Номенклатура дел — это основной системообразующий документ, определяющий состав, сроки хранения и порядок формирования дел в ведомстве. Для Администрации Курской области этот инструмент обеспечивает единообразие делопроизводства, соблюдение архивного законодательства и эффективное документооборот. В статье подробно разбираются нормативная база, структура номенклатуры, правила регистрации и современные тенденции перевода делопроизводства в электронный вид.
Правовая основа формирования номенклатуры
Деятельность по делопроизводству в Администрации Курской области регламентируется иерархией нормативных правовых актов:
- Федеральный уровень: ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ФЗ «Об основах государственной службы РФ», Приказы Росархива (в т.ч. типовые номенклатуры).
- Региональный уровень: Устав Курской области, Законы области об администрации и госслужбе.
- Ведомственный уровень (Ключевые документы):
- Постановление Губернатора Курской области от № 160-пг «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Курской области» (с изменениями на 17 декабря 2018 года). Это базовый документ, регламентирующий жизненный цикл документа.
- Постановление Губернатора от № 529-пг (с поправками от ) об утверждении структуры Администрации. Номенклатура дел напрямую зависит от структуры ведомства (департаменты, управления, отделы).
- Постановление Губернатора от № 157-пг — актуальный документ, утверждающий состав департаментов, управлений и отделов Администрации в соответствии с их положениями.
- Постановление Администрации от № 822-па — о государственной информационной системе «Единая система информационных ресурсов», затрагивающее электронный документооборот.
Структура и классификация дел (Структура номенклатуры)
Номенклатура дел Администрации формируется на календарный год и утверждается руководителем ведомства (или уполномоченным лицом) до начала нового года. Она имеет иерархическую структуру:
- Разделы (блоки) — соответствуют структурным подразделениям (Департаменты, Управления, Отделы, Администрация Губернатора, Пресс-служба, Контрольно-счетный отдел и др.).
- Подразделы — виды деятельности подразделения (нормотворчество, контроль, кадровое обеспечение, гражданские обращения, финансово-хозяйственная деятельность).
- Наименования дел — конкретные единицы хранения (например: «Дело входящей корреспонденции», «Дело нормативных правовых актов», «Дело кадровых приказов»).
- Сроки хранения — устанавливаются в соответствии с типовыми номенклатурами Росархива (временные: 1, 3, 5, 10, 75 лет; постоянные).
- Индексы дел, условные обозначения (шифры) для быстрого поиска и регистрации.
Примерная структура разделов (согласно Постановлению № 157-пг от ):
- Департаменты по отраслевому принципу (экономика, социальная сфера, АПК, строительство, цифровое развитие и т.д.).
- Управления (юридическое, кадровое, финансовое, делами Губернатора и т.д.).
- Отделы (секретариат, протокольный, архив, канцелярия).
- Специализированные структуры (Департамент по профилактике коррупционных и иных правонарушений, упомянут в выпусках КонсультантПлюс за ).
Порядок регистрации и присвоения индексов
Согласно Инструкции по делопроизводству (Пост. № 160-пг), регистрационный номер документа является ключевым идентификатором:
Правило формирования регистрационного номера:
Регистрационный номер присваивается после подписания/утверждения документа.
Состав номера: Порядковый номер документа в деле + Индекс дела по номенклатуре.
Нумерация ведется сквозно в пределах одного дела в течение календарного года.
Пример формата номера (условный): 123-к/24, где:
- 123 — порядковый номер документа в деле;
- к — индекс дела (например, «Контрольные материалы»);
- 24 — год регистрации (2024).
Это позволяет однозначно идентифицировать документ, определить его место хранения и компетенцию исполнителя.
Электронный документооборот и ГИС
Современный этап развития делопроизводства в регионе неразрывно связан с внедрением ГИС «Единая система информационных ресурсов» (Пост. Адм. № 822-па от ).
Ключевые аспекты перевода номенклатуры в электронный вид:
- Параллельное ведение: В переходный период допускается ведение бумажных и электронных журналов регистрации, номенклатур утверждаются в двух экземплярах (на бумаге и в СЭД).
- Электронные дела: Формируются в системе электронного документооборота (СЭД) с автоматическим присвоением регистрационных номеров и индексов по номенклатуре.
- Электронный архив: Долгосрочное хранение электронных дел обеспечивается в соответствии с требованиями ФСБ и Росархива (квалифицированные электронные подписи, штампы времени, форматы PDF/A, XML).
- Интернет-портал правовой информации: Официальный сайт для размещения проектов НПА и результатов их обсуждения, интегрированный с делопроизводством.
