Нотариальный архив гродненского нотариального округа, это специализированное государственное учреждение, входящее в систему органов юстиции Республики Беларусь. Его основная миссия — обеспечение сохранности, учет и выдача нотариальных документов, составленных нотариусами, работавшими на территории Гродненской области (ранее — гродненского нотариального округа), а также уполномоченными лицами, совершающими нотариальные действия.

Историческая справка и правовая основа

Деятельность архива регулируется Законом Республики Беларусь «О нотариате и нотариальной деятельности», Кодексом Республики Беларусь об административно-территориальном устройстве и порядке решения вопросов административно-территориального устройства, а также подзаконными актами Министерства юстиции Республики Беларусь (Приказы, Инструкции по делопроизводству в нотариальных архивах).

Формирование фондов архива ведется с момента введения в действие законодательства о нотариате на территории Беларуси. В состав фондов попадают дела нотариусов, прекративших свою деятельность (в связи с уходом на пенсию, смертью, лишением лицензии и т.д.), а также дела уполномоченных лиц (главных врачей больниц, commandantов мест лишения свободы, капитанов судов и др.), совершавших нотариальные действия.

Основные функции архива

• Прием и учет документов: Приемка нотариальных дел от нотариусов и уполномоченных лиц по инвентарным описям.
• Обеспечение сохранности: Создание необходимых условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность, антибиологическая защита) для бумажных и электронных носителей.
• Научно-справочная работа: Составление описей, путеводителей, реестров; ведение электронных баз данных для оперативного поиска документов.
• Выдача копий и справок: Предоставление гражданам и организациям заверенных копий нотариальных документов (завещаний, договоров, доверенностей, свидетельств о праве наследования и др.) и архивных справок.
• Информационное взаимодействие: Взаимодействие с нотариальными конторами, нотариальными бюро, судебными органами, органами регистрации актов гражданского состояния, архивами других областей.

Состав фондов (общая характеристика)

Фонды архива формируются хронологически и по ведомственному признаку. Основные категории документов:

1. Дела нотариусов г. Гродно: Нотариальные конторы г. Гродно (№1, №2 и др.), частные нотариусы (до перехода на латинскую форму собственности/лицензирование), нотариальные бюро.
2. Дела нотариусов районных центров и городов области: Берестовицкий, Волковысский, Вороновский, Дятловский, Зельвенский, Ивьевский, Кореличский, Лидский, Мостовский, Новогрудский, Островецкий, Ошмянский, Свислочский, Слонимский, Сморгонский, Щучинский районы, г. Лида, г. Слоним, г. Сморгонь, г. Новогрудок и др.
3. Дела уполномоченных лиц: Архивы больниц, домов престарелых, воинских частей, мест лишения свободы, расположенных на территории области.
4. Документы в электронном виде: С 2000-х годов ведется параллельное формирование электронного архива (сканы нотариальных актов, реестры).

Примечание: Точные временные границы фондов (года начала и окончания делопроизводства конкретного нотариуса) уточняются по путеводителю по фондам архива или через информационно-справочную систему.

Порядок обращения за документами

Кто имеет право обращаться

• Граждане Республики Беларусь, иностранные граждане и лица без гражданства (по вопросам, затрагивающим их права и законные интересы);
• Нотариусы для совершения нотариальных действий (проверка факта составления завещания, выдачи доверенности и т.д.).
• Суды, прокуратура, органы следствия, органы внутренних дел, органы государственной регистрации недвижимости (по официальным запросам).
• Юридические лица (в порядке, установленном законодательством).

Необходимые документы для получения копии/справки

• Документ, удостоверяющий личность (паспорт, вид на жительство и т.д.).
• Документы, подтверждающие родственные или иные правовые отношения с лицом, от имени которого составлен документ (свидетельства о рождении/браке, свидетельство о праве наследования, доверенность нотариальная и др.).
• Заявление установленного образца (заполняется на месте или заранее).
• Квитанция об оплате госпошлины (размер устанавливается Советом Министров РБ, льготы предусмотрены для отдельных категорий граждан).

Сроки исполнения

Согласно законодательству, копии документов и справки выдаются в течение 10 рабочих дней с момента поступления обращения. В сложных случаях (поиск по неточным данным, запрос в другой архив) срок может быть продлен до 30 календарных дней с уведомлением заявителя.

