Справка — это официальный документ, подтверждающий определенные факты, события или статус физического или юридического лица. Как следует из анализa текущей документационной практики (данные на ), справки делятся на служебные (по запросу органов власти, банков, судов) и персональные (по требованию самого сотрудника). Ниже приведены подробные примеры оформления трех самых востребованных видов справок с соблюдением требований делопроизводства и защитой персональных данных (чувствительная информация замаскирована символами *).

Справка с места работы (Стандартная форма для банка/визы)

Это наиболее частый запрос от сотрудников. Документ оформляется на бланке организации (с логотипом, ОГРН, ИНН, адресом) и должна содержать обязательные реквизиты: наименование вида документа, дату, регистрационный номер, адресата (если известен), текст с указанием должности, стажа и заработной платы, подпись руководителя и печать (при наличии).

Образец заполнения:

ООО «РОМАШКА»
ИНН 77 ОГРН 10277
Адрес: г. Москва, ул. Примерная, д. , офис *
Тел.: +7 () --



СПРАВКА
№ -/2026 от 04 сентября 2026 г.

Кому: (Наименование банка / Консульства / «По требованию»)
От: ООО «РОМАШКА»

Настоящей подтверждаю, что Иванов Иван Иванович (паспорт серии  № , выдан * г. Москве ..20), проживающий по адресу: г. Москва, ул. , д. , кв. , работает в ООО «РОМАШКА» с 15 января 2020 г. по настоящее время.

Должность: Ведущий специалист отдела продаж (штатное расписание № * от ..20).
Трудовой договор № */2020 от ..2020 г. Срочность: бессрочный.

Сведения о заработной плате за последние 6 месяцев (с марта по август 2026 г.):




Месяц
Начислено (руб.)
Удержано НДФЛ (руб.)
Выдано на руки (руб.)



Март 2026
125 000,00
16 250,00
108 750,00
Апрель 2026
130 000,00
16 900,00
113 100,00
Май 2026
125 000,00
16 250,00
108 750,00
Июнь 2026
140 000,00
18 200,00
121 800,00
Июль 2026
135 000,00
17 550,00
117 450,00
Август 2026
130 000,00
16 900,00
113 100,00



ИТОГО:
785 000,00
102 050,00
682 950,00




Среднемесячный заработок за 6 месяцев: 130 833,33 руб.
За время работы на предприятии дисциплинарных взысканий не имело. Командировок в ближайшее время не планируется.
Справка выдана для предоставления в ПАО Сбербанк / Посольство * по требованию работника.




Генеральный директор

ООО «РОМАШКА»

____________ /Петров П.П./

М.П.


Главный бухгалтер

____________ /Сидорова С.С./

М.П.





Примечание: В соответствии с ст. 62 ТК РФ и Положением о порядке выдачи справок, утвержденным приказом организации № * от ..202*.

Ключевые моменты оформления:

• Бланк: Обязателен для юридических лиц. ИП могут выдавать на обычном листе А4 с указанием реквизитов.
• Зарплата: Для банков/виз требуется разбивка по месяцам (последние 6 или 12 месяцев) с разделением на «начислено» и «выдано на руки».
• Подписи: Директора и главного бухгалтера (если есть штат). Печать ставится по желанию организации (ст. 62 ТК РФ не требует печати обязательно, но банки часто требуют).
• Персональные данные: Паспорт, адрес регистрации, телефон сотрудника в открытом виде в справке не указываются без согласия (замаскированы как *).

Служебная справка (По запросу суда / следственных органов / госнадзора)

В отличие от справки «по требованию», служебная справка адресуется конкретному официальному лицу или органу (суд, прокуратура, полиция, налоговая, Росреестр). Она оформляется строго в ответ на входящий запрос (предписание, постановление). Текст должен быть лаконичным, фактурным, без лишних эмоций и оценок.

АО «ЗВЕЗДА»
ИНН 50 КПП 50
Адрес: г. , ул. , д. *
Тел.: +7 () -- | E-mail: @.ru



СЛУЖЕБНАЯ СПРАВКА
Исх. № -/2026 от 04 сентября 2026 г.

