Оформление ежегодного оплачиваемого отпуска, это обязательная процедура, регулируемая Трудовым кодексом РФ (ТК РФ). Несмотря на то, что единого строгого бланка, утвержденного государством, не существует (организации вправе разрабатывать свои формы локальными нормативными актами), существуют общепринятые стандарты и обязательные реквизиты. В этой статье мы разберем актуальный образец заявления на , нюансы заполнения, сроки подачи и распространенные ошибки.

Нормативная база и общие правила

Согласно ст. 123 ТК РФ, ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работнику ежегодно. Порядок предоставления отпусков устанавливается графиком отпусков, который утверждается работодателем не позднее чем за две недели до начала календарного года.

• Срок подачи: Заявление рекомендуется подать не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (чтобы успеть оформить приказ и произвести расчет отпускных).
• Форма: Письменная (бумажная или электронная через ЭДО/портал, если это предусмотрено локальными актами компании).
• Кто пишет: Работник от своего имени.

Обязательные реквизиты заявления (по ст. 9 ФЗ № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и деловой переписке)

Любое кадровое документ должен содержать:

1. Наименование организации (полное или сокращенное, согласно Уставу).
2. Должность и ФИО руководителя (в дательном падеже: «Генеральному директору ООО «Ромашка» Иванову И.И.»).
3. ФИО работника, пишущего заявление (в родительном падеже: «от менеджера отдела продаж Петрова П.П.»).
4. Название документа: «ЗАЯВЛЕНИЕ» (по центру строки).
5. Текст просьбы с указанием вида отпуска, календарных дат начала и окончания, количества календарных дней.
6. Дата составления (число, месяц словами, год).
7. Подпись работника с расшифровкой.

Классический образец заявления на основной ежегодный отпуск (2026 год)

Генеральному директору
ООО «Вектор-Бизнес»
Иванову И.И.

от менеджера отдела закупок
Сидорова С.С.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне ежегодный основной оплачиваемый отпуск за 2025 рабочий год в количестве 28 (двадцать восемь) календарных дней с  по  включительно.

С просьбой произвести выплату отпускных не позднее  (за 3 дня до начала отпуска, согласно ст. 136 ТК РФ).

 Подпись: _____________ /Сидоров С.*/

Особенности оформления в специальных случаях

Разделение отпуска на части (ч. 1 ст; 125 ТК РФ)

По соглашению сторон отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней. В заявлении нужно указать даты по каждой части.

...
Прошу предоставить мне ежегодный основной оплачиваемый отпуск за 2025 рабочий год в двух частях:
Первая часть — 14 календарных дней с  по ;
Вторая часть — 14 календарных дней с  по .
...

Отпуск за счет будущих периодов работы (Досрочный отпуск)

Предоставляется по соглашению сторон (ст. 122 ТК РФ) или определенным категориям работников (несовершеннолетние, работники Северных районов, при усыновлении ребенка до 3 месяцев и др.). В тексте обязательно указываеться основание.

...
Прошу предоставить мне ежегодный основной оплачиваемый отпуск за счет будущего 2026 рабочего года (досрочно) в количестве 28 календарных дней с  по  в связи с усыновлением новорожденного ребенка (копия решения суда/акта усыновления прилагается).
...

Дополнительные отпуска (за вредность, нерегулированный график, стаж и т.д.)

Указывается конкретная нормативная база или пункт локального акта.

...
Прошу предоставить мне дополнительный оплачиваемый отпуск за нерегулированный рабочий день (п. 3 ст. 119 ТК РФ, п. 5 Положения об оплате труда ООО «Вектор-Бизнес») в количестве 3 (три) календарных дня с  по .
...

Отпуск без сохранения содержания (по собственному желанию, ст. 128 ТК РФ)

Предоставляется по письменному заявлению работника по уважительным причинам (рождение ребенка, регистрация брака, смерть родственника) или по соглашению сторон. Оплата не производится.

...
Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы (по собственному желанию) на 5 (пять) календарных дней с  по  в связи с регистрацией брака (копия свидетельства прилагается), на основании ч. 1 ст. 128 ТК РФ.
...

Электронное оформление (ЭДО и внутренние порталы)

В 2026 году большинство крупных и средних предприятий перешли на безбумажный документооборот. Порядок действий:

1. Авторизация в системе (1С:ЗУП, SAP, «Мой Офис», Контур.Экстерн, внутренний портал).
2. Выбор раздела «Кадры» → «Оформление отпусков» → «Создать заявление».
3. Заполнение полей: Вид отпуска, Дата начала, Дата окончания, Количество дней.
4. Подписание усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или подтверждение через СМС/пуш-уведомление (простой ЭЦП), если это разрешено локальным актом.
5. Автоматическое формирование проекта приказа (формы Т-6 или единой формы) и расчетного листа.