Контактная информация и режим работы

Внимание: В соответствии с требованиями безопасности и политикой конфиденциальности, конкретные персональные данные руководителей, точные номера внутренних телефонов и служебные адреса электронной почты в данной публикации замаскированы;

Особенности поиска документов: частые проблемы и решения

Смена наименований населённых пунктов и районов

В Гродненской области многократно менялась административно-территориальная структура (ликвидация/создание районов: Козловский, Белостокский, Княжинский и др., переименование поселков в агрогородки). При обращении в архив обязательно указывайте название населённого пункта и района на момент составления документа (например, «с. Иваново, Козловский район» или «аг. Иваново, Свислочский район»).

Нотариусы, сменившие юрисдикцию

Частные нотариусы могли переезжать между конторами, менять ФИО (при вступлении в брак). Архив ведет «Карточку нотариуса» с историей изменений, но для ускорения поиска полезно знать примерный год составления документа и ФИО нотариуса на тот момент.

Документы до 1991 года (Советский период)

Нотариальные действия совершали нотариусы советского нотариата (государственные нотариальные конторы, консульства). Эти дела также хранятся в нотариальном архиве, однако их оформление и реквизиты отличаются (нет номера реестра в современном понимании, есть номер протокола/тома). Поиск по этим делам может занять больше времени.

Электронный нотариат (с 2010-х гг.)

Для документов, составленных в единой информационной системе нотариата (ЕИСН), поиск осуществляется мгновенно по реестровому номеру. Если у вас есть номер реестра (формат: -/-), выдача копии занимает минимум времени.

Дистанционное обращение (Онлайн-услуги)

Для удобства граждан, не проживающих в Гродно, реализованы следующие каналы:

• Портал «Единый реестр услуг и платежей» (ЕРУП): Подача заявления на выдачу копии документа/справки с оплатой госпошлины онлайн (требуется ЭЦП или профиль МТС/А1/Белтелеком). Готовый документ можно получить по почте (ЕРПО/Белпочта) или лично.
• Електронная почта: Направление скан-копии заявления и документов на адрес *@justice.gov.by (требуется нотариально заверенная копия паспорта/доверенности или ЭЦП).
• Почтовое отправление: Заказное письмо с вложением (заявление, копии документов, квитанция об оплате, конверт с обратным адресом и марками для ответа). Адрес: 2300, г. Гродно, а/я * / ул. , д. .

Взаимосвязь с другими архивами

Если в нотариальном архиве документ не найден, поиск продолжается в:

• Государственном архиве Гродненской области (ГАГО): Хранятся фонды дореволюционных нотариусов (XVIII — нач. XX в.), фонды судов, земских управлений, где могли фиксироваться сделки.
• Национальном историческом архиве Беларуси (Минск): Фонды Виленского губернского правления, Гродненского губернского правления (дела о наследствах, договорах XIX в.).
• Архивам соседних областей (Брестская, Минская, Витебская): Если нотариус действовал на границе округов или дело передано по территориальному признаку при реорганизации.

Практические советы посетителю

1. Подготовьте данные заранее: ФИО сторон сделки (полные, с указанием дат рождения), дату составления (хотя бы год), вид документа (завещание, договор купли-продажи, доверенность на авто/недвижимость), название населённого пункта.
2. Проверьте ФИО в паспорте: Расхождения в написании имени/отчества (например, «Аляксей» vs «Алексей», «Степановна» vs «Стефанаўна») — частая причина отказа в выдаче. При необходимости заранее получите справку об изменении ФИО в ЗАГСе.
3. Используйте предзапись: Это сэкономит время ожидания в очереди, особенно в периоды высокой загрузки (лето, предновогоднее время).
4. Сохраняйте квитанции: При оплате госпошлины через ЕРИП/банк сохраняйте чек (электронный или бумажный) до получения документа.

Нотариальный архив гродненского нотариального округа является ключевым хранилищем правовой памяти региона. Грамотная организация фондов, внедрение электронных технологий и работа по стандартизации услуг позволяют гражданам получать юридически значимые документы в установленные законом сроки. Для успешного обращения рекомендуется максимально полно собрать исходные данные о искомом документе и заранее уточнить актуальный режим работы и реквизиты по официальным каналам связи.

Данная статья носит информационный характер. Режим работы, контактные телефоны, адреса и размеры госпошлины могут меняться. Официальную информацию необходимо подтверждать на сайте Управления юстиции Гродненского облисполкома или по телефонам архива.