Кому: Суду ского района г. Москвы

Адрес: г. Москва, ул. , д. *

От: АО «ЗВЕЗДА»

Основание: Ваш запрос (постановление) № -/2026 от 28 августа 2026 г. по гражданскому делу № 2-*/2026 (судебный пристав И.О. Фамилия).

В ответ на Ваш запрос сообщаю следующее:


Петров Петр Петрович (дата рождения ..19), паспорт РФ серии  № , выдан * ..20, СНИЛС --* , ИНН , состоит в штате АО «ЗВЕЗДА» с 01 марта 2018 г. по настоящее время.
Должность: Начальник цеха № 3 (Приказ №  от ..2018 г.).
Вид трудового договора: бессрочный. Режим работы: пятидневка (Пн-Пт 08:00–17:00, перерыв 13:00–14:00).
За период с  по  работник не привлекался к дисциплинарной ответственности. Поощрений за период работы: Почетная грамота ГД АО «ЗВЕЗДА» за 2023 г. (Приказ № *).
Сведения о заработной плате за 2025 год (год, предшествующий запросу):

Начислено всего: 2 450 000,00 руб.
Удержано НДФЛ: 318 500,00 руб.
Выдано на руки: 2 131 500,00 руб.


На ..2026 г. задолженность по заработной плате перед работником отсутствует. Удержания по исполнительным листам не производились.


Копия трудового договора № * от ..2018 г. и приказа о приеме на работу № * от ..2018 г. прилагаются (в  экз.).

Данная справка выдана исключительно для целей рассмотрения указанного дела и не может быть использована для иных целей.




Генеральный директор

АО «ЗВЕЗДА»

____________ /Козлов К.К./

М.П.


Исполнитель:

Кадровый инженер Смирнова А.В.

Тел.: +7 () -- (доб. *)

E-mail: @.ru

Особенности служебной справки:

• Адресат: Обязательно указывается полное наименование органа и ФИО должностного лица, направившего запрос.
• Основание: Ссылка на номер и дату входящего документа (постановления, предписания, запроса).
• Объем сведений: Только те, что запрошены. Нельзя предоставлять избыточную информацию (принцип минимальной достаточности, ст. 88 ТК РФ, 152-ФЗ).
• Сроки: Ответ на запрос суда/прокуртуры/следствия — в установленный законом срок (обычно 3-10 дней). Просрочка грозит штрафами (КоАП РФ ст. 17.7, 17.8).
• Контакты исполнителя: Обязательны для оперативной связи суда с HR-специалистом.

Медицинская справка (Форма 095/у — временная нетрудоспособность / справка для учебы/работы)

Медицинские справки имеют строго утвержденные унифицированные формы (приказы Минздрава России). Самая частая — Справка 095/у (для обоснования пропуска учебы/работы до 14 дней, далее оформляется лист нетрудоспособности — ЛН/ЭЛН). Важно: бланки имеют степень защиты (водяные знаки, микротекст), заполнение производится врачом ручкой (чернила синего/черного цвета) или через ЭМИАС/ЕРЗ (электронно).

Образец визуального заполнения бланка 095/у (описание полей):

УТВЕРЖДЕНА
Приказом Минздрава России
от № 377н
(в ред. от № 1049н)





СПРАВКА

о временной нетрудоспособности

(для обучающихся)


Серия:    

Номер:   

Дата выдачи:  





ФИО пациента:
Сидоров Алексей Викторович


Дата рождения:
..20 ( лет)


Адрес проживания:
г. *, ул. , д. , кв. 



Образовательная организация / Работодатель:
ГБОУ Школа № * г. Москвы / ООО «*»


Диагноз (код по МКБ-10):
J06.9 Острая инфекция верхних дыхательных путей, неуточненная


Дата первичного обращения:



Дата установления диагноза:



Освобожден от посещения занятий / работы:
с  по  включительно (7 календ. дней)


Освобожден от физкультуры:
с  по  включительно (21 календ. дней)
Группа здоровья: II / Мед. группа: Подготовительная


Рекомендации:
Домашний режим, обильное питье, симптоматическое лечение. Избегать переохлаждения.