Внимание: Если компания использует ЭДО, бумажное заявление писать не нужно. Электронный документ, подписанный УКЭП, имеет такую же юридическую силу (ст. 6 ФЗ № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Действия работодателя после получения заявления

После получения заявления (бумажного или электронного) HR-специалист или руководитель обязан:

1. Проверить соответствие дат утвержденному графику отпусков. Если даты не совпадают — согласовать перенос с работником (дополнительное заявление/согласие).
2. Проверить наличие неиспользованных дней прошлых лет (чтобы избежать накопления более 2 лет подряд, что недопустимо по ст. 124 ТК РФ).
3. Подготовить Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма Т-6 или своя форма по ПКО).
4. Ознакомить работника с приказом под роспись (или ЭЦП) не позднее чем за 3 дня до начала отпуска.
5. Передать данные в бухгалтерию для начисления отпускных (не позднее чем за 3 дня до начала отпуска — ст. 136 ТК РФ).
6. Внести запись в Книжку учета отпусков (формы Т-7) и/или в электронную базу 1С.

Типичные ошибки, которых стоит избегать в 2026 году

• Отсутствие даты составления заявления. Без даты невозможно установить, соблюден ли 3-дневный срок уведомления и исчисления отпускных.
• Указание рабочих дней вместо календарных. Отпуск считается в календарных днях (ст. 120 ТК РФ). Выходные и праздничные дни входят в отпуск (кроме случаев совпадения с нерабочими праздниками, которые не входят в отпуск и не оплачиваются — ст. 120 ТК РФ, Постановление Пленума ВС РФ № 2).
• Несоблюдение минимальной части (14 дней) при разделе. Если разделить 28 дней на 10 и 18, это нарушение ТК РФ.
• Игнорирование графика отпусков. Работодатель имеет право отказать в датах, не совпадающих с графиком, если нет согласия на перенос.
• Поздняя сдача заявления (в день ухода или задним числом). Это создает риски для бухгалтерии (штрафы за задержку зарплаты) и кадровика (отсутствие приказа к моменту отсутствия).
• Ошибки в ФИО/датах в приказе. Приказ готовится строго по данным заявления и личной карточки (Т-2).

Пример заполнения Приказа (формы Т-6) на основании заявления

Для полноты картины приведем фрагмент приказа, который издается на основании рассмотренного заявления.

ПРИКАЗ
О предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска

ООО «Вектор-Бизнес» г. Москва
 № 45-к

На основании заявления от  № *

ПРИКАЗЫВАЮ:

Предоставить Сидорову С.С. (таб. № ) ежегодный основной оплачиваемый отпуск за 2025 рабочий год в количестве 28 календарных дней с  по  включительно;

Отпускные выплатить не позднее .
Контроль за исполнением поручаю кадровому менеджеру Петровой П.П.

Генеральный директор Иванов И.И.
Подпись: _____________

С приказом ознакомлен(а):
 Сидоров С.* _____________

Чек-лист для работника перед сдачей заявления

• [ ] Уточнил(а) у HR или в графике отпусков доступные даты.
• [ ] Определил(а) вид отпуска (основной, дополнительный, без оплаты, досрочный).
• [ ] Рассчитал(а) количество календарных дней (включая выходные).
• [ ] Проверил(а), что хотя бы одна часть отпуска ≥ 14 дней (при разделе).
• [ ] Указал(а) корректные даты начала и окончания (включительно).
• [ ] Поставил(а) дату составления заявления (актуальную).
• [ ] Поставил(а) личную подпись (или ЭЦП).
• [ ] Сдал(а) заявление за 3+ дня до предполагаемого начала отпуска.
• [ ] Получил(а) на руки/в ЭДО ознакомленную копию приказа за 3 дня до отпуска.

Грамотно составленное заявление на отпуск — залог своевременного отдыха и гарантии получения отпускных в срок. В 2026 году акцент смещается на электронный документооборот, однако правовые требования к содержанию (даты, основание, подпись) остаются неизменными. Всегда опирайтесь на ТК РФ, локальные нормативные акты вашей организации (Положение об отпусках, Положение об оплате труда) и согласовывайте даты с руководителем и HR-заранее.

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При возникновении спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому инспектору или юристу по трудовому праву. Актуальность нормативной базы на .