Специфические группы дел в номенклатуре Администрации
Помимо стандартных дел (корреспонденция, приказы, кадры, финансы), в номенклатуре Администрации Курской области выделяются специфические блоки:
| Группа дел | Содержание / Примеры наименований дел | Типичный срок хранения |
|---|---|---|
| Нормотворческая деятельность | Проекты постановлений Губернатора/Правительства, заключения правовой экспертизы, материалы публичных обсуждений, реестры НПА. | Постоянно / 75 лет |
| Губернаторская и правительственная деятельность | Доклады Губернатору, материалы совещаний Правительства, поручения Губернатора/Председателя Правительства, контроль исполнения. | 10 ⎯ 75 лет |
| Взаимодействие с общностью | Гражданинские обращения (письма, прием личный/видеоприем), материалы общественных слушаний, работа с ОНФ, общественными советами. | 5 ー 10 лет |
| Антикоррупционная деятельность | Декларации о доходах (копии), отчеты о рассмотрении конфликта интересов, планы антикоррупционной экспертизы (Департамент по профилактике коррупции). | 10 ー 75 лет |
| Межведомственное взаимодействие | Соглашения с федеральными министерствами, соседними регионами, участие в СФО/ЮФО, исполнение судебных актов. | 10 лет |
| Обеспечение деятельности (Хоз. дела) | Договоры аренды, закупки (44-ФЗ/223-ФЗ), охрана труда, секретность, защита ГИ, автотранспорт, ремонты. | 5 ー 10 лет |
Процедура утверждения и внесения изменений
Номенклатура дел утверждается ежегодно (обычно в ноябре-декабре предшествующего года). Процедура:
- Структурные подразделения готовят проекты своих разделов номенклатуры на основе типовых номенклатур Росархива и специфики работы.
- Архив/Канцелярия (Отдел делопроизводства) консолидирует проект, проверяет соответствие срокам хранения и структуре ведомства (актуальной на момент утверждения, см. Пост. № 157-пг).
- Проект согласовывается с руководителем Администрации (или заместителем, курирующим делопроизводство).
- Утверждается Приказом/Распоряжением руководителя Администрации.
- В течение года вносится изменения (при создании новых подразделений, передаче полномочий, появлении новых видов деятельности), по служебным запискам руководителей подразделений с утверждением куратора.
Контроль за соблюдением номенклатуры
Контроль за правильным формированием дел, соблюдением сроков хранения и регистрации документов возлагается на:
- Отдел делопроизводства (Канцелярию) — операционный контроль (приемка дел в архив, проверка журналов регистрации).
- Архив Администрации — экспертный контроль (экспертиза акта о стоимости и сроках хранения, приемка дел на хранение).
- Контрольно-счетный отдел / Департамент по профилактике коррупции — в рамках проверок исполнительской дисциплины и антикоррупционной экспертизы.
- Росархив (территориальный орган) — государственный контроль (плановые/внеплановые проверки).
Доступ к информации и обжалование
Согласно разделам официального сайта Администрации («Порядок обжалования нормативных правовых актов и иных решений»), заинтересованные лица имеют право:
- Ознакомиться с реестрами НПА, принятых Администрацией.
- Обратиться с запросом о предоставлении информации (ст. 91 Устава Курской области, ФЗ «О предоставлении информации…»).
- Обжаловать действия/бездействие должностных лиц Администрации в вышестоящий орган или в суд.
Номенклатура дел (как документ, регламентирующий доступ к архивным фондам) является открытой информацией, за исключением сведений, доступ к которым ограничен законом (Гос. тайна, Перс. данные — ФИО, адреса, телефоны сотрудников маскируются как *, коммерческая тайна).
Актуальные изменения и мониторинг (на 2026 год)
На актуальным состоянием номенклатуры определяют:
- Структура ведомства по Пост. Губ. № 157-пг от (новая структура департаментов/управлений).
- Изменения в законодательстве области за март 2026 г. (выпуск КонсультантПлюс от ), затрагивающие Положения о департаментах (в т.ч. по антикоррупции).
- Действие Инструкции по делопроизводству (Пост. № 160-пг) в редакции 2018 г. (ожидается актуализация в связи с переходом на полноценный «безбумажный» документооборот в ГИС).
Рекомендация: Для работы с актуальной номенклатурой на текущий момент необходимо обратиться к Приказу руководителя Администрации Курской области об утверждении номенклатуры дел на 2026 год (обычно размещается на интранет-портале ведомства или в СЭД). Публично доступные реестры НПА на сайте adminkursk.ru (раздел «Нормативные правовые акты») и портале правовой информации области позволяют отслеживать изменения в структуре, порождающие правки в номенклатуре.
Номенклатура дел Администрации Курской области — это динамический инструмент управления документооборотом, жестко привязанный к организационной структуре (утвержденной Пост. № 157-пг) и правилам делопроизводства (Инструкция по Пост. № 160-пг). Ключевые векторы развития: полная интеграция в ГИС «Единая система информационных ресурсов», автоматическое присвоение регистрационных номеров с индексами номенклатуры, обеспечение правовой значимости электронных документов и открытость архивной информации для граждан и организаций в рамках закона.
Статья подготовлена на основе открытых данных с официального сайта Администрации Курской области, портала правовой информации, систем «КонсультантПлюс» и «ГАРАНТ» (актуально на ). Конкретные реквизиты действующей номенклатуры на текущий год (номер приказа, дата) уточняйте в Отделе делопроизводства Администрации или во внутренней СЭД.