Врач участковый / педиатр

Поликлиника № * ДЗМ

Подпись: ____________ /Волков В.В./

Личная печать врача (триугольник)


Заведующий отделением / Главный врач

Поликлиника №  ДЗМ

Подпись: ____________ /Морозов М.М./

М.П. (Печать медицинской организации)




 Примечание: Реальный бланк 095/у имеет цветовую защиту, водяные знаки «МИНЗДРАВ РОССИИ», микротекст. Ксерокопии не имеют юридической силы. С 2024 г. активный переход на электронные справки (эСправка) через ЕРЗ/Госуслуги — бумажный бланк выдается по желанию пациента или при технических сбоях.

Критически важные правила заполнения медсправок (2026):

1. Электронный приоритет: По умолчанию справка формируется в ЕРЗ (Едином реестре застрахованных) и попадает в Госуслуги работодателю/учебному заведению автоматически; Бумажный бланк — исключение.
2. Срок действия 095/у: Максимум 14 календарных дней (в т.ч. выходные). Если болезнь затянулась — оформляеться Лист нетрудоспособности (ЛН / ЭЛН) форма 182/у (ранее 027/у для стационара).
3. Диагноз: В справке 095/у для учебы/работы ставится клинический диагноз (МКБ-10). Код ставится врачом. В ЭЛН для работодателя диагноз не передается (только код несостоятельности), в бумажную справку для учебы — пишется открыто.
4. Печати: Обязательны личная печать врача (триугольная) и печать медицинской организации (круглая/прямоугольная с полным наименованием, ОГРН, лицензией). Без печатей справка недействительна.
5. Исправления: Категорически запрещены. При ошибке — новый бланк.

Сводная таблица отличий трех видов справок

Общие рекомендации по подготовке справок в 2026 году

Электронный документооборот (ЭДО) и Госуслуги

Большинство справок с места работы для госорганов (ФНС, СФР, МВД) и банков-партнеров сейчас передаются электронно через СМЭВ/Госуслуги или системы ЭДО (Диадок, СБИС, Контур). Бумажный оригинал с «живой» подписью и печатью требуется все реже (в основном для виз, консульств, судов первой инстанции, не подключенных к ЭДО).

Защита персональных данных (152-ФЗ)

• В справках «по требованию» нельзя указывать паспортные данные, адрес регистрации, СНИЛС, ИНН, телефон сотрудника без его письменного согласия (или если это не требуется адресатом — банком/визовым центром). Используйте маскировку * в черновиках и внутренних журналах учета.
• В служебных справках для суда/следствия — предоставляйте только то, что прямо запрошено в постановлении/предписании.

Журнал учета выданных справок

В каждой организации (и в медпункте) обязательно ведется Журнал учета выданных справок (форма свободная, но с колонками: Дата, № справки, Вид справки, ФИО получателя, Основание (заявление/запрос), Кто выдал (ФИО, подпись), Кому выдано (в руки / почтой / ЭДО)). Хранение — в соответствии с Архивным законом (обычно 5-75 лет в зависимости от вида).

Типовые ошибки, которых стоит избегать

1. Отсутствие даты или номера — документ не имеет юридической силы.
2. Исправления, зачеркивания, накладки — недопустимы ни в одном виде справок.
3. Неактуальные реквизиты организации (старое название, старый ИНН/ОГРН после реорганизации, уволенный директор).
4. Выдача справки не уполномоченному лицу (не сотруднику, не по доверенности, не по запросу органа).
5. Расхождение данных с учетными системами (зарплата в справке не совпадает с 6-НДФЛ / РСВ / ЭЛН).

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ (ТК РФ, 152-ФЗ, Приказы Минздрава, Минтруда) и практики делопроизводства на .
Приведенные образцы являются образовательными примерами. Для реального использования адаптируйте их под локальные акты вашей организации и требования конкретного адресата.
Все персональные данные, адреса, телефоны, номера документов в примерах заменены на маску * в целях безопасности.