Обращение в государственный архив — распространённая процедура для граждан, которым необходимо получить архивную справку, копию документа, подтверждение трудового стажа, сведения о родственниках или информацию исторического характера. В этой статье мы подробно разберём, как правильно составить заявление-запрос, куда его подать и какие нюансы учесть.

Зачем обращаются в госархив

Государственные архивы хранят документы органов власти, предприятий, учреждений и личные фонды граждан. Чаще всего запросы подают с целью:

• получения архивной справки о трудовом стаже и заработной плате (для назначения пенсии);
• подтверждения родственных связей (свидетельства о рождении, браке, смерти);
• поиска сведений о репрессированных или пропавших без вести родственниках;
• получения копий документов о награждениях, военной службе;
• истребования информационных писем по тематическим (научным, генеалогическим) запросам;
• получения копий проектной документации, решений и постановлений.

Виды запросов

Различают несколько типов обращений:

1. Социально-правовой запрос — касается прав и интересов самого заявителя (стаж, зарплата, награды). Выполняется, как правило, бесплатно.
2. Тематический запрос, научный, генеалогический, исторический. Может выполняться на платной основе в соответствии с Временным положением о порядке выполнения работ и оказания услуг на платной основе федеральными государственными учреждениями, подведомственными Росархиву.
3. Генеалогический запрос — поиск сведений о предках, составление родословной.

Структура заявления-запроса

Заявление составляется в письменной форме и должно содержать следующие обязательные элементы:

Шапка заявления

В правом верхнем углу указывается:

• точное наименование архива, в который подаётся запрос (например, «Директору Государственного архива * области»);
• ФИО руководителя архива (запрос адресуется именно ему), например: Иванову И.И.;
• адрес и город расположения архива: г. , ул. , д. ;
• данные заявителя: ФИО полностью, почтовый адрес с индексом, телефон +7 () —, адрес электронной почты @.ru.

Название документа

По центру пишется: «Заявление» или «Заявление-запрос».

Текст запроса

Это самая важная часть. Сам запрос должен быть лаконичным — оптимально 4–5 строк. Укажите:

• суть обращения (какие сведения или документы требуются);
• хронологические рамки поиска (годы, период);
• наименование организации, учреждения, воинской части, где могли храниться документы;
• ФИО лица, в отношении которого запрашиваются сведения, дату и место рождения;
• цель получения информации (например, «для назначения пенсии», «для подтверждения родства»).

Форма и способ получения ответа

Обязательно укажите:

• в какой форме хотите получить ответ: архивная справка, архивная выписка, копия архивного документа или информационное письмо;
• как хотите получить ответ: почтовым отправлением по указанному адресу, на электронную почту или лично на руки.

Завершение

В конце заявления ставится дата и личная подпись заявителя с расшифровкой.

Образец заявления

Директору Государственного архива * области
Петрову П.П.
от Сидоровой Анны Сергеевны*,
проживающей по адресу: г. , ул. , д. *, кв.
тел.: +7 () —, e-mail: @.ru

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить архивную справку о трудовом стаже и заработной плате Сидоровой Анны Сергеевны, работавшей на заводе «» в г. * в период с 1978 по 1986 год. Справка необходима для назначения страховой пенсии.

Ответ прошу направить почтовым отправлением по указанному выше адресу.

Как подать заявление

Существует несколько способов подачи запроса:

• Лично — через канцелярию архива (получите отметку о регистрации на своём экземпляре);
• Почтой, заказным письмом с уведомлением о вручении;
• Электронно — через официальный сайт архива, Портал «Архивы России» или портал Госуслуг (многие архивы размещают готовые формы анкет-заявлений в формате .docx и образцы их заполнения в .pdf);
• Через представителя, в этом случае в заявлении указываются данные представителя и прилагается доверенность.

Сроки и стоимость

Рассмотрение обращения обычно занимает до 30 дней с момента регистрации. Социально-правовые запросы выполняются бесплатно, а за тематические и генеалогические исследования может взиматься плата — приблизительный порядок цен можно узнать из положения о платных услугах конкретного архива. Результаты оформляются в виде архивных справок, выписок или информационных писем и направляются по указанному адресу либо выдаются на руки.

Полезные советы

• Перед подачей уточните на сайте архива наличие типовых бланков — многие учреждения (например, ГАРФ, региональные архивы) публикуют готовые формы заявлений;
• Указывайте максимально точные данные: даты, названия организаций, номера воинских частей, это ускорит поиск;
• Не забудьте оставить контактные данные (телефон, почту) — иначе архив не сможет направить вам ответ;
• Если документы не найдены в одном архиве, запрос можно переадресовать в вышестоящий или профильный архив (например, по военным вопросам, в ЦАМО РФ).