Многие работники задаются вопросом: если работодатель заранее прислал уведомление о начале отпуска, нужно ли дополнительно писать заявление? Разберёмся в этом вопросе с точки зрения Трудового кодекса РФ и кадровой практики.
Что говорит закон
Согласно статье 123 Трудового кодекса РФ, очерёдность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется графиком отпусков, который утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. График обязателен как для работодателя, так и для работника.
Та же статья обязывает работодателя известить работника под роспись о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Именно для этого и существует уведомление.
Когда заявление писать НЕ нужно
Если отпуск предоставляется строго по графику отпусков, а работодатель направил вам уведомление о дате его начала, то в большинстве случаев заявление писать не требуется. Основания:
- график отпусков уже является согласованным документом, обязательным для обеих сторон;
- уведомление подтверждает, что работодатель исполнил свою обязанность известить работника;
- приказ о предоставлении отпуска издаётся на основании графика, а не заявления.
От работников в большинстве организаций не требуют подавать заявление, если отпуск предусмотрен заранее согласованным графиком. Однако в некоторых компаниях локальными нормативными актами (например, положением о кадровом делопроизводстве) заявление всё же предусмотрено — уточните это в отделе кадров.
Когда заявление писать НУЖНО
Заявление обязательно потребуется в следующих ситуациях:
- Внеплановый (внеочередной) отпуск, если вы хотите уйти в отпуск не по графику или перенести даты. Директор по персоналу и организационному развитию сервиса Работа.ру Юлия С* рекомендует подавать такое заявление минимум за три-четыре дня до начала отпуска, чтобы избежать проблем с оформлением и выплатой отпускных.
- Отпуск без сохранения заработной платы (за свой счёт) — предоставляется только по заявлению работника;
- Отпуск по беременности и родам, по уходу за ребёнком — оформляется на основании заявления и больничного листа.
- Учебный отпуск — требуется заявление и справка-вызов из учебного заведения.
- Отпуск с последующим увольнением — обязательно оформляется заявлением.
- Перенос отпуска по семейным обстоятельствам или из-за болезни.
Особые ситуации
Отпуск и сокращение штата
Нередко возникает коллизия: у сотрудника на руках есть уведомление о сокращении штата, но в графике отпусков указан его ежегодный отпуск; В этом случае график отпусков сохраняет силу — работодатель обязан предоставить отпуск, а расторжение договора по сокращению возможно только после выхода работника из отпуска (увольнять сотрудника в период отпуска запрещено ст. 81 ТК РФ).
Если работодатель не отпускает в отпуск по графику
Если вам отказывают в отпуске, предусмотренном графиком, это нарушение трудового законодательства. Работодатель не может игнорировать уже согласованные даты отдыха. В такой ситуации можно:
- написать письменное обращение (заявление) на имя руководителя со ссылкой на график отпусков;
- обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда;
- при необходимости — обратиться в суд.
Как правильно оформить заявление на отпуск
Заявление на отпуск — это кадровый документ, с помощью которого работник просит предоставить ему отпуск на конкретные даты. Стандартная структура:
- Шапка — в правом верхнем углу указывается должность и ФИО руководителя (например: «Генеральному директору ООО «*» Иванову И.И.»), а также от кого заявление (должность, ФИО работника);
- Название — «Заявление»;
- Текст — просьба предоставить отпуск с указанием вида отпуска, дат начала и окончания, количества календарных дней;
- Дата и подпись работника.
Подведём итог:
- Если отпуск идёт по графику и работодатель направил уведомление — заявление, как правило, не нужно;
- Если отпуск внеплановый, переносится или относится к особым видам — заявление обязательно, подавать его лучше минимум за 3–4 дня;
- Уточните внутренние правила вашей организации — в некоторых компаниях заявление требуют в любом случае для кадрового учёта;
- Помните: отпускные должны быть выплачены не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).
Знание этих правил поможет вам избежать конфликтов с работодателем и грамотно отстаивать своё право на отдых.