Вопрос о необходимости написания заявления на получение подотчетных средств возникает у бухгалтеров, руководителей и самих подотчетных лиц регулярно. Законодательство в этой сфере претерпело изменения, и практика применения норм имеет свои нюансы. В данной статье подробно разберем, что говорит закон, какие документы обязательны, а какие, на усмотрение организации.

Нормативная база: что говорят законы

Основным документом, регулирующим порядок расходования и учета денежных средств в кассе организации, является Положение о порядке проведения кассовых операций в Российской Федерации (Утверждено Центральным Банком РФ от № 373-П, далее — Положение № 373-П).

Согласно п. 6.3 Положения № 373-П, выдача денежных средств подотчетным лицам для оплаты затрат, связанных с хозяйственной деятельностью организации, производится на основании заявления подотчетного лица с указанием цели выдачи и срока, в течение которого подотчетное лицо должно отчитаться за полученные суммы.

Положение Трудового кодекса и внутренние документы

Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) прямо не регламентирует форму заявления на получение подотчетных средств; Однако ст. 21 ТК РФ обязывает работника исполнять свою трудовую функцию, а ст. 185 ТК РФ регулирует порядок выплаты заработной платы и иных выплат.

Ключевым моментом является наличие у организации внутреннего локального нормативного акта (ЛНА), Политики по подотчетным лицам (или Положения о подотчетных лицах). Именно в этом документе закрепляется:

• Перечень лиц, имеющих право получать подотчетные суммы (утверждается приказом/распоряжением руководителя).
• Максимальные суммы выдачи на одно лицо.
• Сроки отчетности.
• Форма и порядок подачи заявления (в свободной форме, по бланку организации, через 1С, по электронной почте и т.д.).

Если во внутреннем документе организации написано: «Выдача производится на основании заявления в форме № Х», заявление обязательно. Если ЛНА молчит о форме, но ссылается на Положение ЦБ РФ — заявление обязательно по умолчанию.

Что такое «заявление» на практике? Требования к содержанию

Закон не устанавливает строгой унифицированной формы заявления (как, например, форма КО-2 для приходного кассового ордера). Организация имеет право разработать свой бланк или принимать заявления в свободной форме.

Обязательные реквизиты заявления (согласно п. 6.3 Положения № 373-П и ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ):

1. Наименование организации (ИП).
2. Название документа: «Заявление на выдачу подотчетной суммы».
3. Дата составления.
4. ФИО подотчетного лица полностью (без сокращений).
5. Должность, структурное подразделение.
6. Цель выдачи (например: «оплата командировочных расходов», «закупка канцелярских товаров», «оплата услуг связи» и т.д.).
7. Сумма (цифрами и прописью).
8. Срок отчетности (конкретная дата, к которой будет сдан авансовый отчет).
9. Подпись подотчетного лица с расшифровкой.
10. Виза руководителя (или уполномоченного лица) на выдачу суммы, крайне рекомендуется для внутреннего контроля, хотя ЦБ РФ прямо не требует визы на самом заявлении (требуется подпись на расходном кассовом ордере РКО).

Электронный документооборот и 1С

В современных реалиях многие организации перешли на безбумажный документооборот. Допускается ли электронное заявление?

• Да, допускается. Согласно ст; 9 ФЗ № 402-ФЗ и письмам Минфина (например, от № 03-11-06/2/223), первичный учетный документ может быть сформирован в электронном виде и подписан электронной подписью (ЭЦП/ЭП);
• В программе «1С:ЗУП» или «1С:ERP» часто используется функционал «Заявление на подотчетную сумму», которое печатается, подписывается сотрудником, визуется руководителем, а на его основании формируется РКО (форма КО-2).
• Если организация использует СЭД (систему электронного документооборота) с квалифицированной ЭЦП — бумажный оригинал не требуется.

Исключения и частные случаи

А. Командировочные расходы

Для выдачи суточных и оплаты проезда/проживания заявление тоже необходимо. Часто его совмещают с «Служебной запиской» или «Служебным заданием» (приказ в форме Т-9/Т-9а). Служебное задание основание для направления в командировку, а заявление — основание для выдачи денег из кассы. Кассир выдает деньги по заявлению (или по служебной записке, если в ЛНА прописано, что служебная записка заменяет заявление).

Б. Выдача через банковскую карту (корпоративную)

Если организация переводит подотчетные суммы на банковскую карту подотчетного лица (зарплатную или специальную корпоративную), кассовый ордер (РКО) не формируется. Формируется платежное поручение.

