая в себя дела:

• Строительства и эксплуатации путей сообщения.
• Персональные дела сотрудников (служебные списки, личные карточки, пенсионные дела).
• Техническую документацию (планы станций, схемы путей, чертежи сооружений).
• Финансово-хозяйственную отчетность и корреспонденцию управления дорогой.

Сегодня архив является не просто местом хранения бумаг, а современным информационным ресурсом, частично перешедшим на электронный документооборот, однако сохраняющим уникальные бумажные оригиналы советского и дореволюционного периодов.

Организационная структура и подчиненность

Архив в Владикавказе, как правило, структурно входит в состав Архива Северо-Кавказской железной дороги (СКЖД) или являеться его филиалом/отделом, расположенным в административных зданиях управления дорогой. Важно понимать, что прямое подчинение идет к Департаменту архивного дела и документационного обеспечения ОАО «РЖД» (Москва) и Управлению документационного обеспечения СКЖД (Ростов-на-Дону).

Основные фонды архива:

1. Фонд персональных дел (Кадровый архив): Самый востребованный фонд. Содержит личные дела, служебные списки, карточки учета трудового стажа, пенсионные дела сотрудников, уволенных или ушедших на пенсию более 10–15 лет назад (сроки передачи в архив регламентированы внутренними приказами РЖД).
2. Фонд технической документации: Проекты, сметы, акты приемки объектов, планы станций (Владикавказ, Безмианновская, Эльхотубо, Микельс и др.), схемы сигнализации и связи.
3. Фонд административно-хозяйственной документации: Приказы управления дорогой, отчеты о выполнении плана перевозок, корреспонденция с министерствами и местными органами власти.
4. Фонд фотодокументов и аудиовизуальных материалов: Хроника строительства дорог, фотоотчеты о подвигах железнодорожников ВОВ, юбилейные альбомы.

Режим работы и контакты (маскированные данные)

Для получения актуальной информации о часах приема посетителей, необходимом пакете документов и очередности обслуживания настоятельно рекомендуется звонить по справочным телефонам заранее. Режим работы может меняться в связи с санитарными днями, инвентаризацией или переездом фондов.

Основные виды услуг и порядок обращения

Выдача архивных справок (самый частый запрос)

Гражданам выдаются справки для Пенсионного фонда РФ (СФР), судов, нотариусов, МВД (при оформлении ВНЖ/гражданства) и личных нужд.

Типовые справки:

• О трудовом стаже (общий, вредный/особо вредный условия).
• О заработной плате за определенные периоды (для пересчета пенсии по 35/173-ФЗ).
• О присвоении званий, наград, премий (для ветеранов труда, участников ВОВ).
• О профессии, разряде, должности.
• Подтверждение факта работы на СКЖД / Владикавказской ЖД.

Порядок получения справки (алгоритм)

1. Подготовка документов: Паспорт РФ (оригинал), документ, подтверждающий смену фамилии (свидетельство о браке/разводе — оригинал и копия), СНИЛС (копия), доверенность нотариальная (если действует представитель).
2. Написание заявления: По установленному бланку (обычно выдается на месте или скачивается с сайта СКЖД/РЖД). В заявлении указываются: ФИО полностью, дата рождения, периоды работы, цель справки, адрес для отправки (если по почте).
3. Подача заявления: Лично в приемной архива, через МФЦ (функция «Архивные справки» не во всех регионах доступна), по почте (ценным бандеролем с вложенным конвертом для ответа) или через портал Госуслуг (если интегрировано).
4. Сроки исполнения: Законодательно — до 30 календарных дней (ст. 22 ФЗ-125 «Об архивном деле…»), на практике в архиве РЖД часто готовят за 5–15 рабочих дней при личном обращении.
5. Получение: Лично по паспорту или почтой (ЕМС/ценная бандероль).

Научные и генейлогические запросы

Для историков, локальных историков и родословных исследователей доступен доступ к деловой документации со сроками хранения «Постоянно» или «Временно (свыше 75 лет)».

Требуется: Официальное письмо-запрос от организации (университета, музея, архива) или нотариально заверенное заявление физлица с обоснованием цели. Доступ предоставляется в читальном зале архива (при его наличии) под контролем архивариуса. Ксерокопирование/цифровое фото — по тарифам ОАО «РЖД».

Особенности поиска информации: Нюансы Владикавказского направления

Смена наименований организации

При поиске дела критически важно знать точное название предприятия на момент работы заявителя:

• До 1920-х: Владикавказская железная дорога (Частное общество / Народная комиссариат путей сообщения).
• 1920–1930-е: Северо-Кавказская железная дорога (СКЖД) (в составе НКПС СССР).
• ВОВ: СКЖД (эвакуационные дела, госпитали на станциях, бронепоезда).
• 1990-е – 2003: ГУП «Северо-Кавказская ЖД» (МПС России).
• С 2003 г.: Филиал ОАО «РЖД» — Северо-Кавказская железная дорога.

Персональные дела могут храниться под разными фондами в зависимости от этого периода.

