Заявление на выдачу подотчётных сумм — это внутренний документ организации, на основании которого сотруднику выдаются денежные средства на хозяйственные, командировочные и иные нужды компании․ Несмотря на то, что унифицированная форма документа законодательно не утверждена, правильное его оформление имеет большое значение для бухгалтерского учёта и соблюдения кассовой дисциплины․
Что такое подотчётные суммы
Под подотчётными суммами понимаются денежные средства организации, выдаваемые на руки сотрудникам для удовлетворения тех или иных нужд предприятия․ Чаще всего деньги выдаются на:
- командировочные расходы (проезд, проживание, суточные);
- покупку канцелярских товаров, материалов, инвентаря;
- хозяйственные нужды офиса;
- представительские расходы;
- оплату мелких работ и услуг․
Законодательная база
Порядок выдачи подотчётных средств регулируется Указанием Банка России № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций»․ Согласно пункту 6․3 данного документа, выдача наличных денег под отчёт производится при наличии заявления работника, оформленного в произвольной форме, либо распорядительного документа (приказа) организации․
Важное требование: новые подотчётные суммы могут быть выданы сотруднику только при условии полного погашения им задолженности по ранее полученным авансам․ Это правило обязательно для всех организаций․
Обязательные реквизиты заявления
Заявление составляется в произвольной форме, однако для корректного бухгалтерского учёта в нём должны быть указаны:
- наименование организации;
- должность и ФИО руководителя (на чьё имя пишется заявление);
- должность и ФИО сотрудника, запрашивающего средства;
- сумма выдаваемых денег цифрами и прописью;
- цель выдачи (например, «на хозяйственные нужды», «на командировочные расходы»);
- срок, на который выдаются средства;
- дата составления документа;
- подпись заявителя;
- виза руководителя о согласовании выдачи․
Образец заявления на выдачу подотчётных средств
Ниже приведён примерный текст документа:
Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И․И․
от менеджера отдела закупок
Петрова П․П․
Заявление
Прошу выдать мне под отчёт наличные денежные средства в сумме 15 000 (пятнадцать тысяч) рублей 00 копеек на приобретение канцелярских товаров для нужд офиса на срок 5 (пять) рабочих дней․
Отчёт об израсходованных суммах с приложением подтверждающих документов обязуюсь представить в бухгалтерию в установленный срок․
Резолюция руководителя: «Выдать․ Иванов И․И․, дата, подпись»
Особенности оформления для разных категорий лиц
Заявление от рядового сотрудника
Составляется на имя руководителя организации в произвольной форме․ После визирования передаётся в бухгалтерию или кассу для выдачи денег․
Заявление от директора
Законодательно оформление заявления директором не регламентировано, и среди специалистов существуют разногласия о его необходимости․ На практике для выдачи подотчётных средств директору бухгалтерия оформляет приказ в произвольной форме с указанием ФИО лица, суммы, цели и срока выдачи․
Выдача денег лицу, не являющемуся работником
Выдача подотчётных сумм лицам, не состоящим в штате, возможна только при наличии гражданско-правового договора и должна быть закреплена в локальных нормативных актах (ЛНА) организации․
Что закрепить в локальных нормативных актах
Чтобы избежать споров с налоговыми органами и кассовых нарушений, рекомендуется прописать в ЛНА организации:
- перечень лиц, имеющих право получать подотчётные средства;
- кто и в каких случаях должен составлять заявление;
- максимальные суммы и сроки выдачи;
- сроки предоставления авансовых отчётов;
- порядок возврата неизрасходованных сумм․
Способы выдачи подотчётных средств
Деньги могут быть выданы:
- наличными из кассы — по расходному кассовому ордеру;
- на банковскую карту сотрудника — по платёжному поручению с указанием назначения платежа «выдача подотчётных средств»;
- на корпоративную карту организации․
Ответственность и отчётность
Сотрудник обязан отчитаться по полученным суммам, предоставив авансовый отчёт с приложением подтверждающих документов (чеков, БСО, накладных)․ Неизрасходованный остаток возвращается в кассу․ Удержание невозвращённых сумм из заработной платы возможно только в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ․
Грамотно составленное заявление на выдачу подотчётных средств — это гарантия соблюдения кассовой дисциплины и защита организации от претензий контролирующих органов․ Используйте приведённый образец как основу, адаптируйте его под специфику вашей компании и закрепите порядок выдачи подотчёта во внутренних документах․