Нужно ли заявление? Положение № 373-П регулирует именно кассовые операции. При безналичном переводе требование заявления к кассиру отпадает. Однако для внутреннего контроля и подтверждения хозяйственной цели (для налоговых целей, ст. 252 НК РФ) заявление (или служебная записка, или заявка в банк-клиенте с указанием цели) настоятельно рекомендуется хранить.

В. Малые суммы и «на текущие нужды»

Некоторые организации практикуют выдачу мелких сумм (до * руб.) «на текущие нужды» без указания конкретной цели в заявлении (например, «хозяйственные нужды офиса»).

Риск: Налоговая инспекция может не признать такие расходы экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ) из-за отсутствия конкретной цели. Кассовый разрыв (выдача без цели) также является нарушением Положения № 373-П. Цель в заявлении должна быть конкретной.

Ответственность за нарушение порядка

• Административная (КоАП РФ ст. 15.1): за нарушение порядка проведения кассовых операций (выдача без заявления, превышение лимитов, отсутствие цели) — штраф на должностных лиц от * до * руб., на юрлиц — от * до * руб.
• Налоговые риски: неприятие расходов по налогу на прибыль, начисление НДФЛ/страховых взносов на суммы, не подтвержденные авансовым отчетом в срок.
• Дисциплинарная: за нарушение внутреннего распорядка (ЛНА), замечание, выговор, увольнение (ст. 192 ТК РФ).

Пошаговый алгоритм правильной выдачи

1. Подготовка ЛНА: Утвердить Приказом «Положение о подотчетных лицах» и перечень лиц (Приказ № * от ..).
2. Подача заявления: Сотрудник заполняет заявление (бумажное или в 1С/СЭД) с указанием цели, суммы и срока отчетности.
3. Согласование: Руководитель подразделения/финансиста ставит визу «Согласовано/Выдать сумму * руб.».
4. Оформление РКО: Кассир формирует Расходный кассовый ордер (ф. КО-2) на основании заявления. В РКО указывается ссылка на заявление (номер, дата).
5. Выдача денег: Подотчетное лицо подписывается в РКО (и в кассовой книге/журнале выдачи) и получает наличные.
6. Отчетность: В установленный срок сотрудник сдает Авансовый отчет (ф. АО-1) с чеками/квитанциями.

Пример заполнения заявления (образец)

ООО «Ромашка»
Генеральному директору
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П.П.

ЗАЯВЛЕНИЕ
на выдачу подотчетной суммы

Прошу выдать мне под отчет сумму 15 000 (Пятнадцать тысяч) рублей 00 копеек
на целевое расходование на следующие цели:
- оплата командировочных расходов (суточные) по служебному заданию № 45 от г.
 (г. Москва, – ).
Срок отчетности: до г;

Подотчетное лицо: _____________ /Петров П.П./
Согласовано:
Финансовый директор: _____________ /Сидоров С.С./

Частые ошибки бухгалтерии

• Выдача денег «под расписку в журнале» без заявления и РКО. Грубое нарушение Положения № 373-П.
• Отсутствие срока отчетности в заявлении. Кассир не может контролировать возврат/отчет.
• Сумма в заявлении не совпадает с суммой в РКО. Недопустимо.
• Выдача новому сотруднику, не внесенному в перечень подотчетных лиц приказом. Необходимо сначала издать приказ о включении в перечень.
• Выдача следующей суммы до сдачи отчета по предыдущей. Запрещено п. 6.3 Положения № 373-П (кроме случаев, когда предыдущая сумма не исчерпана, но срок отчетности не наступил — практика спорная, лучше дождаться отчета).

Резюме

Главный совет: Даже если вы считаете заявление лишней бюрократией, его наличие защищает и кассира (от ответственности за выдачу без основания), и бухгалтера (при налоговой проверке подтверждения хозяйственной цели), и директора (от обвинений в нецелевом расходовании). Внедрите простую форму заявления (бумажную или электронную в 1С) и делайте это обязательным этапом бизнес-процесса.

Статья подготовлена на основании действующего на .. законодательства РФ (Положение ЦБ РФ № 373-П, НК РФ, ТК РФ, ФЗ № 402-ФЗ). Данная информация носит ознакомительный характер. Для решения конкретных вопросов рекомендуется обратиться к профессиональному бухгалтеру или юристу.