Территориальная принадлежность станций

Не все станции в окрестностях Владикавказа всегда входили в состав СКЖД. Например, участки в сторону Грузии (казбекское направление) или в сторону Грозного/Баку имели свои управленческие особенности. Если человек работал на станции или участке , архивариусу нужно сообщить точное название станции/участка/ПМС/ПЧ/Депо.

Утраченные и поврежденные фонды

К сожалению, в 1942–1943 гг. (оккупация части территории, подвижка фронта) и в 1990-е годы (хаос реформы, переезды, пожары в некоторых архивах региона) часть фондов была утеряна или повреждена водой/плесенью. В таких случаях архив выдает Справку об отсутствии сведений (форма № 3 или произвольная), которая является основанием для судебного установления факта трудовой деятельности (ст. 264 ГПК РФ).

Альтернативные источники информации

Если в архиве СКЖД в Владикавказе дела не найдены, стоит обратиться к:

• Государственному архиву Республики Северная Осетия-Алания (ГА РСО-А): Хранит фонды уездных управлений путей сообщения, облисполкома, областного профкома ж/д транспорта, личные фонды известных железнодорожников.
• Центральному государственному архиву РФ (ЦГА РФ, Москва): Фонды НКПС, МПС СССР, Главного управления строительства (ГУК) по Северному Кавказу.
• Российскому государственному архиву экономики (РГАЭ, Москва): Хозяйственная документация Владикавказской ЖД дореволюционного периода.
• СФР (Пенсионный фонд), территориальный орган: Часто имеют на руках копии архивных справок, запрошенных ранее другими пенсионерами.
• Военно-мемориальным архивам (Подольск, Память народа): Если речь о воинской части на ж/д (батальоны восстановления, бронепоездные дивизии).

Цифровизация и электронные сервисы

ОАО «РЖД» активно внедряет систему Электронный архив (ЭАРЖД) и портал «Мой РЖД» (для действующих сотрудников). Для уволенных граждан и наследников:

• Через Госуслуги (ЕПГУ) доступен сервис «Получение архивной справки» (раздел Работа и пенсия -> Архивные справки). Заявление уходит электронно в архив СКЖД.
• На сайте skzhd.rzd.ru (раздел «О компании» -> «Архив» или «Обращения граждан») часто публикуются актуальные реквизиты, бланки заявлений и тарифы на платные услуги (ксерокопия, сложные поиски).

Платные услуги и тарифы

Выдача справок гражданам для пенсионного обеспечения, судов, МВД — бесплатно (за счет средств ОАО «РЖД» / гранта).

Платно (по тарифам ОАО «РЖД»):

• Справки для личных нужд (в т.ч. для нотариусов, банков, если не предусмотрено законом бесплатно).
• Ксерокопия документов (за лист А4/А3).
• Цифровое копирование (фотоаппарат/сканер) — за кадр/файл.
• Сложные научные/генейлогические поиски (за человеко-час работы архивариуса).
• Отправка ценной бандеролью / ЕМС (оплата почтового перевода).

Тарифы утверждаются приказом ОАО «РЖД» и публикуются на стенде в приемной архива.

Практические советы посетителю

1. Звоните заранее. Уточните, работает ли архив в конкретный день, не уехал ли архивариус в командировку/отпуск. Спросите, нужен ли предварительный запись (в пик лет/осени очередь может быть большой).
2. Собирайте «доссье» перед визитом. Запишите все известные варианты ФИО (до брака/после), даты рождения, примерные годы приема/увольнения, названия станций, депо, участков, профессии. Чем больше деталей, быстрее поиск.
3. Берите копии документов. Оригиналы паспорта/свидетельств показываете, копии (ФИО, прописка, смена фамилии) — оставляете в деле. Это ускоряет процесс.
4. Пишите заявление четко. Указывайте цель: «Для представления в СФР г. Владикавказ для пересчета пенсии по 35-ФЗ» — это дает приоритет и бесплатность.
5. Сохраняйте квитанцию/талон. На нем номер регистрации обращения (КНД) и срок готовности. По нему можно отследить статус по телефону.

Архив ОАО «РЖД» в Владикавказе — это хранилище памяти тысяч железнодорожников, прославленных и безымянных, построивших и содержавших магистрали Северного Кавказа. Несмотря на бюрократические процедуры, сотрудники архива, как правило, заинтересованы в помощи людям. Ключ к успеху — подготовленность заявителя (знание дат, станций, правильность ФИО) и своевременное обращение (не за неделю до суда или поездки в СФР).

Современные цифровые сервисы (Госуслуги, портал РЖД) существенно упростили процесс, однако для сложных случаев (утраченные дела, дореволюционный период, установление фактов в суде) личное обращение или работа через уполномоченного представителя (юриста/нотариуса) остается наиболее надежным способом.

Дисклеймер: Данная статья носит информационный характер. Реквизиты, адреса, телефоны, структура подразделений и тарифы могут изменяться. Официальную информацию необходимо подтверждать на сайте ОАО «РЖД» (rzd.ru), сайте СКЖД (skzhd.rzd.ru) или по справочным телефонам управления дороги. Персональные данные сотрудников и контактные телефоны в тексте замаскированы (*) в соответствии с политикой конфиденциальности и требованиями 152-ФЗ.