Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Вопрос о необходимости ставить подпись с расшифровкой «Ознакомлен» в трудовой книжке при увольнении вызывает много споров как у работников, так и у кадровых специалистов. На законодательство и судебная практика сложились достаточно однозначно, однако на практике все еще встречаются ошибки, ведущие к правовым рискам. В данной статье подробно разберем, что говорит Трудовой кодекс РФ, Постановление Правительства № 225 и как поступать правильно.

Нормативная база: что говорят закон и инструкция

Главным документом, регулирующим ведение трудовых книжек, является Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Инструкции по заполнению учетных записей работы в трудовых книжках…» (далее — Инструкция). Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 84.1) устанавливает общие принципы, но детальную процедуру заполнения определяет именно Инструкция.

Пункт 38 Инструкции (в ред. от 2020 г.) гласит:

«Запись о прекращении трудового договора (увольнении) вносится в трудовую книжку в день прекращения трудового договора… Запись заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации (при ее наличии). Работник ознакомляется с записью под роспись».

Ключевой момент: Инструкция использует формулировку «ознакомляется с записью под роспись». Она НЕ требует писать слово «Ознакомлен» от руки. Требование закона — именно подпись работника (роспись) в столбце 3 или в специальном журнале учета движений трудовых книжек (в зависимости от внутреннего регламента организации);

Разбор распространенных мифов

Миф 1: «Обязательно нужно написать «Ознакомлен» рукой»

Реальность: Ни в ТК РФ, ни в Постановлении № 225 нет требования писать это слово. Достаточно собственной подписи работника. Написание «Ознакомлен» — это устоявшаяся канцелярская привычка (реликт советского документооборота), но не правовое требование. Отсутствие этого слова не делает запись недействительной.

Миф 2: «Если работник отказался подписываться, запись недействительна»

Реальность: Согласно п. 38 Инструкции, если работник отказывается ознакомиться с записью под роспись, ответственное лицо составляет акт об отказе (в свободной форме, но с указанием даты, состава комиссии, фамилий * и сути отказа). Запись в трудовой книжке считается надлежащим образом оформленной. Увольнение законно.

Миф 3: «Подпись нужна только в журнале учета, а в самой книжке — нет»

Реальность: Инструкция говорит: «Работник ознакомляется с записью под роспись». На практике это реализуется двумя способами (на выбор работодателя, закрепленным в локальном акте):

Подпись в самой трудовой книжке (в столбце 3 напротив записи об увольнении или на обороте обложки/вкладыша).
Подпись в Журнале учета движений трудовых книжек (столбец «Подпись работника, получившего трудовую книжку»).

Лучше всего — дублировать: поставить подпись и в книжке (напротив записи), и в журнале. Это исключает споры о том, ознакомился ли работник именно с текстом записи, а не просто получил документ.

Как правильно оформить ознакомление: пошаговая инструкция

Чтобы избежать претензий со стороны инспекции труда (* ) или суда, следуйте алгоритму:

День увольнения (последний рабочий день): Кадровик вносит запись в раздел «Сведения о работе» (столбцы 1–4): дата, формулировка основания (ст. ТК РФ), номер приказа, подпись ответственного лица, печать.
Вызов работника: Работника вызывают для ознакомления с записью и выдачи трудовой книжки.
Ознакомление: Работник читает запись.
Подписание (Вариант А — в книжке): Работник ставит свою подпись в столбце 3 напротив записи об увольнении (или на свободном месте страницы, если столбец 3 занят печатью/подписью кадровика). Рядом можно написать дату ознакомления. Слово «Ознакомлен» писать не обязательно.
Подписание (Вариант Б — в журнале): Работник ставит подпись в Журнале учета движений трудовых книжек (форма Т-3 или своя форма) в столбце «Подпись работника».
Выдача: Трудовая книжка выдается работнику под роспись в журнале (столбец «Подпись работника, получившего ТК»).

Электронная трудовая книжка (ЭТК): особенности 2026 года

С 2020 года ведется параллельный учет: бумажная ТК (по желанию работника) и ЭТК. На подавляющее большинство работников уже перешло на ЭТК.

В ЭТК нет физической подписи. Ознакомление происходит через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через личный кабинет страхователя на сайте СФР (бывший ПФР);
Работодатель направляет сведения (СЗВ-ТД) в СФР в день увольнения.
Работник видит запись в ЛК «Госуслуг». Формальное «подписание» (подтверждение) там не предусмотрено законом так же, как и фраза «Ознакомлен» в бумажнике. Считается, что работник ознакомился, получив доступ к информации.
Если работник оставил бумажную ТК, действует процедура, описанная выше (подпись/акт).

Судебная практика: на что обращают внимание суды

Анализ решений судов (Апелляционных, Кассационных, ВС РФ) за 2023–2025 гг. показывает единый подход:

Отсутствие слова «Ознакомлен» — не является основанием для признания записи недействительной или увольнения незаконным (Определение ВС РФ от * г. № *).
Отсутствие подписи работника в ТК при наличии подписи в Журнале учета (Т-3) — не нарушение, если локальный акт организации предусматривает ознакомление именно через журнал.
Отсутствие подписи И в ТК, И в Журнале, И акта об отказе — грубое нарушение процедуры. Суды могут взыскать с работодателя компенсацию за задержку выдачи ТК (ст. 234 ТК РФ) или моральный вред, если работник докажет, что не получал книжку вовремя из-за этого.
Фальсификация подписи — уголовно наказуемое деяние (ст. 327 УК РФ). Кадровик * никогда не должен подписывать за работника, даже с его устного согласия.

Риски для работодателя при неправильном оформлении

Нарушение	Последствия
Нет подписи работника в ТК и нет подписи в Журнале и нет Акта об отказе	Штраф по ст. 5.27 КоАП РФ (для должностных лиц, 1 000–5 000 руб., для юрлиц — 30 000–50 000 руб.). Риск взыскания заработной платы за вынужденный прогул (ст. 234 ТК РФ) в судебном порядке.
Запись сделана с ошибкой (не та статья ТК РФ), работник не ознакомлен	Работник может оспорить формулировку в суде за 3 месяца (ст. 393 ТК РФ). Шансы работника выше, если он не подписывался, что «согласен» с записью.
Трудовая книжка не выдана в день увольнения	Штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ), компенсация за каждый день задержки (ст. 234 ТК РФ).

Чек-лист для кадровика на день увольнения

[ ] Запись в ТК сделана верно (дата, статья ТК РФ, номер приказа).
[ ] Запись заверена подписью ответственного лица и печатью (есть в уставе).
[ ] Работник вызван/уведомлен о выдаче ТК.
[ ] Работник поставил подпись в ТК (столбец 3) ИЛИ в Журнале учета (столбец ознакомления).
[ ] Работник поставил подпись в Журнале учета (столбец получения ТК).
[ ] Сведения СЗВ-ТД отправлены в СФР (для ЭТК).
[ ] При отказе, составлен Акт, ТК отправлена почтой с уведомлением (ценным письмом) по адресу регистрации * (если работник не явился).

Писать «Ознакомлен» в трудовой книжке при увольнении НЕ ОБЯЗАТЕЛЬНО. Закон требует только подписи работника (росписи) в качестве подтверждения факта ознакомления с записью. Главное — обеспечить саму процедуру ознакомления и зафиксировать её либо подписью в книжке, либо подписью в журнале учета, либо составлением акта при отказе.

Грамотное оформление этого этапа защищает компанию от штрафов ГИТ (* ), судебных исков бывших сотрудников и репутационных рисков; В 2026 году, при тотальном переходе на ЭТК, акцент смещается на своевременную сдачу отчетности СЗВ-ТД в СФР, но для держателей бумажных книжек правила остаются неизменными: подпись есть — ознакомлен, подписи нет — акт об отказе.

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому юристу или в профсоюз. Статья актуальна на г.

Нужно ли писать ознакомлен в трудовой книжке при увольнении